L’Importance d’un Logiciel de Gestion des Contrats
Les contrats représentent le flux vital de revenus pour toute organisation. Un logiciel de gestion des contrats assure que ce flux est optimisé et sans interruption.
Aujourd’hui, les contrats commerciaux sont majoritairement numérisés. L’époque de la rédaction manuelle, de la finalisation papier, de la signature physique et de l’envoi postal est révolue. Les équipes financières, commerciales et de service client utilisent des outils automatisés pour générer des centaines de contrats quotidiennement.
Si vous n’avez pas encore expérimenté l’efficacité d’une application de gestion des contrats, vous êtes au bon endroit. Nous vous présentons une liste exhaustive des meilleures solutions pour simplifier votre choix.
Fonctionnalités d’un Logiciel de Gestion des Contrats
Ces applications facilitent le processus contractuel, de la négociation initiale jusqu’à la signature finale. Intéressant, n’est-ce pas ? Voici quelques objectifs clés :
Accélération du Processus Contractuel
La finalisation d’un projet de contrat peut prendre jusqu’à quatre semaines. Avec un logiciel de gestion de contrats performant, vous pouvez impressionner vos supérieurs en générant des contrats professionnels en quelques minutes seulement.
Amélioration de la Précision des Contrats
Des erreurs dans un document contractuel peuvent nuire à une transaction et ébranler la confiance envers votre entreprise. Les outils automatisés évitent ces problèmes en utilisant les données de contrats précédents pour pré-remplir les informations essentielles, les champs et les chiffres. Vous n’avez plus qu’à vérifier et personnaliser ces données.
Automatisation des Tâches Clés
Le processus contractuel implique de multiples étapes : négociation, création, génération de devis, mises à jour de devis, renouvellements, rappels de signature. Automatisez ces étapes avec un logiciel de gestion des contrats pour gagner en sérénité et réduire votre consommation de papier.
Facilitation de la Signature Électronique
Les équipes commerciales et de support peuvent accélérer le processus de signature grâce à la signature électronique, bien plus rapide que la signature physique.
Maintenant que vous avez une vue claire des avantages des applications de gestion des contrats, découvrons quelques solutions populaires.
PandaDoc
PandaDoc est bien plus qu’un simple logiciel de gestion de contrats. Il vous permet de personnaliser, négocier, et intégrer des signatures électroniques dans des contrats complexes, tout en maintenant le dialogue et en s’adaptant à votre rythme.
Cette plateforme riche en fonctionnalités propose des centaines de modèles de contrats que vous pouvez personnaliser via un éditeur glisser-déposer et partager rapidement avec vos clients. Une bibliothèque de clauses pré-approuvées vous permet de générer des contrats précis pour divers usages.
Les principales caractéristiques de PandaDoc incluent :
- Notifications en temps réel
- Traitement des paiements intégré
- Application mobile pour Android et iOS
- Documents et utilisateurs illimités
- Intégration CRM pour l’importation des données clients
PandaDoc rationalise votre processus de gestion des contrats en automatisant l’approbation, la signature et la gestion des autorisations utilisateur. Les membres de l’équipe peuvent également commenter les documents et poursuivre les discussions via un système de chat intégré.
Zoho Contracts
Zoho Contracts est une solution complète pour simplifier le cycle de vie des contrats. Il aide les entreprises à améliorer leur efficacité en matière de gestion contractuelle, à renforcer la conformité et à minimiser les risques. Cette application gère toutes les étapes, de la création à la signature, en passant par l’approbation et la négociation.
Voici les fonctionnalités clés de Zoho Contracts :
- Signatures électroniques juridiquement valides
- Rappels et alertes d’action
- Rôles d’utilisateur et autorisations prédéfinies
- Cryptage et centres de données privés
- Référentiel centralisé pour l’entreprise
Grâce à l’assistant de création de contrats, générez rapidement de nouveaux accords ou utilisez des modèles pré-conçus ou personnalisés. L’éditeur de documents intégré, le suivi des modifications et les commentaires facilitent la collaboration.
De plus, vous pouvez concevoir des flux d’approbation, obtenir des informations précieuses grâce aux analyses, suivre l’historique des contrats, visualiser les changements en cours et gérer les obligations contractuelles.
ContractWorks
Si vous recherchez un logiciel de gestion de contrats facile à mettre en place et à utiliser, ContractWorks est une excellente option. Il améliore la visibilité de vos contrats et minimise les risques de manquer une date de renouvellement.
Les principales fonctionnalités de ContractWorks sont :
- Rapports personnalisables et planifiés
- Alertes et notifications illimitées pour les contrats importants
- Balises IA pour une navigation et une recherche facilitées
- Outils d’IA pour le suivi des données clés
- Interface utilisateur intuitive et support dédié à l’implémentation
ContractWorks permet un nombre illimité d’utilisateurs, quel que soit votre plan. La fonctionnalité OCI et la recherche avancée vous permettent de retrouver rapidement les informations dont vous avez besoin.
