Les logiciels d’automatisation des tâches réduisent le travail manuel et augmentent la productivité dans la plupart des entreprises qui utilisent la technologie sous forme numérique ou physique !
L’automatisation est le fruit à portée de main pour les propriétaires et les gestionnaires d’entreprise lorsqu’ils doivent réduire les frais généraux sans compromettre la productivité et la production.
Des appareils grand public, des biens et de la fabrication de véhicules au codage de logiciels, tous les secteurs bénéficient de l’automatisation des tâches et des processus.
Si vous débutez dans l’automatisation des tâches ou si vous utilisez déjà l’automatisation mais que vous souhaitez rendre les scénarios d’automatisation existants plus efficaces, vous êtes au bon endroit !
Cet article décrit certains outils d’automatisation des tâches exceptionnels que les principales PME, startups et entreprises utilisent. De plus, vous en apprendrez plus sur les étapes et les avantages de l’automatisation des tâches. Alors, commencez à lire !
Table des matières
Qu’est-ce que l’automatisation des tâches ? 👩💻
L’automatisation des tâches est l’utilisation de logiciels ou d’algorithmes de programmation pour effectuer des tâches manuelles répétitives et prédictives à l’aide d’ordinateurs, de smartphones, de tablettes ou d’ordinateurs à carte unique (SBC) comme Raspberry Pi.
Il améliore la cohérence et la précision des workflows. Sans oublier que l’automatisation des tâches apporte une efficacité extraordinaire aux tâches les plus complexes. De toute évidence, cela minimise le travail manuel requis pour produire un résultat spécifique tout en rationalisant l’ensemble du projet commercial ou commercial.
L’automatisation des tâches ne supprime pas complètement l’implication des humains. Cela réduit simplement le besoin d’intervention manuelle de la main-d’œuvre de votre entreprise alors qu’elle peut investir du temps dans la croissance des ventes, l’amélioration des mesures marketing et, finalement, générer plus de revenus.
Les étapes pour automatiser une tâche métier 🏦
L’automatisation des tâches commerciales repose en grande partie sur les conditionnels, un segment de la programmation informatique qui résout les problèmes IF Then Else (alias If This Then That).
Cependant, vous n’avez pas besoin de vous lancer dans le codage car il existe des outils de glisser-déposer pour l’automatisation des tâches. Vous pouvez créer des recettes d’automatisation très complexes sans écrire une seule ligne de code.
Voici les étapes à suivre pour la plupart des outils mentionnés dans cet article ou trouvés ailleurs sur le web :
#1. Créer un workflow pour les tâches répétitives
Tout d’abord, vous devez déterminer si le processus métier est répétitif. Jetez un œil au flux de travail suivant pour la gestion de projet sur Asana. C’est un excellent exemple de recette d’automatisation :
- Le chef de projet a ajouté une tâche sur Asana.
- Ils ont également ajouté un cessionnaire sur Asana.
- L’application Google Agenda du responsable affichera automatiquement cette tâche sous la forme d’un calendrier de tâches.
Vous pouvez utiliser votre imagination et votre créativité pour créer des flux de travail comme celui-ci.
#2. Choisissez une application de déclenchement et ajoutez un ou plusieurs événements déclencheurs
La plupart des logiciels d’automatisation des tâches vous demanderont de sélectionner une application déclencheur et un événement déclencheur qui lanceront le flux de travail automatisé. Dans l’exemple ci-dessus :
- Événement déclencheur : ajout d’une nouvelle tâche et affectation d’un membre de l’équipe
#3. Choisissez une application d’action et un ou plusieurs événements d’action
Maintenant, il vous suffit de sélectionner le calendrier Google en tant qu’application d’action et d’ajouter un événement de calendrier en tant qu’événement d’action.
#4. Publier l’automatisation
L’outil d’automatisation effectuera divers tests et authentification de compte tout au long du processus. Lorsque vous voyez que l’automatisation des tests fonctionne comme prévu, publiez la recette.
