La gestion de projets et la priorisation des choses deviennent-elles trop compliquées pour vous ? Ce serait formidable s’il y avait un moyen de vous aider à comprendre quelles tâches nécessitent quel type d’attention et d’énergie.
C’est là que la matrice d’effort d’impact ou matrice 2 × 2 entre en jeu. C’est un outil qui simplifie la hiérarchisation et aide les équipes et les individus à renouer avec leurs objectifs et à identifier des étapes concrètes pour démarrer le travail.
Si vous recherchez un modèle de matrice d’effort d’impact facile, cet article est une excellente introduction. Mais d’abord, familiarisons-nous avec les bases de la matrice d’effort d’impact.
Table des matières
Qu’est-ce qu’une matrice d’effort d’impact ?
Une matrice d’effort d’impact ou une matrice 2 × 2 n’est rien d’autre qu’un outil que les entreprises et les particuliers utilisent pour hiérarchiser efficacement les tâches. La priorisation se produit en analysant l’effort qui doit être fourni pour une tâche et en le comparant à l’impact qu’elle aura.
Pour la plupart, une matrice d’effort d’impact est créée par un remue-méninges avec votre équipe. Cela vous permet d’identifier le nombre total de tâches et de projets pour tous les membres de l’équipe. Vous pouvez alors déterminer l’importance et l’urgence de ces tâches.
Avec cet exercice, vous pouvez identifier l’ordre des tâches qui doivent être effectuées pour obtenir le meilleur impact avec le minimum d’effort.
Habituellement, les tâches nécessitant le moins d’efforts et ayant le plus d’impact sont celles sur lesquelles vous devez vous concentrer. Cependant, cela ne veut pas dire que les tâches à faible effort et à faible impact sont inutiles. Parfois, même ceux-ci peuvent aider d’une manière ou d’une autre.
Les 4 quadrants de la matrice d’effort d’impact
Les 4 quadrants de la matrice d’effort d’impact sont les suivants :
Ces quatre blocs sont séparés en ayant Impact sur l’axe X et Effort sur l’axe Y. Chacun des blocs est le suivant :
#1. Gains rapides – Faible effort et impact élevé
Ce bloc comprend toutes les tâches qui peuvent être effectuées facilement ou rapidement mais qui ont un impact significatif sur l’entreprise ou votre travail. Les tâches de ce bloc sont de la plus haute priorité.
#2. Grands projets – effort élevé et impact élevé
Ce bloc comprend toutes les tâches qui nécessitent un effort important et qui ont un impact énorme. Ceux-ci sont considérés comme les objectifs à long terme de l’entreprise et ont une priorité décemment élevée.
#3. Remplissages – Faible effort et faible impact
Ce bloc comprend toutes les tâches qui peuvent être effectuées facilement mais qui n’ont pas un impact suffisamment important. Ainsi, les tâches sous ce bloc ne sont pas la plus grande priorité.
Cependant, vous pouvez toujours effectuer ces tâches pendant votre temps libre ou lorsque vous ne vous sentez pas productif, juste pour vous débarrasser de ces tâches.
#4. Tâches ingrates – effort élevé et faible impact
Ce bloc comprend toutes les tâches qui demandent beaucoup de temps et d’efforts mais qui n’ont pas assez d’impact. Ces tâches sont hautement inutiles et doivent être laissées de côté si toutes les autres tâches doivent être effectuées.
Quand utiliser une matrice d’effort d’impact ?
La matrice d’effort d’impact est un must sur lequel travailler chaque fois que vous ou votre équipe avez plusieurs projets ou tâches avec un large éventail d’avantages potentiels.
Vous en avez également besoin chaque fois que vous ne savez pas quel est le meilleur plan d’action ou que vous décidez par où commencer.
Parfois, la matrice 2 × 2 peut même vous aider à organiser votre flux de travail et à le rendre sans encombrement.
