Microsoft Teams se présente comme un instrument puissant pour les rencontres virtuelles. Cependant, pour un grand nombre d’utilisateurs, une réunion se limite souvent à un simple appel vidéo. Ce n’est qu’en se confrontant aux limitations des outils basiques d’appels vidéo, lors de la nécessité de mener des appels plus élaborés, que l’on comprend l’intérêt d’une solution plus complète comme Microsoft Teams.
Les 5 Atouts Majeurs de Microsoft Teams
Si vous avez souvent entendu parler de Microsoft Teams, mais que vous ignorez encore ce qui le distingue des autres outils de réunions en ligne, cette liste va vous éclairer.
1. Organisation et Invitations aux Réunions
Organiser des réunions spontanées est aisé avec n’importe quel outil de visioconférence. Toutefois, la planification va au-delà. Lors d’une programmation, il ne s’agit pas uniquement de fixer l’heure et la date. Il faut également transmettre un lien permettant de rejoindre la rencontre virtuelle.
En théorie, il est possible de partager le lien au démarrage de la réunion, mais cela s’avère chronophage. Microsoft Teams permet de générer une invitation, modifiable à souhait, contenant un lien direct vers la réunion. Les participants n’ont plus qu’à cliquer sur « Rejoindre ».
2. Salles de Sous-Commission
Les ateliers de travail, une fonction relativement récente de Microsoft Teams, naissent au sein d’une réunion en cours. Les participants à ces ateliers sont un sous-ensemble des participants à la réunion principale.
Les salles de sous-commission permettent aux participants de rester dans la réunion globale tout en créant des sous-réunions parallèles. Ils peuvent passer d’une salle à l’autre et retourner à la réunion principale à leur guise.
Imaginez une grande réunion où les membres se scindent en petits groupes pour échanger sur des sujets précis, avant de se rassembler. Les ateliers de travail en sont une transposition virtuelle.
3. Mode Présentation : Partage d’Écran et Contrôle des Demandes
La plupart des outils de visioconférence permettent le partage d’écran, y compris sur mobile. Cependant, un simple partage d’écran se révèle souvent insuffisant lors d’une réunion.
Microsoft Teams propose un mode présentation sophistiqué. Il permet de diffuser une présentation PowerPoint, d’afficher les notes de diapositive, et de contrôler ce que chaque utilisateur peut voir et à quoi il peut accéder pendant la présentation.
Le mode de partage d’écran permet aux participants de demander le contrôle, afin de manipuler l’écran ou l’application partagée par un autre utilisateur. Le présentateur peut également, de son propre chef, céder le contrôle à un autre participant via la fonction « Accorder l’accès ».
4. Arrière-plans et Flou d’Arrière-plan
Si vous n’avez pas d’espace de travail dédié chez vous, ou si vous souhaitez masquer ce qui se passe derrière vous lors d’un appel vidéo, flouter ou personnaliser l’arrière-plan est une solution idéale.
Microsoft Teams intègre cette fonctionnalité de manière native et performante. Le logiciel détecte avec précision la personne, l’isole de son arrière-plan, qu’il floute ou remplace complètement. Cette fonctionnalité est exclusive aux applications de bureau, et n’est pas disponible sur la version web de Microsoft Teams.
5. Enregistrements et Transcriptions
Les réunions physiques s’organisent autour d’ordres du jour et sont suivies de comptes rendus. Il n’y a aucune raison de se priver de ces pratiques lors de réunions virtuelles.
Microsoft Teams permet non seulement d’enregistrer les réunions, mais aussi de générer une transcription. Bien que cette fonction requiert une licence entreprise, la transcription est très précise, évitant ainsi un travail manuel fastidieux.
Conclusion
Voici un bref aperçu des fonctionnalités de Microsoft Teams pour les réunions. Ces dernières ne représentent qu’une partie de ce que l’application a à offrir. Elle propose également une solution de planification pour les équipes, des outils d’appel avancés, et un environnement de travail collaboratif performant. Si certains outils proposent des fonctionnalités similaires, voire comparables, ils sont souvent centrés sur les réunions et n’offrent que peu de solutions en dehors de la visioconférence.