Optimisation de la gestion du temps et de la facturation avec des logiciels dédiés
De nombreuses organisations s’appuient sur des outils informatiques de suivi du temps et de facturation pour gérer leurs données financières et opérationnelles.
En tant que responsable d’équipe, vous êtes certainement conscient de l’importance du suivi du temps et de la facturation. Il est essentiel de s’assurer que votre équipe travaille efficacement et que votre processus de facturation est optimisé.
Toutefois, la gestion manuelle de ces processus n’est pas viable à long terme. Voici une sélection des meilleurs logiciels de suivi du temps et de facturation pour faciliter la gestion des heures de votre équipe.
Cet article explore les logiciels de suivi du temps et de facturation, leur fonctionnement, leurs avantages et propose une sélection d’outils pour améliorer l’efficacité de votre flux de travail.
Mais avant d’aller plus loin, il est important de définir :
Comment définir les heures facturables ?
Les heures facturables correspondent au temps qu’une entreprise consacre à travailler pour un client. Ce calcul peut se faire par projet ou de manière globale.
Pour déterminer les heures facturables, il faut d’abord enregistrer le temps que chaque employé passe sur chaque projet. Cela peut se faire à l’aide d’un logiciel de suivi du temps ou manuellement, en demandant aux employés de soumettre des feuilles de temps (une méthode qui peut s’avérer fastidieuse).
Une fois les heures enregistrées, vous pouvez établir les heures à facturer au client. Les tarifs dépendent du type de projet, de l’accord passé avec le client et des politiques de l’entreprise.
Quels sont les inconvénients d’une mesure manuelle ?
Le suivi manuel des heures et du temps facturable peut rapidement devenir une tâche complexe et chronophage. Voici les principaux inconvénients de cette méthode :
- Il est difficile de suivre précisément le temps passé sur un projet, en particulier pour chaque employé. Cela peut entraîner une facturation incorrecte, soit en surestimant, soit en sous-estimant le temps.
- Le suivi manuel des heures facturables est une tâche stressante et qui prend beaucoup de temps. Elle détourne l’attention du travail sur les projets.
- Elle implique l’utilisation de documents papier difficiles à gérer et qui peuvent être perdus ou mal classés.
- Il est stressant de devoir s’assurer que les employés déclarent avec précision leurs heures travaillées.
- Il peut être difficile d’évaluer la rentabilité d’un projet. Lorsque vous avez beaucoup de projets en cours, le calcul des taux de facturation peut entraîner des erreurs de facturation.
Quels sont les principaux avantages d’un logiciel de gestion du temps et de facturation ?
Les logiciels de facturation présentent de nombreux avantages, parmi lesquels :
Amélioration de la responsabilisation
En suivant précisément vos heures facturables, vous pouvez facturer vos clients avec exactitude et vous assurer d’être payé pour tout le travail accompli. Le logiciel permet également de suivre les dépenses, ce qui vous aide à respecter votre budget et à éviter les dépenses excessives.
De plus, vous pouvez facilement gérer plusieurs projets simultanément, ce qui garantit que les projets respectent les délais fixés.
Simplification des paiements
Plutôt que de suivre manuellement les factures et les paiements, le logiciel peut automatiser ce processus. Cela permet de libérer du temps pour se concentrer sur d’autres aspects de votre entreprise.
Un autre avantage est d’éviter les retards de paiement. Le suivi manuel des paiements augmente le risque d’oublier une échéance, ce qui peut nuire à la réputation de votre entreprise et à sa santé financière. Grâce à un logiciel de suivi du temps et de facturation, vous pouvez configurer des rappels pour les échéances de paiement et éviter ainsi les oublis.
Capture de données
Le suivi de vos données de temps et de facturation crée un historique de votre travail.
