9 logiciels de planification de la main-d'œuvre pour augmenter la productivité

Un logiciel de gestion des plannings est un outil numérique hébergé dans le cloud, conçu pour faciliter l'attribution des postes de travail aux collaborateurs, en se basant sur divers paramètres.

L'élaboration des plannings pour les employés, répartis sur différents créneaux horaires, est une tâche complexe. S'assurer de la bonne affectation de chacun, tout en respectant les contraintes multiples telles que la localisation, les horaires, ou le nombre de personnes requises pour une tâche, rend la mission encore plus ardue.

C'est pourquoi la personne responsable de la planification des équipes doit être extrêmement vigilante quant aux disponibilités de chacun, et ce, même en termes de plages horaires. Un manque de précision peut compromettre l'objectif principal de la gestion des plannings : optimiser les ventes et réduire les coûts salariaux.

Cela peut sembler intimidant, n'est-ce pas ? Afin d'assurer une exécution précise de cette mission essentielle et sensible aux erreurs, les entreprises, quelle que soit leur taille, optent pour un logiciel de gestion des plannings.

Ce type de logiciel vous fournit des informations précises sur les collaborateurs absents ou indisponibles sur certaines plages horaires. Ainsi, les risques d'erreurs ou de confusion, liés à une gestion manuelle sur papier, sont quasiment éliminés.

Examinons les avantages qu'un logiciel de gestion des effectifs peut apporter à votre entreprise :

Gestion centralisée des plannings par département : Si vous éprouvez des difficultés à organiser les emplois du temps d'employés répartis dans différents services, un logiciel de planification sera votre meilleur allié.

Diminution des erreurs humaines : L'expression "l'erreur est humaine" est bien connue, et elle se vérifie souvent. Même si vous utilisez un tableur numérique pour créer les plannings, des erreurs, comme un manque de personnel, peuvent subsister. Un logiciel de planification vous permet d'automatiser cette tâche, en centralisant toutes les informations nécessaires, et vous alerte en cas d'oubli.

Réduction des tâches répétitives : La planification des employés consiste essentiellement à créer et attribuer des postes de travail, semaine après semaine, mois après mois ; il s'agit d'une tâche répétée à l'infini. Avec un logiciel de planification, vous pouvez élaborer des modèles que vous réutiliserez et même copier des plannings passés, ce qui vous fera gagner un temps précieux.

Collaboration des employés sur les plannings : Un logiciel de gestion des plannings hébergé dans le cloud offre la possibilité aux employés d'échanger leurs postes de travail, ou de modifier leurs créneaux horaires. Cela limite ainsi le risque de conflits.

Création d'une base de données : Le logiciel de planification peut également anticiper les besoins en personnel lors des périodes de forte activité, en se basant sur les données historiques enregistrées.

Impressionnant, n'est-ce pas ? Maintenant que vous comprenez comment un logiciel de gestion des plannings peut optimiser l'efficacité et la productivité de vos équipes, tout en diminuant les coûts salariaux, approfondissons le sujet, et découvrons les meilleures solutions disponibles sur le marché.

Breathe Rota

Breathe Rota simplifie et optimise la gestion des plannings de vos équipes.

L'outil propose un créateur de planning par glisser-déposer, ainsi que des options intuitives pour affecter et partager les rôles.

Vous avez aussi la possibilité d'enregistrer des modèles de plannings, afin de les réutiliser ultérieurement. De plus, les notifications et les applications cloud permettent à chacun de rester informé en temps réel.

Breathe Rota offre également un tableau de bord personnel, permettant aux collaborateurs d'accepter, de refuser, ou d'échanger leurs créneaux de travail. Enfin, une fonctionnalité de pointage aide à générer automatiquement les feuilles de temps.

Vous pouvez tester Breathe Rota grâce à un essai gratuit de 14 jours, afin de vous familiariser avec l'outil et constater son efficacité.

Shiftboard

Shiftboard est une plateforme cloud qui aide les entreprises à suivre et gérer la planification des effectifs. Elle cible particulièrement les employés travaillant à l'heure, pour lesquels la gestion des plannings, les interactions en temps réel et le feedback sont cruciaux pour la réalisation des tâches quotidiennes. Au-delà de la planification, Shiftboard propose également un système d'enregistrement du temps et des présences, ainsi que des outils de suivi et d'intégration des candidats.

