L’évolution numérique transforme notre monde, réduisant la dépendance au papier. Que ce soit pour des documents officiels, des examens, des transactions financières ou des signatures, le virage est indéniable.
La digitalisation a profondément modifié nos vies et nos environnements de travail, ouvrant la voie à l’adoption de la signature électronique.
L’acte de signer des documents avec un stylo devient progressivement une pratique dépassée. La pandémie de COVID-19 a accentué cette tendance, favorisant le travail à distance et faisant de la signature électronique une nécessité.
Recourir aux signatures traditionnelles est devenu peu pratique, tant pour un usage personnel que professionnel, en particulier lorsque l’on collabore avec des personnes éloignées géographiquement.
Les signatures physiques impliquent des rendez-vous, des numérisations, des impressions, l’envoi ou la télécopie des documents. Ce processus est lent, laborieux et chronophage.
C’est là que les logiciels de signature électronique se révèlent précieux ! Ils automatisent le processus et évitent bien des complications.
Si vous souhaitez améliorer votre efficacité et vos processus, tout en vous épargnant les désagréments liés aux signatures traditionnelles, voici votre opportunité.
Préparez-vous à explorer le monde des signatures électroniques, ainsi que les meilleurs logiciels pour les utiliser.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Une signature électronique (eSignature) est une forme codifiée de signature qui atteste l’approbation d’un document ou d’un contrat numérique. Le logiciel qui permet de signer des documents en ligne est désigné comme logiciel de signature électronique.
Vous pouvez charger un document depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone, puis le transmettre à plusieurs personnes via le logiciel. Elles peuvent ainsi le signer en ligne, sans suivre la procédure traditionnelle.
Grâce à un logiciel de signature électronique, vous pouvez facilement collecter et stocker des signatures en ajoutant des champs de saisie à vos documents.
La sécurité n’est pas un problème : ces logiciels permettent de vérifier la signature et protègent toutes les données grâce à un cryptage robuste. Les fournisseurs de confiance offrent souvent des fonctionnalités de sécurité avancées comme des journaux d’audit ou une authentification.
Par exemple, lorsque vous signez pour la réception d’un colis via un service de livraison à l’aide d’un appareil mobile, vous utilisez une signature électronique.
Voilà ! Vous êtes maintenant au courant.
Voici quelques exemples d’applications :
- Contrats de vente
- Accords avec des fournisseurs ou prestataires
- Formulaires pour de nouveaux clients
- Approbations de clients
- Modifications de commandes
- Processus d’intégration des employés
- Documents juridiques liés à la propriété intellectuelle
- Vérification de l’âge et consentement parental
- Accords de confidentialité
Les signatures électroniques ont-elles une valeur légale ?
La question de la légalité des signatures électroniques est une préoccupation fréquente.
La réponse est un oui catégorique.
Les signatures électroniques sont juridiquement reconnues et exécutoires.
En 2000, les États-Unis ont promulgué la loi ESIGN, validant les signatures électroniques pour toute utilisation virtuelle. Des réglementations similaires ont été adoptées dans d’autres régions du monde, comme l’eIDAS en Europe.
Désormais, les entreprises et les travailleurs indépendants ne sont plus contraints d’utiliser uniquement des contrats papier.
Comment cela peut-il bénéficier à votre entreprise ?
L’engouement pour les signatures électroniques ne cesse de croître. Selon Statista, le volume de transactions de signature électronique est passé de 200 millions en 2014 à environ 754 millions en 2017. Une augmentation de 39 % est prévue, avec une estimation de plus de 9 073 millions de dollars d’ici 2023.
Pourquoi cet engouement ?
Voyons les raisons.
Accélération des flux de travail et gains de temps ⏱️
La signature électronique réduit le temps nécessaire pour le traitement des documents, car ils peuvent être transmis instantanément en ligne. Il n’est plus nécessaire d’attendre la présence physique des signataires, ce qui permet d’éviter les blocages de tâches.
Cette technologie est particulièrement utile dans des secteurs comme la santé, où l’approbation rapide est essentielle.
Plus de commodité 💯
Se déplacer uniquement pour obtenir une signature est une pratique d’un autre temps. Avec la puissance d’Internet et les logiciels de signature électronique, les approbations sont obtenues en un temps record, ce qui améliore le confort pour toutes les parties.
Respect de l’environnement 🌲
La fabrication de papier consomme des quantités importantes de ressources chaque année, ce qui a un impact négatif sur l’environnement. L’adoption du zéro papier contribue à la préservation des arbres et de notre écosystème.