Ces informations peuvent être utilisées à diverses fins :
- Identifier les tendances dans vos habitudes de travail
- Analyser votre processus de travail pour identifier les inefficacités
- Constituer un historique de votre travail à des fins de facturation ou autres
Réduction des coûts opérationnels
Un logiciel de suivi du temps et de facturation peut contribuer à réduire vos coûts opérationnels en automatisant le processus de suivi et de facturation de vos services. Il vous permet d’économiser du temps et de l’argent en diminuant le recours à la saisie manuelle des données et à la facturation.
Amélioration de la productivité des équipes
Le suivi du temps que vos employés passent à travailler sur diverses tâches vous permet de mieux comprendre l’utilisation du temps de votre équipe. Ces informations peuvent être utilisées pour optimiser le flux de travail de votre équipe et garantir une productivité maximale.
Fonctionnalités indispensables d’un logiciel de suivi du temps et de la facturation
Lors du choix d’un logiciel de suivi du temps et de la facturation, il est important de rechercher certaines fonctionnalités clés pour s’assurer qu’il correspond parfaitement à vos besoins. Un bon logiciel devrait offrir au minimum les fonctionnalités suivantes :
Attribution de tâches
Le logiciel doit permettre d’attribuer des tâches aux membres de l’équipe et de leur donner accès au suivi de leur progression. Il doit également permettre de visualiser les tâches assignées à chaque individu et de suivre l’avancement de chaque tâche.
Suivi du temps : heures facturables et non facturables
Toute entreprise qui fournit des services facturés à l’heure a besoin d’un logiciel de suivi du temps et de facturation pour enregistrer les heures facturables et non facturables. Cela permet de facturer précisément les clients pour les services fournis et d’identifier les domaines où les employés passent du temps.
Rapports de facturation
Les rapports de facturation sont essentiels pour suivre les revenus et les dépenses. Sans cette fonctionnalité, les entreprises devraient générer manuellement des rapports, ce qui prend du temps et peut être source d’erreurs.
La fonction de rapport de facturation permet de générer des rapports pour une période spécifique et inclut toutes les informations pertinentes, telles que la date, l’heure, le montant facturé et l’état du paiement.
Génération de factures
Un logiciel capable de générer automatiquement les factures vous fera gagner du temps et simplifiera le processus de facturation. Cette fonctionnalité permet de s’assurer que vous facturez correctement vos clients.
Accessibilité mobile
Les logiciels de suivi du temps et de la facturation doivent être accessibles via mobile pour permettre aux professionnels occupés de suivre facilement leur temps et leurs heures facturables. Cette fonctionnalité est indispensable pour les personnes qui travaillent souvent en dehors du bureau et qui n’ont pas toujours accès à un ordinateur.
Prix abordable
Un bon logiciel de suivi du temps et de la facturation doit avoir une structure de prix abordable et proposer un ensemble de fonctionnalités pertinentes. La tarification doit être transparente et flexible, sans frais cachés ni contrats à long terme.
Un essai gratuit devrait être proposé pour permettre aux clients potentiels de tester le logiciel avant de l’acheter !
Un support client de qualité
La qualité du support client témoigne de l’importance accordée aux préoccupations des clients. Avant de faire un achat, renseignez-vous sur leur support client et consultez les avis pour vérifier si leurs engagements sont tenus !
Voici une liste des meilleurs logiciels de gestion du temps et de la facturation :
Clockify
Vous recherchez un outil de facturation et de suivi tout-en-un ? Ne cherchez plus ! Clockify est un logiciel de suivi du temps et de facturation de premier ordre qui vous permet de suivre facilement les heures facturables et facilite le calcul des heures de facturation tout en excluant les heures non facturables.
Chaque fonctionnalité de Clockify est conçue pour simplifier votre processus de facturation. Vous pouvez rationaliser la charge de travail en configurant des projets, en effectuant un suivi et en créant des factures.
Que vous soyez propriétaire d’une petite entreprise, d’une start-up ou d’une grande entreprise, cet outil répondra à vos besoins. Il vous offre également des informations précieuses sur la rentabilité de vos clients.
Le meilleur ? Clockify est entièrement gratuit pour tout le monde.
