L’automatisation des comptes fournisseurs simplifie considérablement la gestion d’un volume important de factures et de toutes vos opérations financières.
Une transaction représente un échange rapide entre votre entreprise et un fournisseur.
Des difficultés peuvent survenir lors du règlement de vos factures professionnelles auprès des fournisseurs, en raison de divers aléas.
Même en l’absence de problèmes, la gestion manuelle d’un grand nombre de factures et le suivi des transactions exigent beaucoup de temps et d’efforts, sans compter le risque d’erreurs humaines.
Cependant, en automatisant le processus de paiement de votre entreprise à l’aide d’outils de gestion des comptes fournisseurs (AP), vous pouvez mieux planifier et suivre chaque transaction, pour ne jamais manquer un paiement.
Les comptes fournisseurs (AP) peuvent être considérés comme un registre en temps réel de vos transactions. Un outil d’automatisation des comptes fournisseurs perfectionné a pour but de simplifier votre quotidien en automatisant vos tâches manuelles, vous permettant ainsi de gérer votre entreprise plus facilement.
De nombreuses entreprises performantes utilisent des logiciels d’automatisation des comptes fournisseurs pour gérer les importants volumes de transactions entre les services comptables et les fournisseurs.
Explorons ensemble ce qu’est un logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs et comment il peut vous être utile.
Qu’est-ce qu’un logiciel de comptes fournisseurs automatisé ?
Un logiciel de comptes fournisseurs automatisé est un outil qui prend en charge vos transactions financières de bout en bout. Dès réception de factures, il est essentiel de s’assurer que tous les montants sont réglés dans les délais impartis.
Cependant, une gestion manuelle peut engendrer de nombreuses erreurs et problèmes. Cela peut nuire à votre réputation et amener vos fournisseurs à remettre en question votre fiabilité lors des prochains paiements. Un logiciel d’automatisation vous permet de régler vos factures en temps voulu depuis votre compte professionnel, via des paiements ACH, des cartes de crédit ou des chèques.
L’outil d’automatisation AP numérise le processus de facturation des fournisseurs afin de créer des flux de travail plus efficaces, plus rentables et plus rapides. Fini les traitements manuels, les chèques papier à rédiger et les reçus papier à conserver.
Pourquoi les entreprises utilisent-elles un outil automatisé de comptes fournisseurs ?
L’automatisation de la gestion de trésorerie offre de nombreux avantages. Elle réduit les risques d’erreurs, améliore l’efficacité, renforce les liens avec les fournisseurs et améliore la qualité des flux de travail. Voyons comment les comptes fournisseurs automatisés contribuent à la réussite et à la prospérité de votre entreprise.
Rationalisation des transactions
L’endettement représente un coût supplémentaire pour les particuliers et les entreprises. Avec la saisie manuelle, il est facile d’oublier certaines factures. Il est crucial de maîtriser l’ensemble du processus transactionnel sans omettre aucune facture. De cette façon, vous améliorez votre trésorerie et stimulez votre croissance.
Prévisions financières
Les logiciels AP automatisés génèrent des données plus pertinentes que celles obtenues avec une gestion manuelle de la trésorerie. Ils recueillent des données et vous fournissent des informations précises pour que vous puissiez suivre l’évolution de votre cycle de trésorerie. Des données pertinentes permettent de prendre des décisions éclairées pour votre entreprise.
Visibilité des flux de trésorerie
Le service des comptes fournisseurs joue un rôle essentiel dans la gestion automatisée des flux de trésorerie de l’entreprise. Grâce à l’automatisation, vous gagnez en visibilité sur vos comptes et assurez un suivi régulier grâce aux informations disponibles sur votre tableau de bord.
Réduction des frais de traitement
La gestion manuelle des flux de trésorerie représente un travail important pour votre équipe financière. Bien que les entreprises s’efforcent généralement de payer dans les délais, des retards peuvent survenir en raison de la charge de travail, engendrant des frais supplémentaires. Un logiciel d’automatisation analyse en profondeur tous les processus pour accélérer le traitement de vos factures. Vous pouvez également réaliser des économies sur les frais de transaction, car certains logiciels offrent des récompenses pour chaque paiement effectué.
En résumé, un logiciel d’automatisation AP permet de gagner du temps, d’améliorer la précision, de renforcer la compréhension et la transparence, de réduire les dépenses inutiles, de détecter les fraudes, de conserver les données à moindre coût, de faciliter les audits, de bénéficier de remises pour paiement anticipé et de s’intégrer aux logiciels comptables existants.
