Les correcteurs et les maisons d’édition peuvent se montrer exigeants lors de l’évaluation de vos travaux et de vos écrits. Outre la qualité rédactionnelle, il est crucial de respecter le format imposé, en particulier dans le cadre académique. Les indentations constituent un élément important de ces formats, et parmi celles-ci, le retrait suspendu est un type spécifique souvent utilisé pour les bibliographies, les citations, les références, les listes dans les documents, etc. Si vous cherchez des conseils à ce sujet, nous vous proposons un guide pratique pour apprendre à créer un retrait suspendu dans Word et dans Google Docs, ainsi qu’un aperçu du raccourci clavier correspondant.
Comment mettre en place un retrait suspendu dans Word et Google Docs
Dans cet article, nous allons détailler la procédure pour réaliser un retrait négatif dans Microsoft Word et Google Docs. Avant d’aborder les étapes, voici quelques informations clés sur le retrait suspendu.
- Un retrait suspendu est également désigné comme retrait négatif ou retrait de seconde ligne.
- Lorsqu’il est appliqué, la première ligne est alignée avec la marge gauche, tandis que les lignes suivantes du paragraphe sont indentées plus à droite, généralement de 0,5 pouce.
- Cette mise en forme facilite la lecture et la navigation dans le contenu.
- Les retraits suspendus sont requis par les normes d’écriture CMS (Chicago Manual of Style), MLA (Modern Language Association) et APA (American Psychological Association).
Étant donné que les retraits suspendus sont peu utilisés, de nombreux utilisateurs ne savent pas comment les créer dans Word.
Option I : avec Microsoft Word
Microsoft Word propose une fonction spécifique pour créer un retrait négatif. Les utilisateurs peuvent également ajuster la règle pour obtenir le même résultat. Voici les étapes à suivre pour créer un retrait suspendu dans Word.
1. Sélectionnez le paragraphe que vous souhaitez formater avec un retrait négatif et accédez à l’onglet « Accueil ».
2A. Cliquez sur l’icône de lancement de boîte de dialogue située dans le coin inférieur droit du groupe « Paragraphe ».
2B. Vous pouvez également faire un clic droit sur le texte sélectionné et choisir « Paragraphe… » parmi les options.
3. Dans l’onglet « Retraits et espacement », ouvrez la liste déroulante « Spécial » et sélectionnez « Retrait Suspendu ».
4. La valeur par défaut du retrait suspendu est de 0,5 pouce. Ajustez cette valeur en utilisant les flèches haut et bas. Un aperçu dans la partie inférieure de la boîte de dialogue vous montre l’aspect du paragraphe une fois formaté.
5. Cliquez sur « OK ».
Vous pouvez également utiliser la règle pour créer un retrait négatif. Voici comment procéder :
1. Assurez-vous que la règle est visible en allant dans « Affichage » > « Règle ».
2. Sélectionnez un paragraphe et faites glisser le curseur triangulaire supérieur de la règle vers la droite. Toutes les lignes, sauf la première (ou celles que vous n’avez pas sélectionnées), seront décalées vers la nouvelle position.
Si vous souhaitez que le paragraphe suivant adopte le même format, placez le curseur à la fin du paragraphe déjà formaté, puis appuyez sur la touche « Entrée ». Le nouveau paragraphe sera automatiquement formaté avec un retrait suspendu. Si vous copiez-collez du texte, faites un clic droit dans une zone vide du document et choisissez « Coller le texte uniquement » pour appliquer l’indentation spéciale. Vous avez ainsi terminé la création d’un retrait suspendu dans Word.
Option II : avec Google Docs
Il y a deux façons de réaliser un retrait négatif dans Google Docs. La première utilise les options d’indentation natives, et la seconde, un ajustement manuel via la règle. Les deux méthodes sont détaillées ci-dessous.
Méthode 1 : Utiliser les options d’indentation
En plus des indentations classiques (gauche, droite, centrée et justifiée), Google Docs propose des options d’indentation spécifiques comme « Première ligne » et « Retrait suspendu ». L’écart entre la première ligne et les suivantes d’un paragraphe peut être ajusté selon vos besoins, en suivant ces étapes :
1. Ouvrez le document et sélectionnez le paragraphe auquel vous souhaitez appliquer un retrait suspendu.
2. Avec le paragraphe sélectionné, cliquez sur « Format » dans la barre d’outils.
3. Sélectionnez « Aligner et retirer » > « Options d’indentation » dans le sous-menu.
4. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, sélectionnez « Retrait spécial » pour ouvrir la liste déroulante et choisissez « Retrait Suspendu ».
La valeur d’indentation par défaut est de 0,5 pouce. Vous pouvez l’ajuster selon vos besoins ou jusqu’à obtenir l’aspect souhaité.
5. Cliquez sur « Appliquer » ou appuyez sur la touche « Entrée » pour appliquer le retrait suspendu.
Méthode 2 : Utiliser la règle
Vous pouvez aussi ajuster manuellement la règle pour modifier la position du texte et créer un retrait négatif. La règle comporte deux éléments réglables : le retrait gauche et le retrait de première ligne. En ajustant le retrait gauche, vous pouvez augmenter l’indentation du paragraphe vers la droite, et en déplaçant le retrait de première ligne, vous alignez la première ligne du paragraphe avec la marge de gauche. Voici la démarche à suivre :
1. Assurez-vous que la règle est visible en haut et à gauche de votre document. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur « Affichage » > « Afficher la règle » pour l’activer.
2. Sélectionnez un paragraphe ou un ensemble de lignes.
3. Cliquez sur la flèche bleue pointant vers le bas (retrait gauche) et faites-la glisser vers la droite pour créer un retrait. Les valeurs s’affichent sur la règle pour plus de précision. Toutes les lignes sélectionnées seront décalées vers la nouvelle position.
4. Ensuite, sélectionnez le tiret bleu (retrait de première ligne) au-dessus de la flèche du retrait gauche et faites-le glisser à l’endroit où vous souhaitez que la première ligne commence.
Ajustez les deux éléments jusqu’à obtenir l’apparence souhaitée.
Une autre méthode pour créer un retrait suspendu dans Google Docs consiste à utiliser le raccourci Maj + Entrée, ce qui crée un saut de ligne à la fin de la première ligne du paragraphe, suivi de la touche Tab. Répétez ces actions pour chaque ligne du paragraphe pour les indenter vers la droite. Cependant, cette méthode, en plus d’être chronophage, est également sujette aux erreurs.
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Nous espérons que ce guide vous a été utile et que vous avez désormais compris comment créer un retrait négatif dans Word ou Google Docs. Si vous avez des questions ou des suggestions, n’hésitez pas à les partager dans la section des commentaires. Dites-nous si vous aimeriez lire davantage de sujets sur des fonctionnalités pour améliorer vos écrits.