Rationalisez le processus d’approvisionnement de votre PME avec ces meilleures applications logicielles d’approvisionnement.
La gestion du processus d’approvisionnement est complexe car elle implique des achats, des stocks, des commandes, des factures, des fournisseurs, des paiements, etc. Mais en même temps, c’est vital pour le succès de l’entreprise. C’est pourquoi les entreprises doivent automatiser et gérer ce processus avec des applications.
Si vous attendez le dernier moment pour déployer un logiciel d’approvisionnement dans votre entreprise, il y aura des conséquences de traitement manuel. Par conséquent, il est sage de commencer à mettre en œuvre ces outils dès que vous remarquez la friction de processus manuels inefficaces.
Plongeons-nous dans les bases des logiciels d’approvisionnement et découvrons les meilleurs outils dans ce domaine.
Table des matières
Qu’est-ce qu’un logiciel d’approvisionnement ?
L’approvisionnement consiste à trouver et à acquérir les biens et services dont une entreprise a besoin. Par conséquent, un logiciel d’approvisionnement fait référence à une solution métier qui automatise différentes phases du processus d’approvisionnement.
Qu’il s’agisse d’analyser les dépenses, de gérer les contrats ou d’effectuer des paiements, ces outils peuvent vous aider à avoir un contrôle total sur chaque opération de processus. Ceux-ci peuvent également s’intégrer à diverses plates-formes ERP pour rendre le processus plus fluide.
De plus, certains outils permettent également à tous les employés d’accéder et d’exécuter des tâches à partir d’une unité centrale avec l’autorisation de l’utilisateur pepper.
A quoi servent ces outils ?
Une application logicielle d’approvisionnement peut effectuer plusieurs tâches pour rendre le processus d’approvisionnement sans effort pour votre équipe. Les employés peuvent commander des achats de n’importe où et communiquer avec les membres de l’équipe. Voici les principales tâches que ce logiciel peut effectuer :
- Générer un bon de commande et le vérifier
- Automatisez la transmission des bons de commande électroniques
- Vous rappeler les bons de commande récents et les annulations
- Envoyer les bons de commande en attente au personnel approprié pour action ultérieure
- Effectuer des transactions financières et d’inventaire après l’arrivée de la commande
- Éviter les pénuries ponctuelles en maintenant un inventaire
- Collecter des données et analyser les tendances pour une rentabilité maximale
- Rationalisez le processus de normalisation sur différentes plates-formes
Voyons maintenant quand vous utilisez des outils logiciels d’approvisionnement.
Qui utilise un logiciel d’approvisionnement ?
Vous auriez besoin d’un logiciel d’approvisionnement lorsque vous achetez des matières premières, du matériel informatique, des fournitures de bureau, etc., en grandes quantités tout au long de l’année. Par conséquent, toute entreprise qui achète fréquemment des fournitures auprès de fournisseurs tiers et souhaite rendre le système d’approvisionnement transparent.
Vous trouverez principalement les entreprises suivantes utilisant des outils d’approvisionnement :
- Fabricants de biens de consommation et d’électroménager
- Constructeurs de véhicules
- Entreprises de commerce électronique et de vente au détail
Mais, il existe une entreprise spécialisée qui utilise également ce logiciel, ce sont les consultants ou les agences d’approvisionnement.
La plupart des marques sous-traitent leurs opérations d’approvisionnement à ces agences pour des raisons pratiques et abordables. Des entreprises comme Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture, etc., sont les leaders du conseil en achats.
Comment le logiciel d’approvisionnement aide-t-il les entreprises ?
#1. Automatisation des achats
L’automatisation des processus métier est évidente dans tous les domaines, y compris l’approvisionnement. Vous pouvez automatiser avec succès l’ensemble de l’opération d’approvisionnement en utilisant un logiciel d’approvisionnement.
De la découverte des fournisseurs à l’enregistrement, de la sélection des produits au contrôle qualité et enfin à la signature des accords, tout est regroupé dans un seul logiciel.
Dans la plupart des cas, l’outil traite automatiquement les demandes d’achat de fournitures internes. Il a juste besoin de l’approbation d’un responsable avant d’envoyer l’ordre d’achat.
