L’organisation de réunions peut souvent se transformer en un véritable casse-tête. Malgré tous les efforts déployés pour informer chaque participant et obtenir leur confirmation, il y a toujours des imprévus : retards, annulations de dernière minute ou même des personnes qui semblent ne pas avoir reçu l’information, malgré une confirmation préalable. Conscients de la difficulté inhérente à la planification de réunions, il est crucial d’utiliser des outils qui simplifient ce processus. C’est là que WeTime, une application iOS, entre en jeu. Elle a pour but de faciliter la planification de vos rendez-vous directement depuis votre iPhone. L’application fonctionne en arrière-plan et synchronise vos événements avec iCloud. Après la création d’une réunion, celle-ci peut être partagée avec les participants par e-mail ou SMS. Vos invités peuvent répondre à partir de leur navigateur ou directement via l’application WeTime, s’ils l’ont installée. En tant qu’organisateur, vous pouvez indiquer votre propre disponibilité et voir combien de participants ont confirmé le créneau horaire proposé. De plus, les invités ont la possibilité de commenter et suggérer d’autres plages horaires alternatives.
L’application est riche en fonctionnalités, ce qui nécessite un certain temps d’adaptation pour maîtriser pleinement son utilisation. Pour commencer, ajoutez votre première réunion en lui attribuant un nom et en sélectionnant sa durée. Ensuite, l’application vous permet de choisir un créneau horaire en se connectant au calendrier de votre téléphone. Vous pouvez aussi ajouter un lieu et une description pour la réunion, incluant par exemple l’ordre du jour.
Une fois les détails renseignés, l’application vous demandera de saisir votre nom, une étape unique que vous pourrez modifier ultérieurement. Le but est de clairement identifier l’organisateur de la réunion. Dès que cette étape est franchie, vous pouvez partager l’invitation par e-mail ou SMS. L’application insère automatiquement toutes les informations de la réunion dans le message. Ce modèle par défaut peut être personnalisé dans les paramètres.
Chaque événement possède son propre tableau de bord et un onglet dédié à la gestion des disponibilités. Vos invités peuvent également proposer des alternatives si le créneau suggéré ne leur convient pas. En tant qu’administrateur, vous avez ainsi une vue d’ensemble sur les participants ayant confirmé ou non le créneau proposé.
Les paramètres de l’application vous permettent de modifier le modèle de message par défaut, de gérer la synchronisation du compte, les notifications et les calendriers.
WeTime est une solution complète pour la création et le partage d’événements, mais sa richesse fonctionnelle peut dérouter au premier abord. Un point reste toutefois flou : comment expliquer que des réunions apparaissent sans date, alors que les participants ont confirmé leur disponibilité dans les plages horaires proposées ? De plus, il semble manquer une option pour ajouter une date confirmée à l’événement.
Téléchargez WeTime depuis l’App Store