L’Optimisation des Processus grâce à l’Automatisation des Tâches
Dans le paysage commercial actuel, l’automatisation des tâches est devenue un levier majeur pour les entreprises cherchant à minimiser les interventions manuelles et à dynamiser leur productivité. Que l’activité soit ancrée dans le numérique ou dans le monde physique, l’automatisation se présente comme une solution efficace pour optimiser les opérations.
L’automatisation est une option stratégique pour les dirigeants souhaitant réduire les dépenses sans nuire à l’efficacité ou au volume de production. L’impact de l’automatisation se manifeste à travers divers secteurs, allant de la production de biens de consommation et de véhicules jusqu’au développement de logiciels.
Que vous soyez novice ou que vous ayez déjà adopté l’automatisation, mais que vous cherchiez à améliorer son efficacité, cet article vous fournira des informations précieuses. Nous allons explorer des outils d’automatisation de tâches performants, utilisés par des PME, des startups et de grandes entreprises, ainsi que les étapes et les avantages clés de cette pratique.
Qu’est-ce que l’Automatisation des Tâches ?
L’automatisation des tâches consiste à utiliser des logiciels ou des algorithmes pour exécuter des opérations manuelles, répétitives et prévisibles. Cela se fait par le biais d’appareils variés tels que les ordinateurs, smartphones, tablettes ou encore des ordinateurs monocartes comme le Raspberry Pi.
Cette approche améliore considérablement la cohérence et la précision des flux de travail, tout en apportant une efficacité accrue aux tâches les plus complexes. En minimisant le travail manuel nécessaire à l’obtention d’un résultat, l’automatisation simplifie l’ensemble des projets commerciaux ou d’entreprise.
L’automatisation ne vise pas à éliminer complètement l’humain, mais plutôt à réduire le besoin d’intervention manuelle afin que les équipes puissent se concentrer sur des aspects stratégiques comme l’augmentation des ventes, l’amélioration des stratégies marketing et l’accroissement des revenus.
Les Étapes Clés pour Automatiser une Tâche Commerciale
L’automatisation des tâches commerciales repose souvent sur des conditions, un élément de la programmation informatique qui gère les scénarios « SI Alors Sinon ».
Heureusement, il n’est pas nécessaire de maîtriser le codage pour automatiser les tâches, car de nombreux outils proposent des interfaces de type « glisser-déposer ». Vous pouvez ainsi configurer des automatisations complexes sans écrire une seule ligne de code.
Voici les étapes générales à suivre lors de l’utilisation de la plupart des outils d’automatisation :
#1. Créer un Flux de Travail pour les Tâches Répétitives
Il est crucial d’identifier les processus répétitifs. Prenez l’exemple suivant, qui illustre un flux de travail de gestion de projet sur Asana :
- Un chef de projet crée une tâche sur Asana.
- Il assigne également un responsable à cette tâche.
- L’application Google Agenda du responsable enregistre automatiquement cette tâche dans son calendrier.
Utilisez votre imagination pour créer des flux de travail adaptés à vos besoins.
#2. Choisir une Application Déclencheur et Ajouter des Événements Déclencheurs
La plupart des logiciels d’automatisation demandent de choisir une application et un événement qui déclencheront le processus automatisé. Dans l’exemple précédent :
- Événement déclencheur : L’ajout d’une nouvelle tâche et l’attribution d’un membre de l’équipe.
#3. Choisir une Application d’Action et Ajouter des Événements d’Action
Il faut ensuite sélectionner Google Agenda comme application d’action et ajouter un événement de calendrier.
#4. Publier l’Automatisation
L’outil d’automatisation effectue des tests et une authentification de compte. Une fois que le test est concluant, vous pouvez publier la recette.
Désormais, l’outil réservera automatiquement le créneau horaire des membres de l’équipe lorsque vous assignerez une tâche, évitant ainsi les relances.
Avantages Clés de l’Automatisation des Tâches
Les bénéfices de l’automatisation varient selon les secteurs, mais certains avantages sont universels :
- Accélération des tâches répétitives : Les logiciels peuvent reproduire des séquences d’actions prévisibles, libérant du temps pour d’autres activités.
- Réduction de l’épuisement professionnel : L’automatisation soulage les employés des tâches répétitives et potentiellement fatigantes.
- Minimisation des erreurs : Les erreurs humaines sont fréquentes dans les tâches répétitives, l’automatisation réduit considérablement ce risque.
- Redéploiement des ressources : Les employés libérés des tâches manuelles peuvent se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée.
- Réduction des coûts de production : L’automatisation de chaînes de production, souvent grâce à la robotique, réduit les coûts.
- Conformité accrue : L’automatisation des processus garantit le respect des politiques d’entreprise, notamment en matière de gestion des documents.
- Meilleur contrôle des opérations : L’automatisation permet une gestion plus précise des lignes de production et des opérations.
- Amélioration du retour sur investissement : L’automatisation a un impact positif sur les processus commerciaux manuels, comme le marketing numérique.
Maintenant que vous connaissez les bases de l’automatisation des tâches, examinons quelques outils populaires.
