Dans le cadre d’une collaboration sur un fichier Google Sheets partagé, il arrive que les contributeurs saisissent des données inattendues ou qui perturbent le bon fonctionnement d’une formule. Afin de garantir que chacun entre les informations souhaitées, l’utilisation d’une liste de validation déroulante s’avère une solution efficace.
Création d’une liste déroulante dans Google Sheets
L’intégration d’une liste déroulante est une méthode particulièrement utile pour contrôler la nature des données saisies dans un formulaire, une application ou une feuille de calcul. Cela permet non seulement de s’assurer de la conformité des informations, mais également d’accélérer le processus de saisie en offrant aux utilisateurs une sélection parmi des options prédéfinies.
Pour commencer, ouvrez votre document Google Sheets et sélectionnez la ou les cellules dans lesquelles vous souhaitez implémenter une liste déroulante.
Ensuite, accédez au menu « Données », puis choisissez l’option « Validation des données ».
Dans le menu déroulant « Critères », vous avez le choix entre deux options : « Liste à partir d’une plage » ou « Liste d’éléments ».
Liste à partir d’une plage: Cette option vous permet de puiser les valeurs de votre liste dans d’autres cellules de la même feuille ou d’une feuille différente. Par exemple, si vous désirez utiliser les valeurs des cellules B1 à B9 situées dans la feuille 2, vous devrez saisir « Feuille2!B1:B9 ». Vous pouvez également sélectionner directement les cellules depuis votre feuille.
Liste d’éléments: Cette option vous permet de définir une liste d’éléments prédéterminés. Il peut s’agir de texte ou de chiffres. Vous devrez entrer chaque valeur manuellement, en les séparant par des virgules, sans espace. Cette option ne permet pas d’importer directement des données provenant d’autres cellules.
Dans cet exemple, nous choisissons l’option « Liste d’éléments » et nous proposons plusieurs choix numériques.
Après avoir renseigné les données qui composeront votre liste déroulante, assurez-vous que l’option « Afficher la liste déroulante dans la cellule » est bien activée. Sans cela, les valeurs ne seront pas visibles dans les cellules désignées.
Vous pouvez également définir le comportement du système lorsqu’un utilisateur tente de saisir une valeur qui ne figure pas dans la liste. L’option « Afficher l’avertissement » autorise la saisie de données non valides, mais les signale dans la feuille. L’option « Rejeter l’entrée » empêche catégoriquement toute saisie qui ne correspond pas à votre liste.
Enfin, l’option « Afficher le texte d’aide à la validation » vous permet d’ajouter une indication pour guider les utilisateurs sur les choix possibles dans ces cellules. Une fois l’option sélectionnée, saisissez le message d’aide de votre choix.
Une fois tous les paramètres configurés, cliquez sur « Enregistrer ».
Utilisation de votre liste déroulante
Une fois configurée, toute personne utilisant la feuille peut accéder à la liste déroulante en cliquant sur la flèche située dans ces cellules, puis sélectionner la valeur souhaitée.
Si vous avez activé l’option « Afficher le texte d’aide à la validation », ce dernier s’affichera à chaque sélection d’une des cellules validées.
Dans le cas où un utilisateur entre une valeur qui n’est pas présente dans la liste et que l’option « Afficher l’avertissement » est active, les données non valides seront signalées dans la cellule.
Le survol de la cellule marquée indiquera la raison de cet avertissement.
Si, en revanche, vous avez choisi l’option « Rejeter l’entrée », les utilisateurs verront un message d’avertissement s’afficher s’ils tentent de saisir une valeur qui ne figure pas dans votre liste.
Pour modifier ou supprimer des éléments de votre liste déroulante, il suffit de retourner dans « Données > Validation des données » afin d’ajuster les options. La suppression complète de la liste est aussi simple que de cliquer sur le bouton « Supprimer la validation » situé en bas de la fenêtre.