Vous ne pouvez pas m’empêcher de convenir que la communication est l’épine dorsale de toute entreprise. À l’ère du scénario de travail à distance où les coéquipiers sont éloignés, la communication doit recevoir plus d’attention qu’auparavant.
Outre les équipes travaillant à distance, les entreprises qui sont de retour dans l’espace de bureau s’appuient également sur les applications de chat pour une meilleure communication en raison des avantages et des fonctionnalités qu’elles offrent. C’est là que les applications de chat en milieu de travail entrent en scène. Ces applications de chat simplifient la communication et aident à introduire une culture de travail saine parmi les membres de l’équipe.
Table des matières
Qu’est-ce qu’un logiciel de chat en milieu de travail ? 💻
Les applications de chat en milieu de travail sont des outils de communication qui ont pris le pas sur le courrier électronique, qui était autrefois le principal mode de communication de l’espace de travail. Ces applications vont au-delà des capacités de messagerie et permettent aux membres de l’équipe de s’engager les uns avec les autres, de discuter du travail et de proposer des idées uniques pour faire avancer les choses. Les outils de communication en milieu de travail offrent de nombreuses fonctionnalités telles que les discussions privées, les conversations de groupe, les appels vocaux et vidéo en dehors des autres outils de productivité.
Examinons les principaux avantages de l’utilisation d’un logiciel de chat pour votre entreprise :
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Communication améliorée
L’un des avantages les plus importants que vous obtiendrez après avoir utilisé un logiciel de chat est une communication sans faille entre les membres de l’équipe malgré leur présence à différents endroits. Cela leur permet d’échanger des messages, de discuter d’idées, d’assister à des appels vidéo tout en étant éloignés.
Flux de travail rationalisé
Les outils de communication en milieu de travail aident l’équipe à organiser le travail et à améliorer le flux de travail dans l’organisation. Les employés peuvent organiser des réunions quotidiennes pour planifier leur travail, assigner des tâches et obtenir des commentaires instantanément.
Participation des employés
En plus d’améliorer le flux de travail et de faciliter la communication, le logiciel de chat encourage également les employés à s’engager dans des activités d’équipe, améliorant ainsi la productivité.
Restez organisé
Ne pas être conscient de ce qui se passe et oublier les tâches à accomplir est un scénario de bureau courant, mais plus avec les applications de chat. Les plateformes de communication d’équipe gardent tout organisé, vous tenant au courant de ce qui se passe et des tâches que vous devez accomplir.
Gain de temps ⏳
Il est essentiel de suivre le temps lorsque vous collaborez avec d’autres membres de l’équipe pour terminer une tâche. Les applications de communication en milieu de travail vous font gagner du temps pour quitter votre bureau et vous rendre chez la personne pour discuter. Ainsi, les efforts et les ressources sont réduits pour réduire les dépenses insignifiantes.
Construire des relations d’équipe 👨💻
Une saine relation de travail doit prévaloir entre les employés qui travaillent en équipe. L’utilisation d’un logiciel de communication pour collaborer sur des projets et des tâches aide à renforcer les relations et à générer de nouvelles idées.
Dans ce guide, nous avons répertorié le meilleur logiciel de chat d’espace de travail disponible qui peut améliorer le jeu de communication de votre entreprise. Ce qui est intéressant avec ces plateformes de communication, c’est qu’elles proposent des plans gratuits pour les petites équipes.
Lieu de travail
Chat en milieu de travail est une plateforme de communication pour les entreprises qui aide à connecter les membres de l’équipe travaillant à distance de manière simple mais sécurisée. Propriété de Meta, il comprend des fonctionnalités telles que le chat, les appels vidéo, les publications, le fil d’actualité et les groupes qui aident à diffuser toutes les informations liées à l’entreprise.
Workplace Chat peut facilement s’intégrer aux outils commerciaux de vos organisations pour créer un moyen sécurisé et productif de partager des connaissances et de créer des communautés de travail. Ce logiciel de chat permet à votre équipe d’interagir en donnant des suggestions en temps réel via des commentaires, des réactions et des messages instantanés. Il devient assez facile de renforcer la culture de travail et de se connecter avec des coéquipiers de n’importe quelle partie du monde.
