L’importance d’un logiciel de comptabilité pour les associations
Les organismes à but non lucratif gèrent un volume important de dons, ce qui peut rendre complexe la gestion efficace de ces ressources et le maintien de leur statut d’association. Un logiciel de comptabilité adapté est donc crucial pour relever ces défis de manière efficiente.
Le secteur à but non lucratif est caractérisé par un flux de trésorerie constant. Un rapport de Nonprofits Source a révélé qu’en 2020, les Américains ont fait don de 471,44 milliards de dollars à diverses organisations caritatives, soit une augmentation de 5,1 % par rapport à l’année précédente. Ces chiffres démontrent l’ampleur des fonds gérés par ces organisations.
Étant donné qu’elles manipulent des transactions financières, les organisations à but non lucratif doivent se conformer à des normes financières strictes pour ne pas perdre leur statut d’exonération fiscale. Cet article explore cette problématique et présente des solutions logicielles pour simplifier cette gestion.
Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité pour associations ?
Tout outil facilitant la gestion des tâches comptables d’une organisation à but non lucratif est considéré comme un logiciel de comptabilité pour associations.
Il existe une subtile différence entre la comptabilité des entreprises lucratives et celle des associations. La comptabilité d’entreprise se concentre sur les profits et pertes, évaluant les dépenses, les revenus, l’épargne et les pertes.
La comptabilité à but non lucratif, quant à elle, se concentre sur la gestion des fonds, en suivant leurs sources et leurs destinations. Un bon outil doit gérer les dons, informer les donateurs et les membres du conseil sur leur utilisation.
Pourquoi une organisation à but non lucratif a-t-elle besoin d’un logiciel de comptabilité ?
Un outil comptable adapté est indispensable pour qu’une association maintienne son statut, son exonération fiscale et son droit à des remboursements d’impôt.
Pour conserver ces avantages, toutes les associations doivent rigoureusement gérer leurs opérations comptables.
Voici quelques raisons essentielles justifiant l’utilisation d’un logiciel de comptabilité pour les organisations à but non lucratif :
- Les normes de comptabilité financière sont très strictes pour les associations. Un logiciel de comptabilité est nécessaire pour répondre à des normes telles que FAS 116 et FAS 117.
- Les organisations caritatives s’appuient souvent sur des bénévoles et un personnel limité. Un outil simple et facile à utiliser est donc essentiel pour gérer la comptabilité et réaliser des économies.
- Ces outils facilitent également le suivi des subventions, la conformité aux obligations de reporting, la génération de bilans, l’information des donateurs sur l’utilisation de leurs dons, etc.
- Ils formatent les rapports comptables pour la déclaration d’organisation exonérée d’impôt sur le revenu (formulaire 990).
Les avantages d’un logiciel de comptabilité à but non lucratif
Que votre association soit d’envergure mondiale ou locale, un outil de comptabilité sophistiqué est nécessaire pour bénéficier des avantages suivants :
- Votre organisation peut accepter des dons en ligne ou hors ligne de manière transparente.
- Il devient plus facile de solliciter des dons importants ou des subventions en produisant des rapports précis et des prévisions.
- Les entrées et sorties d’argent sont rapportées de manière transparente aux parties prenantes, donateurs et membres du conseil.
- La plupart des outils de comptabilité pour associations sont des applications web basées sur le cloud, évitant les coûts d’infrastructure informatique.
- Certains logiciels aident à préparer les déclarations fiscales et à se conformer aux exigences des autorités fiscales.
- L’automatisation des tâches récurrentes réduit les erreurs humaines.
- Un seul logiciel centralise de nombreuses fonctions comptables, comme l’importation de transactions, un portail de dons, la gestion des reçus, le rapprochement bancaire, la budgétisation, l’impression de chèques et le suivi des promesses de dons.
Maintenant que nous avons exploré l’importance et les avantages des logiciels de comptabilité pour associations, voici une présentation de quelques outils populaires, simples à utiliser et fiables :
Wave Accounting
Wave Accounting est un excellent choix pour les petites fondations ou celles en pleine croissance. Il permet de gérer la comptabilité soi-même et d’éviter les dépenses de personnel. De plus, cet outil est simple à utiliser et accessible en ligne via les navigateurs web.
De la facturation à la paie, tout est regroupé dans une application web intuitive, avec des fonctionnalités clés telles que :
- La facturation en ligne pour faciliter les paiements des fondations et des donateurs.
- Un panneau de paiement en ligne pour des dons simples et sécurisés.
- L’acceptation des paiements par cartes de débit, cartes de crédit, Apple Pay et virements bancaires.
- Un suivi facile des dons et de leur utilisation.
- Un module de comptabilité pour préparer les déclarations fiscales aux formats appropriés.
- Un module bancaire reliant le compte bancaire aux registres comptables pour faciliter les rapprochements.
