Choisissez Google Workspace pour la messagerie et la collaboration

Google Workspace : l'arsenal idéal pour une culture d'entreprise sécurisée, efficace et collaborative.

Que votre équipe soit en télétravail ou non, le travail en silos est un frein à la réussite. Google Workspace (anciennement G Suite) est la solution pour une collaboration en temps réel.

Fonctionnant sur abonnement, Google Workspace est un ensemble d'applications puissantes, incluant :

Gmail, Sheets, Cloud Search, Meet, Slides, Jamboard, Chat, Forms, Admin, Calendrier, Sites, Endpoint, Drive, Keep, Vault, Docs, App Script et Work Insights.

Utilisées individuellement, ces applications peuvent sembler basiques et remplaçables. Cependant, leur synergie crée le socle nécessaire pour une entreprise performante et unifiée.

Nous allons d'abord explorer les applications qui facilitent la collaboration, puis nous examinerons les outils de sécurité et d'administration intégrés.

Gmail

Nous avons tous utilisé la version gratuite de Gmail, mais l'aspect professionnel de ce service reste souvent méconnu.

L'envoi d'e-mails n'est qu'une partie de l'offre Gmail. Son intégration avec Google Meet, Chat, et d'autres outils, en fait une solution bien plus complète qu'il n'y paraît.

Par exemple, vous pouvez facilement passer de Gmail à Chat et Meet pour centraliser toutes vos conversations, avec l'option d'enregistrer ou de supprimer l'historique après 24 heures.

De plus, la fonctionnalité Smart Compose améliore l'expérience de rédaction d'e-mails. Propulsée par l'intelligence artificielle, elle offre des suggestions pertinentes pendant l'écriture. L'activation de la personnalisation permet une précision accrue au fil du temps.

La protection anti-spam de Gmail est également un atout majeur. Grâce à l'apprentissage automatique, elle bloque plus de 99,9 % des spams. Cette fonctionnalité est cruciale pour la sécurité personnelle, mais encore plus essentielle pour les communications professionnelles.

Pour une communication d'entreprise, une adresse e-mail @votrenomdemarque.com est préférable à une adresse @gmail.com, qui est considérée comme générique. Google Workspace permet l'utilisation d'un domaine personnalisé et assure une transition fluide depuis d'autres fournisseurs comme Microsoft Outlook.

Gmail pour les professionnels offre également des outils pour optimiser vos campagnes d'e-mailing. Vous pouvez utiliser des modèles préconçus, ajouter votre touche personnelle et effectuer des envois massifs pour atteindre un large public en un seul clic.

Google Chat et Espaces

Cet espace est conçu pour faciliter les échanges entre collègues, le partage de documents, la planification de réunions et la gestion des projets, sans recourir à des applications de messagerie tierces comme Slack.

Il se divise en deux : Chat et Espaces.

Vous pouvez considérer Google Chat comme une application de messagerie classique, similaire à Slack ou WhatsApp. Il permet de communiquer avec toute personne ayant un compte Google, qu'elle soit interne ou externe à l'entreprise.

Chat permet également des discussions de groupe.

Les espaces, quant à eux, sont plus adaptés aux projets. Par exemple, la section Chat & Partage des Espaces est comparable aux canaux Slack, où vous pouvez ajouter des participants, partager des fichiers, etc.

De plus, vous pouvez assigner des tâches aux membres de votre équipe et suivre leur progression.

Il existe deux types d'espaces dans Google Workspace. Les espaces restreints, où seuls les membres ajoutés peuvent participer, et les espaces ouverts à toute l'organisation, accessibles via un lien.

La différence entre les versions gratuites et Workspace réside dans la prise en charge des intégrations d'applications. Des centaines d'applications (comme Twitter, Asana, Zapier, etc.) peuvent être connectées pour une gestion centralisée.

Google utilise également le traitement du langage naturel pour créer des résumés des conversations dans les chats et les espaces, permettant de visualiser rapidement l'essentiel.

Google Meet

Google Meet remplace les applications de visioconférence tierces comme Zoom.

Google a annoncé l'ajout de la transcription et du résumé automatiques des réunions dans les prochaines mises à jour, garantissant des échanges plus productifs et facilitant le suivi des discussions.

Source: Google

Les prochaines mises à jour comprendront également la restauration de portrait pour améliorer la qualité vidéo, en compensant les problèmes liés à l'éclairage, à la qualité de la webcam ou à la stabilité du réseau.

