Gérer plusieurs agendas avec des rendez-vous distincts pour chacun peut facilement mener à des doubles réservations et à des conflits d’emploi du temps. Pour une organisation et une fiabilité accrues, l’abonnement à votre calendrier Outlook depuis Google Agenda est une solution efficace.
Cette opération nécessite un compte Outlook et un calendrier Google, une évidence. L’avantage, c’est qu’elle ne requiert aucun plugin, complément, extension, ni outil tiers.
Microsoft et Google exploitent le format iCal, abréviation de « iCalendar », une norme ouverte permettant l’échange d’informations de calendrier et de planification entre utilisateurs et systèmes informatiques depuis la fin des années 1990. En d’autres termes, si vous possédez le lien approprié, vous pouvez vous abonner à des calendriers iCal, méthode que nous allons utiliser ici.
Partager un calendrier Outlook
Pour visualiser un calendrier Outlook dans Google Agenda, il faut d’abord obtenir son lien. Auparavant, les versions d’Outlook permettaient de publier un calendrier depuis le client sur ordinateur, mais depuis l’arrivée d’Office 365, Microsoft autorise uniquement le partage avec des personnes externes via l’application web Outlook.
Connectez-vous à votre compte Office 365 et accédez à Outlook en cliquant sur le lanceur d’applications (les neuf points en haut à gauche), puis sur l’icône Outlook.
Cliquez sur Paramètres > Afficher tous les paramètres Outlook.
Sélectionnez ensuite Calendrier > Calendriers partagés.
Dans la section « Publier un calendrier », choisissez le calendrier à partager (s’il n’y a qu’un seul calendrier, il s’appellera simplement « Calendrier »). Dans le deuxième menu déroulant, sélectionnez « Peut afficher tous les détails », puis cliquez sur « Publier ».
Deux liens seront générés : un lien HTML pour visualiser le calendrier dans un navigateur, et un lien ICS pour l’importer dans un logiciel de calendrier.
Cliquez sur le lien ICS, un menu apparaîtra. Choisissez « Copier le lien » pour l’enregistrer dans le presse-papier.
Ajouter le calendrier Outlook à Google Agenda
Ouvrez Google Agenda, et cliquez sur le signe « + » situé à côté de « Autres agendas ».
Dans le menu affiché, sélectionnez « À partir de l’URL ».
Collez le lien ICS précédemment copié d’Outlook, puis cliquez sur « Ajouter un calendrier ».
Quittez les paramètres, et assurez-vous que le calendrier a bien été ajouté.
Le calendrier se synchronisera avec votre calendrier Outlook tant que l’abonnement sera actif. Un délai de quelques minutes peut être nécessaire pour que les changements effectués dans Outlook apparaissent dans Google Agenda. Ce délai peut être très court ou quasi instantané, selon la fréquence de vérification de Google pour les nouvelles informations. Vos événements Outlook devraient cependant apparaître rapidement.
Personnaliser l’affichage du calendrier
Le calendrier est maintenant synchronisé. Pour améliorer l’expérience utilisateur, vous pouvez modifier le nom d’affichage du calendrier, qui est initialement un simple « Calendrier ».
Passez le curseur sur le calendrier, cliquez sur les trois points qui apparaissent, puis sur « Paramètres ».
Dans le champ « Nom » situé en haut de la page, saisissez un nom plus pertinent. Cliquez ensuite sur la flèche de retour en haut à gauche pour quitter les paramètres.
Le calendrier affichera alors le nouveau nom.
Supprimer un calendrier Outlook de Google
Passez le curseur sur le calendrier, une croix « X » apparaîtra. Cliquez dessus pour vous désabonner. Il faudra répéter les étapes de partage et d’ajout du calendrier en utilisant à nouveau l’URL ICS pour vous réabonner.
