Un logiciel de gestion des dépenses apporte contrôle, visibilité, conformité et documentation pour aider les entreprises à réduire les coûts, à éviter les dépenses inutiles et à payer les fournisseurs ou les employés à temps.
Les entreprises attribuent un budget à plusieurs activités telles que l’assurance, les biens d’équipement et le réapprovisionnement des stocks. Cependant, les fuites budgétaires nuisent aux marges bénéficiaires de votre entreprise lorsque les dépenses restent sans surveillance.
De plus, lorsque l’entreprise se développe, ces problèmes augmenteront également en volume, ce qui mettra en péril la rentabilité de votre entreprise. Par conséquent, les entreprises de toutes tailles utilisent un outil de gestion des dépenses pour garder un œil sur l’argent qui sort et le maintenir dans le budget de l’entreprise.
Table des matières
Qu’est-ce que la gestion des dépenses ?
La gestion des dépenses est le processus de gestion de tous les achats commerciaux et des paiements des fournisseurs. L’objectif principal est de comptabiliser chaque dollar sortant du compte de l’entreprise et d’obtenir la meilleure valeur.
Les politiques de gestion des dépenses doivent automatiser et intégrer toutes les activités liées aux dépenses, de la source au règlement du fournisseur. Une telle pratique granulaire devrait garantir que l’approvisionnement se déroule comme prévu par les parties prenantes de l’entreprise. En outre, il applique le paiement aux fournisseurs, sous-traitants et autres tiers via le processus de conformité des contrats.
Importance de la gestion des dépenses
Les activités standard de gestion des dépenses offrent les avantages suivants :
- Efficacité de l’entreprise en automatisant les processus de suivi des dépenses et des dépenses qui sont sujets aux erreurs et fastidieux s’ils sont délégués aux employés.
- Réduisez les risques et les coûts puisque l’outil vous informe sur le produit acheté, le nom du fournisseur et le coût associé à l’approvisionnement.
- Une meilleure collaboration entre les ressources de l’entreprise et les tiers est réalisable lorsque vous suivez un processus standard de gestion des dépenses avec une application numérique.
- Améliorations durables de la productivité en libérant les employés du travail banal et en leur permettant d’accomplir des tâches qui génèrent des revenus pour votre entreprise.
Voici les meilleurs outils de gestion des dépenses qui vous permettent de gérer toutes les dépenses et d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix :
Base aérienne
Base aérienne est un outil complet de gestion des dépenses pour différents types d’entreprises, comme les entreprises en démarrage, les petites entreprises, les entreprises de taille moyenne, les entreprises pré-IPO et les entreprises. Il offre un ensemble de solutions avancées de contrôle des dépenses, d’audit et de surveillance.
Par exemple, le module de gestion des reçus offre une application de la conformité, une pièce jointe de reçu sans effort, des e-mails dédiés, le partage de reçus à partir d’un autre appareil, etc. notification de fraude, partage crypté des détails de la carte virtuelle, etc.
Dépenses
Dépenses possède de nombreuses fonctionnalités utiles et intuitives, notamment des intégrations et la reconnaissance optique de caractères (OCR). Avec cet outil, votre entreprise peut automatiser toutes les dépenses récurrentes. De plus, il est suffisamment puissant pour faire correspondre les notes de frais à la facture respective et gagner du temps.
Spendesk est également un outil flexible permettant aux entreprises de le personnaliser en fonction de leurs approches de gestion des dépenses. Par exemple, vous attribuez des cartes de débit pour des dépenses spécifiques à des employés individuels. En outre, vous pouvez également attribuer des cartes de crédit virtuelles à usage unique.
En outre, il propose des notifications push pour la validation des paiements, l’intégration d’outils de comptabilité, un aperçu ponctuel des dépenses et un tableau de bord complet de présentation des dépenses.
Coupe
Coupe est un autre outil populaire pour la gestion des dépenses d’entreprise (BSM) avec accès au cloud. Il peut gérer les dépenses dans divers secteurs d’activité tels que les paiements, les chaînes d’approvisionnement, les achats, la trésorerie, etc. Il existe trois piles d’outils pour une gestion pratique des dépenses.
La première pile d’outils est les Applications. Cette pile couvre tous les modules essentiels tels que l’approvisionnement, la facturation, les dépenses, la paie, la gestion des contrats, l’approvisionnement stratégique, l’analyse des dépenses, etc.