Découvrons à présent quelques logiciels AP performants, capables de vous offrir une grande flexibilité dans vos paiements.
Bill.com
Optimisez votre temps en éliminant la paperasse grâce à Bill.com. Cette plateforme propose une solution intelligente pour envoyer des factures, en créer et en régler, ainsi que pour être payé. Que vous soyez une petite entreprise, une PME ou un grand cabinet comptable, Bill.com vous offre une approche plus efficace pour être payé rapidement.
Désencombrez vos comptes fournisseurs et bénéficiez d’une vision claire de l’ensemble du processus. Maîtrisez vos opérations grâce à l’automatisation de bout en bout, transformez vos factures papier en documents numériques et regroupez toutes vos factures de messagerie en un seul endroit.
Bill.com vous permet de personnaliser les politiques d’approbation, de valider les factures où que vous soyez et d’automatiser les flux d’approbation en un simple clic ou quelques étapes. De nombreuses options de paiement sont disponibles, notamment les cartes de crédit, les chèques, les virements internationaux, les paiements électroniques, etc.
Suivez l’ensemble du processus, des paiements à venir aux paiements en cours, grâce à un tableau de bord qui vous permet de contrôler toutes les statistiques. Une intégration directe des données ou une synchronisation bidirectionnelle avec votre logiciel comptable éliminent la saisie manuelle, vous faisant gagner du temps et de l’énergie.
Démarrez un essai sans risque et automatisez votre processus de comptes fournisseurs dès maintenant.
Mélio
Simplifiez votre processus de facturation, améliorez votre trésorerie avec Mélio et profitez d’un mode de paiement flexible. Vous pouvez choisir de payer par carte (frais de 2,9 %) ou par virement bancaire ACH sans frais, et éviter ainsi les lourdeurs administratives.
Vous pouvez régler toutes vos factures et dépenses professionnelles en ligne, et les fournisseurs reçoivent un dépôt direct instantané sur leur compte ou un chèque papier, sans avoir besoin de s’inscrire. Vous pouvez traiter plusieurs paiements à la fois, gagner du temps avec Mélio et collecter des points de fidélité lorsque vous payez par carte de crédit.
Définissez des flux d’approbation pour déterminer les rôles et les responsabilités de chacun en matière d’autorisation de paiement. Réglez vos factures professionnelles où que vous soyez, à tout moment, depuis n’importe quel appareil, et effectuez même des paiements internationaux en toute simplicité.
Synchronisez votre logiciel de comptabilité avec FreshBooks, QuickBooks et d’autres pour simplifier la gestion fiscale et comptable. De plus, vous pouvez diviser vos factures en différents modes et échéances de paiement pour plus de flexibilité. Il suffit de créer un compte, de télécharger la facture, d’effectuer le paiement et de choisir le mode de paiement de vos fournisseurs.
Lancez-vous dès maintenant et consacrez votre temps à l’élaboration de stratégies au lieu de gérer manuellement les factures.
Tipalti
Transformez votre méthode de travail avec l’outil intelligent de gestion des comptes fournisseurs Tipalti. Il apporte efficacité et évolutivité à votre entreprise grâce à des solutions entièrement automatisées et de bout en bout, vous permettant de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise pendant que Tipalti s’occupe du reste.
Tipalti est conçu pour prendre en charge chaque étape de votre cycle de paiement. Cet outil vous permet de réduire votre charge de travail de 80 %, de clôturer vos comptes 25 % plus rapidement et de réduire de 66 % les erreurs de paiement. Modernisez vos opérations financières en libérant vos équipes des tâches quotidiennes inefficaces liées au processus de paiement manuel.
Bénéficiez d’un contrôle et d’une visibilité totale sur votre entreprise et découvrez l’efficacité dans chaque compte. Il n’est pas nécessaire d’ajouter d’autres ressources : développez rapidement vos activités avec l’outil d’automatisation Tipalti AP et renforcez vos contrôles financiers pour minimiser les risques de non-conformité.
L’outil offre des informations en temps réel, peut alléger votre charge de travail liée à la facturation manuelle et permet une solution de facturation sans contact avec des approbations avancées, la correspondance des commandes et la technologie d’apprentissage automatique. De plus, effectuez des paiements selon diverses méthodes et devises à travers le monde.
Gérez facilement les approbations de paiement, détectez les fraudes et effectuez des paiements instantanés en toute simplicité. Assurez la conformité globale et les opérations dans toutes les filiales et entités avec une vue d’ensemble du siège. Tipalti fournit également des contrôles financiers de niveau entreprise et garantit la conformité avec les moteurs fiscaux approuvés par KPMG.