#2. Transparence dans les achats
Les parties prenantes de l’entreprise, telles que les managers et les directeurs financiers, peuvent consulter les tendances d’achat à partir d’un logiciel central. Pas besoin de sauter à travers des cerceaux pour obtenir des rapports sur les achats.
En outre, l’outil suit chaque étape jusqu’à la finalisation de l’accord, garantissant une transparence d’entreprise de haut niveau pour éviter la corruption.
#3. Optimisation des approbations
Ces outils sont accompagnés d’algorithmes intelligents pour séparer les ordres d’achat authentiques du gaspillage. Par conséquent, les gestionnaires d’approbation ne reçoivent que des demandes d’achat authentiques la plupart du temps. Par la suite, les responsables peuvent rapidement approuver les ordres d’achat.
#4. Visibilité sur les dépenses
Le tableau de bord de l’outil vous montre instantanément les dépenses globales de l’entreprise pour l’achat de fournitures, qui sont vos fournisseurs, combien vous les payez, etc. Il vous aide à budgétiser les projets, à économiser sur les achats inutiles, etc.
Caractéristiques à rechercher lors du choix d’un logiciel d’approvisionnement
La plupart des outils d’approvisionnement offrent un ensemble standard de fonctionnalités. Cependant, avant d’en acheter un, assurez-vous qu’ils offrent au moins les fonctionnalités suivantes :
- L’outil devrait être accompagné d’un tableau de bord de gestion des fournisseurs où vous pouvez intégrer de nouveaux fournisseurs ou revoir les contrats avec les fournisseurs existants.
- Ce sera pratique si le logiciel offre également une fonction de découverte de fournisseurs.
- Il doit y avoir un utilitaire de gestion des risques qui bloquera les dépenses inutiles ou les ordres d’achat abusifs.
- Votre outil d’approvisionnement doit être doté d’une fonctionnalité d’audit afin que vous puissiez auditer les bons de commande, les paiements des fournisseurs, etc.
- Le meilleur outil d’approvisionnement offrira également une fonctionnalité de budgétisation dans laquelle vous pourrez entrer un budget mensuel ou trimestriel et maintenir les achats dans ce chiffre.
- Il devrait également y avoir une fonctionnalité de communication qui informera l’utilisateur du logiciel des nouvelles commandes d’achat, des factures, des commandes dues, etc.
- C’est bien si l’application propose une version mobile pour le suivi des dépenses, l’approbation des commandes, la finalisation des transactions, etc.
- Un logiciel d’approvisionnement fiable doit vous permettre de définir la politique d’achat de l’entreprise.
- Enfin, l’outil doit permettre aux représentants de l’approvisionnement de créer des workflows d’approvisionnement personnalisés si le logiciel manque de modèles pour certains scénarios d’achat.
Maintenant que vous connaissez le concept de cet outil et les tâches qu’il peut effectuer, examinez les meilleures applications logicielles d’approvisionnement que les PME peuvent utiliser.
Précoro
Si vous appartenez à une petite ou moyenne équipe, Precoro peut vous aider à rationaliser le processus d’achat et à éliminer le travail manuel. Cela vous fait gagner un temps précieux et de l’argent et vous permet de vous concentrer sur des questions plus urgentes.
Ce logiciel innovant et ultra-rapide peut optimiser le système Procure-to-Pay de votre organisation pour une meilleure efficacité de travail. Il gère efficacement les tâches impliquées dans le processus d’achat, telles que la demande, la commande et la facturation.
De plus, Precoro améliore votre système d’achat en améliorant votre flux de travail d’approbation. Les étapes du flux de travail telles que le processus de demande, les bons de commande, l’approbation, la facturation et la gestion des factures peuvent être effectuées électroniquement avec cet outil.
L’application facilite également le contrôle des processus, l’approbation et l’analyse des dépenses en déplacement.
En utilisant cette solution fiable, les entreprises peuvent avoir des rapports réguliers et des analyses de données. Les rapports détaillés et complets couvrent tous les processus d’organigramme et les données d’approvisionnement.
