Les réunions sans ordre du jour sont à l’origine de sessions improductives. Changeons la donne avec ces modèles d’agenda pour des réunions productives.
Alors, vous êtes dans une vie en commun mais n’avez pas assisté à des réunions anodines ? Vous plaisantez j’espère? Nous avons tous participé à plusieurs réunions où nous n’avons pas eu l’occasion de contribuer ou n’avons aucune allusion à la discussion.
Par conséquent, nous revenons à notre table sans résultat précis et sans heures improductives. Heureusement, vous pouvez toujours apporter des changements positifs à votre réunion grâce à l’ordre du jour.
Aujourd’hui, dans cet article, je vais non seulement vous aider à comprendre ce que sont les ordres du jour de réunion, mais également vous donner quelques-uns des meilleurs modèles d’ordre du jour de réunion pour tirer le meilleur parti de votre réunion. Ne prenons pas beaucoup de temps maintenant et commençons la productivité.
Table des matières
Quels sont les avantages de documenter les ordres du jour des réunions ?
Avant d’aborder les avantages de la documentation des ordres du jour des réunions, laissez-moi vous dire ce que sont les ordres du jour des réunions. Un ordre du jour de réunion est un bref plan ou plan de réunion partagé par l’organisateur avec tous les participants. L’ordre du jour de la réunion aide l’équipe à définir des attentes claires pour la réunion, les questions auxquelles il faut répondre, et plus encore.
Donc, pour revenir à la question, quels sont les avantages de documenter les ordres du jour des réunions ? Voici quelques avantages de documenter les ordres du jour des réunions.
Tout le monde peut contribuer
Le principal défi de chaque réunion non planifiée est que tous les participants ne peuvent pas continuer à parler lors de la réunion. Cela peut être pour diverses raisons; soit ils ne savent pas quoi dire, soit les autres ne les laissent pas parler. Mais les tables peuvent changer si vous documentez votre réunion. Comme la documentation de la réunion permet à tous les participants de savoir pourquoi, comment et quand la réunion.
Optimiser le temps
La documentation de la réunion ne comprend rien de spécifique au temps. Néanmoins, cela peut aider à garder la réunion courte et productive. Il encourage les membres de l’équipe à comprendre les objectifs de la réunion avant et résout toute confusion. De plus, la documentation des réunions permet d’éviter les conversations hors sujet, ce qui permet de gagner du temps.
Peut suivre la discussion
La principale caractéristique de la documentation des réunions est des données bien catégorisées et organisées. Grâce à ces fonctionnalités, les participants à la réunion peuvent facilement suivre les discussions et donner leurs points car ils savent ce qui va suivre et quand ils peuvent parler.
Tenir un registre de la discussion
Les réunions sont un élément essentiel de toute entreprise et entreprise. Vous devrez peut-être assister à deux réunions ou plus par jour et parfois même pas une. Mais pouvez-vous vous souvenir de chaque point et de chaque plan élaboré lors de la réunion ?
Par conséquent, la documentation de la réunion peut vous aider à prendre toutes les notes importantes de manière organisée. En plus de cela, la documentation des réunions peut également être utilisée ultérieurement pour partager le résumé de la discussion avec les participants absents.
Comment un modèle d’ordre du jour de réunion peut-il vous aider à organiser et rationaliser la réunion ?
Dès que vous saurez ce qu’est un ordre du jour de réunion et quels sont ses avantages, vous serez certainement curieux de savoir comment créer un ordre du jour de réunion. Mais planifier un ordre du jour de réunion n’est pas aussi simple qu’un bricolage d’une minute. Mais Internet a cependant facilité les tâches les plus complexes.
Par conséquent, plutôt que de planifier vous-même un ordre du jour de réunion, vous pouvez toujours opter pour des modèles d’ordre du jour de réunion en ligne. Ces modèles prédéfinis qui décrivent les raisons et la structure d’une réunion présentent plusieurs avantages. Les principaux avantages de l’utilisation de modèles d’ordre du jour de réunion sont décrits ci-dessous.
Rationalisation
Les modèles d’ordre du jour de réunion vous aident à créer un ordre du jour de réunion productif, rationalisant davantage votre réunion en adoptant un guide simple pour tous les participants à la réunion. Ces modèles incluent tous les sujets et actions nécessaires à discuter lors de la réunion.
Ainsi, les participants n’ont pas à penser à tous les points essentiels à la dernière minute. Au lieu de cela, ils peuvent se préparer même avant grâce à l’aide de la documentation.