Pipefy
Pipefy est une plateforme de gestion des flux de travail qui permet d’automatiser des tâches et de créer ou de modifier des flux de travail adaptés à vos besoins. Son interface intuitive simplifie le processus d’automatisation, ce qui augmente l’efficacité des équipes.
Il permet également de gérer les modifications rapides de flux de travail et évite les erreurs dues à la saisie de données en double.
Vous pouvez créer un flux de travail à partir de zéro ou utiliser l’un des nombreux modèles personnalisables. De plus, les tableaux de bord et les rapports personnalisables facilitent le suivi des KPI et l’identification de nouvelles opportunités.
Pipefy permet de fusionner, de trier et de traiter les demandes entrantes, peu importe leur source. Il améliore également la collaboration en centralisant l’information et en gérant les autorisations.
Zoho Flow
Zoho Flow automatise les flux de travail en connectant les différentes applications de votre entreprise. Cet outil élimine les silos d’information grâce à sa fonction d’intégration intelligente.
Il permet de concevoir des flux de travail en personnalisant des collections prédéfinies, et un générateur dynamique facilite la définition de déclencheurs et d’actions.
Zoho Flow prend en charge de nombreuses applications populaires comme Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox et Salesforce.
Wrike
Wrike permet d’automatiser les flux de travail quotidiens pour que votre équipe puisse se concentrer sur les activités les plus importantes. Son moteur d’automatisation crée des règles pour les tâches répétitives grâce à des déclencheurs et des actions.
L’outil vous alerte et vous met automatiquement à jour pour une mise à l’échelle plus rapide et une réduction des erreurs. Il déplace également automatiquement les tâches à l’étape suivante du flux de travail en fonction de la priorité et de l’état.
Wrike comprend des fonctionnalités de collaboration telles que @mentions, notifications et rappels.
ClickUp
ClickUp permet d’automatiser les tâches de routine pour libérer du temps aux équipes. Vous pouvez automatiser les tâches liées aux responsables, aux statuts, aux priorités, aux dates et à la création.
Vous pouvez choisir l’action qui se produira lors d’un déclenchement et ainsi gagner un temps précieux. ClickUp prend en charge plusieurs applications externes telles que Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform et Airtable.
La plateforme est sécurisée et offre un haut niveau de disponibilité.
Jira Automation
Jira Automation vous permet d’automatiser n’importe quelle tâche ou flux de travail en quelques clics. Vous pouvez l’utiliser pour automatiser les affectations de tâches et synchroniser les tâches entre les services.
Il ne nécessite pas de codage. Choisissez l’un des 100 modèles existants et commencez à créer des règles d’automatisation. Des guides et des vidéos sont disponibles pour vous accompagner.
Jira Automation s’intègre avec d’autres outils commerciaux tels que MS Teams, Slack, GitHub et Bitbucket.
Zapier
Avec plus de 5000 applications et une automatisation illimitée, Zapier est une solution pour les grandes marques. Cette plateforme sans code offre les fonctionnalités suivantes :
- Automatisation en plusieurs étapes avec jusqu’à 100 applications
- Logique conditionnelle « si/alors » dans un espace de travail visuel
- Création d’automatisations par glisser-déposer
- Filtres pour les recettes d’automatisation complexes
- Formatage des données grâce à la fonction « Formatter »
Zapier convient aux rôles commerciaux tels que la vente, l’informatique, les propriétaires de petites entreprises et les spécialistes du marketing en ligne.
Vous pouvez utiliser les intégrations de Zapier pour la communication avec les clients, la gestion des données, des prospects et d’autres processus commerciaux.
Tallyfy
Tallyfy est adapté aux entreprises qui manipulent un grand volume de documents et de données. Cette plateforme est axée sur l’automatisation des formulaires, des flux de travail, des tâches et des approbations.
Elle propose des intégrations et des webhooks pour des applications telles que Google email, Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI et Tableau.
Tallyfy prend également en charge des outils d’automatisation tiers tels que Zapier Connector et Power Automate. Si votre application n’est pas nativement supportée, vous pouvez l’intégrer via ces outils.
Nintex
Nintex est une plateforme complète d’automatisation qui permet d’automatiser des tâches manuelles et de gérer les flux de travail grâce à l’automatisation robotique des processus.
Vous pouvez découvrir les processus qui nécessitent une automatisation et les mettre en place en quelques clics, sans avoir besoin de coder. Nintex prend en charge la collecte d’informations numériques à partir de formulaires et de smartphones.
Nintex offre également la signature électronique et la génération automatique de documents. Vous pouvez aussi rejoindre son réseau de partenaires pour une automatisation plus rapide.
Conclusion
L’automatisation des tâches est la clé de la productivité, de l’efficacité et de la rentabilité. Elle permet de réduire les erreurs et d’accomplir les tâches plus rapidement. Le choix du bon logiciel d’automatisation est crucial.
Essayez les outils présentés ci-dessus et choisissez celui qui correspond le mieux à votre secteur et à vos besoins d’automatisation.
Pour compléter vos connaissances, vous pouvez également explorer les outils d’automatisation des comptes fournisseurs.