Étant donné que nous ne travaillons pas sans interruption, il est astucieux de configurer des réponses automatiques afin d’informer ceux qui tentent de nous joindre.
La fonctionnalité « Réponse automatique » d’Outlook vous offre la possibilité de programmer des réponses automatiques lorsque vous n’êtes pas en mesure de répondre immédiatement à vos courriels. Cela assure une notification instantanée de votre absence à l’expéditeur.
Cette fonctionnalité peut être employée dans diverses situations, telles que des congés maladie, des vacances ou toute autre indisponibilité au bureau.
Si cette option vous semble utile, explorons ensemble comment paramétrer cette fonction de réponse automatique dans Outlook.
Plusieurs méthodes existent, et les étapes varient en fonction de l’appareil que vous utilisez. Choisissez celle qui vous convient le mieux parmi les méthodes décrites ci-dessous.
Configuration via l’option « Réponses automatiques »
C’est sans doute la méthode la plus simple. Voici les étapes à suivre :
Étape 1 : Connectez-vous à votre compte Outlook.
Étape 2 : Dans le menu situé en haut à gauche, cliquez sur l’onglet « Fichier ».
Étape 3 : Sélectionnez « Réponses automatiques (absence du bureau) ».
Étape 4 : Cochez la case « Envoyer des réponses automatiques ».
Étape 5 : Rédigez votre message dans la zone de texte. Ce texte sera transmis aux personnes qui essaieront de vous joindre.
Il est conseillé de rédiger un message adapté à toutes les situations, car vous ignorez qui vous contactera par courriel.
Étape 6 : Vous pouvez choisir d’activer la réponse automatique immédiatement ou de programmer son envoi. Pour ce faire, sélectionnez « Envoyer uniquement pendant cette période » et définissez les dates et heures désirées.
Étape 7 : Vous avez la possibilité de créer deux messages distincts, l’un pour les membres de votre organisation et l’autre pour les contacts externes.
Une fois tous ces réglages effectués, cliquez sur « OK » pour valider.
Configuration via les règles et les modèles
La fonctionnalité de réponses automatiques n’est pas prise en charge par tous les comptes Outlook. Si vous ne la voyez pas dans votre compte, il est probable que cette fonctionnalité n’est pas disponible.
Heureusement, une autre méthode permet de configurer des réponses automatiques, en utilisant des règles et des modèles.
Voici les étapes à suivre :
Étape 1 : Commencez par créer un modèle. Pour ce faire, ouvrez un nouveau message dans Outlook. Remplissez les champs nécessaires, tels que l’objet et le corps du message.
Rappelez-vous que le contenu du message sera envoyé automatiquement en réponse aux personnes qui vous enverront un courriel.
Étape 2 : Une fois terminé, dans l’onglet « Fichier », cliquez sur « Enregistrer sous ». Dans la fenêtre « Enregistrer sous », nommez votre modèle et sélectionnez « Modèle Outlook (*.oft) » dans le menu déroulant « Type ». Enfin, cliquez sur « Enregistrer ».
Étape 3 : Il est maintenant temps d’utiliser notre modèle pour créer une règle de réponse automatique. Dans votre compte Outlook, cliquez sur « Informations », puis sur « Règles et alertes ».
Étape 4 : Dans la fenêtre « Règles et alertes », cliquez sur le bouton « Nouvelle règle… ».
Étape 5 : Parmi les options proposées, choisissez « Appliquer la règle aux messages que je reçois », puis cliquez sur « Suivant » pour créer une règle de réponse automatique.
Étape 6 : Vous verrez ensuite les conditions relatives aux réponses automatiques. Laissez les étapes 1 et 2 telles quelles, car nous voulons répondre à chaque message. Ensuite, cliquez sur « Suivant ».
Étape 7 : Cliquez sur « Oui » lorsque le message vous demandant si vous souhaitez appliquer cette règle à tous les messages apparaît.
Étape 8 : Un écran similaire à celui-ci apparaît. Dans les options, choisissez « répondre en utilisant un modèle spécifique » à l’étape 1, puis cliquez sur « un modèle spécifique » à l’étape 2. Cela ouvrira une autre fenêtre vous permettant de choisir le modèle créé précédemment.
Dans la fenêtre contextuelle « Sélectionner un modèle de réponse », sous « Regarder dans », choisissez « Modèles utilisateur dans le système de fichiers ».
Étape 9 : Cliquez sur le bouton « Parcourir », sélectionnez votre modèle et cliquez sur « Ouvrir ».
Étape 10 : À cette étape, il vous sera demandé si vous souhaitez définir des exceptions. Cochez celles qui vous intéressent et cliquez sur « Suivant ».
Enfin, donnez un nom à votre règle et cliquez sur « Terminer » pour valider. Désormais, lorsque quelqu’un vous enverra un courriel durant votre absence, le message contenu dans le modèle que vous avez créé sera envoyé automatiquement.
Sur PC
Les étapes de configuration des réponses automatiques sur PC sont presque identiques à celles sur navigateur. Voici comment procéder :
Étape 1 : Lancez Outlook sur votre PC Windows.
Étape 2 : Allez dans « Fichier » > « Réponses automatiques ». Si vous utilisez Outlook 2007, allez dans « Outils » > « Assistant d’absence du bureau ».
Étape 3 : Dans la fenêtre « Réponses automatiques », cochez « Envoyer des réponses automatiques ».
Étape 4 : Une fois la fenêtre de message ouverte, spécifiez si vous souhaitez que la réponse automatique soit envoyée aux personnes de votre organisation ou aux personnes externes, puis saisissez votre message.
Une fois terminé, cliquez sur « OK » pour finaliser le processus.
Sur l’application iPhone
La configuration des réponses automatiques sur iPhone est très rapide. Suivez les instructions ci-dessous :
Étape 1 : Ouvrez l’application Outlook et accédez à « Paramètres » > « Courrier ».
Étape 2 : Sélectionnez le compte Outlook concerné.
Étape 3 : Activez les réponses automatiques si elles ne le sont pas par défaut.
Vous pouvez choisir de limiter l’envoi du message aux membres de votre organisation ou l’étendre à tous les expéditeurs. Une fois terminé, appuyez sur la coche pour valider.
À lire également : Comment ajouter un calendrier dans Outlook
Sur l’application Android
Le processus est similaire à celui sur iPhone. Voici les étapes pour configurer des réponses automatiques sur l’application Outlook Android :
Étape 1 : Lancez l’application et appuyez sur l’icône « Paramètres ».
Étape 2 : Sélectionnez le compte Outlook souhaité.
Étape 3 : Appuyez sur « Réponses automatiques ».
Étape 4 : Activez l’option « Réponses automatiques ».
Une fois activée, vous verrez des options pour ajouter votre message, choisir les destinataires (tous ou uniquement certains contacts), etc.
Paramétrez les options selon vos besoins, puis appuyez sur la coche pour valider.
En guise de conclusion
Même lorsque vous êtes absent du bureau et que vous profitez de moments de détente, il peut être difficile de ne pas penser à ceux qui cherchent à vous joindre.
La fonction de réponse automatique (absence du bureau) d’Outlook vous apporte la tranquillité d’esprit en assurant que vos contacts soient informés instantanément de votre indisponibilité.
Ensuite, n’hésitez pas à consulter ces applications pour optimiser votre boîte de réception.