Personnaliser les signatures dans Outlook : guide complet
Outlook offre la possibilité d’intégrer une signature automatique à vos nouveaux courriels, réponses et transferts. Il est même possible de configurer des signatures par défaut différentes selon qu’il s’agisse d’un nouveau message ou d’une réponse/transfert. De plus, vous pouvez créer des signatures additionnelles à appliquer ponctuellement à n’importe quel message. Voici un éclairage sur leur fonctionnement.
Une signature électronique est un outil pratique pour communiquer des informations sur votre identité, votre rôle et vos coordonnées. Dans de nombreux contextes professionnels, son utilisation est même obligatoire, et il se peut que votre signature ait été configurée par votre entreprise avant même votre arrivée.
Cependant, Outlook ne propose pas de signature par défaut préétablie. Ainsi, si votre organisation n’en a pas créé pour vous, ou si vous avez installé Outlook sur un ordinateur personnel, vous devrez la configurer vous-même. Pour ce faire, accédez à Fichier > Options > Courrier, puis cliquez sur le bouton « Signatures ».
Cette action ouvre la fenêtre « Signatures et papier à lettres », qui permet d’ajouter, de modifier ou de supprimer des signatures. Pour créer une nouvelle signature, cliquez sur « Nouveau ».
Nommez votre nouvelle signature, puis validez en cliquant sur « OK ».
Votre signature fraîchement créée apparaît dans la liste. Vous pouvez maintenant insérer son contenu dans la zone « Modifier la signature ».
Une panoplie d’outils de mise en forme est mise à votre disposition, incluant la possibilité d’intégrer des images, des liens hypertextes, ainsi que des cartes de visite issues de vos contacts.
Vous pouvez utiliser ces outils pour personnaliser votre signature à votre guise. Toutefois, pour une signature professionnelle, il est recommandé de mentionner au minimum les informations suivantes :
Votre nom complet
Vos numéros de téléphone (fixe ET mobile)
Votre adresse e-mail
Le site web de votre entreprise
Si vous créez une signature à usage personnel, vous êtes libre de choisir les informations que vous y inclurez. Pour une adresse e-mail professionnelle, il est judicieux de vérifier s’il existe des directives spécifiques quant aux informations obligatoires à faire figurer.
Une fois la configuration de votre signature terminée, vous pouvez la définir comme signature par défaut. Commencez par sélectionner la bonne boîte aux lettres (si vous avez configuré Outlook pour gérer plusieurs comptes). Ensuite, choisissez une signature pour les « Nouveaux messages » et une autre pour les « Réponses/Transferts ».
Il n’est pas obligatoire d’avoir une signature par défaut. Si vous préférez envoyer des e-mails sans signature automatique, choisissez « (aucun) » dans l’un des menus déroulants ou les deux.
Vous pouvez créer autant de signatures que vous le souhaitez, dans une limite raisonnable. Nous avons pu créer 15 signatures distinctes sans rencontrer de problème. Des témoignages suggèrent qu’il est possible d’aller jusqu’à 128 signatures, mais cette information n’a pas été officiellement vérifiée et il est peu probable que la plupart des utilisateurs aient besoin d’autant de signatures.
Lors de la rédaction d’un nouveau courriel, ou lors d’une réponse ou d’un transfert, Outlook insère par défaut la signature que vous avez définie. Cependant, vous pouvez en sélectionner une autre en allant dans Message > Signature, puis en choisissant la signature de votre choix.
Le choix d’une nouvelle signature remplace la signature par défaut pour ce courriel spécifique. Si vous avez configuré « (aucun) » par défaut, la nouvelle signature sera ajoutée à la fin du message.