Gain de temps
Préparer un ordre du jour de réunion n’est pas simple. En plus de penser à tous les points clés essentiels, vous devez également organiser et catégoriser l’ordre du jour sous une forme spécifique pour ne manquer aucun sujet pertinent.
C’est là que les modèles d’ordre du jour de réunion viennent à la rescousse. Les modèles d’ordre du jour de réunion contiennent déjà des données bien organisées et catégorisées. Vous n’avez qu’à y ajouter les points essentiels, et cette fonctionnalité non seulement économise votre temps, mais vous permet également de couvrir tous les sujets sans perdre beaucoup de temps.
De nombreuses options
Comme nous le savons, toutes les réunions ne sont pas les mêmes. Ainsi, même l’ordre du jour de la réunion ne peut pas être le même. Mais vous n’avez pas à vous inquiéter, car plusieurs plateformes en ligne proposent de nombreux types de modèles d’ordre du jour de réunion.
Que vous recherchiez une consultation individuelle ou que vous ayez une équipe, vous pouvez trouver et organiser votre réunion grâce à des modèles d’agenda en ligne en quelques secondes. Même la planification de projet devient plus facile à l’aide des bons modèles de réunion.
Selon un récent sondage, environ 83 % des employés passent jusqu’à 33 % de leur semaine de travail en réunion, et un employé moyen passe au moins 3 heures de travail en réunion. Ces chiffres sont plus que suffisants pour dire à quel point les réunions prennent du temps.
En plus de cela, ces nombreuses heures peuvent également être vaines si les réunions n’apportent pas le résultat souhaité. Par conséquent, il est essentiel d’avoir un ordre du jour de réunion bien organisé pour gagner du temps et avoir un résultat productif. Voici quelques-uns des meilleurs modèles d’ordre du jour de réunion sur lesquels vous pouvez compter pour vos prochaines réunions.
Hugo
Lorsque vous recherchez des modèles d’ordre du jour de réunion, vous verrez toujours Hugo en haut. Ce n’est pas à cause d’une bonne stratégie marketing, mais aussi à cause de leurs services. Hugo propose plus de 80 modèles d’agenda de réunion gratuits réalisés par des personnes expérimentées. Vous pouvez trouver des modèles pour diverses réunions telles que des idées de campagnes publicitaires, des réunions à main levée, des procès-verbaux de réunion de base, etc.
Les modèles d’ordre du jour de réunion d’Hugo prennent en charge Word et Google Docs. En plus de cela, vous pouvez également les utiliser dans Fellow. Hugo propose des modèles dans 13 catégories différentes, y compris des modèles de réunion agiles, des réunions individuelles, des modèles de réunion, etc.
Hugo est livré avec de nombreuses autres fonctionnalités supplémentaires pour les utilisateurs. Par exemple, Hugo permet aux utilisateurs de prendre des notes, de préparer des ordres du jour de réunion en collaboration, de synchroniser des calendriers, etc. Hugo est un site convivial. Par conséquent, vous pouvez vous y habituer en une fraction de temps.
Hugo est libre. Cependant, vous pouvez toujours opter pour la version premium pour plus de fonctionnalités.
Toile
Celui-ci est une application populaire que la plupart d’entre nous utilisons quotidiennement. Mais saviez-vous que notre application d’édition préférée Canva peut également vous aider à créer un ordre du jour de réunion parfait ? Sinon, pas de soucis ; maintenant tu sais.
Canva est une application puissante avec plusieurs modèles tels que des invitations, des publications sur les réseaux sociaux, etc. Mais les modèles d’ordre du jour de réunion ajoutent la cerise sur le gâteau. Canva propose des dizaines de modèles d’agenda de réunion gratuits qui peuvent être facilement utilisés, modifiés et imprimés.
Vous pouvez trouver des modèles formels et informels sur l’application. En plus de cela, Canva propose également des modèles de présentation d’agenda personnalisables, qui peuvent vous aider à rendre votre réunion encore plus authentique et productive. Comme nous connaissons déjà Canva, l’utilisation de ce site ne serait si difficile pour personne.
Asana
Vous recherchez des modèles d’ordre du jour de réunion qui couvrent tous les besoins de votre bureau ? Asana peut vous renflouer. Asana est un site Web en ligne gratuit qui peut donner vie à vos réunions et les rendre plus productives et passionnantes.