Workplace by Meta vous permet de former des espaces collaboratifs appelés groupes. Ces groupes permettent de gérer des projets et d’attribuer des tâches à des coéquipiers, de donner des commentaires, de partager des mises à jour, de mentionner des collègues et de partager des fichiers en toute sécurité sans aucune limite de stockage. Vous pouvez définir ces groupes comme privés, publics ou secrets et vous pouvez même créer des groupes avec des membres de plusieurs entreprises. Les administrateurs du groupe peuvent restreindre l’accès des membres de l’équipe pour s’assurer que seules les personnes autorisées peuvent y accéder.
L’application Workplace Chat peut s’intégrer à plus de 50 outils professionnels, les principaux étant Office 365, Google Workspace et ServiceNow. Il est également possible de concevoir des intégrations personnalisées pour connecter le chat en milieu de travail à tout autre outil de votre entreprise. La société veille à ce que les informations sensibles des utilisateurs restent confidentielles.
Les principales fonctionnalités de Workplace Chat de Meta sont les suivantes :
- Les fonctionnalités d’appels vidéo et vocaux en direct agissent comme un moyen de communication pour diffuser les événements et les informations de votre entreprise afin de stimuler l’esprit de l’équipe.
- La bibliothèque de connaissances est pratique pour créer, stocker et partager des documents commerciaux dans l’application de chat. De cette façon, toutes les informations sont mieux organisées et consultables sur votre PC et vos smartphones.
- Les groupes sur le lieu de travail aident à communiquer et à collaborer avec succès avec l’équipe pour développer la culture de travail.
- Le fil d’actualité basé sur ML affiche des informations personnalisées, pertinentes et hiérarchisées pour vous aider à rester concentré et productif.
Workplace by Meta est indépendant de la plate-forme et vous pouvez l’utiliser sur des ordinateurs de bureau et des appareils mobiles pour rester informé de n’importe où. Le prix du chat Workplace commence à 4,00 USD par mois ; vous bénéficiez également d’une période d’essai de 30 jours pour tester le logiciel avant de l’acheter.
Chatwork
Chatwork offre aux équipes une nouvelle façon simplifiée de travailler. Il existe des salles de discussion pour chaque projet d’équipe afin que les conversations sur chaque projet restent organisées dans leurs salles séparées. Tous les membres de l’équipe peuvent voir les progrès, les détails et les décisions et participer en temps réel.
Chatwork offre les fonctionnalités suivantes pour permettre aux membres de l’équipe de synchroniser le travail et de se lier les uns aux autres :
Gestion des discussions
- La section Mon chat vous permet de noter des informations importantes
- Discutez directement avec l’un des membres de l’équipe
- Créez un groupe distinct pour chaque projet dans la salle de discussion de groupe
- Rechercher d’anciens messages à l’aide de mots-clés
La gestion des tâches
- Créez et attribuez des tâches à vos coéquipiers afin que chacun soit conscient de ses responsabilités
- Suivez l’avancement de votre devoir par rapport à la date d’échéance
- Marquez la tâche comme terminée et elle sera automatiquement notifiée au responsable
Partage de fichiers
- Partagez des fichiers de différents formats tels que Word, Excel et Images.
- Prévisualisez les fichiers téléchargés dans le navigateur avant de les télécharger.
- Télécharger des fichiers partagés avec vous par vos pairs
Appel vidéo
- Configurer un appel vidéo de réunion avec les membres du groupe
- Discutez avec les membres du groupe face à face
- Partagez facilement votre écran avec les autres participants de l’appel vidéo
- Partager des images dans les appels vidéo via les smartphones
Gestion des contacts
- Invitez des coéquipiers à rejoindre le Chatwork de votre organisation.
- Acceptez ou refusez les demandes d’adhésion.