En outre, ces rapports vous permettent de suivre et de résoudre les erreurs, de personnaliser les formats de rapport pour les parties prenantes et d’exporter des données en temps réel pour l’analyse comptable et financière.
Kissflow
Vous souhaitez avoir le contrôle sur le processus Procure-to-Pay mais avec suffisamment de flexibilité ? Kissflow vous le permet avec sa solution simple et personnalisable. Pour les demandes d’achat, il propose des formulaires fluides afin que vous puissiez collecter, valider et suivre les demandes d’achat.
Une fois qu’une demande est approuvée, il génère automatiquement des commandes et émet des bons de commande. Pour la gestion des fournisseurs, cet outil offre un portail efficace pour l’intégration, la gestion et la maintenance des fournisseurs.
Lorsque vous utilisez cette application, l’approbation des factures en déplacement devient possible. Il prend également en charge la correspondance à trois voies automatisée, la vérification des factures avec les contrats, les bons de commande et les feuilles de saisie des services.
Kissflow peut également générer des informations basées sur les données et exploitables sur les tendances d’achat, les dépenses et les performances des fournisseurs. À l’aide de ce logiciel, les utilisateurs peuvent également générer des rapports instantanés qui incluent des paramètres personnalisables.
Il prend également en charge une intégration transparente avec divers outils tiers. Débarrassez-vous de toute redondance en l’utilisant avec diverses applications ERP et financières, notamment Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP et NetSuite. Cette solution vous permet également d’utiliser des plugins et des API puissants.
Approvisionnement en équipe
En tant que PME, il est temps pour vous de simplifier le processus d’approvisionnement avec Team Procure. Cependant, ce logiciel peut également répondre aux besoins des entreprises qui traitent des opérations d’approvisionnement complexes au niveau international.
Cette plate-forme unique basée sur le cloud peut gérer toutes vos approbations, vos bons de commande et votre inventaire. En ce qui concerne les demandes d’achat, la solution peut les trier en fonction du budget, du service et de la gravité. À partir de ces demandes, les utilisateurs peuvent également générer des bons de commande et surveiller les calendriers de livraison.
Team Procure propose également une fonction de matrice de prix, à l’aide de laquelle les entreprises peuvent gérer les offres faites par plusieurs fournisseurs achetés auprès du plus bas soumissionnaire. Étant donné que différentes organisations ont des besoins différents, cela permet aux organisations de créer des workflows d’approbation personnalisés.
Ici, l’intégration des fournisseurs et des vendeurs est facile. En outre, il dispose d’indicateurs de performance clés intégrés pour le suivi des performances. Même si vous avez des entrepôts à plusieurs endroits, cet outil vous aide à disposer d’un système de gestion d’entrepôt intégré. Vous pouvez même intégrer son service dans votre système existant via une API personnalisée.
AchatsExpress
ProcurementExpress est un logiciel d’approvisionnement idéal qui peut rationaliser tous les flux de travail associés. Il vous aide également à éliminer les longs processus manuels, les traces écrites et les éventuels incidents de fraude.
Son système d’approbation innovant vous permet de fixer des dépenses maximales et de déterminer des chaînes d’approbation. Les entreprises peuvent également attribuer des niveaux d’approbation prédéterminés à différents employés. De plus, les organisations peuvent personnaliser et automatiser toutes les étapes d’une chaîne d’approbation pour une efficacité optimisée.
L’application vous permet de créer des bons de commande rapides et précis en fonction de votre relation avec des fournisseurs individuels. Vous pouvez inclure les champs nécessaires et les menus déroulants pour créer des bons de commande professionnels et contextuels.
Selon la structure financière de votre entreprise, vous pouvez répartir les coûts sur différents sites pour éviter les dépenses excessives. À l’aide de la fonction de rapport intégrée à l’application, les utilisateurs peuvent également analyser les ventilations complètes des dépenses. De plus, la solution peut créer des budgets pour différents projets et départements.
Procurer
Dites adieu aux processus papier, aux approbations lentes et aux solutions complexes avec Procurify. Ce logiciel de gestion proactive des dépenses offre une visibilité et un contrôle complets sur les dépenses de l’entreprise.
