PayPal est un moyen rapide et efficace de créer des factures et d’être payé. Que vous soyez indépendant, propriétaire d’entreprise ou quelqu’un souhaitant apprendre à créer des factures professionnelles en quelques minutes, cet article est fait pour vous.
Dans cet article, vous allez comprendre comment créer une facture à l’aide de l’outil de facturation de PayPal en suivant 7 étapes simples. Vous apprendrez à établir des factures professionnelles et à permettre à vos clients de vous payer facilement.
PayPal permet aux entreprises, aux indépendants et aux particuliers d’envoyer des factures aux clients et fournit également une passerelle pour aider les clients à effectuer le paiement sans tracas.
Table des matières
Pourquoi PayPal est un bon choix pour les indépendants et les petites entreprises ?
- L’outil de facturation de PayPal est utile pour créer et envoyer des factures d’aspect professionnel aux clients.
- PayPal vous permet de payer en devise locale sans conversion de devise.
- Disponible dans plus de 200 pays/régions et prend en charge 25 devises.
- La fonction de suivi des paiements de PayPal vous aide à suivre votre facture.
- PayPal offre une sécurité robuste. Ainsi, les transactions sont sécurisées, ce qui est crucial pour le travail indépendant ou les affaires.
- Les clients ont diverses préférences en matière de méthodes de paiement. (payer par carte de crédit ou virement bancaire)
- PayPal vous permet de créer des liens personnalisés pour permettre des transactions fluides.
- Les factures PayPal sont utiles pour les clients internationaux.
- PayPal conserve une trace de toutes les transactions, ce qui simplifie la comptabilité.
- Vous pouvez envoyer des factures, suivre les paiements et gérer vos finances depuis votre mobile.
- Le système de rappel de paiement automatique de Paypal.
Voyons maintenant en détail comment créer un compte Paypal et envoyer une facture à un client.
Comment créer un compte PayPal
Étape 1 : Visitez le Pay Pal Site web
Étape 2 : Cliquez sur « S’inscrire »
S’inscrire à PayPal
Étape 3 : Décidez et choisissez si vous souhaitez un compte « Particulier » ou « Entreprise ».
Types de compte PayPal
Étape 4 : Une fois que vous avez fait votre choix, remplissez les informations importantes telles que votre adresse e-mail, votre numéro de mobile, votre mot de passe, votre adresse et votre nom.
Adresse e-mail
Étape 5 : Examinez attentivement les conditions et la politique de confidentialité et acceptez-les.
Étape 6 : Cliquez sur « Créer un compte » ou « Suivant » pour créer votre compte. Ensuite, PayPal vous enverra un code sur votre e-mail et votre téléphone. Vérifiez votre e-mail et saisissez le code pour confirmer votre e-mail.
Confirmation par e-mail PayPal
Étape 7 : Vous pouvez connecter une carte de crédit/débit ou un compte bancaire à votre compte PayPal.
Associer un compte bancaire
Étape 8 : Vous pouvez définir des questions de sécurité.
Questions de sécurité PayPal
Remarque : en fonction de votre emplacement et de votre activité, PayPal peut demander des informations supplémentaires pour confirmer
Mais que se passe-t-il si vous avez un compte personnel et que vous souhaitez le transformer en compte professionnel ? Voici quelques étapes simples pour passer de votre compte Personnel à votre compte Professionnel.
Comment passer d’un compte Paypal individuel à un compte professionnel
Étape 1 : Connectez-vous à votre compte Paypal personnel
Étape 2 : Cliquez sur l’icône de paramètre (⚙️) dans le coin supérieur droit du tableau de bord PayPal.
Paramètres de Paypal
Étape 3 : Dans les paramètres de votre compte, vous devriez voir une option intitulée « Mettre à niveau vers un compte professionnel » ou quelque chose de similaire. Clique dessus. OU Faites défiler vers le bas et cliquez sur « Mettre à niveau vers un compte professionnel »
Passer au compte professionnel
Étape 4 : Fournissez des informations sur l’entreprise telles que le nom de l’entreprise, l’adresse professionnelle, l’adresse e-mail professionnelle, la raison sociale et le site Web de l’entreprise (facultatif).
Remplissez tous les détails
Étape 5 : Fournissez des informations supplémentaires conformément aux instructions fournies par PayPal. PayPal peut demander des détails supplémentaires, tels que votre numéro de sécurité sociale, votre numéro d’identification d’employeur (EIN) ou d’autres informations fiscales.
