Optimisez la gestion des achats de votre PME grâce à ces solutions logicielles d’approvisionnement de premier plan.
La gestion du processus d’approvisionnement est une tâche complexe, englobant les achats, les stocks, les commandes, les factures, les fournisseurs et les paiements. Son importance pour la réussite d’une entreprise est indéniable. C’est pourquoi les entreprises ont tout intérêt à automatiser et à gérer ce processus grâce à des applications spécialisées.
Attendre le dernier moment pour adopter un logiciel d’approvisionnement dans votre entreprise peut entraîner des complications dues à des traitements manuels. Il est donc judicieux de commencer à implémenter ces outils dès que vous constatez des inefficacités dans vos processus manuels.
Explorons ensemble les fondements des logiciels d’approvisionnement et examinons les meilleures options disponibles sur le marché.
Qu’est-ce qu’un logiciel d’approvisionnement ?
L’approvisionnement concerne l’identification et l’acquisition des biens et services nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise. Un logiciel d’approvisionnement est donc une solution métier qui automatise les différentes étapes du processus d’approvisionnement.
Qu’il s’agisse de l’analyse des dépenses, de la gestion des contrats ou du traitement des paiements, ces outils vous permettent de contrôler chaque étape du processus. Ils peuvent également s’intégrer à divers systèmes ERP pour une meilleure fluidité.
De plus, certaines solutions permettent à tous les employés d’accéder et d’effectuer des tâches depuis une plateforme centralisée, avec des autorisations définies pour chaque utilisateur.
À quoi servent ces outils ?
Un logiciel d’approvisionnement peut automatiser de nombreuses tâches pour simplifier le processus d’achat de votre équipe. Les employés peuvent passer des commandes où qu’ils soient et communiquer avec leurs collègues. Voici les principales fonctions de ces logiciels :
- Créer et vérifier les bons de commande
- Automatiser l’envoi de bons de commande électroniques
- Envoyer des rappels concernant les commandes récentes et les annulations
- Transférer les commandes en attente au personnel concerné pour action
- Effectuer des transactions financières et de gestion des stocks après réception des commandes
- Anticiper les pénuries en maintenant un niveau de stock adéquat
- Recueillir et analyser les données pour optimiser la rentabilité
- Simplifier les processus de normalisation sur diverses plateformes
Examinons maintenant quand l’utilisation de logiciels d’approvisionnement est appropriée.
Qui utilise un logiciel d’approvisionnement ?
Vous aurez besoin d’un logiciel d’approvisionnement si vous achetez régulièrement de grandes quantités de matières premières, de matériel informatique ou de fournitures de bureau. En résumé, toute entreprise qui achète fréquemment des fournitures auprès de fournisseurs externes et souhaite améliorer la transparence de son système d’approvisionnement pourrait en bénéficier.
Les types d’entreprises suivants utilisent fréquemment des outils d’approvisionnement :
- Fabricants de biens de consommation et d’appareils électroménagers
- Constructeurs automobiles
- Entreprises de commerce électronique et de vente au détail
Il existe également des entreprises spécialisées qui utilisent ces logiciels, notamment les consultants ou les agences d’approvisionnement.
De nombreuses marques externalisent leurs opérations d’approvisionnement à ces agences pour des raisons pratiques et économiques. Des entreprises comme Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide ou Accenture sont des leaders dans le domaine du conseil en achats.
Comment les logiciels d’approvisionnement aident-ils les entreprises ?
#1. Automatisation des achats
L’automatisation des processus métier est un phénomène en expansion, et l’approvisionnement n’y fait pas exception. Un logiciel d’approvisionnement permet d’automatiser l’intégralité du processus d’achat.
De l’identification des fournisseurs à leur enregistrement, de la sélection des produits au contrôle qualité et à la signature des contrats, tout est regroupé au sein d’une même solution.
Dans la plupart des cas, l’outil traite automatiquement les demandes d’achat de fournitures en interne. Il suffit de l’approbation d’un responsable avant d’envoyer la commande d’achat.
#2. Transparence des achats
Les parties prenantes de l’entreprise, telles que les responsables et les directeurs financiers, peuvent consulter les tendances d’achat via un logiciel centralisé. Inutile de multiplier les démarches pour obtenir des rapports d’achat.
De plus, l’outil assure le suivi de chaque étape jusqu’à la finalisation de l’accord, garantissant une transparence accrue afin de prévenir la corruption.
#3. Optimisation des approbations
Ces outils sont équipés d’algorithmes intelligents permettant de distinguer les demandes d’achat légitimes de celles qui pourraient être superflues. Par conséquent, les gestionnaires d’approbation ne reçoivent que des demandes d’achat authentiques la plupart du temps. Les responsables peuvent alors approuver rapidement les commandes.
#4. Visibilité sur les dépenses
Le tableau de bord de l’outil affiche instantanément les dépenses globales de l’entreprise pour les achats de fournitures, ainsi que les informations relatives aux fournisseurs et aux montants payés. Cela facilite la budgétisation des projets et permet d’éviter les achats inutiles.
