Fini l’incertitude, le stress ou l’attente avec ces logiciels de réservation de salles de réunion !
Vous vous êtes probablement déjà retrouvé dans cette situation, où vous avez besoin d’un espace calme pour une réunion rapide, mais souhaitez gagner du temps en recherchant une salle vide ou en vous démenant pour vérifier s’il y en a une disponible sur Slack.
Nous reconnaissons tous l’importance des salles de conférence pour soutenir la productivité des employés et réussir. La première étape consiste à créer des espaces de réunion pratiques pour votre équipe, et la seconde consiste à concevoir un système garantissant que ces salles sont utilisées efficacement pour que tout le monde profite autant que possible.
Avec un logiciel de planification de salles, vous pouvez vérifier rapidement la disponibilité des salles et déterminer quand un espace sera disponible pour vos réunions. Voici plusieurs choix de logiciels de planification de salles pour simplifier vos réservations de salles de conférence, avec une approche plus détaillée dans l’article ci-dessous.
Titre
Description
Explorer
Skedda
Automatise la planification, personnalisable, aperçu clair.
Accumulation EMS
Informations détaillées sur les chambres, nettoyage automatisé, réduction des coûts.
Envoyé
Solutions d’espace de travail adaptatif, prise en charge de l’analyse.
Robin
Réservation facile, informations sur l’utilisation, intégration du programme.
Groupe
Réservations mobiles, gestion sécurisée des invités, plugins.
Application de salle de réunion
Personnalisation, planification sur écran tactile, analyses.
CalendrierWiz
Catégories à code couleur, personnalisation du design, API.
Espace d’application
Enregistrement par code QR, réservations flexibles, prise en charge IoT.
UnSpot
Évaluation des besoins spatiaux, informations en temps réel.
Condéco
Réservations uniques, contrôles de disponibilité rapides.
Accumulation
Gestion des installations, vidéoconférence, facilité d’utilisation.
Kadence
Permet le travail, les réservations impromptues, les rappels d’enregistrement.
Table des matières
Avantages du logiciel de réservation de salles de réunion/conférence
Certaines des meilleures caractéristiques des salles de conférence sont les suivantes :
- Webinaires interactifs : les salles de conférence doivent pouvoir accueillir des webinaires en direct, semi-direct et préenregistrés. Les plateformes devraient pouvoir héberger des sessions de questions-réponses modérées, des sondages, des quiz et des groupes en direct.
- Options de chat faciles : la plate-forme doit prendre en charge les fonctionnalités de chat audio, vidéo et de chat textuel qui permettent à chacun de collaborer et de converser les uns avec les autres.
- Recherche de contacts : la fonction de recherche de contacts permet aux utilisateurs de rechercher les participants à la réunion et de se connecter avec eux via des appels audio et vidéo un par un.
- Planificateur de réunions : le module de gestion des réunions doit permettre aux organisateurs d’héberger et d’organiser des réunions, et d’informer automatiquement les participants.
- Support client : le logiciel de conférence de réunion doit offrir un support client 24h/24 et 7j/7 lorsque le client rencontre des problèmes pour organiser et se connecter à la réunion virtuelle.
Des modèles de procès-verbaux de réunion à la planification automatique, la technologie peut rendre le processus d’organisation des réunions beaucoup plus simple et plus efficace. Examinons maintenant en détail le logiciel de réservation de salles de réunion/conférence qui vous aidera à vivre une expérience sans tracas.
Skedda
Skedda est le premier système de planification des espaces de travail au monde. Lors de mes séances d’essai, j’ai pu constater qu’il permet de gagner du temps en automatisant la planification et l’organisation des espaces de travail et des salles de réunion.
La gestion de l’aménagement des salles de conférence, des postes de travail, des installations de l’entreprise et des zones de présentation est simplifiée avec Skedda. Avec la planification intelligente de Skedda, votre gestionnaire de salle de réunion robotisé, vous propose l’assistance suivante :
- Ajustements simples.
- Diverses options de personnalisation.
- Conditions de visibilité adaptables.
- Autorisations d’accès utilisateur simplifiées.
- Un aperçu clair de l’occupation du bureau pour des jours spécifiques.
Caractéristiques:
- Améliore l’environnement de travail global, de l’enregistrement au départ.
- Permet aux organisations d’automatiser et d’optimiser les procédures de réservation complexes.
- Donnez à vos utilisateurs la possibilité de réserver eux-mêmes rapidement depuis n’importe quel appareil.
- Loué pour son coût compétitif, sa mise en page conviviale, sa clarté d’utilisation et son service client exceptionnel.
Il offre la meilleure gestion possible des salles de conférence, notamment une connectivité fluide à Microsoft 365 et Google Workspace. Avec Skedda et un outil de prise de notes IA, vous êtes tous prêts pour des réunions efficaces et efficientes !
