Points essentiels à retenir
- Maîtrisez vos finances en élaborant un budget dans Excel. Organisez-le en différentes sections pour les revenus et les dépenses.
- Améliorez la lisibilité de votre budget en ajoutant des bordures, en utilisant une mise en forme conditionnelle pour identifier les dépenses excessives et en créant une représentation graphique.
- Définissez des objectifs d’épargne basés sur un pourcentage de votre revenu mensuel, et calculez votre déficit ou excédent en comparant votre épargne effective à vos cibles.
Comme beaucoup, vous vous souciez probablement de votre situation financière. C’est là qu’établir un budget et le respecter devient essentiel. Nous allons vous montrer comment créer un budget personnel dans Excel pour optimiser votre gestion financière.
1. Organisation de votre budget dans Excel
Avant de commencer, assurez-vous de rassembler toutes vos informations financières en un seul endroit. Cela inclut vos factures, relevés bancaires, talons de paie, documents fiscaux, etc. Cela sera plus simple si vous avez déjà l’habitude de suivre vos transactions.
Une fois prêt, ouvrez un nouveau classeur Excel. Notez que dans ce guide, nous construisons un budget annuel de A à Z, mais vous pouvez trouver des modèles gratuits si vous souhaitez accélérer le processus.
i. Création des en-têtes pour les revenus et les dépenses dans votre budget Excel
La première étape de la structuration de votre budget consiste à créer des en-têtes. Saisissez les noms des mois (janvier à décembre) sur une ligne, de la cellule C2 à N2, et tapez « TOTAL » dans la cellule O2 pour résumer les chiffres annuels. Ensuite, nous allons créer une section de revenus qui liste toutes vos sources de revenus.
Saisissez « REVENUS » dans la cellule A3. Puis, à partir de la cellule B3, énumérez vos sources de revenus comme le salaire, les primes, les intérêts et les cadeaux dans une colonne, les unes sous les autres. À la fin de la liste, tapez « Autre » pour les revenus de sources diverses et « TOTAL » dans la cellule en dessous. Reportez-vous à l’image ci-dessous.
La section des revenus est créée. Ensuite, créez la section des dépenses en suivant une structure similaire. Ici, je recommande vivement de diviser vos dépenses en deux sections distinctes : les besoins et les envies. Cela vous permet de budgétiser chacune séparément et de rester discipliné.
De plus, si jamais vous dépassez votre budget, vous pourrez identifier si c’est dû à des dépenses excessives pour vos besoins ou à une augmentation du coût de la vie en raison de l’inflation.
Saisissez « BESOINS » dans une cellule de la colonne A sous la section des revenus, puis listez les catégories de dépenses telles que le loyer/l’hypothèque, l’épicerie, les services publics, etc. La section des besoins ne comprend que les dépenses indispensables à la survie, au respect d’une obligation et qui vous permettent de travailler efficacement (et non, un nouvel iPhone n’est pas une nécessité). Reportez-vous à l’image ci-dessous.
De même, créez la section « ENVIES ». C’est là que vous listez des choses comme les voyages, le shopping et les divertissements. N’oubliez pas de saisir ici également « Autre » et « TOTAL ». Enfin, dans la colonne B, tapez « ÉPARGNE MENSUELLE » sous les trois sections que vous venez de créer. C’est là que vos économies apparaîtront une fois que nous commencerons à faire les calculs.
ii. Saisissez vos revenus et dépenses dans votre budget Excel
Vous avez créé les en-têtes, il est maintenant temps de commencer à remplir les cellules avec les valeurs correspondantes. Consultez vos documents financiers et indiquez vos revenus et dépenses mensuels en conséquence.
Vous pouvez toujours ajouter ou supprimer des catégories par la suite, selon vos besoins. Une fois terminé, votre budget commencera à prendre forme et devrait ressembler à ceci :
iii. Calculez le solde restant et obtenez des informations dans votre budget Excel
Vous avez presque terminé la structuration de votre budget. La dernière étape consiste à déterminer votre revenu, vos dépenses et vos économies totaux mensuels et annuels. Pour cela, nous allons utiliser deux formules simples. La première est la fonction SOMME, qui permet d’additionner les valeurs d’un ensemble de cellules.
=SUM(range)
Par exemple, pour connaître mon revenu total en janvier, je saisirai » =SOMME(C3:C9) » dans la cellule C10. De même, je déterminerai mes revenus et dépenses totaux pour tous les mois en utilisant cette formule.
Notez que vous pouvez avoir moins ou plus de catégories que dans l’exemple présenté ici, donc la plage de cellules que vous choisirez dans la formule sera différente.
Utilisez la même formule pour calculer également vos revenus et dépenses annuels totaux. Par exemple, pour savoir combien j’ai dépensé en épicerie sur une année, je tape » =SOMME(C13:N13) » dans la cellule O13. Une fois que vous aurez tout fait, votre budget devrait ressembler à ceci :
Enfin, nous allons calculer les économies mensuelles et annuelles. C’est ici que nous allons utiliser la deuxième formule. Pour moi, mon revenu total, le montant total dépensé pour les besoins et le montant total dépensé pour les envies en janvier se trouvent respectivement dans les cellules C10, C21 et C31. Donc, pour déterminer mes économies de janvier, je vais simplement saisir » =C10-C21-C31 » dans la cellule C32.