Étape 6 : Après avoir fourni toutes les informations nécessaires, confirmez et soumettez.
Remarque : PayPal peut vous demander de vérifier votre compte professionnel en confirmant votre adresse e-mail ou en associant un compte bancaire.
Vous pouvez désormais envoyer des factures, accepter des paiements sous le nom de votre entreprise et profiter des autres avantages d’un compte professionnel PayPal.
Voyons maintenant comment créer votre première facture.
Comment créer une facture dans PayPal
Avant d’aller de l’avant, vous devez savoir quelles informations essentielles nous devons inclure dans notre facture.
Vos factures doivent inclure les informations suivantes :
- Votre nom, vos coordonnées et les détails de votre entreprise.
- Modalités de paiement (date d’échéance, modes de paiement, frais et prix total).
- Montant total dû avec devise.
- Nom et coordonnées du client.
- Une liste détaillée des prestations avec quantités et tarifs.
- Numéro et date de la facture.
- Description des services ou des travaux fournis.
- Tous frais ou conditions de retard de paiement.
- Instructions de paiement.
Exemple de facture
Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires selon vos besoins.
Créons votre première facture :
Étape 1 : Une fois que vous avez créé votre compte et associé un compte bancaire, connectez-vous à votre compte PayPal Business à l’aide de votre adresse e-mail et de votre mot de passe.
Étape 2 : Dans le tableau de bord de votre compte PayPal Business, vous devriez voir une option pour « Facturation ». Cliquez dessus pour créer votre première facture.
Option de facturation dans Paypal
Étape 3 : Cliquez sur le bouton « Créer une facture » pour commencer à créer une nouvelle facture.
Créer une facture
Étape 4 : Remplissez toutes les informations nécessaires.
- Informations client : saisissez l’adresse e-mail de votre client dans le champ « Facturer à ». Vous pouvez également ajouter le nom d’un client si vous le souhaitez. Vous pouvez également créer une facture pour plusieurs clients.
- Détails de la facture:
- Numéro de facture : PayPal le générera automatiquement, mais vous pouvez le personnaliser.
- Date de la facture : date à laquelle vous créez la facture.
- Date d’échéance : la date à laquelle vous attendez le paiement.
- Référence : Vous pouvez ajouter un numéro de référence ou une note si nécessaire.
- Articles : vous pouvez ajouter le nom de l’article, la quantité, le prix, la taxe et la description concernant votre service.
Nouvelle facture
- Message : vous pouvez également écrire des messages personnalisés aux clients.
- Conditions générales : Si vous avez des conditions générales particulières, vous pouvez les mentionner sur la facture.
- Pièce jointe : PayPal vous permet d’attirer des fichiers (JPG, GIF, PNG et PDF jusqu’à 5 fichiers et 4 Mo par fichier)
- Mémo à moi-même et numéro de référence
Étape 5 : Vous devez ajouter la description « Article » ou « Service » comme suit.
- Cliquez sur « Ajouter » pour inclure chaque article et assurez-vous de spécifier la description, la quantité, le prix unitaire et les taxes (le cas échéant) pour chaque article.
- Cliquez sur « Enregistrer » après avoir ajouté chaque élément.
Ajouter un article ou un service
Étape 6 : Vous pouvez personnaliser les paramètres de la facture en cliquant sur « Plus d’options » en bas de la facture. Ici, vous pouvez choisir la devise (PayPal prend en charge 25 devises), configurer les options fiscales et configurer d’autres préférences de facturation.
Après avoir rempli tous les détails et vérifié que tout est exact, cliquez sur le bouton « Aperçu » pour consulter la facture.
Examinez attentivement la facture pour en vérifier l’exactitude et apportez les ajustements nécessaires.
Étape 7 : Une fois satisfait, cliquez sur le bouton « Envoyer » pour envoyer la facture par e-mail à votre client.
Exemples de facturation Paypal
Il existe différents types de factures que vous souhaiterez peut-être envoyer en fonction de votre travail et de vos besoins. Comprenons les scénarios courants pour générer des factures PayPal.
#1. Facturation des pigistes sur la base des livrables
Dans cette méthode de facturation, le paiement est lié à l’achèvement et à la livraison d’éléments ou de projets spécifiques décrits dans le contrat d’indépendant. Le pigiste facture ses services à ses clients en fonction des tâches spécifiques qu’ils effectuent.
