Le logiciel HOA est intelligent pour gérer les associations de propriétaires, les communautés de condos et les sociétés résidentielles.
Gérer une communauté de propriétaires ou une association résidentielle n’est pas une mince tâche. Dans la plupart des cas, les responsables de HOA, les propriétaires et les membres du conseil d’administration signalent que les tâches s’accumulent, que les demandes de service restent en attente et que, finalement, toute la communauté en souffre.
Voici un logiciel de gestion HOA qui numérise toutes les données, tâches et demandes de service de l’association des propriétaires. L’opérateur n’a qu’à exécuter quelques clics de souris pour exécuter toute la communauté à partir d’un ordinateur.
Continuez à lire pour en savoir plus sur le logiciel de gestion HOA et sur certains noms populaires que vous devriez consulter.
Table des matières
Qu’est-ce qu’un logiciel HOA ?
Le logiciel de gestion HOA ou l’outil d’association de propriétaires est un package d’application dédié à aider le personnel de gestion HOA, les gestionnaires immobiliers ou les membres du conseil d’administration HOA. Les outils HOA vous permettent de digitaliser l’ensemble de l’opération et de gérer de petites à grandes communautés depuis une tablette ou un ordinateur portable.
La plupart des applications d’association de propriétaires sont un outil CRM tout-en-un. Un outil standard peut inclure les éléments suivants :
- Base de données de contrats en ligne
- Créateur de site Web
- Générateur de tickets de demande de service
- Gestionnaire de demande de service
- E-mail HOA
- Conversation en direct par chat
- Passerelles de paiement
- Planification d’événements
- Financement des services
- Notifications et rappels
Un logiciel HOA peut se concentrer sur les réglementations, les opérations ou l’administration. Cependant, les outils de gestion HOA tout-en-un prennent en charge presque toutes les exigences. Ainsi, les outils tout-en-un sont plus rentables que les logiciels HOA avec des fonctions individuelles.
Principales caractéristiques d’un logiciel HOA
Il sera écrasant pour vous de vous asseoir devant la recherche Google et de commencer à rechercher des applications de gestion HOA. Les outils varient considérablement selon les caractéristiques, les fonctionnalités et les modules de service. Cependant, vous devez rechercher les fonctionnalités suivantes avant d’investir dans un logiciel HOA :
Système de paiement
Le module de paiement doit permettre les modes de paiement en ligne, par carte de débit, par carte de crédit, par chèque et par IVR. De plus, une fois qu’un membre a payé sa cotisation, il devrait y avoir un suivi, un enregistrement et une reconnaissance efficaces de ces paiements.
Base de données des résidents
La base de données des membres de la communauté est le cerveau de toute application de gestion HOA. Ici, vous stockerez toutes les informations sur le membre, le résident, le propriétaire, le gestionnaire immobilier, le locataire, les employés de service, les gardiens, etc.
Il doit également être facile à utiliser et non pas comme si vous aviez besoin d’un expert en base de données MySQL pour effectuer des requêtes, modifier des enregistrements, etc. Il devrait y avoir une interface utilisateur graphique pour la base de données avec des champs automatiques où vous pouvez simplement saisir les données. De plus, pour la récupération des données, il devrait y avoir une simple liste déroulante à choisir.
Portail des résidents
Il doit y avoir un portail où les membres de la communauté peuvent se connecter à leurs profils. À partir de là, ils peuvent mettre à jour leurs dossiers concernant les règles et réglementations HOA.
Vous pouvez également héberger du contenu réservé aux membres sur le portail. De plus, vous pouvez autoriser les membres à communiquer entre eux par e-mail, chat et forums.
Suivi et rapport des finances
Le suivi des entrées et des sorties d’argent est crucial pour toute communauté HOA. L’outil devrait vous permettre de créer des champs distincts pour les revenus et les dépenses. De plus, il devrait y avoir un tableau de bord à vol d’oiseau à partir duquel vous pouvez avoir une idée en temps réel du solde de la trésorerie, de l’état des stocks, etc.
