Pourquoi gaspiller temps et ressources en impressions, scans et télécopies, quand une signature numérique peut simplifier vos processus ?
Alors que le travail s’affranchit de plus en plus des contraintes géographiques, la signature numérique s’impose comme un outil clé pour les entreprises opérant à l’international. Ces signatures, à la fois sécurisées et juridiquement reconnues, permettent aux organisations de signer rapidement des contrats de manière dématérialisée.
Avant l’avènement des signatures électroniques, les entreprises du monde entier consacraient des sommes considérables de temps et d’argent à la gestion de documents papier. Mais ce n’est pas le seul inconvénient : les documents physiques sont aussi vulnérables. Ils peuvent aisément être perdus, détériorés, falsifiés ou modifiés.
De plus, les exigences du monde des affaires à l’ère numérique sont en constante évolution. Remplacer la paperasse par des solutions numériques efficaces et rationalisées semble être la seule voie à suivre pour l’avenir.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Les signatures électroniques représentent une alternative numérique aux signatures manuscrites traditionnelles. Bien que le gain de temps soit un avantage majeur dans le contexte actuel, il est loin d’être le seul bénéfice qu’elles procurent.
Elles se distinguent par leur praticité, leur sécurité et leur valeur juridique. En fait, elles offrent un niveau de sécurité accru comparé aux signatures traditionnelles, réduisant ainsi les risques et protégeant les intérêts des individus et des entreprises.
Comment fonctionnent les signatures numériques ?
Lorsqu’un document est signé via une plateforme de signature numérique, un algorithme mathématique basé sur le protocole PKI (Infrastructure à Clé Publique) génère deux clés : une clé privée et une clé publique.
Lorsque vous apposez votre signature, soit en la saisissant, soit en la dessinant, la signature numérique est créée en utilisant votre clé privée. Mais comment cette clé est-elle générée ?
L’algorithme mathématique entre en action, prend vos données et crée un « hachage ». Il crypte ces données, et le résultat est votre clé privée, qui constitue en fait votre signature électronique.
Quand votre destinataire reçoit le document, il possède une copie de votre clé publique. Comment vérifier que la signature est bien la vôtre et qu’elle est valide ? La clé publique permet de comparer les valeurs de hachage et de décrypter les données, authentifiant ainsi la signature électronique. Une différence entre ces valeurs indique une signature non valide.
Les signatures numériques sont également soutenues par des certificats électroniques contenant des informations personnelles telles que le nom, l’adresse e-mail et la localisation, servant à confirmer l’identité du signataire.
Comment les signatures numériques garantissent-elles la conformité légale ?
Les fournisseurs de solutions de signature électronique utilisent le protocole PKI et le chiffrement des données pour assurer la confidentialité. Ils garantissent la conformité aux lois sur les signatures électroniques définies par le droit national et international.
De plus, ils adhèrent à des normes sectorielles, comme le Règlement général sur la protection des données (RGPD), la norme internationale pour la sécurité de l’information (ISO 27001) et le contrôle des systèmes et des organisations (SOC) de l’AICPA.
Ces règles et réglementations confèrent aux signatures numériques une valeur juridique. Il est cependant crucial de noter que les exigences réglementaires varient d’un pays à l’autre.
Exemples d’utilisation des signatures électroniques
Les signatures numériques s’appuient sur diverses technologies de chiffrement pour minimiser la perte de données et éliminer les risques de perte, de falsification ou d’altération de documents. Compte tenu de ces avantages, voici quelques cas d’utilisation où les signatures électroniques améliorent la productivité des équipes :
| Équipes | Utilisations |
| RH | Intégration, évaluations de performance, accords de confidentialité, etc. |
| Ventes et Marketing | Formulaires fiscaux, contrats d’achat, contrats de sous-traitance, etc. |
| Juridique | Accords de confidentialité, contrats, conformité, renonciations, etc. |
| Comptabilité | Formulaires fiscaux, contrats d’achat, contrats de sous-traitance, etc. |
| Informatique | Factures, notes de frais, approbations de gestion de politiques, etc. |
| Finance | Contrats, propositions, commandes, devis, offres spéciales, formulaires de décharge, etc. |
| Approvisionnement | Transfert d’actifs, signatures d’approbation, demandes de modification du système, etc. |
Bien que la signature numérique soit adaptée à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité, examinons quelques exemples d’utilisation spécifiques à certains domaines :
- Assurances
- Immobilier
- Industrie manufacturière
- Santé
- Enseignement supérieur
- Organisations à but non lucratif
- Commerce de détail
- Informatique et technologie
- Publicité
- Secteur public
Tous ces secteurs peuvent bénéficier des signatures électroniques pour l’intégration, la gestion des employés et des politiques, la logistique, les factures, les devis, les propositions, les accords de confidentialité et les contrats.