Si vous êtes un rédacteur de contenu indépendant et que vous souhaitez être payé au mot. Voici quelques éléments que vous devez garder à l’esprit :
- Décidez de votre tarif au mot, qui est le montant que vous facturerez par mot (par exemple 0,1 $ par mot)
- Clarifiez les détails du projet et le nombre de mots avec votre client.
- Lors de la création d’une facture, incluez vos coordonnées, les détails du client, les conditions de paiement et un numéro de facture unique.
- Répertoriez chaque titre d’article ou lien sur une ligne distincte sur la facture. Spécifiez le nombre de mots pour chaque article, le tarif par mot et le coût total de cet article.
- Paypal calcule automatiquement le total et complète le montant total dû en additionnant les coûts de tous les articles indiqués sur la facture.
- Écrire un message au client
- Révisez et envoyez.
Facture pour le rédacteur de contenu sur une base livrable
Remarque : Vous devez ajouter l’adresse e-mail du client.
N’oubliez pas de faire un suivi. Vous pouvez utiliser la fonction de rappel automatique de PayPal pour vous aider.
Après réception du paiement, enregistrez la transaction dans votre logiciel de comptabilité ou votre grand livre. Marquez la facture comme payée.
#2. Facturation des pigistes sur une base horaire
Il existe de nombreuses plateformes sur lesquelles les pigistes facturent sur une base horaire. Ils établissent un taux horaire pour leur travail et le multiplient par le nombre d’heures passées à effectuer le travail.
Si vous faites partie de ces freelances et que vous souhaitez créer des factures en conséquence, cette partie est faite pour vous !
Vous devez garder certaines choses à l’esprit lors de la création de votre facture.
- Décidez de votre taux horaire, qui correspond au montant que vous facturerez par heure (par exemple, 25 $ de l’heure).
- Utilisez un outil ou un logiciel de suivi du temps pour enregistrer avec précision le nombre d’heures que vous avez travaillées sur le projet. Assurez-vous d’avoir des enregistrements clairs et fiables des tâches que vous avez accomplies.
- Utilisez l’outil de facturation de PayPal, mentionnez votre nom/raison sociale, vos coordonnées, les coordonnées du client, les conditions de paiement et un numéro de facture unique.
- Répertoriez les heures que vous avez travaillées sur diverses tâches sous forme d’éléments de ligne sur la facture. Incluez la date, une description du travail effectué pendant cette période, le nombre d’heures travaillées et votre taux horaire pour chaque tâche.
- Paypal calcule automatiquement le total et remplit le montant total.
En suivant ces étapes, vous pouvez créer et gérer efficacement des factures pour votre travail indépendant sur une base horaire, garantissant ainsi la transparence, l’exactitude et le paiement en temps opportun de vos services.
#3. Vendeur vendant des marchandises
Si vous êtes propriétaire d’une entreprise ou un petit vendeur qui vend des biens et souhaitez créer une facture pour plusieurs clients à la fois, Paypal a également une solution pour vous. Vous pouvez créer des factures personnalisées pour chaque client. De plus, vous pouvez calculer différentes taxes de vente, remises et le total restant dû en un seul endroit.
Suivons ces étapes simples :
- Incluez le nom, l’adresse et les coordonnées de votre entreprise en haut de la facture. Ces informations vous identifient en tant que vendeur.
- Incluez le nom, l’adresse et les coordonnées du client. Vous pouvez ajouter plusieurs noms de clients.
- Ajoutez la date à laquelle la facture est créée. Attribuez un numéro de facture unique.
- Répertoriez chaque article ou produit que vous avez vendu. Incluez une brève description, la quantité, le prix unitaire et le prix total de chaque article.
Description du produit
- Incluez toute taxe de vente, TVA (taxe sur la valeur ajoutée) ou autres taxes applicables. Indiquez clairement le taux de taxe et calculez le montant de la taxe en fonction du sous-total.
- Si vous proposez des réductions, déduisez-les du sous-total.
- Si vous facturez des frais d’expédition ou de manutention, incluez également ces frais.
- Calculez le montant total dû.
Facture pour les vendeurs
- Précisez les modalités de paiement, notamment la date d’échéance et les modes de paiement acceptés.
- Vous pouvez également ajouter des messages personnalisés pour les clients.