Habituellement, les start-ups ou les petites organisations ont une tonne de travaux différents qui doivent être effectués par un très petit groupe de personnes. Dans une structure aussi chaotique, de nombreuses idées et projets pourraient être entravés. Ainsi, une matrice peut trier ce gâchis et faire fonctionner l’organisation.
Voici une liste des avantages incroyables que la matrice d’effort d’impact a pour vous et votre équipe :
Avantages de la matrice d’effort d’impact
#1. Gardez tout le monde dans la boucle et synchronisez
Le meilleur avantage de la matrice d’effort d’impact est en fait la façon dont elle met tout le monde sur la même longueur d’onde pour travailler vers un objectif. Votre équipe peut également utiliser des modèles de matrice d’effort d’impact pour ajouter une autre couche d’organisation du travail.
#2. Optimiser les ressources et leur allocation
Lorsque vous savez quelles tâches doivent être effectuées et quand elles doivent être effectuées, vous pouvez gérer vos ressources et les allouer correctement. Ainsi, les ressources critiques sont réservées aux tâches prioritaires.
#3. Crée une séquence de tâches de travail et hiérarchise les tâches
La matrice d’effort d’impact aide à créer une séquence d’actions/tâches organisées en fonction de la priorité. Cela crée un chemin linéaire que l’équipe doit suivre.
#4. Aligne l’équipe sur les objectifs de l’entreprise
En plus de trouver les tâches prioritaires, la matrice explique également pourquoi les tâches doivent être hiérarchisées. Ainsi, l’équipe comprend les objectifs qui la sous-tendent et, à son tour, comprend les objectifs de l’entreprise.
#5. Gain de temps et optimisation de l’efficacité du flux de travail
Avec la matrice, vous pouvez éviter de passer du temps sur des choses qui nécessitent beaucoup trop de temps pour un impact bien moindre. Ainsi, votre flux de travail devient plus urgent et votre efficacité au travail augmente.
Aussi simple que puisse paraître la matrice d’effort d’impact, il y a encore quelques choses que vous pouvez faire pour maximiser les avantages et l’utilité de cette pratique.
Conseils pour faciliter la matrice d’effort d’impact
#1. Définir des objectifs clairs pour la matrice
Le pourquoi de toutes choses est important partout. Assurez-vous de trouver cela également pour la matrice. Avoir des objectifs et des raisons clairs pour créer la matrice vous donnera une direction précise pour effectuer cette pratique correctement.
#2. Réfléchissez à toutes les activités et tâches avec vos coéquipiers
Le brainstorming permet toujours une discussion holistique sur les choses. Le faire avec vos coéquipiers apportera une perspective différente à la matrice, et les tâches peuvent être hiérarchisées en pensant à tout le monde.
#3. Créer un plan d’action solide pour le processus après avoir créé la matrice
Le simple fait de créer la matrice d’effort d’impact ne va pas faire avancer les choses. En fait, avoir un plan d’action solide et l’exécuter est la seule chose qui le fera. Assurez-vous donc d’avoir un plan prêt pour toutes les tâches et leurs séquences pour un flux de travail fluide.
#4. Avoir une bonne communication au sein de l’équipe et faire des rapports pour les tâches
Une fois le travail commencé, vous devrez communiquer de manière proactive avec l’équipe si la séquence ou les priorités étaient suffisamment précises.
S’il y avait des domaines d’amélioration, assurez-vous de créer un rapport sur la façon dont cela s’est passé pour faire des ajustements pour la prochaine fois que vous ferez une autre matrice d’effort d’impact.
C’était tout ce que vous deviez savoir sur Impact Effort Matrix. Voyons maintenant quelques modèles de matrice d’effort d’impact qui vous faciliteront la vie !
Miró
Miró est un outil fantastique conçu pour les équipes et les individus pour créer des graphiques, des tableaux, des cartes, etc. pour planifier et organiser les choses.
Lors de l’utilisation de ce modèle, voici quelques éléments que nous avons découverts :
- L’aspect conception est très convivial et toute personne ayant une connaissance de base de la modification de ces modèles de conception peut utiliser cet outil.
