Vous n’avez pas le temps de faire attendre vos clients ? Simplifiez vos tâches de traitement des appels grâce aux services de réceptionniste virtuels.
Les services de réceptionniste virtuels sont le meilleur moyen d’économiser sur les coûts de main-d’œuvre et d’augmenter la productivité de l’entreprise. Ces services vous aident à libérer votre temps et à vous concentrer sur la résolution d’autres problèmes commerciaux essentiels.
Cet article vous aidera à trouver les meilleurs services de réceptionniste virtuelle pour recevoir vos appels même lorsque vous n’êtes pas disponible.
Plongeons dans plus de détails.
Table des matières
Que sont les services de réception virtuelle ?
Les appels téléphoniques sont essentiels pour les demandes de renseignements et améliorent le processus de génération de prospects pour toute entreprise. Répondre et gérer les appels du service client est crucial et ne peut être évité, même si vous êtes occupé à gérer des opérations commerciales.
Traditionnellement, les grandes entreprises avec un gros budget embauchent une réceptionniste à temps plein pour s’occuper des appels entrants et du service client. Mais une réceptionniste interne devient une dépense générale pour les petites entreprises avec des membres limités.
C’est là que les services de réceptionniste virtuel entrent en scène.
Les services de réceptionnistes virtuels fournissent des réceptionnistes humains en direct pour accueillir les appelants et comprendre la raison de leurs appels. Après analyse des informations fournies, ces appels sont acheminés vers les membres de l’équipe appropriés, améliorant ainsi l’interaction du client avec l’entreprise.
Généralement, ces services fournissent des assistants en direct 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, pour les appels entrants et les SMS. De cette façon, vous pouvez être assuré qu’aucun appel client ne sera manqué.
Pourquoi devriez-vous embaucher une réceptionniste virtuelle ?
L’embauche d’une réceptionniste virtuelle est une question subjective. Cela dépend si vous voulez un membre de l’équipe interne ou si vous pouvez externaliser le travail.
Alors que les grandes entreprises peuvent avoir une équipe dédiée de réceptionnistes, ce n’est pas le cas des propriétaires de petites entreprises et des startups. Afin de réduire les coûts d’exploitation, les petites entreprises devraient opter pour un service de réceptionniste virtuel.
Cela dit, examinons certains des avantages de l’embauche de services de réceptionniste virtuel :
- Ajoute du professionnalisme : accueillir les appels entrants de vos clients avec un message d’accueil enregistré par un professionnel laisse un impact durable sur votre entreprise. Cela crée un sentiment de confiance qu’ils n’ont pas affaire à une recrue.
- Rentable : Les réceptionnistes virtuels sont moins chers et n’ont pas de période de blocage. Vous pouvez activer et configurer un service de réponse aux appels qui prend en charge les requêtes des clients.
- Amélioration de la gestion des clients : les réceptionnistes professionnels sont formés pour gérer efficacement les appels et les demandes des clients. Ils ont de l’expérience dans la gestion de différentes situations et vous aident à accroître l’efficacité de votre entreprise.
- Adapté à la personnalisation : les services de réceptionniste virtuels vous permettent de modifier vos règles de transfert d’appel, votre message d’accueil et d’autres détails de communication professionnelle.
- Disponibilité : Les réceptionnistes internes ne peuvent répondre aux appels entrants que pendant les heures ouvrables. Alors que les réceptionnistes virtuels peuvent fonctionner toute la journée, tous les jours, et fournir un service de réponse aux appels en direct 24h/24 et 7j/7 à vos clients.
- Intégrations : intégrez les services de réceptionniste virtuel à vos outils de communication d’entreprise tels que Slack, Hubspot, G Suite, Microsoft Teams et bien d’autres.
Maintenant que vous connaissez les avantages de l’embauche de services de réceptionniste virtuels, commençons par notre liste.