Signatures numériques avec PandaDoc
Face à la multitude de fournisseurs de signatures électroniques, comment faire le bon choix ? Surtout que le choix d’un prestataire non conforme aux lois peut exposer votre entreprise à des complications légales.
PandaDoc, adopté par plus de 50 000 utilisateurs, se distingue comme un prestataire de premier plan. Sa conformité SOC, RGPD et PKI de l’AICPE garantit la sécurité et la valeur juridique de vos signatures.
De plus, PandaDoc offre une gestion complète du cycle de vie des documents, de la signature numérique à la gestion des contrats (CLM), avec des fonctionnalités avancées surpassant celles des outils de base.
Grâce à son logiciel d’automatisation documentaire tout-en-un, vous réduisez les délais et les coûts tout en optimisant la relation client.
PandaDoc : Principales fonctionnalités
Outre une interface intuitive, un excellent support client et de nombreuses intégrations, PandaDoc est particulièrement apprécié pour :
Offre des signatures gratuites et illimitées
PandaDoc vous permet de signer des documents électroniquement où que vous soyez. Vous pouvez finaliser des transactions cruciales en quelques clics, tout en garantissant la sécurité de vos données. Une application mobile permet de suivre en temps réel le cycle de vie des contrats.
PandaDoc se distingue en offrant un nombre illimité de téléchargements et de signatures de documents, même avec son offre gratuite.
Priorise la confidentialité et assure la conformité légale
PandaDoc est conforme aux normes UETA, ESIGN et HIPAA. Cela signifie que les documents signés via PandaDoc sont non seulement conformes aux exigences légales en vigueur, mais aussi qu’ils protègent votre droit à la vie privée.
De plus, PandaDoc est certifié AICPA SOC 2 Type II, attestant de sa conformité aux critères de services définis par l’American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Cette certification est cruciale pour les entreprises traitant des informations sensibles, car elle garantit la confidentialité, l’intégrité et la sécurité des données.
Mais ce n’est pas tout !
Garantit une sécurité avancée
Lorsque vous signez un document avec PandaDoc, vous recevez un certificat électronique confirmant sa légitimité. Ce certificat vous donne accès au nom, à la signature, à l’adresse e-mail vérifiée et à l’adresse IP du destinataire, ainsi qu’à l’horodatage du document signé.
Pour les documents PDF, PandaDoc offre une sécurité renforcée avec une clé de chiffrement privée pour confirmer l’authenticité.
Prend en charge différents types de fichiers
Si vous deviez utiliser une plateforme différente pour chaque type de fichier à signer, vous perdriez beaucoup de temps, inutilement !
PandaDoc vous permet de signer des fichiers PDF, JPG ou DOCX, le tout au sein d’un même flux de travail. PandaDoc prend en charge les formats suivants : Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG et PNG.
Aide à suivre automatiquement la signature électronique
La sécurité des données étant primordiale pour PandaDoc, il offre un suivi automatisé des signatures électroniques. Chaque document signé est associé à une piste d’audit permettant de visualiser qui a consulté, accédé ou signé un document et à quel moment.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour gérer plusieurs signatures de documents simultanément, assurant ainsi un contrôle et une visibilité complète. De plus, avec l’historique des versions, vous pouvez basculer entre les différentes itérations de vos documents, et ainsi connaître les modifications apportées.
Principales fonctionnalités de PandaDoc
Pour les entreprises souhaitant optimiser leurs flux de travail documentaires, accélérer les processus et améliorer leur retour sur investissement, PandaDoc est plus qu’une simple plateforme de signature électronique. Voici pourquoi :
#1. Signature et suivi
- Activer l’ordre de signature : Si vos contrats ou propositions requièrent plusieurs signatures, cette fonctionnalité est essentielle. Vous désignez des destinataires, attribuez des rôles, les placez dans l’ordre requis et automatisez la distribution. PandaDoc notifie chaque signataire par e-mail.
- Envoyer une demande de signature : Vous avez besoin de la signature d’un collègue ou d’un client ? PandaDoc permet l’envoi de demandes, que vous pouvez automatiser en quelques clics.
- Suivi des documents : Soyez notifié dès qu’un document est signé. De plus, une piste d’audit vous informe de qui a consulté ou signé les documents que vous avez envoyés.
#2. Contenu automatisé
- Ajouter des espaces réservés de contenu intelligent : le contenu intelligent réduit les erreurs et fait gagner du temps dans la création de documents. Définissez des espaces réservés pour ne rien oublier.
- Personnaliser votre contenu : optez pour un contenu conditionnel pour créer des modèles avec des règles, permettant de générer un contenu adapté aux besoins de chaque client.
- Définir des règles pour améliorer la collecte de données : configurez des champs conditionnels afin de guider les destinataires et de simplifier la collecte de données ou la personnalisation.
