La conduite d’un projet requiert des approches performantes à chaque étape, depuis la conception et l’exécution jusqu’à la livraison finale. Un logiciel de gestion de projet s’avère essentiel pour organiser et administrer les divers aspects d’un projet, tout au long de son cycle de vie.
Le déroulement global d’un projet n’est pas une tâche aisée. Il sollicite l’engagement de chaque membre de l’équipe pour collaborer efficacement et produire un travail de qualité, dans les délais impartis. Les chefs de projet déploient des efforts considérables pour assurer une coordination sans faille.
Une simple erreur ou un manque d’information peut impacter la qualité et les délais de livraison, sans parler des répercussions sur l’image et la culture de l’entreprise.
L’utilisation d’un outil de gestion de projet permet d’éviter ces écueils et ces inefficacités, tout en garantissant la finalisation du projet dans les temps, avec une satisfaction client optimale.
Examinons de plus près ces outils et leur utilité.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet ?
Un logiciel de gestion de projet est un instrument qui facilite la planification, l’allocation des ressources, la programmation des tâches et améliore la collaboration entre les membres d’une équipe. Il permet également aux chefs de projet, aux utilisateurs et aux parties prenantes de maîtriser le budget, les coûts, la documentation, l’assurance qualité et l’administration générale.
Un tel outil est spécialement conçu pour améliorer la productivité de l’équipe et s’assurer que les projets sont menés à terme, dans les temps et avec un niveau de qualité élevé. Les fonctionnalités courantes incluent :
- Planification des projets
- Ordonnancement des tâches
- Attribution des ressources
- Suivi de l’avancement
- Création de feuilles de route
- Détection des erreurs
- Gestion budgétaire
- Sécurité et confidentialité des données
- Planification des versions
- Rapports et analyses
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ?
Les organisations gérant de nombreux projets et disposant d’équipes importantes peuvent rencontrer des difficultés pour mener à bien leurs projets. De nombreuses étapes nécessitent une attention particulière, telles que la conception, la planification, la mise en œuvre et la livraison. Chaque étape est cruciale pour assurer la qualité du projet et satisfaire les clients, ce qui est vital pour la pérennité de l’entreprise.
Tout faire manuellement requiert un temps considérable, des ressources financières importantes et une main-d’œuvre abondante. De plus, le risque de manquer les délais ou de compromettre la qualité en raison d’une gestion de projet inefficace est élevé.
Un logiciel de gestion de projet aide à optimiser l’ensemble du processus de réalisation d’un projet. Il permet d’améliorer chaque étape afin que les projets soient livrés à temps, sans sacrifier la qualité. Il renforce les liens avec les clients, développe la confiance et contribue à l’image de marque.
Voici quelques avantages de l’utilisation d’un outil de gestion de projet :
Rationalisation du flux de travail
Un outil de gestion de projet permet de rationaliser le flux de travail tout au long du cycle de vie du projet. Il évite les tâches manuelles, répétitives, fastidieuses et chronophages, grâce à l’automatisation de divers processus.
Vous pouvez facilement attribuer des tâches, planifier efficacement, suivre la mise en œuvre, contrôler l’avancement, intégrer d’autres outils existants et tirer parti des nombreuses fonctionnalités pour mener à bien les projets plus rapidement avec une qualité irréprochable.
Centralisation de l’information
Lorsqu’un projet est en cours, des erreurs d’information ou une mauvaise gestion peuvent survenir. Les employés peuvent se sentir dépassés par le travail, le nombre de dossiers à traiter et les objectifs semblent hors de portée.
Un outil de gestion de projet efficace, doté d’un tableau de bord centralisé, permet à chaque membre de l’équipe d’être sur la même longueur d’onde grâce au partage d’informations via l’outil. De cette manière, l’équipe travaille sans interruption, confusion ou épuisement professionnel.
Fluidification de la communication
Une communication défaillante peut engendrer des inefficacités au sein du projet. Cela peut mener à des erreurs d’interprétation ou à des conflits, ce que personne ne souhaite. L’échange d’informations par e-mail est lent, et parfois, les réponses tardent à venir.
Un outil de gestion de projet favorise une communication fluide au sein de l’équipe, permettant de commenter directement le projet, de tenir des discussions constructives et de fournir des retours rapidement, tout en assurant la sécurité des données.
Amélioration de la transparence de l’équipe
La transparence au sein de l’équipe renforce la confiance et ouvre la voie à une meilleure collaboration. Si les tâches, les processus et l’avancement ne sont pas clairement visibles pour tous, cela entraîne des doutes et des pertes de temps dues au suivi constant des différentes étapes.
Un outil de gestion de projet favorise la transparence, en permettant à tous les participants d’être informés de l’état et du déroulement du projet. Cela aide chacun à comprendre ses prochaines étapes et à organiser efficacement ses tâches.
Augmentation de la rentabilité
Les tâches manuelles et répétitives gaspillent du temps, des efforts et des ressources financières. L’utilisation d’un logiciel unique pour la planification, l’organisation, la collaboration et le suivi des informations permet de réaliser des économies de temps et d’argent.
Avantages des outils de gestion de projet auto-hébergés 👍
Si vous êtes à la recherche du logiciel de gestion de projet idéal, de nombreuses options s’offrent à vous. Commencez par faire une présélection en fonction de la taille de votre équipe, de votre budget et de vos besoins. Vous pouvez choisir entre un logiciel de gestion de projet auto-hébergé ou basé sur un modèle SaaS.
Les avantages du premier sont l’accès libre au code source, qui peut être modifié et redistribué selon les besoins. Les outils de gestion de projet open-source et gratuits permettent de manipuler le code pour optimiser le logiciel, ajouter des fonctionnalités, corriger des bogues, etc.