RéceptionHQ
ReceptionHQ est un leader mondial pour les petites entreprises qui souhaitent gagner du temps tout en ayant un employé à temps plein dans leur équipe. Leurs services de réceptionniste virtuels incluent une réponse en direct 24h / 24 et 7j / 7 et la gestion des appels entrants, des e-mails et des SMS. Ils peuvent également gérer les appels sortants et d’autres tâches, telles que la planification de rendez-vous et l’envoi de rappels.
ReceptionHQ gère la majorité des appels pour les entreprises américaines pendant les heures de pointe. Ils offrent un service bilingue sans aucun contrat de verrouillage, de sorte que vous pouvez commencer avec leur essai sans risque pour les services de 7 jours.
Yodel.io
Yodel.io est une entreprise de réceptionniste virtuelle qui existe depuis plus de 15 ans, ils savent donc ce qu’ils font. Vous pouvez choisir entre un préposé IVR entièrement automatisé ou une réceptionniste humaine travaillant à distance pour gérer vos appels. Certaines fonctionnalités notables de Yodel incluent les systèmes IVR vocaux intelligents, le filtrage des appels et l’intégration avec des outils de communication tels que Hubspot, Zendesk, Intercom et Slack.
Ils offrent un essai gratuit sans aucun contrat. Mais si vous souhaitez continuer à utiliser leurs services après la fin de l’essai, ils proposent différents forfaits en fonction de vos besoins.
Sauterelle
Si vous recherchez un service de réceptionniste virtuel qui vous permettra d’utiliser un numéro de téléphone distinct et de recevoir des appels de n’importe où dans le monde, Grasshopper est une excellente option. Il fournit également un numéro de téléphone virtuel pour répondre aux appels entrants sur votre ordinateur ou appareil mobile. De cette façon, votre numéro reste privé et vous pouvez vous concentrer sur vos tâches professionnelles sans interruption.
Le service commence un essai gratuit de 7 jours, sans contrat requis, donc si cela ne fonctionne pas pour vous, il n’y a aucun engagement impliqué.
MaRéceptionniste
MyReceptionist propose des services de réception virtuelle et d’assistance à la réception pour offrir une disponibilité professionnelle 24h / 24 et 7j / 7 à un prix moindre que l’embauche d’une réceptionniste sur place. Vous bénéficiez de tous les avantages des réceptionnistes en personne pour vous aider à gérer les appels entrants, planifier des rendez-vous ou des réunions et réserver des déplacements, sans les tracas auxquels vous pourriez être confronté lors de l’embauche d’un employé interne.
MyReceptionist propose de nombreux forfaits différents en fonction du temps par semaine ou par mois dont vous avez besoin d’aide pour gérer les appels des clients dans votre entreprise.
Rubis
Ruby Receptionists vous fournit une assistance téléphonique professionnelle pour votre entreprise en utilisant la puissance de l’intelligence artificielle (IA) pour gérer les appels entrants pour les entreprises du monde entier. Ils peuvent répondre aux questions sur votre entreprise en temps réel, répondre aux clients au nom de votre entreprise et même planifier des rendez-vous pour vous.
Avec Ruby, vous obtenez une application mobile dédiée pour vérifier les activités de traitement des appels et les SMS reçus des clients. Vous pouvez facilement synchroniser vos horaires quotidiens avec les intégrations de calendrier de Ruby.
De la conversation
Conversational est un service de réceptionniste virtuel pour les entreprises qui ont besoin d’un réceptionniste virtuel à service complet ou celles qui ont plusieurs emplacements et qui ont besoin de quelqu’un pour gérer leurs appels entrants du monde entier.
Avec Conversational, vous disposez de trois composants principaux : la gestion de la réception, le routage des appels et la gestion de la messagerie vocale (par exemple, la configuration des standards automatiques), ainsi qu’un planificateur de rendez-vous en ligne et une plate-forme de marketing par e-mail.
Vous pouvez également utiliser les services conversationnels en plus de vos systèmes téléphoniques existants tels que Microsoft Lync ou Cisco Jabber.