Zoho Invoice
Zoho Invoice est l’un des meilleurs outils de gestion du temps et de facturation pour vous aider à superviser le temps investi par chaque individu ou toute l’équipe. Cet outil permet d’optimiser votre processus de facturation et de suivi.
Zoho Invoice est devenu un outil incontournable pour la facturation et le suivi des feuilles de temps. Grâce à ce logiciel, vous pouvez attribuer des tâches à votre équipe, gérer des projets et augmenter la productivité de votre équipe. Vous pouvez créer un flux de travail structuré à l’aide de la fonctionnalité de création de rapports avancée de Zoho.
Principalement utilisé par les petites entreprises, le logiciel de facturation Zoho est gratuit.
Scoro
Scoro est conçu pour répondre aux besoins d’une entreprise en matière de gestion efficace du temps et de rationalisation des factures. Il est facile à utiliser et à comprendre pour tous les membres de l’équipe.
Il fournit également des rapports de suivi du temps automatiques pour tous les membres de l’équipe, des statistiques hebdomadaires et mensuelles pour vos besoins de facturation et un bon aperçu des projets qui consomment le plus de ressources.
Myhours
Avec des plans abordables, une interface intuitive et des fonctionnalités impressionnantes, Myhours est devenu un outil de suivi de la gestion de la paie bien connu.
Myhours vous permet de suivre les activités de votre équipe sans passer des heures sur plusieurs outils. Avec cet outil, vous pouvez gérer toute votre équipe à partir d’un seul endroit et avoir une vue claire de leur activité globale.
Cet outil de facturation et de suivi vous permet de créer des rapports sur tous les projets sur lesquels vous avez travaillé pour des clients individuels. Vous pouvez également avoir un aperçu de la disponibilité des membres de votre équipe, ce qui vous permet de savoir qui contacter lorsque vous cherchez à externaliser.
Grâce à cet outil, vous pouvez renforcer la responsabilité en partageant des rapports automatisés avec vos clients et en entretenant des relations avec eux.
Bill4time
Bill4time est conçu pour vous donner une visibilité complète sur l’ensemble de votre flux de travail. Grâce à une interface utilisateur claire, les entreprises peuvent facilement utiliser leur tableau de bord et obtenir des analyses avancées.
Bill4time vous permet d’accéder à toutes les données en un seul clic et élimine le besoin d’utiliser des outils et des feuilles de calcul. Il fournit des informations en temps réel et des indicateurs clés de performance avancés pour suivre les performances de votre entreprise. Cet outil est conçu pour les agences.
Personnalisez et définissez des factures récurrentes, enregistrez les dépenses et organisez-les avec ce logiciel. Bill4time propose trois forfaits payants : Time & Billing, Legal Pro et Legal Enterprise.
Toggl
Toggl est un autre logiciel de suivi du temps et de la facturation rentable. Il est conçu pour répondre aux besoins des entreprises qui cherchent à automatiser les processus récurrents, à surveiller le temps investi dans chaque activité et à créer une structure organisée de leur travail.
Ce logiciel réduit le temps consacré à la tâche fastidieuse du suivi du temps et de la facturation, offre aux membres de votre équipe un flux de travail transparent pour l’enregistrement du temps et de la facturation, et vous permet de travailler dans un environnement intuitif et facile à utiliser.
Avec Toggl, vous pouvez gagner du temps en évitant de ressaisir les feuilles de temps et la facturation, réduire le temps d’audit et améliorer l’efficacité. Ils proposent un forfait gratuit, un forfait de démarrage, un forfait premium et un forfait personnalisable.
Getcanopy
Getcanopy est un excellent logiciel de facturation pour les entreprises de services. Cet outil est destiné aux entreprises qui souhaitent optimiser leur flux de travail et qui n’ont pas de système central pour gérer leur temps sur un projet.
Avec Getcanopy, il est facile de vérifier le temps passé par chacun sur chaque projet. De plus, vous obtenez une vue d’ensemble des progrès de votre équipe et pouvez vous assurer que chacun fait sa part avec cet outil.
