6 logiciels de chat en milieu de travail que vous pouvez utiliser pour parler à votre équipe

Il est indéniable que la communication est le socle de toute organisation. À l'ère du travail à distance, où les collaborateurs sont géographiquement dispersés, l'attention portée à la communication doit être accrue.

Outre les équipes distantes, les entreprises qui réintègrent les bureaux se tournent également vers les applications de messagerie instantanée pour faciliter les échanges, en raison des avantages et fonctionnalités qu'elles offrent. C'est ici que les plateformes de chat en entreprise prennent toute leur importance. Ces outils simplifient les communications et favorisent une culture de travail collaborative au sein des équipes.

Qu'est-ce qu'un logiciel de chat professionnel ? 💻

Les applications de messagerie professionnelle sont devenues les outils de communication de prédilection, surpassant le courriel, autrefois principal moyen d'échange au travail. Ces applications vont au-delà de la simple messagerie, permettant aux membres d'une équipe d'interagir, de discuter des projets et de proposer des idées innovantes. Les outils de communication en entreprise offrent de multiples fonctionnalités, telles que des conversations privées, des discussions de groupe, des appels vocaux et vidéo, en plus des outils de productivité classiques.

Examinons les principaux bénéfices qu'offre l'utilisation d'un logiciel de chat pour votre entreprise :

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Amélioration de la communication

L'un des avantages majeurs des logiciels de chat est la fluidification de la communication entre les membres d'une équipe, même lorsqu'ils travaillent à distance. Ces outils permettent d'échanger des messages, de discuter des concepts et de participer à des appels vidéo, quelle que soit la situation géographique.

Optimisation des flux de travail

Les outils de communication en entreprise aident les équipes à structurer leur travail et à améliorer les processus organisationnels. Les employés peuvent organiser des réunions quotidiennes pour planifier les tâches, assigner les responsabilités et obtenir des retours d'information instantanés.

Engagement accru des employés

Outre l'amélioration des flux de travail et la simplification de la communication, les logiciels de chat incitent les employés à participer activement aux activités d'équipe, ce qui accroît la productivité.

Organisation facilitée

Ne pas être au courant des dernières actualités et oublier les tâches à accomplir est un scénario courant au bureau, mais cela est grandement atténué par l'usage des applications de chat. Ces plateformes de communication permettent de maintenir l'organisation, en tenant les employés informés des événements en cours et des tâches à réaliser.

Gain de temps ⏳

Il est crucial de gérer efficacement le temps lorsque l'on collabore avec d'autres membres d'une équipe. Les applications de communication en entreprise permettent d'économiser du temps en évitant les déplacements physiques pour les discussions. Ainsi, les efforts et les ressources sont optimisés, réduisant les dépenses superflues.

Développement des relations d'équipe 👨‍💻

Il est important d'entretenir des relations de travail saines entre les membres d'une équipe. L'utilisation d'un logiciel de communication pour collaborer sur des projets et des tâches permet de renforcer les liens et de générer de nouvelles idées.

Ce guide présente une sélection des meilleurs logiciels de chat disponibles, susceptibles d'améliorer la communication au sein de votre entreprise. Fait intéressant, ces plateformes proposent des formules gratuites pour les petites équipes.

Workplace

Workplace Chat est une plateforme de communication conçue pour les entreprises, qui permet de connecter facilement et en toute sécurité les membres d'équipe qui travaillent à distance. Propriété de Meta, cette plateforme inclut des fonctionnalités telles que le chat, les appels vidéo, les publications, le fil d'actualité et les groupes, qui permettent de diffuser toutes les informations relatives à l'entreprise.

Workplace Chat peut s'intégrer facilement avec les outils existants de votre entreprise, créant un moyen sécurisé et productif de partager les connaissances et de construire des communautés de travail. Ce logiciel de chat permet à votre équipe d'interagir en temps réel via des commentaires, des réactions et des messages instantanés. Il facilite le renforcement de la culture d'entreprise et la connexion avec des collaborateurs situés partout dans le monde.