De même, des fonctionnalités telles que Portrait light améliorent votre apparence lors des réunions en ligne.

La dé-réverbération filtre l'écho pour une expérience audio optimale, quelle que soit l'acoustique de l'environnement.

Pour les grandes organisations, Google Meet inclut des fonctionnalités de diffusion en direct pour un maximum de 10 000 participants. De plus, les prochaines mises à jour permettront aux participants de participer aux questions-réponses ou aux sondages.

Bien que Google Meet soit principalement un logiciel de visioconférence gratuit, certaines fonctionnalités premium sont réservées aux abonnés payants.

Ces bonus incluent des durées de réunion plus longues (jusqu'à 24 heures), un plus grand nombre de participants (jusqu'à 500), la possibilité de lever la main, des salles de sous-commission, des sondages, la participation par téléphone, etc.

La suppression intelligente du bruit, le suivi des présences et l'enregistrement des appels font de Workspace Meet une solution complète en soi.

Vous pouvez également créer une page de réservation pour permettre à vos clients de choisir le créneau horaire le plus approprié, avec une mise à jour automatique des disponibilités.

Les réunions organisées via Google Meet sont sécurisées grâce au cryptage de bout en bout. Le partage d'écran avec les participants est sécurisé, et les utilisateurs pourront bientôt gérer eux-mêmes les clés de cryptage.

Google Documents, Feuilles de calcul et Présentations

Ce sont les outils les plus utilisés par les organisations.

Ils permettent à un maximum de 100 personnes de visualiser, modifier ou commenter simultanément un même fichier, en fonction de leurs niveaux d'autorisation.

Ces outils sont intégrés à Meet, ce qui permet non seulement de travailler sur le même document, mais également d'interagir en vidéo pendant le processus.

Cela réduit les allers-retours et permet des ajustements en temps réel pour un résultat optimal en un minimum de temps.

De plus, le mode image dans l'image vous permet d'effectuer plusieurs tâches tout en gardant un œil sur la procédure et d'intervenir directement en un clic.

Bien que la plupart des fonctionnalités soient disponibles pour les utilisateurs gratuits, Google Workspace offre des avantages supplémentaires.

L'espace de stockage est doublé, même dans l'offre de base, et devient illimité pour les abonnements supérieurs et les équipes de plus de cinq personnes. Pour une équipe de moins de cinq personnes, l'espace de stockage attribué à chaque utilisateur peut aller jusqu'à 1 To, bien plus que les 15 Go offerts dans la version gratuite.

Un document peut être partagé avec toute une organisation en un seul clic et rendu consultable.

Une autre fonctionnalité unique de Google Workspace Docs est le résumé automatique. Bien qu'il soit possible de le faire manuellement, l'automatisation facilite le processus avec la possibilité d'une édition facultative.

En matière de sécurité, Google prévoit d'appliquer à Docs, Slides et Sheets la même protection contre les logiciels malveillants et le phishing que celle déployée dans Gmail.

Vous serez ainsi alerté de tout lien ou tentative qui pourrait compromettre votre sécurité ou celle de votre entreprise.

Google Agenda

Le calendrier est souvent sous-estimé. Pourtant, il est essentiel pour une planification optimale et pour éviter les conflits d'emploi du temps.

Le principal atout de Google Agenda est de centraliser tous les calendriers pour visualiser les disponibilités de chacun. Vous pouvez également créer et partager des calendriers pour des événements spécifiques.

De plus, toutes les réunions planifiées dans Agenda sont synchronisées sur tous les appareils, éliminant ainsi les risques de conflits.

Tableau blanc Google

Les tableaux blancs Google sont des outils numériques qui stimulent la créativité. Ils offrent un espace partagé pour dessiner, effacer, ajouter des images, etc.

Le créateur d'un Jamboard peut autoriser d'autres utilisateurs comme spectateurs (avec ou sans date d'expiration) ou comme éditeurs.

Le contenu du Jamboard peut également être diffusé sur un tableau numérique physique, disponible à l'achat auprès de Google.

Les fonctionnalités mentionnées ci-dessus sont disponibles pour tous les utilisateurs ayant un compte Google. L'avantage pour les utilisateurs de Workspace est la possibilité de partager en un clic avec votre organisation.