- Entrez l’identifiant ou l’adresse e-mail de Chatwork pour rechercher des coéquipiers
Gestion des notifications
- Autoriser votre navigateur à vous informer de l’activité sur Chatwork
- Activer ou désactiver les sons de notification
- Configurez Chatwork pour vous avertir lorsque vous recevez des e-mails dans la boîte de réception
Gestion des utilisateurs
- Ajouter de nouveaux membres au groupe (la limite d’utilisateurs dépend de l’abonnement)
- Catégoriser et évaluer les membres
- Mettre à jour les détails de l’utilisateur tels que le mot de passe
Gestion de profils
- Ajoutez un avatar ou votre image comme photo de profil
- Ajouter la photo de couverture qui apparaît sur le profil
Personnalisez votre identifiant Chatwork
- Ajoutez vos coordonnées telles que l’adresse e-mail et le numéro de téléphone.
Une version gratuite de Chatwork est disponible mais avec des fonctionnalités limitées. Si votre entreprise souhaite passer à la version premium, cela coûtera 5 USD par utilisateur et par mois facturé annuellement.
Équipes Microsoft
Teams est un espace de travail collaboratif populaire de Microsoft au sein de la suite de travail Office 365. Les organisations saluent Microsoft Teams pour son rôle central dans la facilitation des conversations sur le lieu de travail, la collaboration entre les membres de l’équipe, le chat vidéo et le partage de documents pour améliorer la communication et la productivité des employés.
Alors que Microsoft Teams est largement connu pour ses capacités de visioconférence, son Discussion de groupe segment n’est pas très en retard. Ils ont remplacé avec succès le courrier électronique comme moyen de conversation, en particulier pour les membres de l’équipe qui travaillent à distance.
En plus d’interagir les uns avec les autres, Microsoft Teams Group Chat vous permet également de vous intégrer à d’autres applications professionnelles. En bref, les employés ont l’impression de travailler virtuellement au bureau. La discussion de groupe Teams est disponible dans le cadre du client de bureau, du client Web et de l’application mobile Microsoft Teams. Vous pouvez accéder à Microsoft Teams depuis n’importe quel système d’exploitation, iOS, macOS, Windows ou Android. De plus, Microsoft Teams est également disponible en tant qu’extension de navigateur pouvant être ajoutée à votre navigateur préféré.
Teams Group Chat est riche en fonctionnalités et contient tous les outils présents dans n’importe quelle application de chat d’entreprise. Qu’il s’agisse d’emojis, de GIF, d’édition de texte enrichi, de mentions, de réponses aux fils de discussion et de partage de fichiers. Les utilisateurs peuvent facilement passer de la messagerie instantanée aux appels vidéo en cliquant sur une icône. En outre, vous pouvez désactiver les discussions pour ne plus recevoir de notifications et même épingler les conversations importantes.
Les autres fonctionnalités sont les suivantes :
- Recevez des notifications lorsque quelqu’un vous tague ou vous avertit.
- Partagez des fichiers avec les membres de l’équipe et accédez aux fichiers envoyés par eux.
- La fonction de recherche de messages vous permet de rechercher des messages en saisissant les mots-clés.
- Outre la messagerie instantanée, vous pouvez configurer l’appel audio pour communiquer avec les membres de l’équipe.
- Microsoft Teams peut s’intégrer à d’autres outils commerciaux utilisés dans votre entreprise.
- Permet aux utilisateurs de télécharger l’outil en tant que module complémentaire aux abonnements ou à des services spécifiques tels qu’Outlook 365.
Comme mentionné, Microsoft Teams est disponible dans le cadre d’Office Suite 365. La version gratuite Teams offre un espace de stockage limité et pose d’autres restrictions. D’autre part, Microsoft Teams Essentials fournit plusieurs modules complémentaires et coûte 4,00 USD par utilisateur et par mois. Microsoft 365 Business Basic commence à 5,00 $ par utilisateur et par mois.
Chat Google
Chat Google est un logiciel de communication d’entreprise qui fait partie intégrante de Google Workspace. Il fournit aux membres de l’équipe des entreprises et des organisations un moyen de collaborer et de communiquer sur des projets et des tâches. Google Chat agit comme un hub centralisé où les membres de l’équipe et les responsables peuvent créer des salles de chat virtuelles, configurer des fils de discussion, surveiller la progression des tâches et effectuer des suivis.