Lorsque vous utilisez cet outil, il devient possible d’approuver tous les bons de commande à partir d’un seul endroit. Ici, vous pouvez également voir les dépenses en temps réel par rapport aux budgets. Il propose également des cartes de dépenses physiques et virtuelles pour des dépenses transparentes.
Procurify prend également en charge la création d’un flux de travail pour automatiser et suivre chaque étape du parcours d’achat. Vous pouvez également définir une autorisation d’achat en fonction du département et de l’emplacement. La possibilité de trier toutes les commandes d’un fournisseur est une autre fonctionnalité mise en avant de cet outil.
L’application peut effectuer une analyse des performances des fournisseurs afin que vous puissiez prendre des décisions d’achat et commerciales éclairées. Ici, vous pouvez importer des éléments de catalogue et des détails, y compris des images.
Cette solution s’intègre directement à vos applications professionnelles préférées telles qu’Amazon Business, Oracle, Quickbooks et Slack.
Coupe
Coupa est une plateforme qui vous offre la visibilité et le contrôle des dépenses dont vous avez besoin pour gérer le processus d’approvisionnement. Le choix de cette solution pour votre entreprise signifie que vous pouvez vous approvisionner avec la facilité des achats des consommateurs tout en faisant gagner un temps précieux à vos employés.
Les principales fonctionnalités de cette application sont :
- Simplification des processus de demande d’achat et de commande
- Suivi des bons de commande en temps réel
- Alertes pour les prix réduits et autres avantages
- Formulaires flexibles pour saisir des données pour les services basés sur SOW
- Tableau de bord pour la gestion budgétaire en temps réel
En outre, l’outil prend en charge l’approbation par e-mail et téléphone mobile. En outre, les entreprises peuvent l’utiliser pour la gestion des stocks et des contrats.
Bellwether
Avec Bellwether, vous pouvez rendre le processus d’approvisionnement transparent et rapide. Il vous aide à éliminer les approbations verbales et les longues communications par e-mails et appels téléphoniques.
Ce logiciel vous permet de configurer des demandes d’achat, des bons de commande et des factures en un minimum de temps et d’efforts. Des fonctionnalités telles que le flux de travail avancé et la budgétisation garantissent une plus grande visibilité et un meilleur contrôle des dépenses.
Cet outil basé sur le cloud offre la flexibilité et la personnalisation nécessaires à vos besoins. Si votre entreprise a besoin de plusieurs langues ou de champs personnalisés, Bellwether peut vous fournir cela. De plus, il vous permet d’accéder à l’application hors site.
PairSoft
PairSoft est un logiciel convivial que les entreprises peuvent utiliser pour automatiser le flux de travail tout au long du processus P2P. C’est également utile pour gagner en visibilité sur les dépenses et entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs et les vendeurs.
Le logiciel peut être déployé rapidement sur votre système ou ERP existant et utilisé facilement. Il vous permet de gérer les bons de commande en rationalisant l’ensemble du processus. Vous obtenez également des informations complètes sur les dépenses dans toutes les catégories.
PairSoft peut également faciliter la communication en temps réel entre les entreprises et les fournisseurs. Le traitement et la validation des factures sont d’autres tâches automatisées que vous pouvez effectuer avec ce logiciel. Il prend également en charge les analyses et les rapports.
Derniers mots
À l’ère de la numérisation, il est difficile pour les entreprises de gérer leur processus d’approvisionnement sans logiciel ni solution automatisée. Ces outils peuvent ouvrir plusieurs nouvelles opportunités à chaque étape de ce processus.
De plus, les applications garantissent une efficacité optimale même lorsque vous développez votre activité. Consultez la liste des meilleurs logiciels d’approvisionnement pour sélectionner celui qui convient le mieux à vos besoins. En outre, vous pouvez examiner les fonctionnalités essentielles qu’un outil robuste d’approvisionnement automatisé devrait avoir.
En tant que PME, vous souhaiterez peut-être également connaître les meilleurs outils de gestion de documents.