7 outils de cartographie de la chaîne de valeur (VSM) pour augmenter l'efficacité et les ventes

La visualisation du flux de valeur est un instrument précieux pour identifier, communiquer et évaluer la valeur par rapport au gaspillage au sein d'une opération commerciale. Poursuivez votre lecture pour découvrir des outils de diagramme de flux de valeur (VSM) fiables.

Les ventes et les opérations sont deux piliers fondamentaux pour toute entreprise. Lors de la réception d'une commande, vous vous approvisionnez en matières premières, puis les faites passer par un cycle d'opérations commerciales pour élaborer le produit demandé. Une fois le produit finalisé, il est expédié au client, générant ainsi des revenus.

Des ventes aux opérations, jusqu'à l'exécution des commandes, les entreprises doivent évaluer le gaspillage et la valeur ajoutée à chaque étape. Cette évaluation est primordiale pour optimiser le processus métier lors d'itérations successives, accroître la rentabilité et réduire les coûts. C'est là qu'intervient la cartographie des flux de valeur, ou VSM.

Découvrez ci-dessous les fondements du VSM et certains outils que vous pouvez utiliser facilement sans nécessiter une longue phase d'apprentissage.

Qu'est-ce que la cartographie du flux de valeur (VSM) ?

La cartographie du flux de valeur, ou VSM, est une technique de diagramme de flux visant à illustrer, analyser et optimiser les étapes nécessaires à la fabrication ou à la livraison d'un produit ou d'un service. Les experts en management considèrent le VSM comme une pierre angulaire de la méthodologie Lean.

Le VSM visualise le flux d'informations et les étapes du processus, depuis la source jusqu'au point de livraison, qu'il s'agisse d'un distributeur ou d'un utilisateur final. À l'instar d'autres diagrammes de flux, le VSM utilise un ensemble de symboles normalisés et reconnus mondialement pour désigner diverses activités de processus et les flux d'informations.

Le VSM examine le processus métier sous l'angle de la valeur ajoutée. Tout élément d'un processus qui ne contribue pas à la génération de revenus est considéré comme du gaspillage. Ainsi, un diagramme VSM bien conçu indiquera le niveau de gaspillage en termes de temps et de ressources financières, tout en mettant en lumière la valeur ajoutée. À partir de cette analyse, vous pouvez minimiser les étapes inutiles, ce qui augmentera la valeur ajoutée par une réduction du gaspillage.

Comment fonctionne la cartographie des flux de valeur (VSM) ?

Dans le cadre de la méthodologie Lean, le VSM permet de quantifier toutes les étapes et les heures nécessaires pour élaborer un service ou un produit, qu'il s'agisse de code ou de matières premières. Toutes les étapes intermédiaires sont évaluées en termes de valeur ajoutée et de gaspillage.

Par exemple, le stockage d'un inventaire de plateforme e-commerce dans un entrepôt est considéré comme un gaspillage selon le VSM. À l'inverse, l'acquisition de marchandises auprès de fournisseurs tiers et leur livraison immédiate au client représente une valeur ajoutée pour votre entreprise de commerce électronique.

L'objectif principal de cette méthode de diagramme de flux est d'établir une feuille de route pour un état futur caractérisé par un gaspillage minimal et une valeur ajoutée maximale. De plus, vous trouverez l'approche d'implémentation du diagramme VSM.

Les symboles de la cartographie des flux de valeur (VSM)

1. Symboles de processus en VSM

• Icône d'usine pour le client et le fournisseur
• Un dossier de fichiers pour les flux de processus
• Un dossier de fichiers avec une boîte épurée pour le processus partagé
• Des cases empilées pour une boîte de données

2. Symboles matériels dans les cartes de flux de valeur

• Le triangle vertical représente l'inventaire
• La flèche vers l'avant indique les expéditions
• Une icône de camion pour l'expédition externe

3. Symboles d'information dans le VSM

• Une flèche éclair pour les informations électroniques
• Le bouton radio pour le pull séquencé

4. Symboles généraux dans la cartographie des flux de valeur

• Une bulle de dialogue enrichie pour Kaizen burst
• Un simple cadre pour d'autres informations
• Un cercle numéroté avec un demi-cercle dominant pour l'opérateur de processus

Comment réaliser une cartographie des flux de valeur (VSM)

• Identifiez les problématiques clients que vous souhaitez résoudre. Cela permettra de réduire automatiquement le gaspillage et d'améliorer la valeur ajoutée.
• Documentez les points faibles de l'utilisateur sous forme de notes adhésives dans une colonne.
• Formez une équipe de parties prenantes expérimentées sur le projet, aptes à analyser l'ensemble du processus et à proposer des solutions aux problèmes.
• Délimitez le diagramme VSM à un processus précis qui, une fois modifié, devrait réduire ou éliminer les difficultés des clients. Il n'est pas toujours nécessaire de schématiser l'intégralité du processus.
• Collectez les données du processus métier et intégrez-les dans les symboles appropriés d'un outil ou éditeur VSM.
• Évaluez la carte de processus actuelle sous toutes ses dimensions pour repérer les étapes de valeur ajoutée et de gaspillage.
• Établissez une carte de l'état futur en réduisant mathématiquement le gaspillage sans compromettre le résultat final.
• Obtenez l'approbation du responsable du processus ou du client pour mettre en œuvre les modifications.