Une autre fonctionnalité intéressante de Getcanopy est ses rapports personnalisés et ses modèles de facturation prêts à l’emploi. Getcanopy propose de nombreux forfaits payants et des modules complémentaires basés sur certaines fonctionnalités avancées, ainsi qu’un forfait gratuit.
Nutcache
Nutcache est une solution polyvalente qui aide les entreprises à établir un budget de projet, à gérer les dépenses et à gérer les feuilles de temps en déplacement.
Ce logiciel bien conçu permet de configurer facilement le suivi du temps, la facturation et les paiements, de visualiser le temps réel passé sur le projet de votre client et de générer des factures précises. De plus, vous pouvez envoyer des rappels pour les factures impayées et les retards de paiement et accepter les paiements avec cet outil.
En plus des fonctionnalités de suivi du temps et de facturation, Nutcache propose également de nombreuses fonctionnalités d’automatisation et des outils de suivi de projet. En fonction de vos besoins et de la taille de votre entreprise, vous pouvez choisir l’un de leurs plans gratuits, professionnels ou d’entreprise.
Beebole
Beebole est reconnu pour son outil de suivi du temps de projet robuste, qui vise à aider les entreprises de toutes tailles à optimiser leur productivité.
Configurez les projets sur Beebole et commencez à enregistrer vos heures facturables à tout moment, où que vous soyez. Vous pouvez même travailler maintenant et remplir les feuilles de temps plus tard en utilisant leurs rapports stockés. Les membres de l’équipe peuvent afficher et mettre à jour leurs journaux de temps et leurs tâches.
Replicon
Replicon se concentre sur la suppression du stress lié à la facturation des feuilles de temps. Il vous donne une vue d’ensemble de vos heures facturables et vous permet de suivre la progression, le budget et la rentabilité du projet dans un seul endroit.
Replicon vous évite les maux de tête et les pertes de temps inutiles. Il s’agit d’une solution abordable, efficace et évolutive qui vous offre tout ce dont vous avez besoin dans un outil de suivi du temps et de facturation.
Des estimations de projet au suivi des dépenses en passant par des rapports détaillés partageables et un portail client, Replicon répond à toutes les attentes. Ils proposent trois plans payants, allant d’un outil de gestion de projet à une suite professionnelle d’automatisation des services.
Application Timebilling
L’application Timebilling peut améliorer la qualité de votre travail en créant un espace de travail organisé. Votre équipe peut suivre le temps et la facturation tout en demandant aux utilisateurs de saisir le temps travaillé en temps réel. Grâce à des tableaux de bord intuitifs, Timebilling donne un accès basé sur les rôles aux membres de l’équipe. Il permet également à chacun d’accéder et de suivre sa progression à tout moment, où qu’il se trouve dans le monde.
Les journaux de temps et les factures sont générés automatiquement, ce qui signifie que plus de temps n’est consacré à la facturation. Tous les journaux de temps sont stockés dans votre cloud privé, ce qui évite les problèmes d’exportation ou de sauvegarde.
Conclusion
Bien que le marché regorge de logiciels de suivi du temps et de facturation, seuls quelques-uns sont réellement adaptés à votre entreprise. Les logiciels de suivi du temps peuvent être utilisés à des fins très diverses. Vous pouvez suivre les tâches et les heures facturables, surveiller la productivité des employés et générer des paies à l’aide d’un logiciel de gestion du temps et de facturation adapté.
De plus, vous recevrez des rapports sur la façon dont votre équipe utilise son temps, ce qui vous permettra d’optimiser l’efficacité.
À partir de la liste de ces 11 outils bien documentés, vous êtes libre de choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise. Ce faisant, n’oubliez pas de vérifier si les fonctionnalités proposées correspondent à vos besoins !
Vous pouvez également explorer certains des meilleurs logiciels de comptabilité pour les petites et grandes entreprises.