Économie de ressources ✂️
Les signatures électroniques permettent non seulement de gagner du temps, mais aussi de faire des économies. En évitant les déplacements et l’achat de consommables comme l’encre et le papier, vous réduisez vos dépenses. De plus, le personnel impliqué dans la numérisation, l’impression et la livraison de documents peut être affecté à des tâches plus importantes.
Vous êtes maintenant familiarisé avec les avantages des signatures électroniques par rapport aux signatures physiques.
Si vous êtes convaincu, découvrez quelques-uns des meilleurs logiciels de signature électronique du marché pour en tirer pleinement parti.
Eversign
Automatisez la signature et les approbations de vos clients et collaborateurs avec Eversign. Cet outil garantit la sécurité et la simplicité d’utilisation sur tous les appareils pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.
Un éditeur intégré propose des fonctionnalités pour modifier, signer et envoyer des documents rapidement. Eversign dispose également d’une API REST complète, basée sur JSON, pour automatiser ses fonctions.
Les fonctionnalités sont comparables à celles des outils précédents, notamment les modèles, les pistes d’audit, la signature en personne, l’intégration, la conformité. La sécurité est assurée par un cryptage SSL 256 bits et une infrastructure surveillée.
Vous pouvez programmer l’expiration automatique des documents, les supprimer définitivement ou les exporter. L’outil permet de gérer jusqu’à 25 membres au sein d’une équipe ou de plusieurs entreprises.
La version gratuite permet de traiter 5 documents par mois et 3 documents via l’API. Les versions payantes, à partir de 9,99 $/mois, offrent des documents illimités et des fonctionnalités étendues.
signNow
Utilisez signNow pour générer des signatures électroniques dans diverses situations et optimiser votre flux de travail. Envoyez des documents à plusieurs signataires ou signez vos propres fichiers en quelques clics. L’API simple et puissante facilite l’intégration de signatures électroniques à votre site Web ou application en quelques minutes.
La signature électronique de documents est possible même hors connexion. Vous pouvez demander des informations ou des documents complémentaires, paramétrer des notifications, inviter plusieurs destinataires et définir un ordre de signature pour vos modèles.
Vous pouvez créer un lien unique pour la signature des documents, ajouter des champs de paiement facultatifs dans vos formulaires, et personnaliser les invitations à signer. L’ajout d’une copie carbone (CC) aux destinataires qui nécessitent des notifications avec une date d’échéance est possible. signNow vous avertit également en cas de refus de signer.
Il est conforme aux normes PCI DSS, RGPD, HIPAA, SOC 2 Type II et 21 CFR Part 11, et offre des fonctions de protection contre les menaces. L’API RESTful de signNow est facile à intégrer avec d’autres outils.
PandaDoc
Concluez vos accords avec des signatures électroniques juridiquement valides et pratiques grâce à PandaDoc.
Plus de 20 000 entreprises utilisent déjà cette solution pour gagner du temps et des ressources. Utilisez PandaDoc pour envoyer des propositions, des devis, des contrats et collecter les paiements nécessitant des approbations.
Cette solution est accessible à partir de n’importe quel appareil, ce qui favorise l’efficacité. PandaDoc respecte scrupuleusement les normes de sécurité et sa technologie de signature électronique est conforme aux lois UETA et ESIGN. Un certificat électronique accompagne chaque document signé.
Avec les analyses de documents et les notifications, vous obtenez des informations en temps réel sur l’ouverture ou la consultation des documents envoyés. Plus de 200 modèles professionnels sont disponibles pour valoriser votre entreprise.
PandaDoc propose de nombreuses intégrations pour accélérer votre flux de travail, notamment HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox et Slack.
Nitro Sign
Offrez à vos prospects une expérience de signature électronique fluide avec Nitro Sign.
Il élimine les frais d’utilisation et ne vous facture pas à la signature. Que ce soit pour des contrats, des feuilles de calcul, des formulaires, des plans ou d’autres documents, Nitro vous fournit les outils essentiels pour simplifier la signature électronique.
Compatible avec plusieurs navigateurs et appareils mobiles, Nitro Sign est sécurisé et conforme à la législation américaine sur la signature électronique. Il facilite la collaboration grâce au partage, à la révision et à l’annotation de documents en ligne.
Vous pouvez inviter d’autres personnes à commenter les documents, suivre les flux de travail grâce aux analyses et aux notifications en temps réel. Pour la sécurité, Nitro Sign utilise une authentification à deux facteurs, des pistes d’audit et est conforme aux normes HIPAA, SOC Type II, Privacy Shield.