- Il n’y a pas beaucoup d’aide pour expliquer comment fonctionne le modèle de matrice d’effort d’impact, donc un débutant devra peut-être rechercher ce que c’est et comment c’est fait.
- Lors du démarrage de votre première conception, l’outil vous demande votre expérience dans l’utilisation d’outils de conception tels que Miro, ce qui le rend convivial pour les débutants en termes de conception.
Miro est un outil freemium, vous pouvez donc l’utiliser pour créer des modèles gratuitement. Cependant, vous pouvez également le mettre à niveau pour accéder à des fonctionnalités premium telles que des projets illimités, la collaboration avec plusieurs membres de l’équipe, etc.
Lucidspark
Lucidspark est un autre outil de conception spécialement créé pour la productivité et les tâches liées au travail. Il présente une interface utilisateur simple et une création et une modification faciles des modèles.
Voici les caractéristiques du modèle de matrice d’effort d’impact Lucidspark :
- L’interface utilisateur est simple et rapide ; vous pouvez créer la matrice rapidement en ajoutant les projets dans les cases
- Le modèle présente une conception de base, mais vous pouvez ajouter des images et modifier les couleurs et les polices pour le personnaliser
- La disposition de base des quatre quadrants est conçue pour présenter des tâches avec des niveaux d’effort et d’impact variables, non seulement pour les définir sous un bloc, mais vous pouvez les déplacer en conséquence.
Vous pouvez démarrer gratuitement avec Lucidspark, mais vous pouvez également le mettre à niveau pour accéder à d’autres fonctionnalités premium.
Toile
Toile est un outil de conception qui peut être utilisé pour toutes sortes de besoins de conception. Vous pouvez l’utiliser pour créer des graphiques de productivité tels que la matrice d’effort d’impact, des logos de conception, des infographies et bien plus encore.
Voici quelques informations sur le modèle Canva pour la matrice d’effort d’impact :
- Comprend une multitude de fonctionnalités de conception telles que l’ajout d’éléments, de changements de couleur et de police, l’ajout d’images et de vidéos, la création d’animations, etc., ce qui est quelque peu exagéré
- Excellent outil pour les utilisateurs qui l’utiliseront fréquemment pour d’autres exigences de conception et de création de contenu
- Le modèle de matrice d’effort d’impact présente une conception traditionnelle qui ne peut répertorier que les tâches sous les blocs et n’a pas de niveaux personnalisés pour la même chose.
À des fins de productivité uniquement, Canva peut sembler un peu trop avancé pour de nombreux débutants.
Cependant, cela peut être un excellent outil pour les utilisateurs intermédiaires ou avancés pour créer des conceptions et des modèles uniques.
Son utilisation est gratuite, mais avoir la version premium vous permettra d’accéder à différents modèles et autres éléments.
Créativement
Créativement est un outil de conception de productivité spécialement conçu pour les entreprises et les organisations pour gérer des tâches organisationnelles telles que la création d’un modèle de matrice d’effort d’impact.
Voici les caractéristiques du modèle de matrice d’effort d’impact Creately :
- Le modèle est simple et coloré, avec des moyens très simples d’écrire les tâches sous chaque quadrant
- La disposition de la matrice facilite la compréhension mais n’offre pas un niveau de personnalisation plus élevé
- Convient aux débutants mais empêche les utilisateurs de personnaliser le modèle pour de meilleures conceptions et une meilleure mise en page de la matrice
Même si Creately n’est pas le meilleur pour la personnalisation, il fait très bien son travail et constitue une excellente solution pour les chefs d’équipe et les managers qui souhaitent accomplir la tâche facilement et rapidement.
Groupmap
Groupmap est l’un des meilleurs outils de cette liste pour un modèle de matrice d’effort d’impact. Il combine le meilleur des deux mondes, c’est-à-dire le design et l’efficacité.
