Protégez vos données commerciales cruciales en formalisant un accord de confidentialité (AC) avec les acteurs concernés.
Toute entreprise détient des secrets commerciaux qui lui procurent un avantage sur ses concurrents. Les accords de confidentialité (AC) sont un outil essentiel pour la protection des informations sensibles et confidentielles. Ce contrat légal est établi entre deux ou plusieurs entités dans le cadre d’une relation de travail, d’une fusion ou d’une acquisition.
Si vous souhaitez mettre à l’abri vos idées et stratégies des regards extérieurs, tout en les partageant avec votre personnel, l’AC est la solution idéale.
Dans ce guide, nous examinerons l’AC et ses avantages. Continuez votre lecture pour déterminer les situations où il est judicieux de recourir à un AC et les actions possibles en cas de non-respect de cet accord.
Qu’est-ce qu’un AC ?
Un accord de confidentialité (AC), aussi appelé accord de non-divulgation, est un engagement contractuel juridique. Par un AC, une partie s’engage à partager des données confidentielles relatives à l’entreprise avec une autre partie. Cette dernière s’engage, en contrepartie, à ne pas révéler ces informations à quiconque durant une période spécifiée.
L’objectif des AC est de préserver les informations sensibles, la propriété intellectuelle (PI) et les secrets commerciaux contre toute divulgation à la concurrence. Ce type de contrat est généralement nécessaire lorsque deux parties envisagent une collaboration commerciale, tout en souhaitant protéger leurs propres intérêts.
Grâce à un AC, la divulgation d’informations sensibles relatives aux activités ou projets à des tiers est légalement prohibée. Les parties concernées par un AC peuvent être des employeurs et leurs employés ou sous-traitants, ou encore deux entreprises.
Types d’AC
Il existe plusieurs formes d’AC, et il est important de les connaître pour choisir celle qui correspond à vos besoins.
#1. AC unilatéral
Les AC unilatéraux sont des AC à sens unique. Dans ce cas, une seule des parties divulgue ses informations confidentielles à une autre partie qu’elle souhaite protéger. Ces AC sont signés lorsque des entreprises doivent communiquer des données sensibles à leurs employés, sous-traitants ou parties prenantes, et qu’elles souhaitent s’assurer que ces informations ne seront pas divulguées à des tiers. C’est pourquoi ce type d’AC est le plus courant.
#2. AC mutuel
Également appelés AC bidirectionnels ou bilatéraux, ces documents impliquent que les deux parties échangent des informations commerciales privées pendant les négociations, et que des restrictions sont imposées quant à la manière dont l’autre partie peut utiliser et diffuser ces informations. Les AC mutuels sont fréquemment rencontrés dans les opérations de fusions-acquisitions, de rachats d’entreprises et de coentreprises.
Quand utiliser un AC ?
Recrutement de personnel
Lors du recrutement d’un employé, vous lui donnez accès à un éventail de données confidentielles et exclusives. Par conséquent, les employeurs doivent exiger la signature d’un AC par leurs employés afin de protéger les informations et d’empêcher la divulgation de données sensibles, que ce soit dans l’immédiat ou à l’avenir.
Un employé sur le point de quitter l’entreprise pourrait partager des informations sensibles lors d’un entretien d’embauche. Il est donc nécessaire d’interdire ce partage avec des employeurs potentiels par le biais d’un AC.
Recours à des prestataires
De nombreuses sociétés préfèrent faire appel à des travailleurs indépendants ou à des entrepreneurs pour des missions temporaires. Ces derniers doivent également accéder à des données sensibles et à des secrets commerciaux pour comprendre le fonctionnement de l’entreprise et fournir leurs services. Il ne faut pas ignorer la nécessité de signer des AC avec ces prestataires lors de leur embauche.
Intégration de nouveaux clients
Lorsque vous commencez à proposer des services à un nouveau client, vous avez accès à des informations confidentielles concernant cette entreprise. Dans ce cas de figure, vous devez également signer un AC précisant les utilisations autorisées des données partagées.
Conclusion de partenariats commerciaux
Toute relation commerciale doit être fondée sur la confiance. Pour établir cette confiance, les AC sont fondamentaux, car ils garantissent les limites de l’utilisation des informations partagées. Les entreprises qui envisagent une collaboration par le biais de fusions ou d’acquisitions doivent notamment accorder une attention particulière à la signature d’un AC.
Étant donné que ces entreprises doivent échanger des données financières et opérationnelles cruciales durant la phase de due diligence, les AC garantissent la manière dont ces informations seront exploitées.
Vente de produits ou de services
Lors de la vente d’un produit ou d’un service, il est possible que le destinataire partage des informations sensibles avec une tierce partie. C’est là qu’il est essentiel de conclure un AC avec le destinataire pour protéger les informations relatives à vos offres.