Workplace by Meta permet de former des espaces de collaboration, appelés groupes. Ces groupes permettent de gérer les projets, d'attribuer des tâches aux collaborateurs, de fournir des retours d'information, de partager des mises à jour, de mentionner des collègues et de partager des fichiers de manière sécurisée, sans aucune limite de stockage. Vous pouvez configurer ces groupes comme privés, publics ou secrets, et même créer des groupes avec des membres de plusieurs entreprises. Les administrateurs des groupes peuvent restreindre l'accès des membres de l'équipe, pour s'assurer que seules les personnes autorisées peuvent y accéder.

L'application Workplace Chat s'intègre avec plus de 50 outils professionnels, parmi lesquels Office 365, Google Workspace et ServiceNow. Il est également possible de développer des intégrations personnalisées, afin de connecter le chat professionnel avec d'autres outils utilisés par votre entreprise. L'entreprise veille à ce que les informations sensibles des utilisateurs restent confidentielles.

Voici les principales fonctionnalités de Workplace Chat by Meta :

• Les fonctionnalités d'appels vidéo et vocaux en direct sont un excellent moyen de communication pour diffuser les événements et les informations importantes de votre entreprise, afin de stimuler l'esprit d'équipe.
• La bibliothèque de connaissances permet de créer, de stocker et de partager des documents professionnels au sein de l'application de chat. Ainsi, toutes les informations sont mieux organisées et consultables depuis votre PC et vos smartphones.
• Les groupes sur Workplace aident à communiquer et à collaborer efficacement au sein de l'équipe, favorisant ainsi le développement de la culture d'entreprise.
• Le fil d'actualité basé sur l'apprentissage automatique affiche des informations personnalisées, pertinentes et hiérarchisées, pour vous aider à rester concentré et productif.

Workplace by Meta est une plateforme indépendante, accessible sur les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles, vous permettant de rester informé où que vous soyez. Le prix de Workplace Chat commence à 4,00 USD par mois, avec une période d'essai de 30 jours pour tester le logiciel avant de l'acheter.

Chatwork

Chatwork propose aux équipes une nouvelle manière simplifiée de travailler. Il existe des espaces de discussion dédiés à chaque projet d'équipe, afin que les conversations restent organisées et séparées. Tous les membres de l'équipe peuvent visualiser les progrès, les détails et les décisions en temps réel, et y participer.

Chatwork offre les fonctionnalités suivantes, pour permettre aux membres de l'équipe de synchroniser leur travail et d'interagir :

Gestion des discussions

• La section "Mon chat" permet de noter les informations importantes
• Discutez directement avec n'importe quel membre de l'équipe
• Créez un groupe distinct pour chaque projet, dans la salle de discussion de groupe
• Recherchez d'anciens messages à l'aide de mots-clés

Gestion des tâches

• Créez et assignez des tâches à vos collaborateurs, afin que chacun soit conscient de ses responsabilités
• Suivez l'avancement de votre travail par rapport à la date d'échéance
• Marquez la tâche comme terminée et le responsable sera automatiquement notifié

Partage de fichiers

• Partagez des fichiers de différents formats, tels que Word, Excel et Images.
• Prévisualisez les fichiers téléchargés dans le navigateur avant de les télécharger.
• Téléchargez les fichiers que vos collègues ont partagés avec vous.

Appel vidéo

• Organisez des appels vidéo avec les membres du groupe
• Discutez en face à face avec les membres du groupe
• Partagez facilement votre écran avec les autres participants à l'appel vidéo
• Partagez des images lors des appels vidéo via les smartphones

Gestion des contacts

• Invitez des collaborateurs à rejoindre Chatwork de votre organisation
• Acceptez ou refusez les demandes d'adhésion
• Entrez l'identifiant ou l'adresse e-mail de Chatwork pour rechercher des collaborateurs

Gestion des notifications

• Autorisez votre navigateur à vous informer de l'activité sur Chatwork
• Activez ou désactivez les sons de notification
• Configurez Chatwork pour vous avertir lorsque vous recevez des e-mails dans votre boîte de réception