Shiftboard est reconnu pour sa capacité à réduire les coûts salariaux, tout en augmentant la productivité des employés à long terme. La particularité de Shiftboard réside dans sa grande flexibilité : vous pouvez le configurer afin qu'il corresponde aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Voici les principaux avantages de l'utilisation de Shiftboard :

• Optimisation de la planification : Personnalisez les profils de travail, les horaires des équipes et les règles métier afin de relever les défis de la planification. Shiftboard vous informe de la disponibilité des employés, vous évitant ainsi de programmer des personnes indisponibles.
• Alertes en temps réel : Lorsque vous assignez des postes de travail, Shiftboard prévient automatiquement les personnes concernées. De plus, des rappels automatiques permettent d'éviter les oublis.
• Planification de la demande : Les données historiques bien structurées vous aident à optimiser les plannings, ce qui se traduit par une réduction des coûts, et vous permet d'aligner vos horaires sur ceux de vos clients.
• Indépendance de la plateforme : Vos collaborateurs peuvent consulter et gérer leurs postes de travail via un navigateur web, quel que soit leur système d'exploitation. Les utilisateurs Android et iPhone peuvent utiliser les applications dédiées.

Shiftboard propose deux versions de son logiciel, adaptées aux entreprises axées sur la production ou sur les services. Les plans d'entreprise sont modulables et conviennent à plus de 100 000 travailleurs.

ScheduleAnywhere

ScheduleAnywhere est une plateforme de planification en ligne qui permet aux responsables de gérer les emplois du temps des employés travaillant dans différents services et lieux. Elle permet aux entreprises de contrôler leurs besoins en personnel, de suivre les heures de travail, de gérer les demandes d'absences, d'attribuer des heures supplémentaires et d'informer les collaborateurs de leurs créneaux de travail.

Ce logiciel de gestion des effectifs est conçu pour répondre aux exigences de divers secteurs d'activité tels que la vente au détail, les services aux entreprises, les transports, les administrations, l'énergie, la santé, la sécurité publique et l'application de la loi. Les responsables peuvent assigner et planifier les postes, faire pivoter les équipes et créer des modèles de planning. La possibilité de planifier plusieurs personnes, et de copier des horaires entiers, évite de devoir ressaisir les informations manuellement.

Les autres avantages sont :

• Élimination du risque d'attribution de postes de travail qui se chevauchent, évitant ainsi toute surcharge de personnel.
• Accès à des informations détaillées et génération de rapports, portant notamment sur l'emplacement, les horaires de travail et les services.
• Les employés peuvent choisir leur mode de communication préféré pour recevoir des notifications concernant leurs affectations.
• Possibilité de choisir parmi différentes plages d'horaires : 1 jour, 7 jours, 14 jours, 28 jours et 42 jours. De plus, un code couleur permet de distinguer facilement les absences maladie, les congés et autres types d'absences.
• Vous suivez également les formations, les compétences et les certifications de vos collaborateurs, et vous recevez une alerte automatique 90 jours avant leur expiration.

ScheduleAnywhere est une solution abordable, avec des plans commençant à 25 $ par mois. Vous pouvez demander une personnalisation du plan, en fonction de la taille de votre entreprise et des options que vous choisissez.

Humanity

Humanity est un logiciel de gestion des plannings adapté aux petites, moyennes et grandes entreprises. Il aide les propriétaires et les responsables à gérer les emplois du temps et les affectations de postes. Vous pouvez affiner le logiciel afin qu'il soit conforme aux normes de votre entreprise. Humanity est également compatible avec les appareils mobiles, ce qui vous permet de gérer la planification de vos équipes et de résoudre les problèmes où que vous soyez.

Humanity propose des fonctionnalités de planification avancées, telles que le glisser-déposer, qui permet d'attribuer les postes de travail en fonction des compétences et du niveau de qualification des employés. Ce logiciel profite autant aux responsables d'équipe qu'aux employés. Ces derniers peuvent échanger leurs postes et demander des congés, où qu'ils soient. Ils peuvent également consulter leur emploi du temps sur l'application mobile Humanity.

Le logiciel de gestion des plannings Humanity propose les fonctionnalités suivantes :

• Il est utilisé par plus de 175 000 entreprises dans le monde, pour répondre à leurs besoins en matière de planification des employés, comme la planification en temps réel, la gestion des horaires et la validation des demandes d'absences.
• Cette application de planification performante est dotée d'une fonction de pointage intégrée, qui vous permet de suivre avec précision les heures de travail des employés, de calculer les présences et d'exporter des feuilles de temps précises pour la gestion de la paie.
• Le module de gestion des congés, intégré à l'application, permet aux employés de faire facilement des demandes d'absence, ce qui facilite le suivi des disponibilités en temps réel.
• Humanity vous permet également d'importer des indicateurs clés de performance, afin d'anticiper les futurs besoins en matière de planification, en se basant sur des données concrètes.

Humanity propose trois plans d'abonnement pour la gestion des plannings. Le plan de démarrage coûte 3 $ par utilisateur et par mois. Le plan entreprise est personnalisable, afin de répondre aux besoins des grandes structures.