Chaque salle de chat dispose d’options distinctes pour le chat, le partage de fichiers et l’attribution et l’achèvement des tâches. Cela permet d’accéder facilement aux fichiers partagés par vous et vos coéquipiers dans la salle. En outre, vous pouvez également attribuer la tâche à d’autres et afficher les tâches qui vous sont attribuées dans la salle. En dehors de ceux-ci, vous obtenez plusieurs boutons pour effectuer différentes tâches telles que le téléchargement de pièces jointes, l’insertion d’emojis et de GIF animés, et même la configuration d’un appel vidéo à l’aide de Google Meet.
Google Chat prend en charge à la fois les messages directs et les conversations de groupe ; les employés peuvent activer les notifications pour être avertis lorsque leurs collègues partagent des fichiers, des liens et des commentaires sur Google Docs, Sheets ou Slides. Les entreprises peuvent facilement synchroniser l’application de messagerie avec Google Agenda, ce qui facilite la planification de réunions en fonction de la disponibilité des membres de l’équipe. Google Chat est conforme aux réglementations et politiques GDPR, HIPAA, ISO et AICPA et vous permet de configurer la méthode de connexion ou l’authentification à deux facteurs pour renforcer la sécurité.
Google Chat prend en charge l’API, grâce à laquelle il s’intègre aux applications GSuite et à d’autres outils et applications tiers. La plate-forme de chat prend également en charge la fonction de recherche de boîte de réception largement demandée qui permet aux utilisateurs de rechercher rapidement d’anciens messages et des fichiers partagés dans les conversations.
Google Chat est indépendant de la plate-forme et est accessible sur Windows, Mac, smartphones Android et iPhone via le client Web et l’application autonome. Pour accéder à Google Chat, vous devez disposer d’un compte Google Workspace.
Un compte d’espace de travail est déjà présent pour les utilisateurs ayant un compte Gmail. Google Chat fait partie de Google Workspace et vous pouvez utiliser Google Chat à partir du compte gratuit Google Workspace. Cependant, vous pouvez passer à la version premium de Google Workspace qui coûte 6 USD par personne et par mois pour accéder à des fonctionnalités supplémentaires.
Mou
Mou est une application de messagerie et de communication d’espace de travail populaire qui aide les entreprises à améliorer la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe et leur donne accès à des outils professionnels indépendamment de leur emplacement actuel et de leur mode de travail. Il prend en charge les canaux qui regroupent les membres de l’équipe en fonction du projet, du service, de l’emplacement du bureau et de toute autre chose. De cette façon, les utilisateurs peuvent facilement rester au courant des choses qui les intéressent.
Tout le monde peut accéder aux chaînes publiques afin que toutes les équipes sachent sur quoi travaille l’autre équipe. Par exemple, les nouveaux arrivants peuvent se mettre rapidement sur la piste au lieu d’attendre que quelqu’un les guide à partir de zéro.
Slack prend également en charge les discussions ouvertes, les groupes privés, la messagerie directe, l’archivage des messages, le partage de fichiers et les recherches contextuelles approfondies. Il peut se synchroniser avec d’autres outils et services utilisés par l’entreprise pour aider à centraliser les notifications, fichiers et autres données en un seul endroit. Ainsi, il élimine le besoin de passer constamment des onglets aux tableaux de bord, de mémoriser les identifiants de connexion pour différentes plates-formes et de jongler avec les outils de travail.
Slack est conçu pour s’intégrer à des outils tels que MailChimp, Dropbox et Google Drive qui vous aident à travailler intelligemment et à prendre des décisions efficaces. Il indexe et archive automatiquement tout, aidant l’entreprise à construire une base de connaissances étendue sans aucun effort. Outre ces fonctionnalités communes à toutes les plateformes de messagerie en milieu de travail, ce qui différencie Slack, ce sont ses trois caractéristiques uniques :
- Planifier l’envoi : Slack vous permet de programmer vos messages pour les envoyer à une heure fixe dans le futur au lieu de les envoyer pour le moment.