Maintenant que vous avez exploré les bases du processus de cartographie des flux de valeur, découvrez ci-dessous les outils que vous pouvez utiliser pour créer des cartes de flux de valeur professionnelles pour tous types d'entreprise :

Creately

L'outil VSM de Creately vous aide à identifier facilement les étapes sans valeur ajoutée ou inutiles dans votre processus métier actuel. La visualisation de la valeur ajoutée et des efforts inutiles dans un tableau de bord facile à consulter vous permet de prendre des mesures pour réduire le gaspillage. En diminuant le gaspillage, la valeur ajoutée augmente automatiquement.

Voici les caractéristiques notables de l'outil Creately pour la cartographie de la chaîne de valeur :

• Intégration d'équipes interfonctionnelles dans un processus VSM collaboratif à distance avec des contributions en temps réel de tous les membres lors de l'élaboration d'une carte de flux de valeur.
• Pas besoin de modèles spécifiques pour divers scénarios VSM. Choisissez simplement le modèle adapté parmi une vaste collection de modèles Creately VSM.
• Si votre VSM concerne une cartographie de processus complexe, Creatly répond à vos besoins. Sa bibliothèque de formes contient un large éventail de formes de processus VSM utilisées par les spécialistes du VSM à l'international.
• Fonctions de glisser-déposer pour créer des cartes de flux de valeur professionnelles et de haute qualité.

SmartDraw

Les outils d'édition VSM de SmartDraw facilitent l'insertion de la carte de processus, de sa chronologie et du flux global d'informations dans un diagramme VSM standard. Dans ce processus, les experts et les responsables du VSM emploient des symboles spécifiques. SmartDraw propose une riche bibliothèque de ces symboles ainsi que des explications pertinentes.

Vous pouvez simplement glisser-déposer les formes sur le canevas de diagramme pour créer rapidement un VSM. La plupart des formes comportent l'annotation de texte standard du secteur pour les diagrammes VSM. Par conséquent, il y a moins de saisie manuelle. Vous pouvez utiliser ce gain de temps dans l'élaboration de la chaîne de valeur pour réfléchir aux étapes créatrices de valeur.

Il offre un large choix d'options de partage VSM. Par exemple, vous pouvez créer un lien en direct et le partager avec vos collaborateurs. Les invités peuvent ensuite se connecter en ligne pour contribuer à l'amélioration de la cartographie de la chaîne de valeur. Les autres options d'exportation VSM incluent les formats Visio, PDF, SVG, JPG, etc.

LucidChart

L'outil LucidChart VSM vous permet d'optimiser et de visualiser votre processus métier via un diagramme de flux des composants et des communications dans le processus. Voici les fonctionnalités notables pour lesquelles vous voudrez peut-être essayer le logiciel LucidChart VSM :

• Automatisation du processus VSM via le formatage conditionnel et la liaison des données au diagramme VSM.
• Les points de données liés et les formules mathématiques vous aident à analyser un flux de valeur de processus avec une vue d'ensemble.
• Les créateurs peuvent partager le diagramme VSM avec les membres du projet pour commentaires ou modifications directes grâce à un contrôle d'accès basé sur les rôles.
• L'outil peut créer des graphiques à partir de données liées et adapter automatiquement les formes en fonction de l'évolution des chiffres.
• Système performant de contrôle de version pour suivre toutes les modifications apportées tout au long du cycle de vie du diagramme VSM.

Visual Paradigm

Visual Paradigm est un outil de diagramme de flux VSM basé sur le cloud. Aucune installation d'application n'est requise pour démarrer la cartographie de la chaîne de valeur. De plus, vous pouvez collaborer efficacement et à moindre coût avec les parties prenantes du projet ou du processus lors de la création ou de la mise à jour d'un diagramme VSM sur Visual Paradigm. L'absence d'installation permet à chacun d'intervenir pour commenter ou enrichir le diagramme VSM global.

L'éditeur Visual Paradigm VSM inclut tous les symboles VSM standard que l'on retrouve dans tout diagramme VSM professionnel. Il propose également des formes créatives et professionnelles supplémentaires qui apporteront une valeur ajoutée à votre processus VSM.

Voici les avantages en matière d'expérience utilisateur que vous pouvez attendre de cette application VSM :

• Édition complète par glisser-déposer, sans nécessité de codage.
• Intégration du graphique du diagramme VSM dans des applications telles que MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, etc., pour un usage professionnel.
• Exportation des diagrammes dans des formats visuels autonomes tels que PDF, JPG, SVG, GIF, PNG, etc.

EdrawMax

Si vous recherchez des diagrammes de cartographie de flux de valeur informatifs et explicites, EdrawMax est une option à considérer. Cet outil de création de diagrammes en ligne propose une riche bibliothèque de diagrammes VSM professionnels. Si vous souhaitez créer votre propre diagramme à partir de zéro, vous y trouverez tous les symboles de carte de flux de valeur standards utilisés par les gestionnaires experts VSM.

