Google Workspace : des outils parfaits pour une culture de travail sécurisée, efficace et collaborative.
À distance ou non, vous ne pouvez pas vous attendre à réussir lorsque vous travaillez en silos. Et Google Workspace (anciennement GSuite) est l’endroit où vous travaillez ensemble en temps réel.
Basé sur l’abonnement, Google Workspace est un groupe de plusieurs applications, notamment :
GmailSheetsCloud SearchMeetSlidesJamboardChat FormsAdminCalendrierSitesEndpointDriveKeepVaultDocsApp ScriptWork Insights
Seuls, ce sont des applications simples auxquelles vous pouvez facilement trouver des substituts. Mais ensemble, ils peuvent être le ciment nécessaire que vous recherchiez pour aider à faire fonctionner votre entreprise comme une seule.
Tout d’abord, nous verrons certaines de ces applications individuelles facilitant la collaboration, suivies d’outils de sécurité et d’administration intégrés.
Table des matières
Gmail
Nous utilisons tous Gmail (le gratuit) depuis que nous avons mis la main sur les ordinateurs. Cependant, l’aspect commercial de Gmail reste caché à ces utilisateurs.
L’envoi d’e-mails n’est qu’une facette de Gmail, mais d’autres, comme l’intégration avec Google Meet, Chat, etc., en font plus que ce qui semble possible à première vue.
Par exemple, vous pouvez passer à Chat and Meet depuis Gmail pour conserver chaque conversation au même endroit avec la possibilité d’enregistrer ou de supprimer l’historique après 24 heures.
De plus, Smart Compose facilite votre travail en tant qu’expéditeur d’e-mails. Propulsé par l’intelligence artificielle, vous obtenez des suggestions lors de la rédaction d’e-mails. Vous pouvez également activer la personnalisation pour plus de précision, qui s’améliore avec le temps.
Une autre excellente chose à propos de Gmail est le filtrage anti-spam. Grâce au machine learning, Gmail éloigne plus de 99,9 % des spams. Bien qu’il s’agisse d’une excellente fonctionnalité pour la sécurité personnelle, elle est tout aussi importante, voire plus, pour les communications professionnelles.
Cependant, en tant qu’entité commerciale, @yourbrandname.com est la meilleure adresse e-mail que vous puissiez obtenir, et l’utilisation de @gmail.com est considérée comme générique.
Pour répondre à cette préoccupation, vous pouvez utiliser un domaine personnalisé et demander à Gmail de parler de votre entreprise. Google Workspace prend également en charge une transition facile depuis les anciens fournisseurs de messagerie tels que Microsoft Outlook.
Espace de travail Gmail a également ce dont vous pourriez avoir besoin pour réussir votre marketing par e-mail. Vous pouvez bénéficier des mises en page préconçues, ajouter votre saveur personnalisée et utiliser plusieurs envois pour diffuser le message à un large public en une seule fois.
Google Chat et Espaces
C’est là que vous parlez à vos pairs, partagez des documents, planifiez des réunions et pouvez faire avancer les choses sans utiliser d’application de messagerie professionnelle tierce comme Slack.
Ceci est divisé en deux : Chat et Espaces.
Vous pouvez supposer Chat Google similaire à n’importe quelle application de messagerie comme Slack ou WhatsApp. Cela permet de parler à toute personne interne ou externe avec juste un compte Google.
De plus, Chat propose également des conversations de groupe.
Les espaces, en revanche, sont les mieux adaptés aux projets. Par exemple, les sections Chat & Share de Spaces sont similaires aux canaux Slack où vous pouvez ajouter des personnes, partager des fichiers, etc.
De plus, vous pouvez attribuer des tâches aux membres de votre équipe et suivre leur progression.
Il existe deux types d’espaces dans Google Workspace. Le premier est restreint où seuls les membres ajoutés peuvent participer. L’autre est destiné à l’ensemble de l’organisation, où n’importe qui peut rejoindre un espace spécifique avec un lien.
Ici, le séparateur entre les versions gratuites et l’espace de travail L est le support des intégrations d’applications. Des centaines d’applications (comme Twitter, Asana, Zapier, etc.) sont disponibles pour contrôler sans jamais se déplacer.
Fait intéressant, Google a déployé son traitement du langage naturel pour créer des résumés dans les chats et les espaces. Cela créera une version courte de toute la conversation en haut pour tout rattraper en un seul coup d’œil.
Google Meet
Google Meet est le remplacement natif de l’espace de travail pour toute application de visioconférence tierce telle que Zoom.
Google a annoncé l’ajout de la transcription et du résumé automatiques des réunions dans les futures mises à jour. Cela garantit des rencontres plus productives et maintient chaque conversation pertinente dans les étapes ultérieures.
La source: Google
De plus, la diffusion vidéo bénéficiera de la prochaine restauration Portrait, qui contribuera à atténuer les conditions telles que les environnements peu éclairés, les webcams de qualité inférieure ou les réseaux instables.
De même, des fonctionnalités telles que Portrait light vous donnent une apparence de qualité studio lors des rencontres en ligne.