- Slack Huddles : cette fonctionnalité permet à tout membre de l’équipe d’inviter rapidement d’autres personnes faisant partie d’un canal ou d’un groupe à rejoindre un appel audio ou vidéo. Il est pratique lorsque vous souhaitez organiser une communication verbale rapide.
- Slack Connect DM : Slack Connect DM n’est qu’une partie des comptes premium et vous permet d’inviter d’autres utilisateurs qui ne font pas partie du groupe à converser directement avec vous.
La version gratuite vous permet d’accéder uniquement aux fonctionnalités de base. La version pro, qui coûte 2,67 USD par utilisateur, offre des fonctionnalités puissantes pour les petites équipes et la version business+ coûte 5 USD par utilisateur et vous aide à faire évoluer votre entreprise. Slack propose également une version Enterprise adaptée aux grandes entreprises qui exigent des fonctionnalités plus puissantes.
Le plus important
Le plus important est une puissante solution de communication tout-en-un qui permet aux développeurs de collaborer sans compromettre la sécurité. Il comprend trois plates-formes clés :
- Canaux – Il aide votre équipe à communiquer et à rester connecté sur une base individuelle et via la messagerie dans le groupe.
- Playbooks – Il permet aux entreprises d’assembler et de mettre en place des processus et d’atteindre les résultats attendus
- Tableaux – Mattermost comprend des structures de tableaux Kanban qui facilitent la gestion des projets et des tâches pour aider à atteindre les étapes clés.
La perspective de collaboration basée sur les canaux de Mattermost permet de connecter les employés, les processus et tous les outils de votre entreprise en un seul endroit. Cette application de messagerie d’espace de travail unique et open source est indépendante de la plate-forme et est disponible en tant qu’application basée sur un navigateur, client de bureau et application mobile.
La plate-forme de canal de Mattermost comprend des fonctionnalités étendues, telles que les rapports de conformité, l’archivage des discussions et la recherche de messages. En plus de cela, Mattermost intègre également d’autres fonctionnalités telles que les discussions privées/de groupe, le partage de fichiers et de liens, les emojis personnalisés, la prise en charge de plusieurs langues, les commandes slash, l’historique des messages consultable, les webhooks, etc.
Toutes ces fonctionnalités aident Mattermost à devenir une importante plate-forme de messagerie sur le lieu de travail permettant aux entreprises d’effectuer des communications transparentes entre les membres de l’équipe sans aucun piège ni confusion.
Outre ces fonctionnalités, l’édition Enterprise de cette plate-forme de communication fournit plusieurs modules complémentaires tels que l’authentification unique (SSO), les autorisations avancées et l’authentification multifacteur (MFA), les fonctionnalités de surveillance des performances, les rapports de conformité, la personnalisation de la marque et les fonctionnalités de recherche d’entreprise.
Les autres points forts de ce canal de communication de production sont les suivants :
- Matttermost répond à toutes les exigences de sécurité des organisations, offrant un contrôle maximal possible sur les données sensibles de l’entreprise.
- Il est hautement extensible et compatible avec une large gamme d’applications et d’intégrations tierces.
- Prend en charge le formatage de texte enrichi et la mise en évidence de la syntaxe du code pour faciliter la communication entre les développeurs
- La conférence audio/vidéo intégrée vous permet de passer instantanément en mode de connexion en face à face en un clic.
La version Starter de Mattermost est disponible gratuitement et convient aux petites équipes nécessitant des fonctionnalités limitées. Si vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires, vous pouvez profiter de la version professionnelle qui coûte 10 USD par utilisateur et par mois. Si vous souhaitez utiliser l’édition Enterprise, vous devrez demander un devis.
Mattermost est également disponible en tant que solution auto-hébergée, ce qui signifie que vous pouvez déployer sur votre serveur cloud préféré ou en préparer un sur Kamatera pour aussi peu que 6 $ par mois.
Emballer
Nous espérons que vous avez découvert le meilleur logiciel de chat qui peut améliorer la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe de votre entreprise, en particulier ceux qui travaillent à distance. Quel que soit le logiciel de chat que vous utilisez, la collaboration en milieu de travail entre les membres de l’équipe s’améliorera sûrement dans un environnement de travail à distance.