Accumulation EMS
Trouver le lieu de réunion idéal sur votre lieu de travail ou sur le campus est simple grâce au célèbre service de réservation de salles de réunion en ligne. Accumulation EMS.
Caractéristiques:
- Accédez à des informations importantes, telles que les dimensions de la salle et le nombre de places assises, tout en effectuant des réservations.
- Profitez de la flexibilité de bloquer des zones, des panneaux d’affichage des salles de conférence et des options de réservation mobile pour gérer les capacités des salles.
- Rendez votre campus ou lieu d’affaires plus sûr et plus hygiénique en automatisant la planification des procédures de nettoyage et d’assainissement.
- Réduisez les coûts de gestion et réduisez le temps passé à réserver des réunions.
- Créez des formulaires de réservation avec des directives spécifiques basées sur des attributs tels que le rôle ou l’ancienneté.
Ce logiciel de réservation vous permet de planifier rapidement et facilement des lieux de réunion comme des salles de réunion et des salles de conférence.
Certaines des fonctionnalités intéressantes qui ont retenu mon attention étaient ses panneaux de bureau frappants, ses agencements interactifs au sol et ses analyses pour augmenter la productivité, l’innovation et l’énergie générale de votre organisation.
Envoyé
Solutions innovantes Space Saver de Envoyé vous permettent d’accéder à davantage d’options d’espace de travail adaptées aux besoins de chaque membre de l’équipe. Imaginez que seulement une ou deux personnes réservent régulièrement vos plus grands espaces de réunion. Si tel est le cas, envisagez de transformer ces espaces en espaces de réunion plus petits ou d’ajouter des modules de réunion dans toute l’entreprise pour rendre votre espace de travail plus adaptable.
Caractéristiques:
- Des indications vertes, jaunes et rouges vous aident à localiser les endroits accessibles dans chaque pièce.
- Utilisez Slack ou Teams pour recevoir des alertes d’enregistrement et des rappels en temps opportun pour réserver des espaces plus petits ou des salles vacantes.
- Recevez des alertes immédiates par e-mail si une salle devient indisponible.
- À l’aide des fonctionnalités de localisation de l’application mobile Envoy, localisez et sécurisez l’hébergement disponible le plus proche.
- Protégez les conversations privées en ayant la possibilité de masquer les noms des réunions.
D’après mon expérience, Envoy réfléchit à de nouvelles idées pour utiliser votre espace, appuyées par des analyses approfondies. En utilisant ces informations, vous pouvez maximiser l’utilisation de votre espace et prendre des décisions éclairées qui vous feront économiser de l’argent.
Robin
Robin s’impose comme l’une des premières solutions qui viennent à l’esprit lorsqu’on pense à un logiciel de réservation de salles de conférence. J’ai utilisé le système de réservation de réunions de Robin et j’ai constaté que vous pouvez facilement réserver des salles de conférence, des bureaux, des postes de travail et d’autres espaces de bureau.
Cela maximise l’utilisation de votre espace et localise les endroits potentiels pour l’amélioration ou la réparation des équipements.
Caractéristiques:
- Vous pouvez immédiatement déterminer quelles chambres sont fréquemment réservées et très demandées.
- Une réservation de salle de réunion effectuée à l’aide de votre chaîne Slack sera automatiquement mise à jour dans votre agenda Google.
- Robin propose également des informations pertinentes sur le fonctionnement de vos salles de conférence et de vos bureaux.
- Tout tourne autour de l’amélioration et de l’optimisation de votre expérience de gestion de votre espace de travail.
La connexion facile de Robin avec des programmes bureautiques bien connus tels que Slack, Zoom et Google Calendar est l’un de ses principaux avantages.
Groupe
Comme beaucoup d’autres systèmes de réservation de salles de conférence, Groupe est conçu pour vous aider à tirer le meilleur parti de vos espaces de réunion. Grâce à la facilité de réservation sur plusieurs espaces de travail, j’ai pu facilement réserver les salles requises.
Caractéristiques:
- Grâce à leur application mobile, vous pouvez effectuer des réservations directement depuis votre téléphone, évitant ainsi de devoir vous connecter à un site Web.
- À la réception, vous pourrez vous enregistrer à l’aide d’une tablette et remplir tous les documents requis.
- Il propose également un système de gestion des invités sécurisé.
- Le système vous avertit instantanément par e-mail, SMS ou Slack que vos invités sont entrés dans le hall.
À l’extérieur de chaque salle de réunion, je pourrais facilement placer les écrans de la salle pour tablettes, permettant ainsi d’ajouter ou de supprimer des réunions en personne. Les plug-ins de calendrier de Teem facilitent votre processus de planification en simplifiant la planification des réunions sur des plateformes telles qu’Outlook, Office 365 et Google Calendar.
