Les modèles de notes de frais représentent une solution avantageuse tant pour les particuliers que pour les entreprises, favorisant une meilleure transparence financière. L’utilisation de ces modèles permet de suivre vos dépenses de manière efficace et de maintenir un équilibre budgétaire.
Ces outils aident les employeurs à identifier les sommes à rembourser à leurs employés et permettent à ces derniers de bénéficier d’avantages fiscaux. Plus important encore, les notes de frais permettent de consigner les dépenses occasionnées lors de différents événements, en y incluant les justificatifs et reçus nécessaires.
Avant d’examiner de plus près les modèles de notes de frais, comprenons mieux ce que sont ces documents et leur importance. Si vous êtes pressé de commencer à suivre vos dépenses, le tableau ci-dessous vous présente une sélection des meilleurs modèles disponibles.
| Titre | Description | Outil |
| Rapport personnalisable avec calcul automatique | Suivez aisément les dépenses professionnelles, personnalisez vos rapports. | HubSpot |
| Ajoutez les dépenses par mois et analysez les tendances. | Modèle pour l’analyse des dépenses mensuelles et des tendances. | WPS |
| Modèle gratuit personnalisable avec des colonnes de base. | Modèle de base pour un suivi facile des dépenses. | Zoho |
| Divers modèles pour différents usages et avec alertes. | Modèles variés pour toutes situations, incluant des avertissements. | Smartsheet |
| Modèles Google Sheets et Excel prêts à l’emploi. | Gain de temps avec des modèles pré-configurés. | Spendesk |
| Modèles personnalisables pour les petites entreprises. | Adaptés aux besoins spécifiques des petites structures. | Signeasy |
| Suivez les dépenses professionnelles et demandez les remboursements. | Suivi et demande de remboursement des dépenses professionnelles. | Divvy |
| Suivi spécialisé des dépenses de voyage avec descriptions détaillées. | Spécialement conçu pour le suivi des dépenses de déplacement. | Klippa |
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document qui enregistre les dépenses d’une personne ou d’une entité. Elle comprend généralement la date, la nature de la dépense, une description de l’article acheté, ainsi que les justificatifs et reçus.
Elle permet de contrôler vos dépenses, de gérer votre budget et d’assurer la transparence financière. Pour les entreprises, une note de frais bien tenue est indispensable pour le remboursement des employés et pour respecter les réglementations.
Comment facilite-t-elle le suivi des dépenses ?
Une note de frais est une liste précise de vos dépenses. Elle permet de suivre où, quand et pourquoi l’argent a été dépensé. De plus, des reçus sont joints comme preuve.
En identifiant précisément où va l’argent, il devient plus simple pour les individus et les organisations de maîtriser leurs dépenses. Les dépenses sont catégorisées, permettant d’identifier rapidement les domaines où les sommes les plus importantes sont engagées.
Vous pouvez ainsi observer les tendances de dépenses, prendre des décisions financières éclairées et respecter votre budget. C’est un véritable outil de suivi de votre parcours de dépenses.
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Avantages de la note de frais
Bien plus qu’un simple suivi des dépenses, les modèles de notes de frais offrent de nombreux bénéfices :
- Visualisation claire de l’utilisation de l’argent.
- Vérification du respect du budget.
- Prise de décisions financières éclairées grâce aux données recueillies.
- Conformité avec les lois et réglementations financières.
- Remboursement des dépenses professionnelles aux employés.
- Amélioration de l’efficacité financière grâce à la détection des dépenses inhabituelles.
- Identification des possibilités de réduction des coûts.
- Constitution de dossiers organisés pour les audits.
- Récupération des déductions fiscales et réduction de l’impôt.
Les notes de frais sont donc essentielles à la gestion financière, tant personnelle que professionnelle.
Il est crucial de suivre vos dépenses avec une note de frais. Bien que vous puissiez vous faire aider par des outils financiers basés sur l’IA, établir un rapport de zéro peut être long et complexe. Voici des modèles pour simplifier cette tâche.