Bien qu’il s’agisse principalement de la vidéo, des éléments tels que la dé-réverbération filtreront l’écho, offrant une expérience d’écoute optimale à tous, quelle que soit l’acoustique de l’espace.
Bien que Meet puisse accueillir de nombreux participants, cela ne suffit parfois pas pour une organisation gigantesque. Dans de tels cas, Meet a inclus des fonctionnalités de diffusion en direct pour jusqu’à 10 000 participants. De plus, dans les prochaines mises à jour, toute personne accédant au flux en direct pourra participer à des questions-réponses ou à des sondages, ce qui donnera plus d’inclusion à tout le monde.
Bien que Google Meet soit principalement un logiciel de visioconférence gratuit, certaines fonctionnalités premium sont réservées aux abonnés payants.
Les bonus supplémentaires impliquent des durées de réunion plus longues (jusqu’à 24 heures), plus de participants (jusqu’à 500), des levées de main, des salles de sous-commission, des sondages, la participation par téléphone, etc.
En outre, la suppression intelligente du bruit, le suivi des présences et l’enregistrement des appels font de Workspace Meet un package distinctif en soi.
De plus, vous pouvez créer une page de réservation distincte pour aider vos clients à trouver un créneau horaire le mieux adapté à la discussion. Et cela est mis à jour chaque fois que quelqu’un réserve du temps, en mentionnant les créneaux horaires gratuits.
Les réunions organisées via Google Meet sont sécurisées au niveau de l’entreprise. Tout est crypté en transit et le partage de votre écran avec les participants est sécurisé sans crainte de fouineur. Néanmoins, dans les mises à jour ultérieures, les utilisateurs géreront eux-mêmes les clés de cryptage et pourront opter pour des réunions cryptées de bout en bout.
Documents, feuilles de calcul et diapositives Google
C’est le maximum que vous et votre équipe utiliserez en tant qu’organisation.
Ces outils permettent à jusqu’à 100 personnes de visualiser, modifier ou commenter simultanément un seul fichier en fonction de leurs niveaux d’autorisation.
Et amenant la collaboration à un nouveau niveau, ces outils sont intégrés à Meet. Ainsi, non seulement les gens peuvent travailler sur le même document, mais ils peuvent se voir et se parler tout en le faisant.
Cela réduit les allers-retours et aide à effectuer des ajustements en temps réel pour créer le meilleur en un minimum de temps.
De plus, le mode image dans l’image vous permet d’effectuer plusieurs tâches tout en gardant un œil sur la procédure et d’intervenir directement en un clic lorsque c’est le moment d’agir.
Alors que la plupart des fonctionnalités sont présentes pour les utilisateurs gratuits, Google Workspace a un avantage.
Premièrement, l’espace de stockage est doublé même dans le niveau de base, qui devient illimité pour les abonnements supérieurs et les équipes plus importantes (plus de cinq). Pour une équipe de moins de cinq personnes, le stockage attribué à chaque utilisateur peut aller jusqu’à 1 To, bien plus que ce qui est fourni avec (15 Go) dans la version gratuite.
De plus, on peut partager un document avec toute une organisation en un seul clic et le rendre consultable.
Une autre fonctionnalité unique de Google Workspace Docs est le résumé automatique. Bien qu’il soit toujours possible de l’avoir manuellement, l’automatisation facilite les choses avec l’édition facultative si nécessaire.
Sur le plan de la sécurité, Google prévoit de couvrir Docs, Slides et Sheets avec la même protection contre les logiciels malveillants et le phishing déployée dans Gmails.
Cela vous assurera d’être alerté de tout lien ou tentative de ce type qui pourrait compromettre votre sécurité personnelle ou celle de votre entreprise.
Google Agenda
Le calendrier semble être le moins utilisé du lot. Cependant, cela permet une planification parfaite, garantissant que vous ne chevauchez pas le créneau occupé de qui que ce soit.
Le meilleur cas d’utilisation pour Google Agenda fusionne le calendrier de tout le monde pour voir la disponibilité prévue. En outre, vous pouvez créer et partager des calendriers indiquant des événements spécifiques que les récepteurs peuvent fusionner avec les leurs.
De plus, toutes les réunions configurées dans Calendar sont synchronisées partout, évitant ainsi tout conflit éventuel.
Tableau de bord Google
Tableaux de bord Google sont les tableaux blancs numériques qui vous aident à donner naissance à des idées génératrices d’innovations. Ils fonctionnent comme un espace partagé où l’on peut dessiner, effacer, ajouter des images, etc.
Le créateur d’un Jamboard peut autoriser d’autres utilisateurs en tant que spectateurs (avec ou sans date d’expiration) ou éditeurs.
Le contenu du Jamboard peut également être transmis à un tableau numérique physique que vous pouvez acheter séparément auprès de Google.
Cependant, tout ce dont nous avons discuté jusqu’à présent dans le Jamboard est disponible pour tous les utilisateurs disposant d’un compte Google. Encore une fois, le différenciateur, en faveur des utilisateurs de Workspace, est le partage en un clic avec votre établissement.