Accélérez vos projets et améliorez l’expérience de vos clients en créant, fusionnant, convertissant et organisant des fichiers PDF sur votre appareil. Cette solution contribue à la réduction des erreurs humaines lors du traitement des documents.
Fill
Il s’agit probablement de l’une des solutions de signature électronique les plus complètes et les plus efficaces du moment. C’est aussi l’une des plus simples pour remplir des PDF et envoyer des signatures qui résistent aux tribunaux. L’un des atouts de Fill est sa compatibilité avec pratiquement tous les ordinateurs, appareils iOS et Android. Cette fonctionnalité multiplateforme en fait un outil très accessible.
Les utilisateurs de Fill sont assurés d’être entre de bonnes mains. Fill respecte les normes de sécurité et de confidentialité internationales et applique les meilleures pratiques de sécurité. C’est pour cela qu’il est largement utilisé dans des secteurs comme la santé, la sécurité publique, l’immobilier et la finance.
Les données des utilisateurs sont stockées de manière sécurisée grâce à un cryptage de niveau militaire, conforme à la loi HIPAA. Fill offre aussi des analyses intelligentes, qui peuvent s’avérer très utiles pour diverses entreprises.
DocuSign
Accélérez vos transactions, des contrats aux factures, en utilisant DocuSign. Envoyez et faites signer des accords en ligne en toute sécurité, quel que soit l’appareil utilisé par les parties prenantes.
Éliminez les tâches manuelles répétitives et les dépenses inutiles grâce à des fonctionnalités transparentes et efficaces. DocuSign propose des applications pour Android, Windows et iOS, vous permettant de travailler n’importe où.
Suivez l’état de votre accord à chaque étape et configurez des rappels pour recevoir des notifications automatiques. Vous pouvez ajouter des champs standards (date, signature) ou créer des champs personnalisés.
DocuSign permet aux utilisateurs de se connecter dans 43 langues et d’envoyer des documents dans 13 langues. Vous pouvez standardiser le processus en enregistrant les documents fréquemment utilisés et en réutilisant le routage des destinataires, les champs personnalisés, etc.
Connectez et intégrez les signatures électroniques aux outils et logiciels que vous utilisez, car DocuSign est compatible avec plus de 350 intégrations et API, notamment Salesforce, les produits Google et SAP. L’infrastructure résiliente de DocuSign garantit une disponibilité de 99,99 %, ce qui est essentiel pour votre activité.
La sécurité est assurée, car DocuSign respecte les normes les plus strictes en vigueur à l’international et utilise des technologies de cryptage des données avancées. Il est conforme à des organismes de réglementation comme l’UETA, la loi américaine ESIGN et l’eIDAS de l’UE. Des pistes d’audit précises sont également générées pour vos documents.
Le prix de départ est de 10 $/mois.
Adobe Sign
Adobe Sign est une autre solution intéressante. Cet outil simple permet d’envoyer des documents aussi facilement que des courriels. Il vous suffit de télécharger un fichier, de saisir l’adresse électronique du signataire et d’appuyer sur le bouton « Envoyer ».
Le signataire peut cliquer sur le lien reçu et signer depuis son navigateur sur n’importe quel appareil, sans inscription ou téléchargement obligatoire.
Vous pouvez suivre l’état de la signature, envoyer des rappels, consulter des audits détaillés ou annuler des demandes. Adobe Sign fonctionne avec différents outils, vous permettant d’envoyer des documents depuis Microsoft 365, Dropbox, Box, etc.
La sécurité est conforme aux normes PCI DSS, SOC 2 Type 2 et ISO 27001. L’outil prend en charge différents formats de fichiers, notamment Adobe PDF et d’autres PDF, MS Word, Excel et PowerPoint, Text, WordPerfect, des images (PNG, GIF, JPG, JPEG, TIF et BMP) ainsi que HTML et HTM.
SignEasy
Avec plus de 10 ans d’innovation continue, SignEasy a déjà aidé plus de 35 000 organisations à automatiser leurs processus de signature. Dites adieu à l’impression, à la numérisation et à la télécopie de documents : cet outil intuitif offre une excellente expérience de signature.
Insérez simplement des signatures dans un document à l’aide de votre doigt, d’un stylet ou de la souris. Vous pouvez également télécharger l’image d’une signature manuscrite. L’outil permet d’envoyer des documents en parallèle ou en série à plusieurs personnes, dans un ordre spécifique ou simultanément.
Vous pouvez suivre la progression de l’envoi de documents et voir qui doit signer ou a déjà signé. Des notifications push ou des e-mails peuvent être envoyés à titre de rappel, et vous serez alerté en cas d’action. Parmi les autres fonctionnalités figurent une intégration étendue, la conformité, une reconnaissance mondiale, une sécurité avancée avec authentification par empreinte digitale, des codes d’accès et une certification SSL.
