Optimiser l’organisation de vos documents Google Docs
Google Docs se présente comme un outil de traitement de texte gratuit et performant. Son intégration dans l’écosystème Google facilite la collaboration avec d’autres utilisateurs. Toutefois, une bonne organisation est primordiale pour optimiser votre productivité. Un manque d’organisation peut entraîner la perte de documents importants et une recherche fastidieuse d’informations.
Pour structurer efficacement vos documents Google Docs, l’utilisation de dossiers est fortement recommandée. Ces dossiers vous permettent de classer vos fichiers par projet, thème, ou catégorie. Bien que Google Docs ne gère pas directement la création de dossiers, cette fonctionnalité est disponible via Google Drive.
Ce guide vous expliquera étape par étape comment créer des dossiers dans Google Drive pour organiser vos documents Google Docs.
Créer un dossier : deux méthodes pratiques
Il existe deux manières de créer un dossier : directement depuis un document Google Docs ou via votre Google Drive. Les deux méthodes sont simples et rapides, le choix dépendra de votre préférence personnelle.
Création de dossier depuis Google Docs
- Dans votre document Google Docs, repérez l’icône du dossier « Déplacer » située à côté du titre.
- Vous avez alors le choix d’ajouter le document à un dossier existant ou d’en créer un nouveau. Pour un dossier existant, sélectionnez-le et cliquez sur « Déplacer ».
- Pour un nouveau dossier, cliquez sur l’icône en bas à gauche de la fenêtre, saisissez le nom désiré, confirmez en cochant la case et terminez en cliquant sur « Déplacer ici ».
Création de dossier depuis Google Drive
Lorsque vous êtes dans Google Drive (et non dans un document spécifique), vous voyez la liste de vos fichiers.
- En haut à gauche, cliquez sur le bouton « Nouveau ».
- Dans le menu déroulant, sélectionnez « Dossier ». Nommez le et il s’affichera dans votre liste de fichiers.
- Les dossiers apparaissent en haut de la liste. Vous pouvez déplacer vos fichiers dans les dossiers en les faisant glisser dessus, ou en faisant un clic droit puis « Déplacer vers » et en choisissant le dossier de destination.
Ces deux méthodes sont rapides et efficaces pour organiser vos fichiers et documents.
Gérer vos dossiers Google Drive
Google Drive est l’outil essentiel pour accéder à vos fichiers et dossiers et les gérer. Vous pouvez créer des sous-dossiers, supprimer des dossiers, etc.
- Un simple clic droit sur un dossier vous donne accès à un menu d’options de gestion.
- Le partage de dossiers facilite également la collaboration. Au lieu de partager chaque document individuellement, vous pouvez partager un dossier entier contenant plusieurs documents. Les personnes ayant accès peuvent alors consulter, télécharger et ajouter des fichiers.
Questions fréquentes
Peut-on récupérer un dossier supprimé dans Google Drive ?
Oui, un dossier supprimé peut être récupéré pendant 30 jours après la suppression. Voici comment procéder:
1. Dans Google Drive, accédez à la « Corbeille » sur le côté gauche. 
2. Faites un clic droit sur le dossier que vous souhaitez récupérer et sélectionnez « Restaurer ». 
Conclusion
Une fois familiarisé avec l’organisation des fichiers Google Drive, prenez le temps de mettre en place le système qui vous convient le mieux. Certaines personnes préfèrent des dossiers spécifiques pour chaque projet, tandis que d’autres regroupent plusieurs projets dans des dossiers et sous-dossiers.
Quelle que soit votre approche, le système d’organisation de Google Drive vous permettra de gagner du temps et d’améliorer votre efficacité en vous évitant des recherches fastidieuses de documents.