De plus, vous avez également besoin d’un outil de création de rapports en un clic pour créer des rapports mensuels, trimestriels et annuels et les publier en ligne sur le site Web de HOA pour plus de transparence. Ces rapports financiers vous aideront également à obtenir le statut d’organisme à but non lucratif lorsque vous associez l’outil HOA à n’importe quel logiciel de comptabilité à but non lucratif.
Communications et conversations
Un module de communication distinct doit posséder des fonctionnalités telles que les notifications push, les e-mails, les SMS, la gestion des contacts et le partage sécurisé des informations.
En outre, le module de communication doit enregistrer toutes les conversations à des fins d’audit futur.
Planification et gestion d’événements
Avoir des fonctionnalités de gestion et de planification d’événements dans votre logiciel HOA est une bonne chose. Ces fonctionnalités vous aident à gérer des événements tels que des fêtes, des célébrations, etc., de manière organisée.
Les avantages du logiciel HOA
- Les applications de gestion HOA peuvent rationaliser toute la documentation, les paiements, les demandes de service, le suivi des tickets de service, l’envoi de rappels de paiement, la gestion des livres financiers, etc.
- Les gestionnaires immobiliers peuvent recruter du personnel à temps partiel en tant qu’opérateurs de logiciels et réduire l’équipe d’exploitation HOA pour économiser de l’argent.
- Vous pouvez numériser sans effort toutes les données et tous les documents en un seul endroit. Ils sont disponibles pour audit chaque fois qu’il y a une exigence.
- Au lieu de sécuriser les documents physiques sous clé, stockez les données dans l’outil HOA sur site ou dans le cloud avec un cryptage rigoureux.
- Il améliore les rapports financiers, accessoires et de sécurité pour toutes les opérations HOA.
- Le logiciel peut révolutionner la façon dont les résidents communiquent. Ainsi, tout le monde reste à jour sur l’ensemble de la communauté.
Maintenant, trouvez ci-dessous quelques logiciels HOA populaires et fiables pour gérer vos communautés résidentielles sans effort :
PayHOA
PayHOA vous assure des fonctionnalités tout-en-un et une gestion 100% en ligne des HOA depuis n’importe où. Le logiciel convient à toutes les communautés résidentielles telles que les petites HOA, les moyennes HOA, les grandes sociétés résidentielles et les communautés multiples.
L’outil de gestion des associations de résidents comprend des modules distincts pour les finances, la gestion des finances, la communication, les documents et les demandes. Il est également livré avec les fonctionnalités supplémentaires suivantes :
- Création et hébergement de sites Web personnalisés pour mettre votre HOA en ligne
- Boîte postale pour la numérisation numérique des chèques et l’acheminement vers les centres de traitement
- Un registre électronique qui suit tous les chèques traités via Lockbox
L’outil est disponible pour une période d’essai de 30 jours sans aucune carte de crédit. Si vous trouvez l’application satisfaisante, vous pouvez vous abonner en fonction des unités que vous devez gérer. Il dispose d’un programme d’abonnement flexible pour 0 à 50 unités, 51 à 150 unités et jusqu’à 301 à 500 unités.
AJOUTER UN
ADDA est un autre système complet de gestion de société résidentielle offrant la facturation, la comptabilité, la communication, le service d’assistance et la sécurité. Vous devez obtenir trois combinaisons différentes d’ADDA pour concevoir un système de gestion HOA tout-en-un. Ces costumes sont :
- ADDA ERP
- ADDA Gardien
- Club-house ADDA
ADDA propose également une application mobile propriétaire, l’Appartement SuperApp, pour une accessibilité HOA pratique pour les gestionnaires immobiliers, les résidents et le personnel de service.
L’ERP ADDA est principalement destiné au service d’assistance, à la communication communautaire, à la comptabilité, à la gestion des dépenses, aux paiements, à la facturation, aux rapports d’administration, aux actifs HOA et à la gestion des stocks.
D’autre part, ADDA Gatekeeper est destiné à la gestion des visiteurs, à la gestion du personnel de service, au déménagement, à l’emménagement, à la gestion des véhicules, à l’intégration de la sécurité et aux services d’urgence.