Réduisez les risques de paiement en utilisant cet outil. Réservez une courte démonstration pour en savoir plus.
Airbase
Améliorez la précision et gagnez du temps avec l’automatisation comptable d’Airbase. Son automatisation couvre l’ensemble du cycle de vie des transactions, de l’approbation à la catégorisation automatique, en passant par la capture des reçus, la création de factures et la synchronisation avec le GL. Elle offre également une application automatisée de la conformité des reçus.
Airbase s’intègre à Xero, QuickBooks Desktop, QuickBooks Online, Oracle NetSuite et Sage Intacct afin de pouvoir synchroniser automatiquement les cartes virtuelles avec votre GL pendant la transaction. Les autres transactions peuvent facilement être synchronisées avec le GL après un seul paiement.
Vous pouvez définir des paramètres et des règles selon vos préférences. Airbase recommande des champs dans votre prochaine transaction en se basant sur les informations de votre première transaction. Ainsi, l’outil s’améliore à chaque synchronisation. De plus, la catégorisation automatique met à jour vos champs GL des transactions par carte physique en fonction de vos entrées passées. Il met également à jour le champ du grand livre pour la catégorie, les balises de ligne, les balises de transaction et le fournisseur.
Définissez les dates de début et de fin de votre contrat pour les tableaux d’amortissement. Si vous êtes un utilisateur de NetSuite, vous pouvez profiter d’intégrations avancées en choisissant parmi différents modèles d’amortissement pour les flux complexes. Automatisez vos tâches à faible valeur ajoutée et commencez à vous concentrer sur les aspects stratégiques à forte valeur ajoutée.
Corpay One
Réglez facilement vos factures professionnelles avec Corpay One, qui automatise les processus de paiement de votre compte professionnel vers votre compte fournisseur pour vous éviter les paiements manuels. Vous pouvez choisir parmi les paiements ACH, les chèques de fonds, les cartes de crédit, etc., ou utiliser la Corpay Mastercard et prolonger votre flux de trésorerie.
Lorsque vous effectuez des paiements avec l’outil de comptes fournisseurs automatisé de Corpay One, vous profitez d’une meilleure solution pour recevoir, approuver et suivre les factures. L’ensemble du document est numérisé automatiquement, vous permettant de télécharger facilement des factures, des notes de frais et des reçus.
Personnalisez chaque étape, des flux d’approbation à la catégorisation des factures, avec Corpay One. Cet outil s’intègre à QuickBooks Desktop et QuickBooks Online pour synchroniser les paiements avec votre système comptable, réduisant ainsi les saisies manuelles et les risques d’erreurs.
Chaque paiement effectué avec la Corpay Mastercard vous donne droit à une remise de 1,5 %, sans frais annuels, et à une remise de 1 % sur les autres achats. Vous pouvez définir gratuitement des contrôles de dépenses personnalisés pour votre équipe.
Corpay One fournit des services de détection de blanchiment d’argent et de fraude pour sécuriser vos informations. Il respecte les normes de sécurité et de vérification d’identité les plus strictes pour protéger votre compte et les informations des fournisseurs.
Concur
Automatisez votre processus de comptes fournisseurs avec Concur et simplifiez vos tâches fastidieuses. Vous pouvez faire une courte évaluation pour identifier les points faibles. Après l’évaluation, vous recevrez une boîte à outils comprenant des ressources, des conseils et des bonnes pratiques.
Les comptes fournisseurs peuvent s’avérer complexes, mais avec la solution automatisée de Concur, cela devient plus simple. Vous pouvez désormais gérer et régler vos factures de manière organisée et dans les délais impartis, pour un processus de paiement précis. De plus, cet outil vous permet d’économiser du temps, des frais de fournisseur et des ressources, tout en réduisant les erreurs humaines, la paperasse et les pertes de factures.
Concur utilise la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour numériser les factures. Vous bénéficierez d’applications mobiles et Web faciles à utiliser qui vous aideront à rationaliser vos processus de paiement. Cet outil s’intègre également à un système de comptabilité ou un ERP pour une synchronisation rapide des données.
Pipefy
Pipefy fournit des flux de travail intelligents pour que les équipes financières efficaces obtiennent de meilleurs résultats. Bénéficiez d’une visibilité complète sur vos opérations en un coup d’œil et automatisez votre travail avec les approbateurs, les fournisseurs et les collègues, grâce à sa plateforme cloud pour un processus financier optimal.