Avantages d’un AC
#1. Définition précise des informations confidentielles
Un AC permet de définir clairement les informations considérées comme confidentielles. Ainsi, si vous communiquez des informations sensibles à une autre partie, assurez-vous que cette définition soit la plus large possible.
#2. La confiance nécessaire pour partager des données sensibles
Les entreprises qui manipulent des données sensibles et précieuses peuvent hésiter à les partager avec des tiers. Cela pourrait limiter les opportunités commerciales et les relations. Un AC leur permet de rester sereines et de partager des données en toute confiance.
#3. Un atout pour attirer les investisseurs
Les investisseurs sont plus enclins à investir dans une entreprise qui prend des mesures pour protéger ses informations confidentielles au moyen d’AC. Par conséquent, un accord de confidentialité peut attirer des capitaux pour les entreprises en pleine croissance.
#4. Protection des informations privées
L’avantage principal des AC est la protection des informations essentielles (secrets commerciaux, données financières, listes de clients, etc.) contre toute diffusion à des tiers non autorisés. La signature d’un AC par les employés et autres partenaires commerciaux garantit la confidentialité.
#5. Maintien d’un avantage concurrentiel
Les AC sont indispensables pour les secteurs qui gèrent de la propriété intellectuelle et des secrets commerciaux. Ces accords permettent aux entreprises de garder leurs informations et leurs stratégies confidentielles, et ainsi de conserver une longueur d’avance sur la concurrence.
#6. Un document juridique opposable
En cas de violation d’un AC, la partie lésée peut engager une action en justice contre l’autre partie afin d’obtenir réparation pour le préjudice subi. La signature d’un AC offre un cadre juridique pour intenter une action en justice si nécessaire.
#7. Renforcement du pouvoir de négociation
Les accords de confidentialité sont également précieux pour les parties impliquées dans des discussions avec des investisseurs ou des clients potentiels. Grâce à un AC signé, vos informations sensibles bénéficient d’une protection légale. Cela vous permet de négocier en position de force.
#8. Garantie de la conformité
La conformité réglementaire est un élément clé du monde des affaires. Les entreprises des secteurs de la santé, de la finance et de la technologie doivent respecter des réglementations strictes concernant le traitement des informations confidentielles.
Avec les accords de confidentialité, les entreprises peuvent assurer leur conformité en fournissant des directives claires et précises sur le traitement et le partage des données. Les AC leur permettent également d’éviter les sanctions légales et les amendes en cas de non-conformité.
#9. Facilitation de la collaboration
Même si une information est confidentielle, il est parfois indispensable de la partager avec vos partenaires et collaborateurs. Un AC permet de partager des informations sensibles de manière sécurisée lors de projets communs ou de collaborations, sans aucun risque.
#dix. Établissement de la confiance
La signature d’un AC témoigne de votre sérieux quant à la protection des données sensibles. Elle démontre également votre engagement à protéger la propriété intellectuelle de votre entreprise, ce qui contribue à instaurer la confiance avec vos parties prenantes. Elle améliore également l’image de marque et la réputation de votre entreprise sur le marché.
Éléments essentiels d’un AC
Parties à l’accord
L’élément le plus fondamental d’un accord de confidentialité est l’identification des parties concernées. Chaque AC doit préciser les parties qui sont soumises à l’accord. La partie qui reçoit les informations sensibles peut être un particulier, tous les employés d’une entreprise, ou tout représentant de l’entreprise.
Les entreprises doivent également se définir clairement dans l’AC. Notamment lorsque des entreprises aux structures juridiques complexes font partie d’un AC, il est essentiel de spécifier quelle entité juridique détient les informations.
Définition claire des informations confidentielles
Il s’agit probablement de l’un des éléments les plus délicats à définir correctement. Cependant, un AC doit indiquer clairement quelles sont les informations considérées comme confidentielles dans le cadre du contrat.
Les entreprises ne doivent pas partir du principe que toutes les parties comprennent la nature des informations exclusives. Il est donc de leur responsabilité d’identifier et de mentionner les informations qui ne doivent pas être communiquées à des tiers.
Lors de la définition des informations confidentielles, il existe un risque de les divulguer dans l’AC lui-même. C’est pourquoi les entreprises ont généralement recours à une définition large de la confidentialité.
Exclusions de l’AC
Dans certains cas, il est plus simple de définir ce qui n’est pas confidentiel que de définir ce que vous considérez comme sensible. Si vous êtes dans ce type de situation, vous pouvez indiquer dans l’AC que toutes les informations partagées avec une partie externe seront considérées comme confidentielles, à l’exception de celles mentionnées.
Utilisations appropriées des informations
Ce n’est pas parce qu’une information n’est pas considérée comme confidentielle que les parties peuvent l’utiliser à des fins personnelles. Par exemple, le fonctionnement interne d’une organisation peut ne pas être une information confidentielle.