Faites de même pour toute la ligne jusqu’à la fin des données saisies.
Une fois que vous avez terminé de créer les en-têtes, de saisir vos données financières dans le bon ordre et de calculer vos économies, l’étape suivante consiste à rendre votre budget facilement compréhensible en un coup d’œil.
Cela vous fera gagner du temps et vous donnera immédiatement une indication visuelle de votre position budgétaire. Pour cela, nous allons faire trois choses : ajouter des bordures, utiliser une mise en forme conditionnelle pour identifier les dépenses excessives et créer un graphique dans Excel.
Tout d’abord, nous allons créer des bordures autour de la ligne et de la colonne des valeurs totales dans les sections revenus et dépenses. Cela se fait à l’aide du bouton Bordures situé dans la section Police de l’onglet Accueil. Cliquez simplement sur l’option Bordures de contour.
Une fois réalisé, votre budget devrait ressembler à ceci :
i. Utilisation de la mise en forme conditionnelle pour identifier les dépassements budgétaires dans votre budget Excel
Ensuite, nous allons utiliser ce que l’on appelle la mise en forme conditionnelle dans Excel. En bref, cela vous aide à identifier les valeurs auxquelles vous devez prêter attention. Par exemple, il peut mettre en évidence une cellule spécifique lorsque vous dépassez votre budget.
Disons que vous avez décidé de ne pas dépenser plus de 800 $ par mois pour vos besoins. Pour être averti lorsque cela se produit et prendre des mesures correctives, sélectionnez d’abord les cellules de la ligne TOTAL dans la section des envies, de janvier à décembre. Ensuite, choisissez Mise en forme conditionnelle dans l’onglet Accueil et sélectionnez Règles de mise en surbrillance des cellules > Supérieur à… dans la liste déroulante.
Dans la boîte qui apparaît, saisissez « 800 » et cliquez sur OK. Vous remarquerez immédiatement que les mois où vous avez dépensé plus de 800 $ au total pour vos envies sont mis en évidence. Reportez-vous à l’image ci-dessous.
De même, vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle dans d’autres sections pour obtenir plus d’informations selon vos besoins.
ii. Création de graphiques pour visualiser les données de votre budget Excel
Nous allons créer un simple graphique à barres pour cet exemple. Pour ce faire, nous allons d’abord créer un ensemble de données facilement lisible par Excel. Ici, de la cellule Q2 à T2, indiquez « Revenu », « Besoins », « Envies » et « Épargne » comme titres. Sous chaque rubrique, saisissez le total correspondant. Cela devrait ressembler à ceci :
|
Revenu |
Besoins |
Envies |
Épargne |
|
74050 |
34262 |
10399 |
29389 |
Maintenant, pour créer le graphique, sélectionnez l’ensemble de données (de la cellule Q2 à T3), puis allez dans l’onglet Insertion en haut et dans la section Graphiques, cliquez sur le graphique à barres. Donnez un titre au graphique et redimensionnez-le selon vos préférences. Une fois réalisé, votre budget devrait ressembler à ceci :
3. Définition d’objectifs d’épargne et calcul d’un déficit ou d’un excédent dans votre budget Excel
La dernière étape consiste à définir des objectifs d’épargne et à calculer votre déficit ou votre excédent par rapport à votre épargne réelle. Au lieu de choisir un chiffre arbitraire, il est préférable d’essayer d’économiser un certain pourcentage de votre revenu mensuel. Les experts recommandent généralement d’économiser au moins 20 %, mais disons que vous voulez viser 30 %.
Pour définir un objectif d’épargne, ajoutez une nouvelle ligne sous Épargne mensuelle et intitulez-la « Objectif d’épargne ». Ici, dans la cellule C33, je saisis » =C10*0,3 » pour obtenir 30 % de mes revenus de janvier. Je fais de même pour le reste des cellules (y compris les mois). N’oubliez pas que l’emplacement de cellule approprié peut varier, comme indiqué précédemment.
Enfin, nous allons calculer un déficit ou un excédent. Pour cela, créez une nouvelle ligne sous Objectif d’épargne, intitulée « Épargne en déficit/excédent ». Ici, soustrayez simplement votre objectif d’épargne de vos économies réelles pour chaque mois. Cela ressemblera à ceci :
Utilisez la même formule pour calculer votre déficit ou excédent d’épargne pour le reste des mois.
Vous avez créé avec succès un budget personnel dans Excel. Il ne vous reste plus qu’à suivre vos transactions, mettre à jour votre budget et ajuster vos dépenses en conséquence.
Grâce aux informations contenues dans votre budget, vous pouvez déterminer si vous devez réduire vos dépenses ou si vous disposez d’une certaine marge de manœuvre pour un nouvel achat.