7 meilleurs logiciels de gestion de documents pour les PME en 2022
Un système de gestion documentaire représente un atout majeur pour optimiser votre temps, en structurant vos documents de manière efficace et en simplifiant considérablement la recherche de fichiers.
Les entreprises aux effectifs réduits se retrouvent souvent confrontées à des difficultés dans la gestion d'un volume important de documents et de dossiers professionnels. L'adoption d'un système de gestion documentaire (GED) performant leur permettra de maintenir leurs documents bien organisés avec plus d'aisance.
Ces outils améliorent également la performance des équipes en facilitant un accès rapide aux informations nécessaires.
Qu'est-ce qu'une gestion de documents?
La gestion documentaire englobe l'organisation, le stockage et le suivi des documents numériques, qu'il s'agisse de fichiers Word, PDF ou tout autre format. Ce type de système permet aux entreprises de centraliser et de sécuriser l'ensemble de leur processus de gestion de documents.
Les avantages des systèmes de gestion de documents
Productivité accrue
La productivité est un facteur clé de la réussite d'une entreprise. Un système de gestion documentaire assure une organisation efficace et sécurisée des fichiers de l'entreprise. En conséquence, l'équipe peut se concentrer davantage sur les tâches essentielles, libérée des préoccupations liées à la gestion des documents. La certitude de savoir que tous les fichiers sont en sécurité est un moteur de productivité.
Sécurité renforcée
La protection des données sensibles est une priorité pour toute entreprise. Avec un système de gestion documentaire, vous pouvez stocker vos documents confidentiels en toute sécurité et contrôler l'accès à ces fichiers. Cela rend la gestion des documents hautement traçable, et les pistes d'audit peuvent être utilisées en cas de besoin.
Réduction de l'espace de stockage
Fini le temps des classeurs, des bacs de stockage et des boîtes encombrantes. Grâce à la GED, vous pouvez passer au numérique et gérer vos documents sans avoir recours à l'espace physique.
Recherche rapide de documents
La recherche et la récupération de documents peuvent s'avérer chronophages. Un système de gestion de documents vous permet de localiser rapidement le fichier recherché et de gagner ainsi un temps précieux. La GED permet de rechercher des fichiers par nom, métadonnées et contenu grâce à une technologie avancée.
Collaboration d'équipe optimisée
La plupart des solutions de gestion documentaire favorisent la collaboration entre les membres d'une équipe. Elles permettent de stocker des fichiers provenant de diverses sources et d'y accéder à distance. Certains outils autorisent même l'accès aux utilisateurs externes via une autorisation.
Découvrez ci-dessous une sélection des meilleures applications de gestion de documents pour les PME.
iManage
iManage est un système de gestion documentaire qui transforme les données en connaissances précieuses en connectant les documents. Tous les documents sont regroupés dans un seul dossier, puis classés en fonction du projet ou du client.
Les utilisateurs peuvent créer, rechercher et partager des données rapidement et efficacement sur iManage. Il facilite la localisation rapide de tout document et accroît ainsi la productivité.
Cet outil s'intègre facilement aux outils de productivité d'Office 365 et de Google Workspace pour une gestion simplifiée des documents.
Box
Avec Box, les entreprises peuvent stocker, gérer et collaborer en toute sécurité sur des contenus, quel que soit le type d'appareil. Sa fonction de gestion du cycle de vie des documents assure la conformité du processus de gestion de contenu aux réglementations, aux politiques de conservation des données et aux exigences de divulgation.
Vous pouvez définir des autorisations d'utilisateur spécifiques pour chaque document, afin que seules les personnes autorisées y aient accès. Box permet également d'auditer l'activité des utilisateurs pour une visibilité et un contrôle total.
De plus, Box s'intègre de manière fluide avec des API ouvertes et des applications d'entreprise. Ses fonctionnalités telles que l'historique des versions, les liens partagés et les commentaires facilitent grandement la collaboration entre les membres d'une équipe. De plus, il utilise des métadonnées personnalisées pour classer et organiser les documents.
Folderit
Si vous recherchez une solution de gestion documentaire qui vous offre un système de stockage et de gestion numérique durable pour vos documents, Folderit est un excellent choix. Il s'agit d'un système de gestion documentaire basé sur le cloud qui vous aide à passer au numérique de manière conviviale.