Vous pouvez stocker tous vos contrats dans un référentiel sécurisé et évolutif. La signature électronique intégrée vous permet de signer et de déposer des contrats où que vous soyez.
Concord
Concord est une plateforme complète pour gérer l’ensemble de vos processus contractuels. Elle permet de superviser la rédaction, l’approbation, la signature électronique et le stockage des contrats, offrant un contrôle total sur leur cycle de vie.
Concord facilite également la négociation avec des parties externes, la recherche de contrats, la gestion des échéances et la génération de rapports. Elle permet l’annotation collaborative, les commentaires et la discussion avec vos collaborateurs et fournisseurs.
Voici les principales caractéristiques de Concord:
- Automatisation des tâches récurrentes grâce à des intégrations
- Informations contractuelles avec comparaison des clauses
- Alertes e-mail pour les renouvellements et les échéances
- Signatures électroniques juridiquement valides illimitées
- Circulation et approbation automatisées des documents
Concord s’intègre avec de nombreuses applications pour faciliter vos flux de travail. Vous pouvez l’utiliser avec plus de 4000 applications via Zapier, son API REST et des webhooks. Vous pouvez également l’intégrer avec Salesforce, DocuSign, Dropbox, Box, Google Drive, Slack, Hubspot, Microsoft Teams, Typeform, Google Forms et bien d’autres.
DocuSign CLM
DocuSign CLM est un choix judicieux pour les petites entreprises car il propose une solution rentable de gestion des contrats. Il vous aide à structurer l’ensemble du processus en créant des accords personnalisés, en automatisant les tâches et en vous fournissant des informations sur les tendances, les risques et les opportunités.
Créez rapidement des contrats à l’aide de modèles, de bibliothèques de clauses, d’un éditeur glisser-déposer et de règles conditionnelles. Gérez également les versions et soumettez les contrats pour révision interne et externe.
Les principales fonctionnalités de DocuSign CLM sont :
- Automatisation des tâches et gestion des flux de travail complexes
- Gain de temps grâce à la standardisation des processus
- Suppression des goulots d’étranglement pour une meilleure efficacité
- Support décisionnel grâce à un examen rapide et à des analyses
- Collaboration facile entre les membres de l’équipe
Les entreprises peuvent utiliser DocuSign CLM pour stocker les contrats dans un référentiel centralisé, gérer les obligations, rechercher des accords avec des filtres, etc. L’application intègre plus de 100 flux de travail préconfigurés pour générer, réviser, approuver et stocker les contrats.
Contract Hound
Vous avez du mal à suivre vos contrats importants ? Contract Hound est là pour vous aider. Ce logiciel de gestion de contrats simple d’utilisation vous permet de trouver, stocker et organiser facilement tous vos contrats, éliminant ainsi les soucis.
Les caractéristiques notables de Contract Hound sont :
- Stockage et organisation des documents dans une base de données consultable
- Possibilité d’ajouter un nombre illimité d’utilisateurs pour la consultation
- Sécurisation de la signature et de l’approbation par intégrations
- Support réactif
- Stockage sécurisé de sauvegarde en cas d’urgence
Vous pouvez définir des rappels et des notifications pour les dates d’expiration et de renouvellement des contrats. Offrez des autorisations de lecture seule ou d’édition à vos collaborateurs. Contract Hound est également utile pour réviser et signer des contrats, gérer des subventions et suivre les modifications.
CMx
CMx est un outil dynamique tout-en-un pour la gestion de vos contrats. Disponible en cloud ou sur site, il permet d’accéder à toutes vos données de gestion du cycle de vie des contrats, y compris les accords juridiques et documents associés.
Créez des contrats facilement grâce à l’importation par glisser-déposer de clauses approuvées depuis MS Word. Conservez également toutes les versions des contrats dans un référentiel central.
Voici les principaux attributs de l’application CMx :
- Analyses avancées avec des données exploitables, des rapports personnalisés et planifiés
- Authentification multi-facteurs, mutualisation sécurisée, certificat SSL
- Données cryptées stockées dans des centres de données sécurisés
- Flux de travail pour la révision et l’approbation des contrats
- Configuration facile et autorisations précises
CMx prend en charge l’intégration avec divers éditeurs, applications et plateformes SSO tels que Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, Okta, MS Office 365 et Azure Active Directory.
Evisort
Si vous cherchez un logiciel de gestion des contrats adapté à votre entreprise en pleine croissance, Evisort est une excellente option. Cet outil, alimenté par l’IA, vous aide à réduire votre charge de travail, à gérer les alertes d’expiration, à accélérer la recherche de contrats et à réduire le temps de transaction.