ADDA Clubhouse est votre meilleur ami pour la gestion des services de loisirs communautaires tels que la réservation de sites en ligne, la gestion de l’accès aux événements et la comptabilité des comptes du clubhouse.
Rentec Direct
Rentec Direct est un logiciel de gestion immobilière avec des fonctionnalités intégrées pour la gestion HOA. Ses services de base sont destinés aux gestionnaires immobiliers, aux propriétaires et à la sélection des locataires. Un abonnement standard à cette application HOA vous fournira les services suivants :
- Un site web professionnel pour la communauté résidente ou les besoins locatifs
- Système de comptabilité à service complet comprenant les banques, les propriétés et les locataires
- Effectuer une vérification des antécédents des locataires avant de signer les ententes
- Portail de paiement en ligne pour les locataires
- Gestion des documents immobiliers basée sur le cloud
Son système d’abonnement propose deux produits. Ce sont Rentec Pro et Rentec PM.
Rentec Pro convient à ceux qui gèrent leurs propriétés. Si vous êtes membre du conseil d’administration de HOA, vous pouvez obtenir cet outil et affecter un opérateur pour gérer toutes les tâches opérationnelles et administratives.
Au contraire, Rentec PM est destiné aux gestionnaires immobiliers qui gèrent plusieurs propriétaires et leurs actifs. Il inclut toutes les fonctionnalités de Rentec Pro et fournit en outre l’application mobile du portail des propriétaires et des services de gestion et de rapport de compte fiduciaire.
Buildium
Buildium est une plateforme de gestion immobilière unifiée et simple à utiliser. Ses fonctionnalités principales incluent les éléments suivants :
- Operations commerciales
- Location
- Comptabilité et paiements
- Commercialisation
- Performance de l’entreprise
Selon les options que vous choisissez ci-dessus, les fonctionnalités varieront un peu. Cependant, en général, vous bénéficiez des fonctionnalités suivantes avec l’abonnement Essentiel adapté à la gestion HOA :
- Site de gestion immobilière
- Demandes d’entretien
- 1099 dépôt électronique
- Centre résident
- Paiements en ligne
- Portefeuille pour gestionnaires immobiliers
- Dépistage des locataires
Le logiciel HOA n’est pas seulement destiné aux sociétés résidentielles. Vous pouvez également utiliser cet outil si vous gérez des portefeuilles tels que le logement étudiant, le logement abordable, les propriétés commerciales et les associations communautaires.
Webs intelligents
Smartwebs est un autre fournisseur d’applications de gestion HOA tendance qui propose plusieurs solutions. Ainsi, selon les besoins de votre association de résidents, vous pouvez choisir entre un simple outil de gestion, un outil comptable ou un logiciel tout-en-un.
SmartBooks est le logiciel de comptabilité propriétaire HOA de Smartwebs. Il automatise les tâches chronophages de recouvrement des paiements en proposant des paiements récurrents en ligne, le traitement des recouvrements, des rappels de paiement, etc. Il comprend également un système de paiement des fournisseurs.
L’outil de gestion Smartwebs offre toutes les fonctions standard pour les opérations non financières pour les HOA de toute taille. Ses fonctionnalités incluent les violations, les architectures, les ordres de travail, les communications et les SmartPortals.
Cependant, si vous souhaitez qu’une application tout-en-un gère tout, vous pouvez obtenir la plate-forme Smartwebs One avec l’abonnement All-In-One.
Yardi Brise
Breeze est un outil de gestion HOA simple et rafraîchissant de Yardi Systems. Son outil présente différentes fonctionnalités pour différents types d’actifs immobiliers. Voici les classes d’actifs prises en charge par Breeze :
- Communautés résidentielles
- Espaces Commerciaux
- Le logement abordable
- Installations de libre entreposage
- Associations résidentielles
- Logement préfabriqué
- PHA
Vous pouvez utiliser l’outil Associations résidentielles pour toutes les opérations et besoins administratifs de HOA. Ses principales caractéristiques sont :
- Gestion de la propriété
- Suivi communautaire
- Entretien
- Comptabilité
- Collecte des frais
- Comptes à payer
- Configuration et assistance
- Modules complémentaires
Le logiciel des associations résidentielles est fourni uniquement avec l’abonnement Breeze Premier. Il a un taux de paiement par unité et par mois avec un engagement de paiement mensuel minimum.