- N’oubliez pas de mentionner la politique de remboursement et de retour.
Une facture bien structurée préserve le professionnalisme et facilite les paiements dans les délais.
Il existe de nombreux autres secteurs et domaines dans lesquels des factures Paypal peuvent être envoyées, tels que les services par abonnement, les services de conseil, le commerce électronique et bien d’autres encore.
Meilleures pratiques pour créer des factures PayPal
Pour garantir un processus de facturation fluide et être payé rapidement, tenez compte des bonnes pratiques suivantes :
1. Informations de contact précises : vérifiez l’adresse e-mail du destinataire pour éviter d’envoyer des factures à la mauvaise personne.
2. Effacer les détails de la facture :
- Incluez une description claire et détaillée de l’article ou des services fournis.
- Précisez les quantités, les tarifs et les remises applicables.
- Détaillez les frais pour une référence facile.
3. Numérotation des factures : attribuez un numéro de facture unique à chaque transaction afin de maintenir la clarté et d’éviter toute confusion.
4. Conditions de paiement :
- Indiquez clairement la date d’échéance du paiement afin de définir les attentes en matière de paiements dans les délais.
- Précisez les frais de retard ou les pénalités pour les paiements en retard, le cas échéant.
5. Apparence professionnelle :
- Utilisez un modèle PayPal avec le logo de votre entreprise et vos coordonnées.
- Assurez-vous que la facture est bien structurée et facile à lire.
6. Devise et méthodes de paiement :
- Précisez la devise dans laquelle vous souhaitez recevoir le paiement.
- Mentionnez clairement les modes de paiement acceptés, notamment PayPal, les virements bancaires ou les cartes de crédit.
7. Taxes et frais :
- Incluez toutes les taxes ou frais applicables de manière transparente.
- Mentionnez si les taxes sont incluses dans les prix indiqués ou ajoutées séparément.
8. Conditions générales :
- Décrivez votre politique de remboursement ou de retour, le cas échéant.
- Incluez toutes les conditions générales supplémentaires liées à la transaction.
9. Liens de paiement :
- Utilisez la fonction de facturation de PayPal pour générer des liens de paiement directement dans la facture.
- Permettez aux clients de cliquer et de payer facilement directement via PayPal.
10. Envoi et suivi : Envoyez la facture dans les plus brefs délais après la livraison des produits ou services. Effectuez un suivi avec un rappel poli avant ou à la date d’échéance pour vous assurer que le paiement n’est pas retardé.
11. Tenue de registres : Tenir un registre de toutes les factures envoyées et des paiements reçus. Utilisez un logiciel de facturation ou une feuille de calcul pour suivre vos transactions financières.
12. Rapprocher les paiements : rapprochez régulièrement les paiements reçus avec vos factures pour détecter tout écart.
13. Communication sécurisée : utilisez une communication sécurisée par courrier électronique lors de l’envoi de factures pour protéger les informations financières sensibles.
14. Messages personnalisés : ajoutez un bref message de remerciement personnalisé pour montrer votre appréciation pour l’activité du client.
15. Documentation de sauvegarde : joignez à la facture toutes les pièces justificatives nécessaires, telles que des contrats ou des reçus.
16. Accessibilité et clarté : assurez-vous que votre facture est accessible aux personnes handicapées en suivant les directives d’accessibilité.
FAQ
La création d’une facture PayPal est-elle gratuite ?
Oui. La facture PayPal est gratuite. Mais vous devez payer des frais lorsque vous êtes payé par votre client.
Pourquoi devriez-vous utiliser un logiciel de facturation plutôt que de créer une facture manuellement ?
Cela permet de gagner du temps, réduit les erreurs humaines et améliore le professionnalisme. Il offre également des fonctionnalités telles que des rappels automatiques et un suivi pour une meilleure gestion des paiements.
Derniers mots
Les factures sont l’une des parties importantes des entreprises et des finances. Paypal est une plateforme utile pour créer des factures en détail grâce à sa fonction de facturation. En suivant les pratiques ci-dessus et en ajoutant les informations nécessaires, vous pouvez créer vos propres factures et améliorer l’efficacité des paiements.
Il existe de nombreuses autres plateformes qui fournissent des modèles et des outils pour créer des factures. Si vous souhaitez les explorer, voici un article sur les meilleurs générateurs de factures pour accepter les paiements des clients.