Désormais, l’application d’automatisation des tâches réservera automatiquement le créneau horaire des membres de votre équipe lorsque vous assignerez une nouvelle tâche. Pas besoin de les chasser ou d’envoyer des e-mails de rappel !
Avantages de l’automatisation des tâches 👍
Les avantages que votre entreprise tire de l’automatisation des tâches dépendent d’un secteur à l’autre. Mais voici les avantages communs à toute industrie :
- Cela accélère les tâches répétitives. Si vous pouvez prédire les étapes exactes d’une tâche, le logiciel peut reproduire ces étapes et vous pouvez vous détendre pendant que le programme exécute les tâches les unes après les autres.
- Vous pouvez épargner à votre main-d’œuvre l’épuisement professionnel et la fatigue en utilisant un code algorithmique pour exécuter des tâches répétitives.
- Les gens ont tendance à faire des erreurs mineures comme des fautes de frappe lorsqu’ils travaillent sur les mêmes étapes d’une tâche de manière répétitive. Mais de telles erreurs pourraient devenir fatales pour vos clients. Vous pouvez utiliser un logiciel d’automatisation des tâches pour exécuter des tâches répétitives et éviter à votre entreprise de perdre sa réputation.
- Ces outils libèrent votre main-d’œuvre du travail manuel afin que vous puissiez les perfectionner et les nommer dans d’autres départements générateurs de revenus comme les ventes, le marketing, la vente incitative et le service client.
- La plupart des industries des biens de consommation, des appareils électroménagers et de la fabrication automobile utilisent une combinaison d’algorithmes et de bras robotiques pour automatiser l’ensemble de la chaîne de production. Il réduit principalement les coûts de production.
- L’automatisation des tâches garantit que votre processus commercial numérique est conforme aux politiques de votre entreprise, comme l’automatisation du flux de travail des documents pour créer et approuver des documents commerciaux.
- Vous gagnez plus de contrôle sur les opérations commerciales et les lignes de production. En cas d’urgence, vous pouvez facilement invoquer des solutions de reprise après sinistre, telles que le transfert de l’application cloud vers un autre fournisseur de cloud ou les besoins de fabrication d’une usine non affectée.
- Enfin, l’avantage le plus recherché est un meilleur retour sur investissement dans les processus commerciaux manuels tels que le marketing numérique, le marketing par e-mail, l’intégration des clients en ligne, la vérification KYC numérique, etc.
Vous connaissez maintenant la définition d’un logiciel d’automatisation des tâches, ses étapes et ses avantages. Il est temps d’explorer certains outils populaires pour une automatisation des tâches sans effort et abordable pour toute utilisation professionnelle ou personnelle :
Pipefy
Lorsqu’il s’agit d’automatiser vos tâches ou votre flux de travail, Pipefy est là pour vous. Outre l’automatisation, vous pouvez créer et modifier tout type de flux de travail sur cette plate-forme avec la possibilité d’une mise à l’échelle sans fin et sans effort. Avec son interface visuelle intuitive, le processus d’automatisation devient transparent.
En conséquence, l’efficacité de l’équipe augmente et elle peut tirer le meilleur parti de ses applications. Il vous aide également à gérer les modifications rapides du flux de travail en raison des commentaires des clients ou de nouvelles exigences internes.
Désormais, vous devez moins dépendre des pistes de courrier électronique et des feuilles de calcul, car ce logiciel d’automatisation vous permet d’éviter les erreurs en éliminant les entrées de données en double.
Pipefy vous permet de créer un flux de travail à partir de zéro à l’aide de son éditeur visuel ou de choisir l’un de ses modèles à personnaliser en fonction de vos besoins. De plus, les tableaux de bord et les rapports personnalisables de cet outil sont utiles pour le suivi des KPI, la surveillance de l’état et l’identification de nouvelles opportunités.