Gestion des utilisateurs

• Ajoutez de nouveaux membres au groupe (la limite d'utilisateurs dépend de l'abonnement)
• Catégorisez et évaluez les membres
• Mettez à jour les informations de l'utilisateur, comme le mot de passe

Gestion des profils

• Ajoutez un avatar ou votre image comme photo de profil
• Ajoutez la photo de couverture qui apparaît sur le profil

Personnalisez votre identifiant Chatwork

• Ajoutez vos coordonnées, comme votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone

Une version gratuite de Chatwork est disponible, mais avec des fonctionnalités limitées. Si votre entreprise souhaite passer à la version premium, elle coûtera 5 USD par utilisateur et par mois, avec une facturation annuelle.

Microsoft Teams

Teams est un espace de travail collaboratif populaire de Microsoft, au sein de la suite Office 365. Les organisations apprécient Microsoft Teams pour son rôle central dans la facilitation des conversations au travail, la collaboration entre les membres d'équipe, les discussions vidéo et le partage de documents, afin d'améliorer la communication et la productivité des employés.

Alors que Microsoft Teams est largement connu pour ses capacités de visioconférence, son segment de discussion de groupe n'est pas en reste. Il a remplacé avec succès le courrier électronique comme moyen de conversation, en particulier pour les membres d'équipe qui travaillent à distance.

En plus d'interagir les uns avec les autres, Microsoft Teams Group Chat vous permet de vous intégrer avec d'autres applications professionnelles. En résumé, les employés ont l'impression de travailler virtuellement au bureau. La discussion de groupe Teams est disponible dans le cadre du client de bureau, du client Web et de l'application mobile Microsoft Teams. Vous pouvez accéder à Microsoft Teams depuis n'importe quel système d'exploitation, iOS, macOS, Windows ou Android. De plus, Microsoft Teams est également disponible en tant qu'extension de navigateur, que vous pouvez ajouter à votre navigateur favori.

Teams Group Chat est riche en fonctionnalités et contient tous les outils présents dans n'importe quelle application de chat d'entreprise. Que ce soit les émojis, les GIF, l'édition de texte enrichi, les mentions, les réponses aux fils de discussion et le partage de fichiers. Les utilisateurs peuvent facilement passer de la messagerie instantanée aux appels vidéo en cliquant sur une icône. De plus, vous pouvez désactiver les discussions pour ne plus recevoir de notifications, et même épingler les conversations importantes.

Les autres fonctionnalités sont les suivantes :

• Recevez des notifications lorsque quelqu'un vous tague ou vous avertit.
• Partagez des fichiers avec les membres de l'équipe et accédez aux fichiers envoyés par eux.
• La fonction de recherche de messages vous permet de rechercher des messages en saisissant des mots-clés.
• Outre la messagerie instantanée, vous pouvez configurer un appel audio pour communiquer avec les membres de l'équipe.
• Microsoft Teams peut s'intégrer avec d'autres outils professionnels utilisés dans votre entreprise.
• Permet aux utilisateurs de télécharger l'outil en tant que module complémentaire aux abonnements ou à des services spécifiques, tels qu'Outlook 365.

Comme mentionné précédemment, Microsoft Teams est disponible dans le cadre de la suite Office 365. La version gratuite de Teams offre un espace de stockage limité et impose d'autres restrictions. D'autre part, Microsoft Teams Essentials fournit plusieurs modules complémentaires et coûte 4,00 USD par utilisateur et par mois. Microsoft 365 Business Basic commence à 5,00 $ par utilisateur et par mois.

Google Chat

Google Chat est un logiciel de communication d'entreprise qui fait partie intégrante de Google Workspace. Il fournit aux membres des équipes, des entreprises et des organisations, un moyen de collaborer et de communiquer sur des projets et des tâches. Google Chat fait office de hub centralisé où les membres de l'équipe et les responsables peuvent créer des espaces de discussion virtuels, configurer des fils de discussion, suivre l'avancement des tâches et effectuer des suivis.