HubSpot
Le modèle HubSpot est disponible en formats Word, Excel, Google Sheets et PDF. Il permet de renseigner la période de paie, les informations sur l’employé (nom, service, poste, motif) et plus encore.
Il inclut les catégories de dépenses nécessaires, avec la possibilité d’en ajouter. Le montant total est calculé automatiquement après saisie des dépenses. Il permet aussi d’inclure les informations d’approbation, des notes et les montants à rembourser.
FreshBooks
Avec le modèle de note de frais FreshBooks, vous suivez facilement vos dépenses professionnelles, un point clé pour la comptabilité. Il est facile de démarrer : téléchargez le modèle, saisissez vos coûts, et créez un rapport clair pour une période donnée.
Personnalisable, il permet d’ajouter le nom de l’entreprise, l’adresse, le nom du client, le montant des dépenses, des taxes et des notes. Ce modèle convient aux petites entreprises, aux grandes structures et aux particuliers.
WPS
Le modèle de graphique de rapport de dépenses WPS peut être téléchargé sur ordinateur et ouvert avec MS Excel ou WPC Office.
Il permet de saisir les dépenses de différentes catégories pour chaque mois de l’année et d’afficher les tendances.
Zoho
Le modèle de note de frais Zoho est gratuit et téléchargeable sans inscription. Il convient aux usages personnels et professionnels, en format XLS pour Excel.
Bien qu’il propose des colonnes de base (description, date, catégorie, montant), il peut être personnalisé avec le logo de votre entreprise, numéro de rapport, nom, date et plus encore.
Smartsheet
Smartsheet propose divers modèles de notes de frais : hebdomadaires, mensuels, commerciaux, simples et de suivi de dépenses. Les modèles sont compatibles avec Excel et personnalisables.
Vous pouvez indiquer la période et l’objet du rapport, utiliser de nombreuses catégories de dépenses, ajouter des notes, signatures d’approbation et une liste détaillée des dépenses. Un avertissement rappelle de joindre les reçus nécessaires.
Spendesk
Si vous cherchez un modèle prêt à l’emploi pour suivre vos dépenses, le modèle du site Spendesk vous fera gagner du temps. Il est disponible en formats Google Sheets et Excel.
Idéal pour les employés devant soumettre un rapport de dépenses, il inclut déjà des catégories telles que les hôtels, le transport et les repas. En saisissant la date, le montant et la description du coût, le remboursement est calculé automatiquement.
Signeasy
Pour les petites entreprises, le modèle Signeasy est un modèle personnalisable pour MS Word, MS Excel et Google Sheets.
Il aide vos employés à suivre leurs dépenses, par catégories. Les modèles en ligne permettent une approche zéro papier, tout en augmentant la productivité de votre équipe.
Divvy
Divvy propose un modèle de note de frais que les employés peuvent utiliser pour demander des remboursements à leur entreprise. Il permet de suivre l’argent personnel dépensé à des fins professionnelles.
Ce modèle gratuit permet de suivre les dépenses de votre entreprise et de demander des remboursements. Vous pouvez y indiquer l’objet, le lieu et la date des dépenses. L’employeur peut ensuite consulter et rembourser les sommes.
Klippa
Le modèle de Klippa est dédié au suivi des dépenses de voyage. Vous y indiquez les dépenses par catégories lors de déplacements professionnels, avec des descriptions détaillées, les reçus et montants imposables. Il est disponible en format Word et Excel.
En utilisant ce modèle, les employés peuvent demander l’exonération fiscale de leurs frais de déplacement (hébergement, repas et transport). C’est un avantage aussi pour les employeurs.
Derniers mots
Un modèle de note de frais est un outil efficace pour gérer vos dépenses et suivre votre budget. Nous avons présenté dans cet article une sélection des meilleurs modèles disponibles pour particuliers et entreprises.
Si vous pensez que ces modèles ne suffisent pas, n’hésitez pas à utiliser l’une de ces applications de suivi des dépenses.