ZoomShift

ZoomShift est une autre plateforme de gestion des effectifs, qui vous permet de planifier les postes de travail et d'assigner des tâches aux collaborateurs travaillant à l'heure, comme les freelances.

Ce logiciel hébergé dans le cloud vous permet de gérer les demandes de congés, d'attribuer des heures supplémentaires et de vérifier les disponibilités. Cela limite ainsi les conflits et les confusions au moment de la création des plannings. Une fois l'emploi du temps établi, ZoomShift en informe automatiquement les employés via leur canal de communication préféré. Les collaborateurs ont également la possibilité de demander des échanges ou des modifications de postes.

ZoomShift propose une fonctionnalité de pointage intégrée, qui vous permet de suivre les heures de travail si vous n'êtes pas satisfait de la gestion manuelle des feuilles de temps. L'outil fournit également des informations précieuses sur les retards, les arrivées anticipées ou les horaires de travail non conformes. Vous pouvez également générer des rapports de paie, et les exporter vers votre logiciel de paie pour déclencher les paiements. Vous pouvez accéder à ZoomShift depuis votre navigateur web ou via l'application mobile.

Principaux avantages de ZoomShift pour la gestion des plannings :

• Création simplifiée des plannings
• Conception de modèles de plannings
• Validation des demandes de congés
• Gestion des échanges de postes
• Suivi des heures supplémentaires et élimination des conflits d'horaires
• Suivi des heures de travail des employés
• Envoi de notifications de planification aux collaborateurs
• Génération et exportation de rapports de planification et d'heures de travail à des fins de paie.

Les plans d'abonnement ZoomShift commencent à 2,50 $ par utilisateur et par mois pour les petites structures. Les plans Premium, adaptés aux entreprises de taille moyenne, coûtent 4 $ par utilisateur. Un plan personnalisé est également disponible pour les grandes entreprises.

When I Work

When I Work est une plateforme de planification des employés, accessible depuis la plupart des navigateurs web. Elle permet aux entreprises et aux organisations de créer, de modifier les emplois du temps, d'attribuer les postes et d'ajouter de nouvelles tâches. De plus, l'outil permet de suivre les heures de travail, de gérer les remplacements et de contrôler les présences.

Les responsables peuvent gérer les plannings et suivre les heures de travail directement depuis les applications mobiles. Les employés reçoivent des notifications sur leurs applications mobiles concernant l'attribution des postes, et ils peuvent demander des modifications de créneaux horaires directement depuis l'application.

Les managers peuvent gérer les demandes de congés et les valider directement sur la plateforme. Cela permet de limiter les conflits et les erreurs lors de la création des emplois du temps. Vous avez également la possibilité d'importer les données des employés via des fichiers CSV, ce qui évite de devoir saisir les informations manuellement.

When I Work peut s'intégrer à des logiciels de paie tels que Gusto, QuickBooks et ADP, ce qui facilite une génération plus rapide des bulletins de salaire. Il gère le processus d'intégration des nouveaux collaborateurs, valide les demandes de congés, approuve les échanges de postes et gère les remplacements.

Il vous permet également de confirmer les postes de travail, d'attribuer des tâches et de communiquer avec les collaborateurs afin de les tenir informés.
When I Work prend également en charge les conversations privées et les discussions de groupe, afin de faciliter la communication.
Les employés peuvent indiquer leurs disponibilités, faire des demandes de congés et participer aux échanges de postes.

Where I Work coûte 2 $ par utilisateur et par mois pour les petites entreprises. Les grandes entreprises devront opter pour la version Entreprise, personnalisable en fonction de leurs besoins.

Sling

Sling est une plateforme de planification et de collaboration efficace, conçue pour aider un large éventail d'entreprises, employant du personnel en rotation, à gérer les postes, les heures de travail, la paie et d'autres tâches.

Son tableau de bord centralisé permet de configurer des modèles de postes personnalisés pour planifier le travail, d'accéder aux disponibilités des collaborateurs, de gérer les demandes de congés et de modifications de postes. Sling dispose d'une fonction de pointage intégrée, qui permet aux employés d'enregistrer l'heure précise d'arrivée et de départ, de suivre les heures de travail, et même de recevoir des notifications en cas de retard ou de pointage incomplet via l'application mobile. Grâce au calendrier de travail partagé, les administrateurs peuvent attribuer des postes de travail et des tâches aux collaborateurs travaillant sur différents sites.

Sling comprend quatre fonctions principales : les tâches, les postes, les messages et le fil d'actualités. Les options de chat permettent aux collaborateurs de communiquer via des publications, des liens, des vidéos et des photos, afin d'échanger sur les modifications de postes ou de prévenir d'un changement.