Force de réponse
AnswerForce est une réceptionniste virtuelle complète qui vous permet de gérer les appels entrants avec leurs services de réceptionniste 24h/24 et 7j/7. Il offre de nombreuses fonctionnalités, notamment un tableau de bord personnalisable où vous pouvez afficher les appels entrants et les gérer à partir d’un seul emplacement.
Vous pouvez également intégrer AnswerForce à un système IVR comme IVRX ou Intercom si vous souhaitez encore plus de contrôle sur la façon dont les appelants sont accueillis lorsqu’ils appellent au bureau de l’entreprise ou via leurs téléphones portables.
RépondreConnecter
AnswerConnect est une entreprise de téléphonie en activité depuis 2001, offrant des services de réceptionniste virtuels. C’est un membre du Better Business Bureau, de l’Association nationale des femmes professionnelles, et plus encore.
Vous pouvez choisir entre deux types de réceptionnistes virtuels : Live Chat et Instant Messaging (IM). AnswerConnect offre un avantage aux utilisateurs car vous pouvez choisir le type que vous souhaitez en fonction de vos besoins spécifiques.
Que vous soyez un employeur ou un propriétaire d’entreprise, ou une personne qui souhaite obtenir de l’aide pour répondre aux appels, AnswerConnect peut être personnalisé pour répondre à vos besoins.
Logiciel d’assistance
Helpware est un service de réceptionniste virtuel pour les petites et moyennes entreprises. Il offre une gamme de services, notamment la prise de rendez-vous, le transfert d’appels, la messagerie vocale et l’assistance par e-mail.
Helpware est un service de réceptionniste virtuel basé sur le Web qui vous permet de gérer les appels entrants de n’importe où et à tout moment. Vous pouvez également configurer des réponses automatisées en fonction des besoins de l’appelant (comme la mise en place d’un rendez-vous) ou ajouter des fonctionnalités telles que des standards automatiques qui prennent des notes lors des réunions avec des clients potentiels afin que vous n’ayez pas à le faire vous-même.
Abbie
Abby est un service de réceptionniste virtuel fourni par Zendesk qui peut être utilisé pour gérer les appels entrants, les e-mails et les chats. Vous pouvez configurer des réponses automatisées pour les demandes des clients concernant les commandes ou les délais de livraison.
Avec Abby, vous êtes averti chaque fois qu’un nouveau client s’inscrit à votre newsletter et vous pouvez envoyer une note de remerciement aux clients qui fournissent des commentaires sur leur expérience.
ArgentPenny
Moneypenny est un fournisseur de services de réponse 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, dont le siège social est situé au Royaume-Uni et aux États-Unis depuis 2000. Vous avez la liberté de choisir des personnes dévouées dans leur équipe, et Moneypenny les formera pour répondre aux appels de votre entreprise et fournir une assistance par chat en direct, appeler transfert, CRM et intégrations de calendrier.
Vous pouvez mettre à jour votre disponibilité sur leur portail pour répondre aux appels programmés et également consulter l’historique des appels et messages passés du bout des doigts.
Remarque de clôture
Résumons que nous parlons de l’établissement de relations avec vos clients.
Il est important de donner le bon ton au début de chaque appel, sinon les clients pourraient avoir l’impression d’avoir été méprisés par un système automatisé qui ne se souvient même pas de leur nom.
La sélection d’une entreprise dans la liste des réceptionnistes virtuels ci-dessus suffit à donner à vos entreprises un aspect plus professionnel et à rationaliser le processus de demande.
Nous espérons que cet article vous a aidé à en savoir plus sur la façon dont les services de réceptionniste virtuels peuvent vous aider à vous concentrer sur la croissance de votre entreprise sans vous soucier de la façon dont les choses sont gérées en coulisses.
N’oubliez pas de consulter notre liste des meilleures solutions d’assistance informatique pour minimiser l’impact des problèmes sur les opérations commerciales.