Application de salle de réunion
La technologie moderne facilite la planification et l’organisation des réunions d’affaires, simplifie les processus commerciaux et optimise l’utilisation de l’espace de bureau. En tant que plateforme avancée de planification et de gestion des salles de réunion et de conférence, MeetingRoomApp se démarque selon mon expérience.
Caractéristiques:
- L’éditeur Stylebook permet une personnalisation importante et une variété infinie d’arrière-plans d’applications.
- La configuration de l’identité de marque de votre entreprise est simple et rapide, et vous pouvez utiliser le mode sombre ou ajouter d’autres effets visuels.
- Les réunions peuvent être rapidement planifiées sur le panneau à écran tactile situé à la porte de la salle de conférence.
- Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent afficher instantanément les événements professionnels sur leur smartphone dans la salle de réunion.
Son tableau de bord et sa fonction de reporting sont un outil analytique qui fournit des informations sur les espaces de réunion les plus fréquemment utilisés et le comportement des utilisateurs.
CalendrierWiz
CalendrierWiz donne aux managers le pouvoir d’inviter des personnes à des événements et des réunions et leur donne la liberté de configurer plusieurs options de RSVP telles que « accepter », « peut-être » ou « refuser ».
Les membres du personnel peuvent améliorer leur logiciel de réservation de salles de conférence en développant des catégories à code couleur pour l’organisation des événements, des réunions et des tâches.
Caractéristiques:
- Les administrateurs peuvent personnaliser la conception de la plateforme pour qu’elle corresponde aux couleurs, aux logos et aux droits d’accès de leur marque.
- Les entreprises peuvent combiner la plateforme avec diverses solutions tierces grâce à l’interface de programmation d’application (API) qu’elle prend en charge.
- Des choix d’abonnement mensuels et annuels sont disponibles via CalendarWiz.
- Les utilisateurs peuvent accéder à un service client utile via une assistance par e-mail, un chat en direct, des FAQ et une documentation détaillée.
Les membres de l’équipe et les clients peuvent également suggérer des événements en fournissant des informations telles que le titre de l’événement, la catégorie ainsi qu’un jour et une heure potentiels.
Espace d’application
Les employés peuvent facilement confirmer les réservations de salles de conférence, les réservations de bureaux et les allocations de ressources via Espace d’application.
Caractéristiques:
- Créez un code QR pour vous enregistrer sans contact physique, permettant ainsi aux visiteurs et aux invités d’accéder aux espaces désignés.
- Pour trouver l’espace de travail le mieux adapté à vos besoins, utilisez des stations d’accueil intelligentes.
- Fusionnez les appareils et les capteurs IoT pour créer un lieu de travail hybride privilégiant la productivité et la sécurité.
- Appspace prend en charge divers choix matériels tels que des rondelles de bureau, des kiosques interactifs ou des panneaux de salle.
Ce que j’ai aimé de la plateforme, c’est le fait que vous pouvez facilement gérer ces réservations via votre intranet, votre courrier électronique, Microsoft Teams ou l’application spécifique Appspace Employee. Ainsi, vous avez la possibilité de planifier des jours à l’avance, lorsque vous vous rendez au bureau ou lorsque vous y êtes déjà.
UnSpot
Avec UnSpotvous pouvez déterminer rapidement les meilleurs jours pour inviter des personnes à des réunions en salle de conférence et en savoir plus sur la façon dont les salles de réunion sont utilisées, vous aidant ainsi à évaluer les besoins spatiaux de votre équipe.
Caractéristiques:
- Un système de réservation de bureaux, d’horaires de travail, d’analyse de bureau, d’outils de gestion de stationnement, de navigation et de cartes interactives sont tous inclus dans l’ensemble de la suite.
- Réservations rapides et faciles d’espaces de réunion à l’aide du calendrier de votre entreprise.
- UnSpot fournit des informations immédiates et en temps réel sur toutes les réservations et les chambres disponibles.
- Former un employé à l’utilisation du service ne prend que 10 minutes.
Votre équipe aura accès à un logiciel convivial qui simplifiera la réservation de salles de réunion via un ordinateur de bureau, une application mobile ou un écran de salle de réunion.
Condéco
Condéco fournit une méthode simple pour rassembler les gens, que ce soit physiquement, électroniquement ou les deux. Il simplifie la planification des réunions et s’intègre facilement à des applications bien connues comme Teams et Zoom.
Caractéristiques:
- En incluant des ajustements et des préférences, rendez vos réservations de salles de réunion plus uniques.
- Vous pouvez réserver rapidement des salles de conférence professionnelles et informelles adaptées à votre style de travail.
- La plateforme vérifie automatiquement la disponibilité d’une chambre à l’heure choisie.