#3. Devis avancés
- Personnaliser les devis pour vos clients : créez des devis personnalisés avec le générateur de devis.
- Définir une tarification spécifique : choisissez parmi des tarifs fixes, récurrents ou basés sur le volume, et recevez des paiements via le réseau ACH.
- Intégrer des catalogues de produits : Créez et intégrez facilement des catalogues de produits dans vos devis.
- Regrouper les produits dans un bundle : créez des groupes de produits pour optimiser les ventes.
PandaDoc permet également de créer un espace de travail pour répartir les tâches entre les équipes et gérer les autorisations. Vous pouvez consulter les historiques de versions des documents et les rechercher via des filtres spécifiques.
Toutes ces fonctionnalités sont disponibles avec les plans Business ou Entreprise et permettent de moderniser vos opérations et d’éliminer les pratiques manuelles et chronophages.
Tarifs et forfaits
PandaDoc propose un plan gratuit permettant de télécharger et de signer un nombre illimité de documents électroniquement.
Cependant, les fonctionnalités avancées comme le contenu intelligent ou le générateur de devis sont incluses uniquement dans les plans payants. Voici un aperçu des plans tarifaires de PandaDoc :
- Essentiels : 19 $ par utilisateur/mois facturés annuellement, avec un éditeur glisser-déposer, une piste d’audit, plus de 750 modèles et une assistance 24/7.
- Entreprise : 49 ₹ par utilisateur/mois facturés annuellement, avec les intégrations CRM et Zapier, les flux de travail d’approbation, une bibliothèque de contenu et la personnalisation de la marque.
- Entreprise : tarification personnalisée avec renouvellements, verrouillage, espaces de travail illimités, rôles personnalisés et accès à QES, la forme la plus sécurisée de signatures électroniques.
Le contenu intelligent et le générateur de devis peuvent être ajoutés en option payante à votre plan.
PandaDoc est-il facile à utiliser ?
Vous pouvez essayer PandaDoc gratuitement pendant 14 jours. Une fois inscrit, vous êtes invité à tester la signature électronique ou l’automatisation de votre flux de travail.
La première option permet de télécharger et de signer des fichiers (PNG, JPG, DOCX, etc.), tandis que la seconde vous aide à gérer le cycle de vie des contrats, la création de documents, les factures, les devis, et plus encore !
Trouvez tout ce dont vous avez besoin à portée de main
Avec son interface intuitive, PandaDoc simplifie la navigation grâce à son menu situé à gauche. Vous y trouverez les documents, modèles, formulaires, la bibliothèque de contenu, les contacts, les modules complémentaires et les rapports.
La section « Documents » affiche les renouvellements à venir et les contrats expirant prochainement, ou vous permet d’en créer de nouveaux.
La galerie de modèles propose plus de 750 options dans différentes catégories (formulaires, factures, propositions). Quel que soit votre secteur d’activité, la galerie de PandaDoc offre des modèles adaptés à vos besoins.
Vous pouvez choisir un type de formulaire entre décontracté, moderne ou simple. La création d’un formulaire est aussi simple que celle d’un document grâce à l’éditeur glisser-déposer.
La bibliothèque de contenu, le catalogue et les rapports sont disponibles dans cette section, en plus de votre boîte de réception et de vos contacts. La bibliothèque de contenu rassemble des blocs que vous pouvez utiliser pour créer vos propres modèles. Le catalogue vous permet de créer facilement un catalogue de produits. Les outils de création de rapports de PandaDoc (historique des versions, piste d’audit) vous aident à suivre vos documents.
Envoyez des propositions impeccables en quelques minutes
Sur l’écran d’accueil, vous suivez votre activité en temps réel. Pour envoyer un document rapide (proposition, contrat, facture), sélectionnez un modèle, personnalisez-le, ajoutez un destinataire et c’est prêt. C’est la simplicité d’utilisation de PandaDoc.
Vous pouvez ajouter des blocs de contenu (texte, tableaux, médias enrichis) et définir les champs à remplir par le destinataire. Si vous souhaitez en savoir plus, demandez une démonstration à l’équipe PandaDoc.
Conclusion
PandaDoc se distingue par son approche tout-en-un, son interface simple et son support client par chat en direct. L’éditeur glisser-déposer, associé à des commandes de signature spécialisées et des outils de personnalisation, accélère de 28 % les processus de clôture.
Si vous êtes encore indécis, testez la fonctionnalité eSign gratuite, idéale pour les startups, les PME et les particuliers. Vous pourrez ensuite passer à un plan qui vous convient mieux après un essai de 14 jours.
Vous pouvez ensuite vous pencher sur d’autres solutions de signature électronique pour vos documents personnels et professionnels.