Fonctionnalités à rechercher lors du choix d’un logiciel d’approvisionnement
La plupart des outils d’approvisionnement offrent un ensemble standard de fonctionnalités. Cependant, avant d’en choisir un, assurez-vous qu’il propose au minimum les fonctionnalités suivantes :
- Un tableau de bord de gestion des fournisseurs pour intégrer de nouveaux fournisseurs ou réviser les contrats avec les fournisseurs existants.
- Une fonction de découverte de fournisseurs.
- Un utilitaire de gestion des risques pour bloquer les dépenses inutiles ou les commandes abusives.
- Une fonctionnalité d’audit pour contrôler les bons de commande et les paiements des fournisseurs.
- Une fonctionnalité de budgétisation pour définir des budgets mensuels ou trimestriels et maîtriser les achats.
- Une fonctionnalité de communication pour informer l’utilisateur des nouvelles commandes, factures et échéances.
- Une version mobile pour le suivi des dépenses, l’approbation des commandes et la finalisation des transactions.
- La possibilité de définir la politique d’achat de l’entreprise.
- La possibilité de créer des flux de travail d’approvisionnement personnalisés si le logiciel manque de modèles pour certains scénarios d’achat.
Maintenant que vous avez une idée du concept de cet outil et des tâches qu’il peut réaliser, examinons les meilleurs logiciels d’approvisionnement pour les PME.
Précoro
Pour les petites et moyennes équipes, Precoro peut simplifier le processus d’achat et éliminer le travail manuel. Cela vous permet d’économiser un temps et un argent précieux et de vous concentrer sur des tâches plus urgentes.
Ce logiciel novateur et rapide permet d’optimiser le système Procure-to-Pay de votre organisation pour une meilleure efficacité de travail. Il gère efficacement les tâches du processus d’achat, notamment les demandes, les commandes et la facturation.
De plus, Precoro améliore votre système d’achat en rationalisant votre flux d’approbation. Les étapes du flux de travail, telles que les demandes, les bons de commande, l’approbation, la facturation et la gestion des factures, peuvent être effectuées électroniquement grâce à cet outil.
L’application facilite également le contrôle des processus, l’approbation et l’analyse des dépenses en déplacement.
Grâce à cette solution fiable, les entreprises peuvent bénéficier de rapports réguliers et d’analyses de données. Les rapports détaillés et complets couvrent tous les processus de l’organigramme et les données d’approvisionnement.
De plus, ces rapports permettent de suivre et de corriger les erreurs, de personnaliser les formats de rapport pour les parties prenantes et d’exporter des données en temps réel pour l’analyse comptable et financière.
Kissflow
Vous souhaitez maîtriser le processus Procure-to-Pay tout en conservant une flexibilité suffisante ? Kissflow vous le permet grâce à sa solution simple et personnalisable. Pour les demandes d’achat, il propose des formulaires intuitifs qui facilitent la collecte, la validation et le suivi des demandes.
Une fois qu’une demande est approuvée, il génère automatiquement des commandes et émet des bons de commande. Pour la gestion des fournisseurs, cet outil propose un portail efficace pour l’intégration, la gestion et la maintenance des informations relatives aux fournisseurs.
Avec cette application, il devient possible d’approuver les factures en déplacement. Elle prend également en charge le rapprochement automatisé à trois voies, en vérifiant les factures par rapport aux contrats, aux bons de commande et aux feuilles de présence.
Kissflow peut également générer des informations exploitables basées sur les données relatives aux tendances d’achat, aux dépenses et aux performances des fournisseurs. Les utilisateurs peuvent générer des rapports instantanés incluant des paramètres personnalisables.
Il prend également en charge l’intégration transparente avec divers outils tiers. Éliminez toute redondance en l’utilisant avec diverses applications ERP et financières, telles que Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP et NetSuite. Cette solution offre également des plugins et des API puissants.
Team Procure
Pour les PME, il est temps de simplifier le processus d’approvisionnement avec Team Procure. Ce logiciel peut également répondre aux besoins des entreprises qui gèrent des opérations d’approvisionnement complexes à l’échelle internationale.
Cette plateforme unique basée sur le cloud peut gérer toutes vos approbations, vos bons de commande et votre inventaire. En ce qui concerne les demandes d’achat, la solution peut les trier en fonction du budget, du service et de la priorité. À partir de ces demandes, les utilisateurs peuvent également générer des bons de commande et contrôler les délais de livraison.
Team Procure offre également une fonction de matrice de prix, qui permet aux entreprises de gérer les offres de plusieurs fournisseurs en sélectionnant le soumissionnaire le plus bas. Les besoins des organisations étant variés, cette fonction permet de créer des flux d’approbation personnalisés.
Ici, l’intégration des fournisseurs et des vendeurs est simplifiée. De plus, la plateforme intègre des indicateurs clés de performance (KPI) pour le suivi des performances. Même si vous avez des entrepôts à plusieurs endroits, cet outil vous aide à disposer d’un système de gestion d’entrepôt intégré. Vous pouvez également intégrer son service à votre système existant via une API personnalisée.