La deuxième pile est la plate-forme BSM qui se concentre sur la confidentialité des utilisateurs, le profil, la sécurité des données et les intégrations. Il comprend un cœur connecté, un accès au cloud, des intégrations, une interface utilisateur graphique (GUI), etc.
Et enfin, la 3ème pile est la communauté d’affaires Coupa. Il offre des fonctionnalités telles qu’un réseau d’entreprise ouvert, l’avantage Coupa et l’IA communautaire.
Embarquer
Embarquer offre des outils complets de gestion des dépenses pour les startups aux grandes entreprises multinationales. Ses solutions incluent la gestion des dépenses, les comptes fournisseurs, l’automatisation des achats, le système de paiement rationalisé, l’audit, la gestion des voyages et les tableaux de bord de données.
Emburse propose des cartes virtuelles qui peuvent être émises directement via sa plateforme, à l’aide d’un outil appelé Emburse Spend. Les cartes virtuelles d’Embourse s’intègrent de manière transparente aux logiciels utilisés par les équipes comptables et AP, notamment Emburse Chrome River, Emburse Certify ou l’un des autres produits proposés. Des produits comme Emburse Go aident les gestionnaires de voyages à garder un œil attentif sur leurs voyageurs et leurs dépenses.
La meilleure chose est l’approche modulaire d’Embourse pour la gestion des dépenses des entreprises, en fonction de la taille de l’entreprise. Emburse Tallie fonctionne bien pour les petites et moyennes entreprises. Emburse Certify fonctionne bien pour les entreprises basées aux États-Unis. Emburse Chrome River fonctionne bien pour les grandes entreprises avec des opérations, quel que soit l’endroit où le bureau est basé. De grandes entreprises comme Microsoft, Nike et Estee Lauder utilisent le logiciel d’Embourse.
Paiements maillés
Paiements maillés est encore un autre logiciel que vous pouvez utiliser et arrêter les fuites de dépenses. Tout d’abord, sa fonctionnalité Spend Insights vous apporte des informations précieuses sur les données au moment où vous en avez besoin. Chaque fois que vous affichez un élément de dépense, son application mobile affiche automatiquement les opportunités d’économies à l’avenir, les prévisions de dépenses au taux actuel, etc.
Deuxièmement, son module Spend Controls vous envoie des alertes de demande de paiement en temps réel, vous permet de limiter les dépenses, d’annuler les abonnements à partir d’une interface centrale et de bloquer les paiements des fournisseurs en un seul clic. Les autres fonctionnalités notables sont l’optimisation des dépenses, les rapports en temps réel et le flux de travail de paiement automatisé.
Rampe
Rampe a divisé son système de gestion des dépenses d’entreprise en 4 méga modules : Start, Scale, Streamline et Save. Le module Start vous donne accès à des outils pour gérer plusieurs cartes, les paiements de factures (ACH/chèques/cartes), le suivi des dépenses en temps réel et une comptabilité précise des dépenses.
Le module d’échelle vous permet d’appliquer des politiques commerciales concernant les dépenses et les dépenses. Par exemple, vous pouvez utiliser des stratégies de dépenses pour définir des règles et contrôler les dépenses afin d’appliquer ces directives de dépenses.
Le module Streamline vous propose plusieurs flux de travail (intégration, collaboration et comptabilité) pour automatiser la gestion des dépenses et l’intégrer (plus de 1000 intégrations) à d’autres outils métier. Enfin, le module Save est là pour répondre à vos besoins en matière de correspondance des reçus, de catégorisation des dépenses, d’intelligence des prix, d’informations sur les économies, etc.
Brex
Brex consiste à accélérer les finances des opérations commerciales tout en respectant les politiques de l’entreprise en matière de dépenses et de dépenses. En permettant à l’employé de soumettre des dépenses précises et à l’équipe comptable de vérifier les dépenses sans effort, Brex développe une culture de discipline financière au sein de l’entreprise et de ses ressources humaines.
Brex propose actuellement diverses solutions de gestion des dépenses d’entreprise telles que les cartes de crédit, les comptes professionnels, le suivi des dépenses, les intégrations, etc. Il apporte également la fonctionnalité de gestion des dépenses pour l’abonnement Brex Empower.