Il stocke en toute sécurité les métadonnées et les anciennes versions d'un fichier ou d'un document. Les utilisateurs peuvent rechercher leurs fichiers grâce au nom, aux métadonnées, aux mots-clés et au contenu du document. Il prend également en charge le flux de travail d'approbation, la liaison de fichiers, la conservation automatisée, les rappels, la numérotation des documents, les pistes d'audit et la sauvegarde locale.
Vous pouvez contrôler l'accès aux documents numériques grâce à différents niveaux d'autorisation. L'outil permet l'intégration avec les applications Office 365 et DocuSign.
OpenKM
OpenKM est une solution de gestion de documents d'entreprise qui vous permet de contrôler la production, le stockage et la distribution des documents numériques. Grâce à lui, vous pouvez mieux maîtriser le flux de documents et améliorer l'efficacité du travail de votre équipe.
Cette application offre de nombreux outils d'administration, notamment la définition du rôle de l'utilisateur, la recherche avancée, le contrôle d'accès, le niveau de sécurité des documents, le journal d'utilisation détaillé, la configuration de l'automatisation et les quotas d'utilisateurs.
Vous pouvez créer du contenu dynamique pour faciliter une prise de décision rapide et la création de connaissances. De plus, avec cette GED, vous pouvez collecter des données provenant de différentes sources numériques et collaborer avec vos collègues.
eFileCabinet
eFileCabinet est un système de gestion documentaire puissant que les PME peuvent utiliser pour organiser leurs données en ligne, quel que soit le nombre de documents qu'elles possèdent.
Pour enregistrer un fichier, il suffit de le télécharger sur la plateforme. Les utilisateurs peuvent retrouver un fichier à l'aide du nom du fichier ou du dossier. De plus, eFileCabinet permet d'accéder rapidement aux documents fréquemment utilisés.
Tout en facilitant la collaboration entre les membres d'une équipe, cet outil permet d'ajouter différents niveaux de sécurité pour un accès contrôlé. Il prend également en charge l'intégration avec des outils tiers tels que MS Office, DocuSign et Salesforce.
Parmi ses autres fonctionnalités figurent le flux de travail automatisé, l'authentification à deux facteurs, le partage de fichiers cryptés, l'authentification par emplacement ou adresse IP et les autorisations basées sur les rôles.
Docuware
Docuware est une plateforme qui vous permet de numériser et de sécuriser vos documents depuis n'importe quel appareil, à tout moment. Elle vous accompagne également dans le traitement des factures et la gestion du personnel. Elle est particulièrement adaptée aux entreprises qui s'appuient sur des équipes distantes ou qui ont une main-d'œuvre répartie.
DocuWare offre un référentiel sécurisé pour tous vos documents commerciaux importants, tels que les contrats, les informations sur les employés et les dossiers financiers. Après avoir stocké un fichier dans cet outil, vous ou vos collègues pouvez le modifier ou l'annoter directement sur la même plateforme.
De plus, il offre des outils de productivité intelligents permettant aux utilisateurs de rechercher, de suivre et de collaborer en toute facilité. L'application utilise également des données d'index pour organiser soigneusement tous vos documents.
Alfresco
Alfresco est une plateforme qui offre des fonctionnalités telles que la gestion documentaire, la gestion de contenu web, la gestion des archives et des images, et un référentiel de contenu pour simplifier les flux de travail organisationnels.
Cet outil open source est compatible avec les systèmes d'exploitation Windows et Unix. Bien qu'il soit facilement personnalisable, les nouveaux utilisateurs ont besoin de temps pour apprendre à l'utiliser.
Conclusion
Avec une solution de gestion documentaire efficace, vous n'aurez plus à chercher le dossier dont vous avez besoin dans d'innombrables armoires. Cet article vous a présenté quelques-uns des meilleurs outils pour mettre en place un système de gestion documentaire adapté à votre organisation.
Ces outils disposent des caractéristiques nécessaires pour répondre aux besoins de différents secteurs. De même, vous pouvez approfondir vos connaissances sur les outils de gestion des actifs numériques.