Mensuel
Si vous recherchez des applications HOA à croissance rapide dans l’industrie, Monthli devrait être votre premier choix. Tout d’abord, le logiciel HOA est entièrement gratuit. Si vous souhaitez économiser de l’argent sur les coûts opérationnels et administratifs de vos sociétés résidentielles, vous pouvez utiliser cet outil.
Il est livré avec des fonctionnalités de gestion HOA uniques, à savoir :
- Module Rosters pour l’intégration des membres de la communauté
- Communications avec les outils de modération et les préférences
- Système de gestion de documents et de livraison de courrier physique
- Flux de travail de billetterie pour les demandes de service
- Notifications et rappels
- Planification et gestion d’événements
Bien que l’outil soit gratuit, il fournit des services payants optionnels tels que l’assurance, les fournisseurs de réparation tiers, etc., pour gagner de l’argent.
Contrôle des copropriétés
Condo Control est un autre logiciel HOA facile à utiliser que les membres du conseil d’administration, les gestionnaires immobiliers et les résidents peuvent utiliser indépendamment. Ainsi, les HOA économisent beaucoup d’argent sur le personnel administratif. De plus, tout fonctionne numériquement sur Condo Control, et vous économisez des dépenses sur les documents papier.
La combinaison Condo Control a des fonctionnalités dédiées pour servir diverses entités immobilières telles que les condos et les coopératives, les HOA et les communautés, les sociétés de gestion, la gestion de la sécurité et la gestion des installations.
Vous pouvez souscrire au plan Condo Control Core pour les HOA discrets. Au contraire, obtenez le plan Premium pour les HOA de haut niveau et de grande taille qui ont besoin d’une sécurité, d’un concierge, d’une tenue de registres et de communications supplémentaires.
AppFolio
AppFolio Property Management modernise votre HOA avec des solutions proptech robustes. Il permet aux résidents de gérer leur association sans embaucher de personnel externe comptable ou de gestion immobilière. L’outil convient également aux grandes associations communautaires et aux agences de gestion immobilière commerciale.
Le logiciel AppFolio HOA possède toutes les fonctionnalités pour que vous n’ayez pas à acheter d’autres logiciels pour faciliter la gestion des HOA. L’outil peut gérer les communications, les tickets de service de réparation de logements, la comptabilité, les rapports, la location, le marketing et la gestion.
Conciergerie Plus
Concierge Plus facilite la vie des entreprises de sécurité et des administrateurs de biens. Ce logiciel HOA sans encombrement offre de nouvelles façons de rendre les résidents et les conseils d’administration heureux tout en augmentant la productivité des opérations quotidiennes de HOA.
L’outil est disponible pour diverses classes d’actifs immobiliers comme les condominiums, les communautés fermées, les HOA, les résidences multifamiliales et les sociétés de gestion immobilière.
L’application de gestion HOA a été divisée en trois modules. Ce sont Gérer, Communiquer et Intégrer. Bien que l’outil affiche des centaines de fonctionnalités, le prix n’est pas public. Vous devez réserver un essai ou une démo pour obtenir un devis personnalisé.
Conclusion
Les raisons d’investir dans un logiciel HOA sont innombrables. Ces outils vous permettent de connecter efficacement les propriétaires, les résidents, les propriétaires et les gestionnaires immobiliers. Bien que le logiciel vous aide à atteindre vos objectifs de gestion de communauté résidentielle, vous économisez également de l’argent.
Cependant, avant d’acheter un logiciel HOA, vous voudrez peut-être consulter les outils ci-dessus. Ce sont quelques-uns des meilleurs choix sur le marché et vous offrent des fonctionnalités standard pour gérer facilement une association de propriétaires.
Les travaux de terrassement et les constructions sont deux têtes difficiles que les associations de propriétaires doivent gérer fréquemment. Par conséquent, vous pouvez également consulter ces outils CRM de construction et ces logiciels d’estimation des travaux de terrassement pour les futurs projets de rénovation.