Recherche Google Cloud
Recherche Google Cloud est une fonctionnalité exclusive disponible pour les utilisateurs de Google Workspace. Cet outil apporte la puissance de la recherche Google à votre entreprise.
En termes simples, c’est ici que vous pouvez rechercher instantanément dans l’ensemble de votre référentiel de documents commerciaux (comme Docs, Slides, Spreadsheets, etc.).
Et la meilleure partie est la découverte de documents à accès contrôlé. Cela signifie que vos employés ne verront que les documents auxquels ils ont accès dans la recherche cloud.
Outre l’utilisation autonome, la recherche dans le cloud est étroitement intégrée dans les applications Google Workspace telles que Gmail, Docs, Drive, etc.
Les autres
Comme cette section est destinée à la collaboration sur le lieu de travail, nous avons matraqué le reste des applications Workspace dans cette section.
Google Vault
Google Vault vous aide à conserver les données spécifiques à l’utilisateur pour toutes les applications Workspace afin que vous ne perdiez pas l’accès à quoi que ce soit si cet utilisateur quitte votre organisation.
Vous pouvez utiliser Vault pour stocker des messages Gmail, des fichiers Drive, des messages de chat (avec l’historique activé), des enregistrements Google Meet et des fichiers associés, des sites, des données Workspace Google Voice, etc.
Cependant, Vault ne conserve que les données que vous lui indiquez. De plus, les données relatives à tout utilisateur supprimé ne seront pas disponibles dans le coffre-fort. Dans ce cas, Google prescrit de suspendre les utilisateurs au lieu de les supprimer.
Vault propose également un accès aux données basé sur les rôles.
En conclusion, Vault enregistre chaque activité de tous vos employés en un seul endroit que vous pouvez exporter à des fins légales ou autres.
Google Sites
Bien que WordPress soit connu comme le moyen le plus simple de créer des sites Web, Google Sites est la meilleure option pour que cela se produise encore plus rapidement.
Et bien que vous puissiez l’utiliser pour un site Web d’entreprise essentiel, il brille lorsque vous souhaitez présenter un projet particulier ou créer un site Web d’événement.
Tout cela se fait par glisser-déposer sans aucune touche de codage.
Les sites prennent également en charge l’utilisation d’un domaine personnalisé pour donner au site Web sa propre identité. Alternativement, on peut le publier gratuitement avec une adresse Web générique fournie par Google.
Vous pouvez également collaborer sur n’importe quel projet Web créé à l’aide de cet outil. Enfin, tous les sites Web conçus via Sites sont réactifs sur tous les appareils et toutes les résolutions.
Point final
Endpoint vous aide à gérer les appareils des employés en cas de vol afin de préserver les données sensibles de l’entreprise.
Avec cela, vous pouvez appliquer des mots de passe forts et opter pour l’effacement de l’appareil ou du compte dans les cas graves. Un point de terminaison est un outil multiplateforme protégeant les informations de votre entreprise sur Windows, Mac, Linux, Android, iOS et ChromeOS.
De plus, vous pouvez l’utiliser pour rendre des applications professionnelles spécifiques disponibles via Google Play ou l’App Store d’Apple.
Script d’application
App Script est la plate-forme d’application à faible code de Google que vous pouvez utiliser pour étendre la fonctionnalité Workspace avec HTML, CSS et JavaScript.
L’objectif est simple : automatiser les tâches de routine les plus simples pour vous aider à vous concentrer sur ce qui est important.
Celui-ci est préchargé avec les API Workspace et s’intègre nativement à plus de 100 services Google.
Google Work Insights
C’est un moyen d’évaluer l’adoption de Google Workspace par votre entreprise.
Vous pouvez voir l’utilisation des applications Google individuelles et la comparer aux applications héritées. Insights peut également être configuré pour vous montrer les données au niveau d’une équipe ou d’un groupe ou pour l’ensemble de l’organisation.
Cependant, cela ne se limite pas à l’adoption. Au lieu de cela, vous pouvez également consulter les chiffres de collaboration pour les applications Workspace. Cela vous donne des données liées au partage de documents, à la co-édition, aux réunions, etc., indiquant l’impact en temps réel de ces outils sur la culture de travail.
Néanmoins, les données n’entraveront pas la confidentialité essentielle de vos employés car elles sont collectées sous forme d’agrégat pour une équipe de dix personnes ou plus. Cependant, les administrateurs peuvent augmenter cette limite pour les grandes organisations.
Enfin, les administrateurs peuvent exporter les rapports pour une analyse plus approfondie et des décisions de gestion.
Conclusion
Voici donc quelques façons dont Google Workspace peut vous aider à collaborer et à travailler efficacement.
Mais ce n’est pas tout. Vous avez également accès à Google Workspace Marketplace pour augmenter encore les résultats.
PS : Vous pouvez également régler Google Workspace à un niveau différent avec ces outils. En outre, consultez ce guide individuel Google Workspace pour voir comment il peut transformer votre entreprise en tant qu’entrepreneur solo.