Chaque salle de discussion propose des options spécifiques pour le chat, le partage de fichiers, ainsi que l'attribution et l'achèvement des tâches. Cela permet d'accéder facilement aux fichiers partagés par vous et vos collaborateurs dans la salle. De plus, vous pouvez attribuer des tâches à d'autres personnes et visualiser les tâches qui vous ont été attribuées dans la salle. En dehors de ces options, vous disposez de plusieurs boutons pour effectuer différentes tâches, telles que le téléchargement de pièces jointes, l'insertion d'émojis et de GIF animés, et même la configuration d'un appel vidéo à l'aide de Google Meet.

Google Chat prend en charge les messages directs et les conversations de groupe. Les employés peuvent activer les notifications pour être avertis lorsque leurs collègues partagent des fichiers, des liens et des commentaires sur Google Docs, Sheets ou Slides. Les entreprises peuvent facilement synchroniser l'application de messagerie avec Google Agenda, ce qui facilite la planification des réunions en fonction de la disponibilité des membres de l'équipe. Google Chat est conforme aux réglementations et politiques GDPR, HIPAA, ISO et AICPA, et vous permet de configurer la méthode de connexion ou l'authentification à deux facteurs, pour renforcer la sécurité.

Google Chat prend en charge l'API, ce qui permet de l'intégrer aux applications GSuite, ainsi qu'à d'autres outils et applications tiers. La plateforme de chat prend également en charge la fonction de recherche de boîte de réception, très demandée, qui permet aux utilisateurs de rechercher rapidement d'anciens messages et des fichiers partagés lors des conversations.

Google Chat est une plateforme indépendante, accessible sur Windows, Mac, smartphones Android et iPhone via le client Web et l'application autonome. Pour accéder à Google Chat, vous devez posséder un compte Google Workspace.

Un compte d'espace de travail est déjà disponible pour les utilisateurs qui possèdent un compte Gmail. Google Chat fait partie de Google Workspace et vous pouvez l'utiliser avec le compte Google Workspace gratuit. Cependant, vous pouvez passer à la version premium de Google Workspace, qui coûte 6 USD par personne et par mois, pour accéder à des fonctionnalités supplémentaires.

Slack

Slack est une application de messagerie et de communication professionnelle populaire, qui aide les entreprises à améliorer la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe. Elle leur donne accès à des outils professionnels, quel que soit leur lieu de travail et leur mode de travail. Elle prend en charge les chaînes qui regroupent les membres de l'équipe en fonction du projet, du service, du lieu de travail et d'autres critères. Ainsi, les utilisateurs peuvent facilement rester informés des sujets qui les intéressent.

Toute personne peut accéder aux chaînes publiques, afin que toutes les équipes soient au courant de ce que fait une autre équipe. Par exemple, les nouveaux arrivants peuvent rapidement se mettre au travail, au lieu d'attendre que quelqu'un les guide de A à Z.

Slack prend également en charge les discussions ouvertes, les groupes privés, la messagerie directe, l'archivage des messages, le partage de fichiers et les recherches contextuelles approfondies. Il peut se synchroniser avec d'autres outils et services utilisés par l'entreprise, afin de centraliser les notifications, les fichiers et les autres données en un seul endroit. Ainsi, il élimine la nécessité de passer constamment d'un onglet à l'autre, de mémoriser les identifiants pour différentes plateformes et de jongler entre les outils de travail.

Slack est conçu pour s'intégrer à des outils tels que MailChimp, Dropbox et Google Drive, ce qui vous aide à travailler intelligemment et à prendre des décisions efficaces. Il indexe et archive automatiquement tout, aidant l'entreprise à construire une base de connaissances étendue, sans effort supplémentaire. Outre ces fonctionnalités communes à toutes les plateformes de messagerie en entreprise, ce qui distingue Slack, ce sont ses trois caractéristiques uniques :

• Planifier l'envoi : Slack vous permet de programmer vos messages, afin qu'ils soient envoyés à une heure précise, au lieu de les envoyer immédiatement.
• Slack Huddles : cette fonctionnalité permet à tout membre d'une équipe d'inviter rapidement d'autres personnes faisant partie d'une chaîne ou d'un groupe, à rejoindre un appel audio ou vidéo. Cette option est pratique lorsque vous souhaitez organiser une communication orale rapide.
• Slack Connect DM : Slack Connect DM fait partie des comptes premium et vous permet d'inviter d'autres utilisateurs, qui ne font pas partie du groupe, à converser directement avec vous.