- Trouvez rapidement les espaces de réunion disponibles en utilisant des critères tels que l’emplacement, la capacité ou les commodités.
Avec Condeco, vous pouvez choisir rapidement un lieu et une heure appropriés, vérifier la disponibilité de chacun et réserver votre réservation en quelques secondes. Fait intéressant, je pourrais exploiter diverses plates-formes comme Outlook, des appareils mobiles ou le portail Web Condeco.
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Accumulation
Utiliser efficacement l’espace disponible est essentiel pour gérer un espace de coworking. D’après mon expérience, vous pouvez garantir le bonheur des clients tout en réduisant les coûts d’exploitation en utilisant AccumulationLe système de réservation de salles de réunion et de conférence de .
Caractéristiques:
- Fusionne le programme pour améliorer la gestion de vos installations et faire des choix de maintenance éclairés.
- Utilisez un système de réservation de chambres centralisé pour rationaliser les responsabilités de planification.
- Vous pouvez simplifier l’administration des événements en proposant un guichet unique pour des tâches telles que la facturation.
- En activant des solutions de vidéoconférence prêtes à l’emploi, vous pouvez connecter du personnel distant.
Trouvez et réservez l’espace de travail idéal pour des réunions ou des tâches sur le campus ou au sein de votre immeuble de bureaux. La procédure de réservation proposée par le système Accruent est simple, flexible et sécurisée et se connecte sans effort à vos flux de travail actuels.
Kadence
À Kadence, travailler devrait vous responsabiliser plutôt que vous confiner, permettant aux gens d’exceller dans tout ce qu’ils entreprennent. Ce logiciel de réservation de salles de conférence crée le système d’exploitation du futur du travail, enrichissant la coordination des personnes, du temps et de l’espace pour aider les équipes à se sentir en confiance et habilitées à prendre les meilleures décisions.
Caractéristiques:
- Vous pouvez facilement réserver des lieux de réunion appropriés pour des réunions impromptues, où que vous soyez.
- Invitez les visiteurs tout en sélectionnant rapidement les commodités appropriées.
- Utilisez les notifications de rappels d’enregistrement pour augmenter la disponibilité des chambres.
- En quelques clics, vous pouvez réserver rapidement des salles de réunion directement depuis votre calendrier et inviter des collègues.
- Obtenez une image claire de qui est au bureau ou hors du bureau grâce à des informations de réservation précises.
Avec un protocole superficiel pour la location de locaux et le suivi du moment où les collègues utilisent l’espace, Kadence est un outil très convivial.
Fonctionnalités à rechercher dans un logiciel de planification de salles
Lorsque vous recherchez un logiciel de planification de salles, assurez-vous que le logiciel inclut les fonctionnalités suivantes :
- Capacités de reporting intégrées : assurez-vous que le logiciel de planification de réunions possède la capacité de générer des rapports standardisés dans différents formats.
- Intégration avec des outils tiers : le logiciel doit être capable de suivre les salles de réunion et l’utilisation des différentes ressources pour réduire les coûts encourus.
- Synchronisation en temps réel : le logiciel de réservation de salles de réunion doit disposer d’une base de données centralisée, qui doit être mise à jour en temps réel pour fournir les dernières informations sur les utilisateurs afin d’éviter les conflits de planification.
- Évolutivité : le logiciel doit être évolutif pour répondre aux besoins de l’organisation en matière de gestion de plusieurs sites et réservations sur différents fuseaux horaires.
- Tableau de bord centralisé : le calendrier et le tableau de bord centralisés pour vérifier la disponibilité des salles de réunion et visualiser les plans d’étage et l’espace des salles.
- Alertes et notifications par e-mail : le logiciel de planification de salles que vous envisagez d’opter doit être capable d’informer automatiquement les parties prenantes de l’état de leur demande, de leurs factures et d’autres communications connexes.
En dehors de cela, les fonctionnalités changeront en fonction de vos besoins, car après tout, ce logiciel est censé vous aider à effectuer le travail plus rapidement et avec moins de stress. Les rencontres étant inévitables, vous pouvez essayer celles qui correspondent à vos préférences et éventuellement affiner les combinaisons gagnantes.
Conclusion
Se tenir au courant des derniers développements technologiques et de la gestion de bureau nécessite de maintenir un espace de travail efficace. Les meilleurs outils de réservation de salles de conférence que j’ai trouvés utiles pour améliorer l’expérience de réunion sont présentés dans cet article.
En fin de compte, ces technologies permettent aux organisations d’économiser du temps et de l’argent en fournissant des solutions pratiques de gestion des ressources. Ces outils permettent aux entreprises de s’assurer que chaque réunion est productive et bien organisée.
Ensuite, essayez ces modèles de procès-verbaux de réunion pour une planification sans problème et une exécution parfaite.