Journée de travail
Journée de travail, le célèbre outil de gestion du capital humain, a également commencé à proposer des moyens simples et stratégiques de gérer les dépenses des entreprises. Il est livré avec une interface utilisateur graphique intuitive, simple et légère pour la gestion des dépenses à partir d’une plate-forme centralisée.
Son interface utilisateur comporte 3 onglets de base : Source à payer, Inventaire et KPI. Le module Source to Pay fournit des informations précieuses sur les dépenses des fournisseurs, les dépenses gérées par rapport aux dépenses non gérées, les performances des fournisseurs, le traitement des factures, etc. n’importe quel appareil et n’importe où avec une connexion Internet.
PayEm
PayEm est tout au sujet de l’automatisation avancée dans le secteur vertical de la gestion des dépenses de votre entreprise. Il regroupe les abonnements des fournisseurs et les abonnements SaaS pour les employés en un seul endroit. Ainsi, vous n’avez pas besoin d’acheter un logiciel séparé pour différentes têtes de dépenses.
Sur PayEm, vous pouvez créer et émettre des cartes de crédit virtuelles pour différents fournisseurs tiers et affecter un point de contact pour la gestion des dépenses. Vous pouvez également appliquer la même stratégie aux abonnements logiciels.
De plus, vous obtenez l’autorité ultime de contrôle des dépenses sur PayEm. Ainsi, vous pouvez arrêter de dépenser trop pour les abonnements logiciels en supprimant les applications inutiles ou les anciens comptes d’employés des applications existantes.
Paye en équipe
Paye en équipeL’application cloud de met les équipes financières aux commandes afin qu’elles puissent visualiser toutes les dépenses des différents secteurs verticaux de votre entreprise. Les parties prenantes de l’entreprise obtiennent également une vue en temps réel des dépenses quotidiennes et peuvent limiter rapidement les dépenses si nécessaire.
Il offre également une interface utilisateur conversationnelle afin que les employés puissent obtenir une assistance en temps réel de l’équipe financière pour connaître le processus d’achat ou obtenir des approbations de transaction. De plus, vous n’avez pas besoin d’attendre la facture du mois suivant pour comprendre comment vos employés dépensent. Vous obtiendrez des données en temps réel sur les dépenses actuelles.
JAGGAER ONE
JAGGAER ONE est également un nom populaire pour les activités Source-to-Pay qui rassemblent toutes les dépenses de différents secteurs verticaux en un seul endroit pour une supervision facile des dépenses de l’entreprise. Son application bien pensée vous permet de gérer les dépenses indirectes et directes à partir d’un seul outil.
Il offre des analyses de données et des informations très avancées en combinant l’IA et l’automatisation des processus robotiques (RPA). Ainsi, vous pouvez obtenir des données exploitables pour restructurer le processus de gestion des dépenses, comme la création d’un catalogue d’approvisionnement pour l’ensemble de l’entreprise.
Page réelle
Page réelle vous aide à devenir rentable et productif lorsque vous gérez les fournisseurs, les factures et les achats sur cet outil. Ce n’est pas qu’un simple outil de suivi des dépenses.
Il rassemble les données sur les dépenses et les revenus de tous les portefeuilles commerciaux de votre entreprise et vous offre des informations sur les données pour un approvisionnement intelligent. De plus, il vous aide à automatiser tous les bons de commande (PO) et leurs processus d’approbation avec un flux de données en temps réel vers un tableau de bord central pour la surveillance et l’analyse des dépenses.
Dépenses d’accord
Dépenses d’accord est une offre de gestion des dépenses de SAP, le célèbre développeur de logiciels ERP pour les opérations commerciales. Le produit vous aide à intégrer et à automatiser la gestion des dépenses de l’entreprise en reliant plusieurs transactions Source-to-Pay.
L’outil est bénéfique tant pour l’employé que pour l’employeur. Par exemple, les employés de terrain peuvent déposer leurs notes de frais depuis un mobile. Le programme intelligent de Concur vérifiera automatiquement la dépense et vous enverra une notification afin que vous puissiez approuver la dépense plus rapidement.
Derniers mots
En utilisant un logiciel de gestion des dépenses, vous pouvez combler les trous qui drainent l’argent sans le savoir et protéger votre entreprise pour la marge bénéficiaire. Vous pouvez également avoir besoin de l’un des meilleurs outils de suivi des dépenses si votre entreprise doit rembourser des paiements récurrents effectués par des employés ou des fournisseurs.