La plateforme propose également des modèles de postes que les responsables peuvent utiliser pour attribuer des créneaux de travail, sans avoir à les concevoir de zéro. Ces modèles sont également dotés de filtres intégrés, tels que la date, le poste ou le service. Ils sont pratiques pour rechercher rapidement des informations spécifiques. De même, les collaborateurs peuvent faire des demandes de congés ou de modifications de postes via le portail dédié, intégré au logiciel Sling.

La version gratuite de Sling propose un bon nombre de fonctionnalités. Vous pouvez également opter pour les versions Premium et Professionnelle, coûtant respectivement 3 et 4 $.

Workforce

Workforce est une solution cloud complète, offrant des fonctionnalités de gestion des plannings et des présences aux responsables RH. Son éditeur unique, basé sur le principe du glisser-déposer, permet aux responsables d'automatiser la création des emplois du temps, en tenant compte de la localisation des employés et de leurs contraintes de disponibilité.

Le logiciel s'assure également du respect des lois en vigueur, et vous alerte en cas de non-conformité avec la politique de l'entreprise ou la législation du travail.

La plateforme Workforce peut s'intégrer avec les principaux logiciels de gestion des ressources humaines et de paie, tels que Gusto, ADP, Paychex, Square, Sage et autres. Workforce propose également une application qui tient les employés informés des dernières actualités, même pendant leur temps de travail.

Cependant, les collaborateurs peuvent choisir d'autres modes de communication, comme les SMS ou les emails, pour recevoir leurs mises à jour de postes. Si un employé demande l'annulation d'un créneau de travail, les responsables peuvent rapidement diffuser l'information, afin qu'un autre employé disponible puisse se porter volontaire.

Workforce vous permet d'analyser les données historiques afin d'évaluer le nombre de collaborateurs à prévoir pour un lieu ou un jour particulier. Cette fonctionnalité vous aide grandement à optimiser votre planning. De plus, il est possible de créer des modèles d'emplois du temps et de les réutiliser ultérieurement.

Les fonctionnalités de planification de Workforce sont disponibles dans le plan d'abonnement Professionnel, au prix de 4 $ par utilisateur et par mois. Vous pouvez bénéficier d'un essai gratuit de 14 jours avant de vous abonner.

Deputy

Deputy est une plateforme de gestion des ressources humaines, reconnue pour ses fonctionnalités intégrées de gestion des employés et de planification des effectifs. Sa fonction de gestion des plannings vous permet d'organiser les postes de travail, d'assigner des tâches et de calculer automatiquement les heures supplémentaires.

Le logiciel de planification Deputy peut également suivre les heures de travail et les présences grâce à un système de pointage intégré. De plus, les fonctionnalités de communication intégrées sont pratiques pour diffuser des annonces générales. Cette solution de gestion globale peut facilement s'intégrer à des plateformes de paie, de points de vente et de gestion des ressources humaines, afin d'offrir des fonctionnalités complémentaires de performance et de gestion.

L'application mobile intuitive de Deputy, optimisée par l'IA, vous permet de gérer les postes de travail, quel que soit l'endroit où vous vous trouvez. De plus, l'application kiosque, spécialement conçue pour iPad, permet aux employés de se gérer eux-mêmes, et d'enregistrer leurs heures d'arrivée et de départ.

Deputy informe automatiquement les collaborateurs de leurs affectations de postes via leur canal de communication préféré : email, SMS, notifications push, etc. Les employés ont également la possibilité d'annuler un créneau de travail, et les responsables peuvent alors affecter un autre collaborateur à sa place.

Voici les avantages de l'utilisation de Deputy en tant que logiciel de planification des effectifs :

• Gestion de plusieurs lieux de travail et services, à partir d'un seul compte
• Accélération du processus de génération de la paie et de gestion des tâches administratives
• Confirmation de la validation des postes de travail par les employés
• Attribution de tâches aux collaborateurs par créneaux de travail et suivi de leur progression
• Réduction de la redondance dans la gestion des plannings et des feuilles de temps
• Sécurisation de vos données
• Aucun matériel ou logiciel spécial requis

Le logiciel de planification Deputy coûte 2,50 $ par utilisateur et par mois, avec une facturation mensuelle. Vous pouvez tester l'outil via un essai gratuit de trente et un jours.

Conclusion 👨‍💻

Nous voici arrivés au terme de cet article ! Voici une présentation des meilleurs logiciels de gestion des plannings disponibles sur le marché. Ils vous permettent de gérer vos collaborateurs et les postes de travail de manière simple et efficace. Si vous vous demandez quel logiciel est le plus adapté à vos besoins, il n'y a pas de réponse unique : cela dépend des exigences spécifiques de votre entreprise.

Vous pouvez également consulter d'autres solutions de gestion des ressources humaines.

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