ProcurementExpress
ProcurementExpress est un logiciel d’approvisionnement idéal pour rationaliser tous les flux de travail associés. Il permet également d’éliminer les longs processus manuels, les documents papier et les risques de fraude.
Son système d’approbation innovant vous permet de fixer des seuils de dépenses et de déterminer les chaînes d’approbation. Les entreprises peuvent également attribuer des niveaux d’approbation prédéterminés à différents employés. De plus, les organisations peuvent personnaliser et automatiser toutes les étapes d’une chaîne d’approbation pour une efficacité accrue.
L’application permet de créer des bons de commande rapides et précis en fonction de vos relations avec chaque fournisseur. Vous pouvez inclure les champs nécessaires et des menus déroulants pour créer des bons de commande professionnels et contextuels.
Selon la structure financière de votre entreprise, vous pouvez répartir les coûts sur différents sites pour éviter les dépenses excessives. La fonction de rapport intégrée à l’application permet d’analyser en détail les ventilations complètes des dépenses. De plus, la solution peut créer des budgets pour différents projets et départements.
Procurify
Dites adieu aux processus papier, aux approbations lentes et aux solutions complexes grâce à Procurify. Ce logiciel de gestion proactive des dépenses offre une visibilité et un contrôle complets sur les dépenses de l’entreprise.
Lorsque vous utilisez cet outil, il devient possible d’approuver tous les bons de commande à partir d’un seul emplacement. Vous pouvez également suivre les dépenses en temps réel par rapport aux budgets. Il offre également des cartes de dépenses physiques et virtuelles pour plus de transparence.
Procurify prend également en charge la création d’un flux de travail pour automatiser et suivre chaque étape du processus d’achat. Vous pouvez également définir une autorisation d’achat en fonction du département et de l’emplacement. La possibilité de trier toutes les commandes d’un fournisseur est une autre fonctionnalité importante de cet outil.
L’application peut effectuer une analyse des performances des fournisseurs afin que vous puissiez prendre des décisions d’achat et commerciales éclairées. Vous pouvez importer des articles de catalogue et des informations, y compris des images.
Cette solution s’intègre directement à vos applications professionnelles préférées, telles qu’Amazon Business, Oracle, Quickbooks et Slack.
Coupa
Coupa est une plateforme qui vous offre la visibilité et le contrôle des dépenses nécessaires à la gestion du processus d’approvisionnement. En choisissant cette solution, vous pouvez simplifier vos achats tout en faisant gagner un temps précieux à vos employés.
Les principales fonctionnalités de cette application sont :
- Simplification des processus de demande d’achat et de commande
- Suivi des bons de commande en temps réel
- Alertes pour les prix réduits et autres avantages
- Formulaires flexibles pour saisir les données relatives aux services basés sur les SOW
- Tableau de bord pour la gestion budgétaire en temps réel
De plus, l’outil prend en charge l’approbation par e-mail et téléphone mobile. Les entreprises peuvent également l’utiliser pour la gestion des stocks et des contrats.
Bellwether
Avec Bellwether, vous pouvez rendre le processus d’approvisionnement transparent et rapide. Il vous aide à éliminer les approbations verbales et les longues communications par e-mail et appels téléphoniques.
Ce logiciel vous permet de configurer des demandes d’achat, des bons de commande et des factures en un minimum de temps et d’efforts. Des fonctionnalités telles que le flux de travail avancé et la budgétisation garantissent une plus grande visibilité et un meilleur contrôle des dépenses.
Cet outil basé sur le cloud offre la flexibilité et la personnalisation dont vous avez besoin. Si votre entreprise a besoin de plusieurs langues ou de champs personnalisés, Bellwether peut vous les fournir. De plus, il vous permet d’accéder à l’application à distance.
PairSoft
PairSoft est un logiciel convivial que les entreprises peuvent utiliser pour automatiser le flux de travail du processus P2P. Il est également utile pour améliorer la visibilité sur les dépenses et entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs et les vendeurs.
Le logiciel peut être rapidement déployé sur votre système ou ERP existant et utilisé facilement. Il vous permet de gérer les bons de commande en rationalisant l’ensemble du processus. Vous obtenez également des informations complètes sur les dépenses dans toutes les catégories.
PairSoft peut également faciliter la communication en temps réel entre les entreprises et les fournisseurs. Le traitement et la validation des factures sont d’autres tâches automatisées que vous pouvez effectuer avec ce logiciel. Il prend également en charge l’analyse et les rapports.
Derniers mots
À l’ère de la numérisation, il est difficile pour les entreprises de gérer leur processus d’approvisionnement sans logiciel ou solution automatisée. Ces outils peuvent ouvrir de nouvelles opportunités à chaque étape de ce processus.
De plus, les applications garantissent une efficacité optimale même lorsque vous développez votre activité. Consultez la liste des meilleurs logiciels d’approvisionnement pour choisir celui qui répond le mieux à vos besoins. Examinez également les fonctionnalités essentielles qu’un outil d’approvisionnement automatisé robuste doit posséder.
En tant que PME, vous voudrez peut-être également connaître les meilleurs outils de gestion de documents.