Recherche Google Cloud

Recherche Google Cloud est une fonctionnalité exclusive aux utilisateurs de Google Workspace. Cet outil applique la puissance de la recherche Google à votre entreprise.

En d'autres termes, vous pouvez rechercher instantanément dans l'ensemble de votre base de documents d'entreprise (Docs, Slides, Sheets, etc.).

La fonction de découverte de documents à accès contrôlé est particulièrement intéressante. Vos employés ne verront que les documents auxquels ils ont accès lors de leur recherche.

En plus de l'utilisation autonome, la recherche dans le cloud est intégrée aux applications Google Workspace telles que Gmail, Docs, Drive, etc.

Les autres outils

Cette section étant consacrée à la collaboration en entreprise, nous regroupons ici le reste des applications Workspace.

Google Vault

Google Vault vous aide à conserver les données spécifiques à chaque utilisateur dans toutes les applications Workspace, vous assurant de ne pas perdre l'accès aux données en cas de départ d'un utilisateur.

Vault peut stocker les messages Gmail, les fichiers Drive, les messages de Chat (avec l'historique activé), les enregistrements Google Meet et les fichiers associés, les sites, les données Workspace Google Voice, etc.

Vault ne conserve que les données que vous lui spécifiez. De plus, les données relatives à un utilisateur supprimé ne seront pas disponibles dans le coffre-fort. Google recommande de suspendre les utilisateurs plutôt que de les supprimer.

Vault offre également un accès aux données basé sur les rôles.

En résumé, Vault enregistre toutes les activités de vos employés au même endroit, ce qui peut être utile à des fins légales ou autres.

Google Sites

Bien que WordPress soit réputé pour sa simplicité, Google Sites est une option encore plus rapide.

Il est parfait pour présenter un projet particulier ou pour créer un site web événementiel.

La conception se fait par glisser-déposer, sans aucune ligne de code.

Les sites prennent en charge l'utilisation d'un domaine personnalisé pour une identité unique. Vous pouvez également les publier gratuitement avec une adresse Web générique fournie par Google.

La collaboration est possible sur tous les projets créés avec cet outil. De plus, tous les sites web conçus via Sites sont adaptés à tous les appareils et toutes les résolutions.

Point de terminaison

Endpoint vous aide à gérer les appareils des employés en cas de vol, protégeant ainsi les données sensibles de l'entreprise.

Vous pouvez imposer des mots de passe forts et opter pour l'effacement à distance de l'appareil ou du compte. Endpoint est une solution multiplateforme compatible avec Windows, Mac, Linux, Android, iOS et ChromeOS.

De plus, vous pouvez l'utiliser pour rendre des applications professionnelles spécifiques disponibles via Google Play ou l'App Store d'Apple.

Script d'application

App Script est une plateforme de développement d'applications à faible code de Google, vous permettant d'étendre les fonctionnalités de Workspace avec HTML, CSS et JavaScript.

Son objectif est d'automatiser les tâches les plus simples pour vous permettre de vous concentrer sur l'essentiel.

Il est préchargé avec les API Workspace et s'intègre nativement à plus de 100 services Google.

Google Work Insights

C'est un outil d'évaluation de l'adoption de Google Workspace par votre entreprise.

Vous pouvez visualiser l'utilisation des applications Google et la comparer à celle des outils existants. Insights peut être configuré pour afficher les données au niveau d'une équipe, d'un groupe ou de l'ensemble de l'organisation.

Cet outil ne se limite pas à l'adoption. Vous pouvez également consulter les données de collaboration sur les applications Workspace. Cela vous donne des informations sur le partage de documents, la co-édition, les réunions, etc., indiquant l'impact réel de ces outils sur la culture de travail.

Les données collectées sont anonymisées pour une équipe de dix personnes ou plus, respectant ainsi la vie privée des employés. Les administrateurs peuvent augmenter cette limite pour les grandes organisations.

Enfin, les administrateurs peuvent exporter les rapports pour une analyse plus poussée et des décisions de gestion.

Conclusion

Voici quelques exemples de la manière dont Google Workspace peut vous aider à collaborer et à travailler efficacement.

Ce n'est pas tout. Vous avez également accès à Google Workspace Marketplace pour augmenter encore vos possibilités.

PS : Vous pouvez également exploiter pleinement Google Workspace grâce à ces outils. Consultez ce guide individuel Google Workspace pour découvrir comment il peut transformer votre entreprise, même si vous travaillez seul.