La version gratuite vous permet d'accéder uniquement aux fonctionnalités de base. La version Pro, qui coûte 2,67 USD par utilisateur, offre des fonctionnalités puissantes pour les petites équipes, tandis que la version Business+ coûte 5 USD par utilisateur et vous aide à développer votre entreprise. Slack propose également une version Enterprise, adaptée aux grandes entreprises qui exigent des fonctionnalités plus puissantes.

Mattermost

Mattermost est une solution de communication tout-en-un performante, qui permet aux développeurs de collaborer sans compromettre la sécurité. Elle comprend trois plateformes clés :

• Canaux : cette option aide votre équipe à communiquer et à rester connectée sur une base individuelle, et via la messagerie de groupe.
• Playbooks : permet aux entreprises d'assembler et de mettre en place des processus, et d'atteindre les résultats attendus.
• Tableaux : Mattermost inclut des structures de tableaux Kanban, qui facilitent la gestion des projets et des tâches, afin d'atteindre les étapes clés.

La perspective de collaboration basée sur les canaux de Mattermost permet de connecter les employés, les processus et tous les outils de votre entreprise en un seul endroit. Cette application de messagerie professionnelle unique et open source est indépendante de la plateforme, et est disponible en tant qu'application basée sur un navigateur, en tant que client de bureau et en tant qu'application mobile.

La plateforme de canaux de Mattermost comprend de nombreuses fonctionnalités, telles que les rapports de conformité, l'archivage des discussions et la recherche de messages. De plus, Mattermost intègre d'autres fonctionnalités, telles que les discussions privées et de groupe, le partage de fichiers et de liens, les émojis personnalisés, la prise en charge de plusieurs langues, les commandes slash, l'historique des messages consultable, les webhooks, etc.

Toutes ces fonctionnalités permettent à Mattermost de devenir une plateforme de messagerie professionnelle essentielle, permettant aux entreprises de communiquer de manière transparente entre les membres de l'équipe, sans piège ni confusion.

Outre ces fonctionnalités, l'édition Entreprise de cette plateforme de communication fournit plusieurs modules complémentaires, tels que l'authentification unique (SSO), les autorisations avancées et l'authentification multifacteur (MFA), les fonctionnalités de surveillance des performances, les rapports de conformité, la personnalisation de la marque et les fonctionnalités de recherche d'entreprise.
Voici d'autres points forts de ce canal de communication de production :

• Matttermost répond à toutes les exigences de sécurité des organisations, offrant un contrôle maximal possible sur les données sensibles de l'entreprise.
• Il est hautement extensible et compatible avec une large gamme d'applications et d'intégrations tierces.
• Prend en charge le formatage de texte enrichi et la mise en évidence de la syntaxe du code, pour faciliter la communication entre les développeurs.
• La conférence audio/vidéo intégrée vous permet de passer instantanément en mode de connexion en face à face, en un seul clic.

La version Starter de Mattermost est disponible gratuitement, et convient aux petites équipes ayant besoin de fonctionnalités limitées. Si vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires, vous pouvez profiter de la version professionnelle, qui coûte 10 USD par utilisateur et par mois. Si vous souhaitez utiliser l'édition Enterprise, vous devrez demander un devis.

Mattermost est également disponible en tant que solution auto-hébergée, ce qui signifie que vous pouvez le déployer sur votre serveur cloud préféré, ou en préparer un sur Kamatera pour seulement 6 $ par mois.

En conclusion

Nous espérons que vous avez découvert le meilleur logiciel de chat qui peut améliorer la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe de votre entreprise, en particulier ceux qui travaillent à distance. Quel que soit le logiciel de chat que vous utilisez, la collaboration en milieu de travail entre les membres de l'équipe s'améliorera sûrement dans un environnement de travail à distance.