La question la plus courante qui se pose parmi les utilisateurs de Teams est de savoir comment définir un message dans Teams lorsqu’ils planifient des vacances ou un long congé. Lorsque vous partez en vacances ou que vous faites une pause, vous désactivez souvent les notifications de vos applications de chat. Mais les personnes qui ne sont pas au courant de votre absence envoient des messages même lorsque le statut est hors ligne. Cependant, contrairement à d’autres applications, Microsoft Teams vous propose une fonctionnalité appelée Out of Office (OOO) qui vous sera utile en votre absence. Out of Office (OOO) dans Teams vous permet de définir un message et de programmer une date, qui est affichée à toute personne qui vous envoie un SMS en votre absence. Vous ne savez peut-être pas comment définir l’absence du bureau dans Teams ou ce qu’il faut écrire dans le message de travail à domicile en dehors du bureau, alors étudiez le guide suivant pour en savoir plus.
Table des matières
Comment configurer l’absence du bureau dans les équipes
Il peut y avoir diverses raisons pour lesquelles quelqu’un voudrait utiliser le paramètre Absent du bureau. Certains d’entre eux pourraient être:
- Sortir pour des conférences, des réunions avec des clients ou des ateliers.
- Lorsque vous êtes en congé de maternité ou de maladie pendant plusieurs jours.
- Si vous prenez une journée personnelle.
- Si vous êtes en vacances pendant quelques jours.
Une liste de méthodes pour définir l’absence du bureau dans les équipes est donnée ci-dessous. Suivez attentivement les instructions.
Méthode 1 : via la fonction Définir le message d’état
Vous pouvez définir un message d’absence du bureau à partir de votre photo de profil. Cette étape est basique et facile à suivre :
1. Appuyez sur la touche Windows, tapez Microsoft Teams, puis cliquez sur Ouvrir.
2. Cliquez sur votre photo de profil.
3. Ensuite, cliquez sur l’option Définir le message d’état, comme indiqué.
4. Sélectionnez l’option Horaire d’absence du bureau.
5. Activez Activer les réponses automatiques.
6. Saisissez le message dans la zone située sous l’option Message d’absence du bureau.
7. Cochez l’option Envoyer des réponses en dehors de mon organisation, puis sélectionnez Tous les expéditeurs externes.
8. Cochez l’option Envoyer les réponses uniquement pendant une période, puis définissez la date et l’heure.
9. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Méthode 2 : via les paramètres de l’équipe Microsoft
De même, vous pouvez définir des messages d’absence du bureau à partir de vos paramètres. Voici comment définir l’absence du bureau dans les paramètres de Teams.
1. Ouvrez l’application Teams et cliquez sur l’icône des trois points, comme indiqué.
2. Sélectionnez Paramètres dans la liste.
3. Faites défiler vers le bas pour trouver Absent(e) du bureau et cliquez sur le bouton Planifier.
4. Suivez les étapes 5 à 8 de la méthode 1.
Méthode 3 : via l’application Microsoft Outlook
Si vous avez le même compte pour Microsoft Teams et Outlook, la configuration d’un message d’absence du bureau dans Outlook le synchronisera avec Microsoft Teams. Suivez donc ces étapes pour définir l’absence du bureau dans Teams.
Remarque : Le message doit être synchronisé dans sa propre volonté. Cela ne se fait pas tout de suite. De plus, vous ne pouvez définir un message d’absence du bureau dans Outlook que si vous utilisez un e-mail Outlook ou un e-mail de compte Microsoft.
1. Accédez au site Web Outlook sur votre navigateur.
2. Cliquez sur l’icône Paramètres, comme indiqué.
3. Sélectionnez l’option Courrier dans les Paramètres.
4. Cliquez sur l’option Réponses automatiques, comme indiqué.
5. Activez les réponses automatiques.
6. Maintenant, cochez l’option Envoyer des réponses uniquement pendant une période de temps et définissez l’heure, comme indiqué.
7. Cochez les options ci-dessous en fonction de vos besoins.
- Bloquer mon calendrier pour cette période
- Refuser automatiquement les nouvelles invitations pour les événements qui se produisent pendant cette période
- Refuser et annuler mes rendez-vous pendant cette période
8. Tapez le message dans la case ci-dessous et cliquez sur le bouton Enregistrer.
Ainsi, ce sont les méthodes pour définir l’absence du bureau dans Teams.
Comment désactiver l’absence du bureau
Ici, nous avons répertorié deux méthodes pour désactiver la fonctionnalité d’absence du bureau dans Teams.
Méthode 1 : sur Microsoft Teams
Vous pouvez désactiver l’absence du bureau dans Teams avant la date prédéfinie pour l’empêcher d’afficher le message. Après la date définie, Teams arrête automatiquement l’affichage du message.
1. Lancez l’application Microsoft Teams à partir de la barre de recherche Windows.
2. Cliquez sur l’icône des trois points, comme indiqué.
3. Cliquez sur l’option Paramètres dans la liste.
4. Faites défiler vers le bas pour trouver Absent(e) du bureau, puis cliquez sur le bouton Afficher.
5. Désactivez l’option Activer les réponses automatiques.
6. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Option II : sur Microsoft Outlook
Comme nous en avons discuté, si vous avez défini Out of Office dans Outlook, il se synchronisera dans les équipes Microsoft. Vous devez donc désactiver le paramètre Absent du bureau d’Outlook.
1. Ouvrez la version du navigateur Outlook.
2. Cliquez sur l’icône Paramètres, comme indiqué.
3. Sélectionnez l’option Courrier dans les Paramètres.
4. Cliquez sur l’option Réponses automatiques, comme indiqué.
5. Désactivez l’option Réponses automatiques activées.
6. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Comment rédiger un message de travail à domicile en dehors du bureau
Voici un aperçu de ce dont vous devez vous souvenir lorsque vous composez votre message :
- Assurez-vous qu’il est à jour – Ce n’est pas bon signe si votre message n’est pas exact. Mettez à jour votre message régulièrement.
- Fournissez des informations de contact supplémentaires – Assurez-vous de mentionner les informations de contact d’autres collègues en cas d’urgence.
- Mentionnez la date de votre retour.
- Suivez la politique de l’entreprise et tenez compte de la culture d’entreprise – Ne rédigez pas de messages idiots Out of Office qui donnent une mauvaise impression.
- Soyez reconnaissant à la fin de votre message.
Questions fréquemment posées
Q1 : Comment configurer l’absence du bureau depuis le téléphone ?
Rép : Dans l’application Android Teams, vous n’avez pas l’option exacte Absent du bureau, mais vous pouvez trouver l’option Définir le message d’état qui montrera aux gens votre statut lorsqu’ils vous enverront un message ou vous mentionneront.
Q2 : Le message d’absence du bureau a-t-il une limite de nombre de mots ?
Réponse : Oui, vous avez une limite de 280 mots.
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Les méthodes ci-dessus devraient vous aider à connaître la réponse pour configurer l’absence du bureau dans Teams sans aucune difficulté. Nous espérons que ce guide sur la rédaction d’un message d’absence du bureau sur le travail à domicile vous a été utile. Faites-nous savoir quelle méthode a le mieux fonctionné pour vous. Si vous avez des questions ou des suggestions, n’hésitez pas à les déposer dans la section des commentaires.