Les formats de fichiers pris en charge sont MS Word, Excel, PDF, Pages et PNG, entre autres. Vous pouvez enregistrer les documents en cours pour y revenir ultérieurement et apporter des modifications, et accéder aux fichiers hors ligne. Les documents peuvent être importés depuis le cloud, des cartes SD, des courriels ou d’autres applications.
La qualité des signatures est élevée, similaire à celle des signatures physiques. Vous pouvez réutiliser des modèles, ajouter des images, des annotations, des initiales, des textes et définir des champs personnalisés et des pieds de page pour un traitement rapide. SignEasy est disponible dans 24 langues et propose un essai gratuit de 14 jours pour plus de sécurité.
HelloSign
Reconnu par des milliers de particuliers et d’entreprises à travers le monde, HelloSign est une solution de signature électronique simple d’utilisation. Il appartient désormais à Dropbox, vous permettant ainsi de profiter de la puissance des deux plateformes.
Il est disponible sous forme d’interface Web, de module complémentaire Salesforce ou d’une API conviviale pour les développeurs.
Vous pouvez réutiliser des documents comme modèles en profitant de fonctionnalités telles que la personnalisation de la marque, les pièces jointes des signataires, la marque blanche, la gestion d’équipe sophistiquée, les signatures électroniques intégrées et l’intégration Salesforce. HelloSign est conforme à la loi HIPAA, pour votre tranquillité d’esprit.
Le prix de départ est de 15 $/mois pour un abonnement annuel. Vous pouvez également tester HelloSign gratuitement sans avoir à fournir vos coordonnées bancaires.
Docsketch
Docsketch est un outil gratuit pour des signatures plus rapides et intuitives. Il facilite l’utilisation par tous, quel que soit leur niveau de compétence. Vos documents signés sont archivés et protégés contre toute falsification.
Docsketch est conforme aux lois américaines et mondiales sur la signature électronique. Vous pouvez définir un processus de signature séquentiel ou non : vous avez le choix. Si un ordre de signature est défini, la personne concernée sera automatiquement avertie lorsqu’elle doit signer. Un suivi vous permet de visualiser le nombre de signataires restants.
Vous pouvez transformer un document en modèle réutilisable. Chaque document signé est accompagné d’un rapport détaillé contenant des informations juridiques. La fonction de détection automatique des lignes vides facilite le positionnement des champs, accélérant ainsi le processus de remplissage.
Grâce à la fonction « Envoyer en tant que document de vente », vous pouvez faire approuver des documents tels que des offres et des propositions. Le destinataire peut cliquer sur le bouton « Approuver », puis suivre les étapes suivantes.
Conseils pour choisir un bon logiciel de signature électronique
Bien que ces logiciels offrent des fonctionnalités similaires, leur approche diffère. Il peut être difficile de faire un choix. C’est pourquoi il est essentiel de tenir compte de certains critères avant de prendre une décision.
- Volume de documents : Évaluez la fréquence à laquelle vous envoyez des documents nécessitant des signatures électroniques. Si le volume est faible, il est inutile d’opter pour un logiciel proposant une capacité élevée. Choisissez en fonction de vos besoins.
- Conformité : Ne faites pas confiance aveuglément à une solution. Vérifiez le niveau de sécurité et les réglementations auxquelles le logiciel est conforme. Il doit garantir l’authenticité, proposer des pistes d’audit et d’autres éléments qui prouvent sa crédibilité.
- Intégrations et API : Vérifiez la facilité d’intégration du logiciel avec les outils tiers que vous utilisez. Assurez-vous également qu’une API ouverte et personnalisable est disponible pour l’intégration directe de la signature électronique dans votre application ou votre site Web.
- Compatibilité multiplateforme : Assurez-vous que le logiciel est compatible avec différents types d’appareils. La compatibilité est essentielle si vous envoyez des documents depuis un smartphone Android et que le destinataire utilise macOS.
- Types de documents : Le logiciel de signature électronique doit prendre en charge divers formats de documents pour ne pas rencontrer de problèmes.
Conclusion
Les signatures électroniques sont devenues indispensables pour les entreprises et les particuliers. Elles sont largement adoptées et encadrées par des réglementations nécessaires lors des échanges avec des clients situés dans différents pays.
Si vous n’avez pas encore adopté cette technologie, il n’est pas trop tard. Procurez-vous un logiciel de signature électronique dès maintenant et accélérez votre flux de travail !
Ensuite, créez votre signature électronique.