L’outil offre des services gratuits pour la facturation, la comptabilité et la gestion bancaire. Des frais sont applicables pour les services de paie et de paiement.
MoneyMinder
MoneyMinder est un logiciel de comptabilité simple et pratique, conçu pour gérer rapidement les opérations financières d’une association. Il est facile à utiliser même pour des bénévoles sans expérience comptable, permettant ainsi de réduire les coûts. L’outil est conçu pour faciliter son utilisation, sans fonctions complexes de trésorerie.
Voici quelques fonctionnalités notables :
- Un module de comptabilité pour gérer les registres bancaires, les transactions, les rapprochements, les rapports et les transferts.
- Un suivi des collectes de fonds, remboursements et paiements, avec des envois rapides par e-mail aux parties prenantes.
- La création de budgets ou de prévisions de dépenses en fonction des activités et catégories caritatives.
- Un module de bibliothèque de documents pour stocker les reçus, formulaires, enregistrements et modèles de déclaration de revenus.
- La préparation de rapports annuels, la réalisation d’audits et le calcul des totaux 990EZ.
Le logiciel offre une formule gratuite pour les tâches de base telles que le suivi des donateurs, la gestion de groupe et la gestion d’agenda. Un abonnement Pro est disponible pour une solution complète.
Zoho Books
Zoho Books est un logiciel de comptabilité complet pour les organisations à but non lucratif de toutes tailles. Que ce soit pour une jeune fondation ou une association d’envergure mondiale, il offre des fonctionnalités évolutives et des options de tarification adaptées à chaque organisation.
Son interface utilisateur (UI) claire permet de gérer facilement sa comptabilité, avec une assistance gratuite si nécessaire. Ce logiciel permet de se concentrer sur les subventions, les dons et les événements, tandis que l’application gère les flux de dons et les catégorise.
Aplos
Aplos est un autre outil puissant pour la comptabilité des associations. Plus de 40 000 organisations caritatives utilisent ce logiciel pour maintenir leur statut d’exonération fiscale.
Voici ses principales fonctionnalités :
- Comptabilité par fonds.
- Plan comptable flexible.
- Suivi des revenus, des subventions et des dons.
- Budgétisation des activités caritatives par étiquettes ou fonds.
- Création de rapports financiers personnalisés pour les départements, campagnes et projets.
- Exportation de fichiers ACH.
- Répartition des dépenses et des revenus.
- Suivi des immobilisations.
- Rapports du formulaire 990.
En plus de sa solution de comptabilité en ligne, Aplos offre des services de comptabilité à la demande pour la gestion des comptes ou des déclarations fiscales complexes. L’équipe de comptables offre des registres précis, de meilleurs états financiers et des solutions simplifiées.
Aplos propose trois formules d’abonnement avec un essai gratuit de 15 jours : Aplos Lite, Aplos Core +, Aplos Core et Advanced Accounting.
Accounting Seed
Accounting Seed est un logiciel de comptabilité complet pour les associations, conçu pour gérer de nombreuses tâches et campagnes. Il est facile à utiliser, même pour former des bénévoles, permettant ainsi de réduire les coûts de personnel.
Voici ses points clés :
- Gestion de la comptabilité des fonds dans plusieurs devises.
- Gestion de plusieurs campagnes de financement, subventions et donateurs.
- Fonctionnement depuis plusieurs emplacements.
- Gestion de plusieurs organismes caritatifs dans un seul outil centralisé.
- Rapports sans code.
- Fermetures mensuelles et annuelles rapides.
- Compatibilité avec Salesforce nonprofit success pack (NPSP).
Cet outil permet une maîtrise totale du cycle de vie de la gestion financière, avec une visualisation en temps réel des états financiers, des rapports de dons et des déclarations de revenus. Cela permet de rapidement interagir avec les donateurs et les autorités subventionnaires.
Akaunting
Akaunting est un outil populaire de comptabilité pour les indépendants et les petites entreprises. Les petites associations peuvent l’utiliser pour réduire les coûts tout en respectant les politiques strictes des organisations caritatives.
Voici les principales fonctionnalités que les associations peuvent utiliser :
- Tableau de bord pour tous les comptes.
- Gestion bancaire et rapprochements.
- Rapports personnalisés pour les déclarations fiscales comme le formulaire 990.
- Catégorisation des transactions.
- Suivi des dépenses.
L’abonnement gratuit donne accès à 1 profil utilisateur et un profil comptable, avec un calendrier de facturation gratuit, un support communautaire et des taux de change en direct. La formule Premium Cloud offre un nombre illimité de comptes et toutes les fonctionnalités.
Conclusion
Un logiciel de comptabilité est essentiel pour les organisations à but non lucratif, facilitant la gestion des ressources et la production de déclarations fiscales conformes. L’utilisation d’un de ces outils garantit le maintien du statut d’organisation à but non lucratif, en respectant les lois locales et internationales.
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