Voici les fonctionnalités du modèle de matrice d’effort d’impact Groupmap :
- Le modèle est extrêmement bien fait, où vous pouvez simplement cliquer n’importe où et commencer à écrire les tâches, et il aura toujours l’air incroyable
- La mise en page est très fluide et vous pouvez micro-ajuster les niveaux d’impact et d’effort nécessaires à cette tâche.
- Il n’y a pas grand-chose à faire en termes de conception, mais le modèle présente un design attrayant qui fait le travail
Du point de vue de la conception, il y a une limite à votre personnalisation où vous pouvez modifier l’arrière-plan et la disposition des axes pour répondre à vos besoins. Cependant, vous pouvez créer une matrice excellente et efficace avec un minimum d’effort.
Ayoa
Ayoa est un outil de conception de cartes de productivité où vous pouvez trouver des modèles d’organigrammes de projet, de graphiques, de matrices, etc.
Voici les caractéristiques du modèle de matrice d’effort d’impact Ayoa :
- Le modèle est facile à utiliser et dispose de suffisamment d’options de conception pour ajouter un peu de personnalisation
- La disposition de la matrice d’effort d’impact présente une conception fluide avec des boîtes de projet individuelles pour identifier chacune d’entre elles correctement
- L’interface utilisateur est adaptée aux débutants, mais elle est un peu plus lente que le reste des outils de cette liste
La version d’essai gratuite d’Ayoa ne dure que 7 jours, après quoi vous devez obtenir la version premium pour créer de nouveaux modèles.
Figma
Figma est un outil de conception qui propose divers modèles pour différents types de cartes et de graphiques dont les organisations ont besoin pour la productivité et la gestion d’équipe.
Voici les caractéristiques du modèle de matrice d’effort d’impact Figma :
- Lorsque vous démarrez un diagramme ou un modèle sur Figma, vous êtes accueilli par un didacticiel sur l’utilisation de l’outil, ce qui est une fonctionnalité intéressante pour les débutants.
- Il y a aussi une boîte d’instructions sur la façon d’utiliser le modèle pour la matrice d’effort d’impact et comment vous pouvez le personnaliser pour une meilleure efficacité.
L’outil est minimaliste et offre suffisamment de conseils pour qu’un débutant complet puisse créer une matrice d’effort d’impact respectable sans l’aide de personne d’autre. C’est incroyable pour les utilisateurs novices et même les vétérans qui veulent le faire et le dépoussiérer rapidement.
Vengage
Vengage est un outil de conception freemium utilisé pour créer différents modèles de conception et graphiques. L’Impact Effort Matrix fait partie de la version commerciale de Venngage, qui est une version payante de l’outil.
Voici les caractéristiques du modèle de matrice d’effort d’impact Venngage :
- Le modèle de matrice d’effort d’impact offre une excellente mise en page fluide où vous pouvez ajuster la quantité d’effort et l’impact du projet
- Du point de vue du design, l’outil offre une grande personnalisation et un modèle de démarrage décent pour créer un design attrayant pour afficher efficacement vos projets.
Le modèle de matrice d’effort d’impact de Venngage est un excellent outil, mais le niveau de personnalisation qu’il offre n’est pas suffisant pour justifier l’achat. Quoi qu’il en soit, si vous recherchez un bon logiciel de conception pour plusieurs projets de conception, c’est un bon outil à avoir !
Emballer
La matrice d’effort d’impact est une pratique essentielle pour évaluer le calendrier et les priorités de votre travail. Pour aller avec cela, vous avez également besoin d’un modèle idéal qui fonctionne exactement comme vous en avez besoin.
Après avoir utilisé tous ces outils, nous avons constaté que vous n’avez pas besoin d’avoir des niveaux élevés de personnalisation pour obtenir un modèle de matrice décent.
Cependant, si vous optez pour les outils qui offrent cela, vous pouvez maximiser l’attractivité et l’efficacité de la matrice.
Vous pouvez également consulter certains modèles d’arbre de décision.