Cette application vous permet de fusionner, trier et acheminer les demandes entrantes, les réceptions et les tickets, quelles que soient leurs sources. Il prend en charge la collaboration en mettant chaque membre de l’équipe sur la même page et en déterminant l’autorisation de l’utilisateur pour la visibilité et la collaboration.
Flux Zoho
Vous en avez assez de gérer plusieurs applications individuellement pour vos équipes ? Zoho Flow vous permet d’automatiser les flux de travail et les tâches d’entreprise en connectant les applications que vous utilisez. Maintenant, débarrassez-vous de tous les silos d’informations avec la fonction d’intégration intelligente de ce logiciel.
L’application connecte toutes les applications afin que tous les e-mails, enregistrements et rapports se déplacent dans un flux ininterrompu. Vous pouvez concevoir des flux en personnalisant des collections de flux prédéfinies pour une productivité maximale et en accomplissant des tâches de routine.
De plus, il n’est pas nécessaire de déployer des efforts dans un codage d’intégration complexe car son générateur dynamique vous permet de définir un déclencheur et des actions grâce à une intégration transparente. Les équipes peuvent même créer des flux de travail qui se connectent entre les services pour une meilleure orchestration de l’entreprise.
De plus, les organisations peuvent créer des intégrations personnalisées avec cet outil à travers différentes fonctionnalités commerciales. Certaines des principales applications prises en charge sont Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox et Salesforce.
Wrike
Si votre équipe en a assez d’effectuer des processus fastidieux affectant la productivité, il est temps d’opter pour Wrike. Son moteur d’automatisation puissant et efficace peut automatiser les flux de travail quotidiens afin que vous puissiez vous attaquer aux activités les plus vitales pour votre entreprise.
Les entreprises peuvent créer des règles pour les tâches répétitives à l’aide de déclencheurs et d’actions pour des processus de travail plus rapides et plus intelligents. En outre, l’outil vous alerte et vous met automatiquement à jour pour une mise à l’échelle plus rapide, une rationalisation des processus et une réduction des erreurs.
Lorsque vous utilisez Wrike, il déplace automatiquement la tâche vers l’étape suivante du flux de travail, en fonction de la priorité, du statut et du risque de la tâche. Étant donné que tous les membres de l’équipe ont une visibilité complète sur les flux de travail, il y aura de la transparence.
L’application dispose également de fonctionnalités telles que @mentions, notifications et rappels pour une meilleure collaboration.
Cliquez vers le haut
Avec la fonctionnalité ClickUp Automations, vous pouvez facilement automatiser vos tâches de routine et aider votre équipe à se concentrer sur des tâches plus importantes.
En utilisant cette plate-forme, on peut créer des tâches de plus de 100 façons. En plus de créer une automatisation personnalisée, il vous permet d’automatiser les tâches liées aux cessionnaires, aux statuts, aux priorités, aux dates, à la création et au déplacement.
De plus, il vous permet d’attribuer des tâches, de modifier le statut, de publier des commentaires et d’effectuer de nombreuses autres activités. Les utilisateurs peuvent choisir l’action qui se produira lors d’un déclenchement d’automatisation et, ainsi, gagner un temps précieux.
ClickUp Automations prend en charge plusieurs applications externes, notamment Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform et Airtable, pour créer un flux de travail unique mais partagé. Surtout, il assure la sécurité des données des utilisateurs avec une plateforme sécurisée et offre un haut niveau de disponibilité.
Automatisation Jira
Vous recherchez une solution d’automatisation des tâches qui vous aide à vous concentrer sur vos tâches importantes ? Choisissez Jira Automation pour automatiser n’importe quelle tâche ou workflow de votre entreprise en quelques clics.
Avec cette plate-forme, les possibilités sont infinies : vous pouvez l’utiliser pour automatiser les affectations de tâches afin de synchroniser les tâches entre les services.