Cependant, une partie ne doit pas communiquer ces informations à un concurrent afin d’en tirer un profit financier ou de les reproduire dans sa propre entreprise. Par conséquent, les AC doivent toujours préciser comment la partie externe peut utiliser les informations non confidentielles auxquelles elle a accès.
Durée de validité
Votre AC doit inclure la durée de validité du contrat. Certaines informations perdent de leur valeur avec le temps, voire deviennent obsolètes, notamment celles liées à la recherche et au développement. Les parties doivent tenir compte de leur situation et préciser la durée d’application de l’AC.
Autres dispositions
Il est inutile de préciser que les AC peuvent être personnalisés pour répondre à vos besoins spécifiques. Par exemple, les agences gouvernementales peuvent avoir besoin d’inclure des clauses strictes pour préserver la confidentialité des informations sensibles.
De même, un AC peut également mentionner les lois et réglementations applicables. Par conséquent, vous devez inclure d’autres clauses appropriées dans votre AC, en fonction des besoins de votre secteur d’activité.
Conséquences du non-respect d’un AC
Les conséquences d’une violation d’un accord de confidentialité (AC) varient en fonction des termes de l’accord, de la juridiction et d’autres facteurs. Voici quelques-unes des conséquences courantes :
#1. Action en justice
Si vous êtes la partie lésée par la violation d’un AC, vous pouvez engager une action en justice contre la partie impliquée dans la violation. Ces actions peuvent aller du dépôt d’une plainte à la recherche d’une injonction, en passant par un mode alternatif de résolution des différends.
#2. Conséquences financières
Certains AC prévoient des sanctions financières en cas de violation. Ces sanctions sont souvent détaillées dans l’accord lui-même, ou peuvent être déterminées par un tribunal.
#3. Résiliation de contrat
En cas de non-respect d’un AC, une personne peut être licenciée de son poste d’employé ou de prestataire. Le risque de cette conséquence est élevé lorsque la possibilité de résiliation était une clause du contrat.
#4. Atteinte à la réputation
Les personnes impliquées dans des violations d’AC peuvent également subir des atteintes à leur réputation, notamment via les plateformes de réseaux sociaux. Cela donne une image négative du délinquant, qui risque de perdre la confiance de son entourage et des opportunités commerciales futures.
#5. Accusations pénales
Dans certains cas, le non-respect d’un AC peut même entraîner des accusations pénales. Par conséquent, toutes les parties doivent être très vigilantes quant à la divulgation d’informations relatives à la sécurité nationale, aux secrets gouvernementaux ou à d’autres données essentielles.
Que se passe-t-il à l’expiration d’un AC ?
Avant de vous engager dans un AC, il est essentiel d’avoir une idée claire de ce qui se passe après l’expiration de l’accord. Chaque AC prévoit une durée de validité, qui précise la période d’application de ce contrat légal. Lorsque cette période prend fin ou arrive à son terme, les parties ne sont plus légalement tenues de préserver la confidentialité des informations.
Cela signifie que les informations mentionnées dans l’AC ne sont plus considérées comme légalement protégées et que leur divulgation n’entraîne pas de conséquences juridiques. Toutefois, si les informations confidentielles sont protégées par d’autres lois ou accords, elles doivent rester privées.
Parfois, les accords de confidentialité contiennent des clauses stipulant que certaines informations restent confidentielles même après l’expiration de l’AC. Dans ce cas, le destinataire est toujours lié par les dispositions de confidentialité relatives à ces informations.
Modèles d’AC
#1. LegalZoom
LegalZoom propose des modèles d’AC pour les coentreprises, l’embauche d’employés ou de sous-traitants, les commentaires sur le plan d’affaires et le partage d’informations avec une seule partie. Vous devez fournir des informations de base sur l’AC, et la plateforme se chargera de les intégrer au document.
Après avoir fourni toutes les informations nécessaires, l’AC est prêt. Vous pouvez vous connecter à cette plateforme avec votre compte et utiliser l’accord.
#2. LegalTemplates
LegalTemplates est une ressource où vous trouverez des modèles d’AC gratuits. Vous pouvez y choisir un modèle d’AC standard, pour un emploi, un achat ou une invention.
Vous devez renseigner des informations telles que la partie divulgatrice, la partie destinataire, les conditions de confidentialité et les détails de l’accord, puis vous pouvez préparer votre AC au format PDF ou Word. Vous pouvez également prévisualiser l’AC avant de l’enregistrer et de le télécharger.
En conclusion
Les accords de confidentialité (AC) constituent un outil puissant dans le monde des affaires pour protéger les informations confidentielles. En obligeant vos employés, partenaires et autres parties prenantes à signer un AC, vous pouvez protéger la propriété intellectuelle de votre entreprise et conserver un avantage concurrentiel sur le marché.
Maintenant que vous savez quand recourir à un AC, vous pouvez en créer un en utilisant les modèles mentionnés ci-dessus. De plus, vous pouvez solliciter l’aide de prestataires de services juridiques à cet effet.