Gérez un flux de communication unique avec toutes vos parties prenantes et mettez automatiquement à jour tous les statuts par e-mail ou via un portail client. Avec Pipefy, les risques d’erreurs dans vos processus de paiement sont minimes.
Intégrez Pipefy à vos outils financiers, tels que les feuilles de calcul et l’ERP, pour de meilleurs résultats. De plus, vous pouvez mesurer, contrôler et améliorer vos chiffres, des dépenses mensuelles de chaque service à la durée complète du cycle de commande, grâce aux tableaux de bord personnalisables de Pipefy.
Nul besoin d’écrire une seule ligne de code : personnalisez Pipefy en fonction de vos besoins et simplifiez votre processus de comptes fournisseurs. Gagnez en efficacité et obtenez de meilleurs résultats en optimisant le processus financier et en surveillant facilement vos opérations sur votre écran.
N’attendez plus, essayez Pipefy dès aujourd’hui.
Stampli
Maîtrisez vos factures et leur traitement grâce à une plateforme d’automatisation des comptes fournisseurs intuitive, exploitable et intelligente. Stampli regroupe la documentation des comptes fournisseurs, les communications, les paiements par chèque, les paiements ACH et les cartes de crédit d’entreprise en un seul endroit.
Permettez à Stampli AP d’avoir une visibilité et un contrôle total sur vos dépenses d’entreprise. Permettez aux départements AP de mieux communiquer et collaborer avec les fournisseurs, les parties prenantes et les approbateurs impliqués dans les approbations et les achats.
Rationalisez l’ensemble de vos processus financiers cinq fois plus rapidement. Stampli utilise la technologie d’intelligence artificielle pour automatiser le traitement des factures AP et apprendre vos modèles uniques afin d’automatiser les notifications d’approbation, de simplifier le codage GL, de détecter les doublons, etc.
Bénéficiez d’une vue parfaite des activités, de la propriété et des statuts de vos factures, avec une responsabilité et une transparence accrues. Stampli offre une capture et un codage précis et en temps réel des factures. Il permet également à votre entreprise d’évoluer et de s’adapter aux changements.
L’interface conviviale de Stampli vous permet de gérer vos processus de paiement depuis n’importe quel appareil, n’importe où et à tout moment. Elle offre diverses fonctionnalités, telles que le traitement intelligent des points d’accès, la séparation des tâches, la visibilité totale, la mise en œuvre rapide, l’indépendance des paiements, etc.
Spendesk
Automatisez l’affectation des comptes de dépenses, l’extraction de la TVA et le rapprochement des reçus avec Spendesk et réduisez le temps que vous consacrez à vos clôtures mensuelles. Vous pouvez accéder à toutes les informations de paiement en un seul endroit, réduisant ainsi les risques d’erreurs.
Spendesk garantit l’exactitude des données et automatise les processus de paiement de votre entreprise grâce à ses options d’OCR et de préréglage. Inutile de demander sans cesse à votre équipe financière de vous fournir des reçus. Retrouvez tous les reçus en un seul endroit.
Intégrez votre logiciel comptable avec Datev, Sage, NetSuite, Xero, etc. pour synchroniser et gérer facilement les données. Spendesk envoie automatiquement des rappels à votre équipe pour le paiement et la réception. Vous pouvez également cartographier vos dépenses en créant vos propres règles avec les catégories de paiement Spendesk, afin de gagner du temps.
Vous pouvez préparer et trier vos transactions, les exporter vers votre logiciel comptable et vérifier les informations grâce à l’interface Expense Inbox. Laissez Spendesk aider vos équipes à réussir avec ses applications mobiles et Web.
Il est temps de passer à des dépenses traçables et intelligentes avec Spendesk. Réservez une démonstration dès maintenant pour comprendre son impact sur votre organisation.
Conclusion
Le suivi régulier de vos cotisations est un facteur crucial. Il vous aide à construire votre réputation et à propulser votre entreprise vers de nouveaux sommets. Il est donc essentiel que toute entreprise gère ses comptes fournisseurs de manière efficace. Étant donné que la gestion de telles tâches est fastidieuse et contraignante, le recours à une solution d’automatisation des comptes fournisseurs est une décision judicieuse.
Tous les outils AP mentionnés ci-dessus sont remarquables. Ils offrent une interface intuitive, des fonctionnalités complètes, des options d’intégration et sont adaptés aux petites et grandes entreprises. Il est donc essentiel de choisir l’outil AP le plus adapté à vos besoins.
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