Il n’a pas non plus besoin que vous écriviez des codes. Sélectionnez l’un de ses plus de 100 modèles (DevOps, Slack, Business, Global, etc.) et commencez à créer des règles d’automatisation en quelques minutes. En outre, vous pouvez utiliser ses guides et vidéos pour démarrer le processus.
Les entreprises peuvent utiliser ce logiciel avec d’autres outils commerciaux populaires tels que MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket, etc.
Zapier
Avec 5 000 applications et une automatisation infinie, Zapier est la solution incontournable pour l’automatisation des tâches pour des marques renommées telles que Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable, etc. Il s’agit d’un logiciel d’automatisation de tâches sans code avec les caractéristiques notables suivantes :
- Automatisation en plusieurs étapes pouvant inclure jusqu’à 100 applications
- Logique simple si/alors pour la programmation conditionnelle dans un espace de travail visuel
- Création de recettes d’automatisation entièrement par glisser-déposer
- Plusieurs filtres pour créer des recettes d’automatisation complexes
- Formatez vos données dans la formule d’automatisation à l’aide de la fonction Formatter
Au moment de la rédaction, la plate-forme d’intégration d’applications convient aux rôles commerciaux tels que les ventes, les technologies de l’information (IT), les propriétaires de petites entreprises et les spécialistes du marketing en ligne.
En parlant de flux de travail d’entreprise, vous pouvez utiliser les intégrations d’applications de Zapier ou Zaps pour les communications avec les clients, la gestion des données, la gestion des prospects et les processus commerciaux.
Tallyfy
Tallyfy convient parfaitement aux entreprises ayant un plus grand volume de documents, de fichiers et de données que les autres. Le développeur de la plate-forme d’automatisation lui-même a mis l’accent sur l’automatisation des tâches pour les formulaires en ligne, les flux de travail commerciaux, les processus, les tâches, les approbations de documents, etc.
Il propose des intégrations et des webhooks pour diverses applications professionnelles et professionnelles telles que Google email (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau, etc.
En outre, le logiciel d’automatisation des tâches prend en charge des outils d’automatisation tiers tels que Zapier Connector et Power Automate. Par conséquent, si vous ne trouvez pas d’intégration pour votre application professionnelle sur Tallyfy, vous pouvez intégrer l’application avec Power Automate ou Zapier, puis l’utiliser sur Tallyfly.
Nintex
Lorsqu’il s’agit d’utiliser une plate-forme d’automatisation complète, Nintex est un choix idéal pour les entreprises. Cet outil permet aux utilisateurs d’automatiser les tâches manuelles et quotidiennes et de gérer le flux de travail de l’entreprise grâce à l’automatisation robotique des processus.
Tout ce que vous avez à faire est de découvrir les processus qui nécessitent une automatisation et de commencer à les automatiser en quelques clics et sans aucun code. Il n’est pas nécessaire d’utiliser des formulaires papier car les entreprises peuvent collecter des informations numériquement à partir de formulaires et de smartphones.
De plus, Nintex active la signature électronique dans vos documents et vous permet de générer automatiquement des documents chaque fois que nécessaire. Vous pouvez également faire partie de son réseau mondial de partenaires pour une automatisation rapide et réussie.
Derniers mots
L’automatisation des tâches est le secret de la productivité, de l’efficacité et de la rentabilité de l’entreprise. Il vous aide à éviter les pénalités pour les erreurs et à accomplir plus rapidement les tâches physiques ou numériques. Cependant, le succès de l’automatisation réside dans le logiciel que vous utilisez pour écrire des processus automatisés ou des recettes de tâches.
Essayez le logiciel d’automatisation des tâches ci-dessus et choisissez celui qui correspond à votre domaine d’activité et à vos besoins en matière de style d’automatisation.
Ensuite, vous pouvez consulter les outils d’automatisation des comptes fournisseurs.