Il s’agit d’un site Web facile à utiliser avec les meilleurs modèles d’ordre du jour de réunion pour vous. Les modèles sur ce site allègent votre fardeau car ces modèles incluent tous les sujets essentiels et pointent une réunion dont il faut discuter.
En termes de types, Asana propose des modèles de base et avancés. Vous pouvez trouver ici des modèles d’ordre du jour de réunion bien structurés basés sur des types de réunions spécifiques. Que vous recherchiez des réunions de lancement de projet, des réunions de brainstorming d’équipe, des réunions à l’échelle de l’entreprise ou tout autre type de modèle, Asana peut faciliter votre travail en quelques secondes.
Feuille intelligente
Smartsheet est un site Web en ligne gratuit qui propose plusieurs modèles d’ordre du jour de réunion. Le site propose une liste bien organisée et complète, rendant votre recherche facile et plus durable.
Ce site comprend différents types de modèles d’ordre du jour de réunion, tels que des modèles d’ordre du jour de réunion classiques, des modèles d’ordre du jour de conférence, des modèles d’ordre du jour de réunion informelle, des modèles d’ordre du jour de réunion du conseil d’administration, etc.
Outre plusieurs modèles, Smartsheet est un outil pratique pour les entreprises car ce site offre de nombreuses fonctionnalités supplémentaires telles que la collaboration en temps réel, le flux de travail automatisé, une meilleure visibilité, etc. Dans l’ensemble, vous pouvez conclure que Smartsheet est un assistant de réunion parfait.
Trello
Trello est un site Web et une application populaires et fiables. Trello est considéré comme le chef de projet parfait. Cette plate-forme vous aide à organiser des tâches, à gérer des projets, etc. En termes de modèles, Trello propose de nombreux modèles d’ordre du jour de réunion qui peuvent être facilement utilisés et personnalisés.
En plus de cela, Trello permet également à ses utilisateurs de télécharger des images et des documents pour gérer leur travail plus efficacement. De plus, vous pouvez également collaborer avec les membres de votre équipe directement depuis le site pour partager l’ordre du jour de la réunion et vous faire économiser.
Miró
Trouver une plate-forme pour tous vos besoins de bureau est un berceau pour chat. Mais Miro a toutes ces fonctionnalités. Miro est un site Web gratuit avec plusieurs modèles d’ordre du jour de réunion et des fonctionnalités avancées.
Le modèle principal de Miro est l’ordre du jour de la réunion d’équipe. Ce modèle comprend toutes les données essentielles, qui peuvent ensuite être utilisées pour prendre des décisions éclairées concernant l’entreprise. Les modèles d’ordre du jour de réunion d’équipe peuvent vous aider à examiner les progrès, à partager les mises à jour pertinentes du projet, à reconnaître les efforts individuels, etc.
Le modèle d’ordre du jour de la réunion d’équipe est considéré comme un modèle puissant. Ce modèle peut être facilement personnalisé pour n’importe quel autre département, comme les campagnes marketing, la planification de sprint, etc.
Atlassian
Si vous recherchez un modèle d’ordre du jour de réunion productif, votre recherche peut se terminer par le site suivant. Atlassian est un site Web gratuit qui propose de nombreux types de modèles d’ordre du jour de réunion. Mais ce site est surtout connu pour son modèle d’ordre du jour de réunion à main levée.
Les réunions générales sont considérées comme l’une des réunions les plus critiques de chaque organisation. Gardant cela à l’esprit, ce site vous propose les meilleurs modèles d’ordre du jour de réunion à main levée qui offrent un format transparent et communicant.
Ce modèle d’Atlassian inclut tous les sujets de discussion d’Atlassian. Des objectifs aux projecteurs sur une équipe spécifique, ce modèle ne décevra pas votre réunion de tous les termes. Le modèle d’ordre du jour de réunion à main levée d’Atlassian fournit un format d’ordre du jour productif et complet que chaque entreprise doit opter.
Conclusion
Les réunions font partie intégrante de l’organisation. Il permet aux membres de l’équipe de connaître leurs objectifs, leur position actuelle, leurs plans et d’autres facteurs de l’entreprise. Mais à quoi bon passer des heures en réunion si les participants reviennent avec « A quoi sert cette réunion ? »
C’est ce qui oblige une entreprise à utiliser des modèles d’ordre du jour de réunion. Aujourd’hui, dans ce blog, nous avons parlé de certains des meilleurs modèles d’ordre du jour de réunion qui peuvent non seulement rendre votre réunion productive, mais aussi lui donner de la vie.
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