Que vous soyez un concepteur VSM aguerri ou novice, cela n'a pas une grande importance lorsque vous utilisez l'outil EdrawMax Online. Ses symboles sont assez explicites, tout comme les instructions détaillées sur l'utilisation de l'application.

Pour un partage à distance, vous pouvez créer différents niveaux d'accès au diagramme partagé grâce à l'authentification cloud et aux droits d'accès basés sur les rôles. Vous pouvez ainsi permettre à certains membres de l'équipe d'enrichir le contenu, tandis que d'autres ne feront que réviser et commenter sans modifier le diagramme VSM d'origine.

Microsoft Visio

Si vous utilisez les outils Microsoft 365 pour des besoins professionnels ou personnels, vous pouvez utiliser Visio pour créer des diagrammes VSM de qualité. Cependant, il y a un obstacle lors de l'utilisation des outils Microsoft pour la cartographie de la chaîne de valeur. Les symboles et les composants pour VSM dans Visio ne sont disponibles qu'avec les abonnements ou versions suivantes de l'application Visio :

• Forfait Visio 2
• Visio Professionnel 2021
• Visio Professionnel 2019
• Visio Professionnel 2016
• Visio Professionnel 2013
• VisioPremium 2010

Dans Microsoft Visio, vous devez créer tous les diagrammes VSM à partir de zéro, car il n'y a pas de modèles. Vous trouverez les symboles et connecteurs nécessaires dans le gabarit Value Stream Map Shapes. Glissez et déposez simplement les éléments sur le canevas Visio et annotez-les à l'aide de zones de texte. Le processus est chronophage sans modèles.

FlowBrise

Si vous recherchez une manière simple et abordable de cartographier le flux d'informations et l'utilisation des matériaux dans un processus métier, l'outil de diagramme de flux FlowBreeze VSM est une solution intéressante. Il fonctionne comme un complément Excel pour intégrer des fonctions de mappage du flux de valeur dans des installations Excel autonomes sur des ordinateurs Windows.

L'outil est composé des deux modules suivants :

• Le volet des tâches des symboles VSM fonctionne comme un menu de ruban Excel supplémentaire permettant de créer des diagrammes VSM à partir de zéro en glissant-déposant des symboles sur Excel.
• Value Stream Mapping Template Generator vous aide à créer des diagrammes VSM prêts à l'emploi en un rien de temps en utilisant des modèles préconfigurés.

Excel est un environnement familier pour de nombreux responsables de projet et d'usines de fabrication lorsqu'il s'agit de diagrammes VSM. En effet, Excel offre un accès en temps réel aux données des processus métiers sur lesquels vous basez votre VSM.

Modèles VSM téléchargeables

1. Modèle de cartographie de la chaîne de valeur de Miro

Ce modèle VSM de Miro vous aide à élaborer un VSM à partir de zéro, à planifier la future carte d'état et à mettre en œuvre des modifications pour accroître la valeur au sein du processus métier. Le modèle préremplit automatiquement les notes adhésives dont vous avez besoin, telles que :

• Comment définir la portée du processus VSM
• Quel est l'état actuel du processus
• Quel devrait être l'état futur du processus
• Quel devrait être le plan de mise en œuvre

Vous pouvez commencer à utiliser le modèle en vous inscrivant à un compte Miro gratuit. Téléchargez ensuite le modèle comme brouillon lorsque vous aurez ajouté davantage de contenu à l'aide de l'outil d'édition de tableau blanc Miro.

2. Modèle de cartographie de flux de valeur gratuit de FigJam

Si vous gérez un projet de développement ou un processus métier de routine, ce modèle VSM de FigJam peut vous simplifier la tâche. Il est gratuit pour un usage professionnel et personnel. Vous pouvez créer un compte Figma ou FigJam gratuit en utilisant Google ou d'autres adresses e-mail pour obtenir une copie du modèle.

Le modèle de diagramme de flux FigJam VSM comporte les sections suivantes :

• Portée
• État actuel
• Avenir
• Planification de la mise en œuvre

Chaque section contient des notes adhésives pré-remplies que vous pouvez adapter en fonction du projet que vous gérez. Si vous avez besoin de plus de notes adhésives, vous pouvez en ajouter d'autres. Une fois la cartographie terminée, vous pouvez valider le plan de mise en œuvre qui améliorera le résultat final du projet.

En conclusion

Dans la méthodologie commerciale Lean, la cartographie des flux de valeur est un instrument fondamental pour évaluer la valeur par rapport au gaspillage dans un processus commercial. Divers secteurs utilisent différentes versions du VSM pour réaliser une évaluation initiale de leur processus de flux de valeur, puis minimiser le gaspillage de temps. Il faut beaucoup d'entraînement et de connaissances en matière de diagrammes de flux pour créer des diagrammes VSM professionnels.

Toutefois, vous pouvez y parvenir plus rapidement en utilisant les outils et les modèles VSM présentés dans cet article.

Prochaine étape : Explication du schéma directeur du service [+ 5 Ressources].