Les fonctionnalités clés de l’application Evisort sont :
- Automatisation des contrats pour optimiser vos ressources
- Processus d’approbation transparents pour assurer la conformité
- Alertes et notifications automatisées
- Analyses de contrats avancées, rapports et visualisations
- Intégration sans code et gestion des accès
Avec la plateforme d’intelligence contractuelle d’Evisort, vous pouvez simplifier la gestion des contrats. Elle rationalise les flux de travail pour permettre à votre équipe de se concentrer sur des tâches stratégiques et de collaborer plus efficacement. Evisort s’intègre avec des applications comme Gmail, Google Drive, AWS, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, Box et Salesforce.
Fonctionnalités Essentielles d’un Outil de Gestion des Contrats
Un logiciel de gestion de contrats est efficace s’il possède les fonctionnalités suivantes :
Modèles de Contrat
L’application doit proposer des modèles standard fréquemment utilisés par les entreprises. Elle devrait également permettre de convertir un nouveau contrat en modèle.
Répertoire Centralisé du Contenu des Contrats
Une base de données pour le contenu fréquemment utilisé dans les contrats doit être disponible. L’utilisateur doit pouvoir personnaliser les champs selon ses besoins.
Contrôle d’Accès Basé sur les Rôles
Les commerciaux, les employés administratifs, le support client, les rédacteurs de contrats, les directeurs adjoints et les chefs d’entreprise doivent avoir des niveaux d’accès différents.
Stockage Sécurisé et Crypté
Un logiciel de gestion de contrats robuste utilisera des protocoles d’authentification et de cryptage pour protéger les contrats contre les menaces.
OCR, IA, PDF et Impression
Le logiciel doit inclure un programme OCR si vous devez ajouter du contenu depuis un contrat physique. L’IA peut traiter les données pour créer des PDF propres et professionnels. Une option d’impression doit également être disponible.
Tableau de Bord
Un tableau de bord avec des indicateurs clés de performance pour l’équipe de traitement des contrats aidera les gestionnaires, les responsables financiers et les dirigeants à élaborer des stratégies commerciales et financières efficaces.
Un logiciel de gestion de contrats moderne affichera un tableau de bord avec les contrats en attente, les projets de contrats, les contrats en cours, les contrats soumis pour approbation et les nouvelles propositions.
Signature Électronique Intégrée
Lorsque vous choisissez une solution de gestion de contrats, assurez-vous qu’elle inclut la signature électronique. Sinon, vous devrez peut-être acheter une autre application, ce qui ralentira le processus de traitement des contrats.
Processus de Contrat Structuré
L’application doit offrir un flux de travail intuitif pour le traitement des contrats. Par exemple, le commercial initiera le flux de contrat. L’équipe commerciale ou produit vérifiera ensuite les détails et les transmettra aux responsables. Une fois que les prix et les conditions sont finalisés, le contrat sera envoyé à la direction, le tout au sein de l’application.
Suivi Administratif
Des capacités de visualisation avancées doivent être disponibles pour les chefs d’entreprise, les responsables financiers et la direction afin de garantir le respect des politiques de l’entreprise.
Quel est le Processus Standard de Gestion des Contrats ?
Le processus standard de gestion des contrats comprend six étapes. Voici un aperçu de chaque étape du cycle de vie :
Création
La première étape consiste à rédiger un accord. Vous pouvez utiliser un modèle ou commencer à zéro.
Collaboration
Les contrats nécessitent souvent une collaboration interne pour finaliser les détails de l’accord.
Édition
Le premier brouillon du contrat n’est pas la version finale. Il passera par diverses modifications et versions avant d’être finalisé.
Signature
Une fois la rédaction terminée, le document doit être signé. La signature électronique est de plus en plus utilisée.
Suivi
Il est crucial de suivre les obligations et le respect des termes d’un contrat.
Stockage
Tous les contrats doivent être stockés dans un répertoire centralisé, consultable et sécurisé.
Rapports
Un rapport d’analyse personnalisé avec des données exploitables vous aide à prendre des décisions éclairées.
Renouvellement
De nombreux contrats sont renouvelés après une certaine période. Il est donc essentiel de suivre les dates d’échéance de renouvellement.
Ouvrages de Référence sur la Gestion des Contrats
Gestion des Contrats : Une Compétence Clé
Rédaction et Négociation de Contrats
Principes de la Gestion des Contrats
Gestion des Contrats : Les Clés du Succès
En Conclusion
Nous avons exploré huit solutions de gestion des contrats qui transforment le monde des affaires. Choisissez celle qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise, à votre volume de contrats et à votre budget. Vous pouvez tester ces solutions grâce à des versions d’essai avant de vous abonner.
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