Voici quelques outils de gestion de projet gratuits et open source que vous pouvez considérer.
OpenProject
OpenProject est un logiciel de gestion de projet open source agile, efficace, classique et hybride. Il offre une sécurité renforcée pour la protection des données. L’installation sur votre propre infrastructure vous assure un contrôle total et la propriété des données.
Cet outil vous offre une vue globale de toutes vos données et de leur stockage, sans aucune influence extérieure. Il permet à votre équipe de travailler plus efficacement, de manière plus agréable et plus simple. De plus, l’équipe peut suivre son travail pour de meilleurs résultats tout en organisant et distribuant rapidement les tâches.
OpenProject centralise tous les outils nécessaires à une meilleure communication. Il optimise la créativité et l’expérience des membres de l’équipe grâce à des calendriers partagés pour visualiser et établir des plans de projet.
Analysez les activités détaillées pour élaborer un plan et faire connaître à chacun les modalités et délais de livraison, en comprenant la portée du projet. Les équipes agiles mesurent, apprennent et s’adaptent pour fournir un travail plus rapide et de meilleure qualité à chaque itération.
OpenProject fournit les outils nécessaires pour appliquer les méthodologies Kanban et Scrum, et le développement de produits agile. C’est une vaste communauté pour les développeurs, les passionnés d’open source et les entreprises, où chacun peut trouver la configuration idéale, avec des options d’hébergement flexibles.
L’entreprise sur site propose une assistance professionnelle premium et des fonctionnalités de sécurité pour OpenProject auto-hébergé. Les tarifs sont calculés en fonction du nombre d’utilisateurs. Le prix de départ est de 405 $/an pour 5 utilisateurs, en fonction des options de support et de la durée de l’abonnement.
Si vous avez besoin d’un hébergement pour OpenProject, vous pouvez tester la plateforme Kamatera.
Focalboard
Cherchez-vous une alternative à Notion, Asana et Trello ?
Alors, essayez Focalboard, un logiciel de gestion de projet open source et auto-hébergé. Il permet d’organiser, de gérer, de suivre et de définir le travail des équipes à l’aide d’une vue Kanban. Il existe deux versions :
- Focalboard Personnel : une application pour les projets personnels et les tâches à accomplir. Elle fonctionne sur un serveur local pour une performance et une rapidité optimales.
- Focalboard Serveur : un serveur auto-hébergé pour faciliter la collaboration au sein de l’équipe.
Cliquez sur « Ajouter des tableaux » pour sélectionner les tâches du projet parmi différents modèles.
Modifiez la date de création, la priorité, les paramètres de tri, de filtrage et de regroupement selon vos préférences. Vous pouvez également faire glisser les cartes d’une colonne à une autre pour modifier la propriété du groupe. De plus, modifiez les cartes à tout moment pour consulter l’ensemble de leurs propriétés, leur contenu et la liste des commentaires.
Les vues de tableau aident à visualiser les cartes en un seul endroit. De plus, chaque tableau a des modèles de cartes et de tableau pour une personnalisation optimale. Focalboard Personnel est disponible pour Mac et Windows, et Focalboard Serveur sur Ubuntu.
Restya
Découvrez la plateforme de gestion de projet open source de Restya pour gérer les tâches, le chat, etc. Restya est un tableau Kanban de type Trello qui propose la catégorie avancée Extend Restyaboard et de nombreuses options comme des scripts, des styles utilisateur, des widgets et des intégrations.
L’application MyRestyaboards est compatible avec iPadOS et iOS. Elle permet de suivre plusieurs tableaux Restya et d’importer facilement des tableaux existants depuis Asana, un outil de gestion de projet et de travail. Il s’agit d’une solution de gestion de projet dans le cloud, qui permet également d’importer instantanément des projets depuis Kantree, un outil de gestion flexible pour l’organisation, la collaboration et la planification. Vous pouvez aussi transférer des cartes de Pipefy, Taiga, Taskwarrior, Trello et Wekan vers Restya Board.
Chaque projet est géré par un tableau distinct, et vous pouvez créer et gérer de nombreux tableaux simultanément. Utilisez les modèles existants pour des lancements rapides et dupliquez un tableau en plusieurs exemplaires avec des noms différents. De plus, les raccourcis clavier permettent d’effectuer des actions comme la suppression et l’ajout de membres, l’ouverture de cartes, les votes, etc.
Créez une plateforme numérique avec des projets classés et des descriptions. Cette plateforme offre une interface interactive, une meilleure visibilité de l’organisation et la possibilité de modifier, d’ajouter ou de supprimer des membres, de modifier les autorisations, de trier et de supprimer.
Affichez des tableaux simples ou appliquez des filtres pour consulter une liste de tableaux et définir leur visibilité (publique ou privée). Vous pouvez également afficher les cartes sous forme de grille ou de liste. Restya propose une vue calendrier et des variations de couleurs pour mettre en évidence les éléments importants.
Les fonctionnalités supplémentaires incluent la vue Gantt, la vue des rapports, l’invitation des membres, la vue de la liste des membres, la modification du mode de visibilité, la modification de l’arrière-plan, des textures et des motifs, l’option d’arrière-plan personnalisé, l’abonnement automatique et bien plus encore.
ERPNext
Améliorez votre style de travail grâce au logiciel de gestion de projet open source ERPNext. Il permet d’organiser, de planifier et d’analyser les projets en collaboration avec l’équipe pour accélérer le travail.
ERPNext permet de suivre les échéances du projet avec une vision claire du plan. Vous pouvez tout gérer depuis un espace de travail unique et simplifier les projets grâce à une approche axée sur les tâches.
ERPNext facilite la collaboration en permettant de diviser le projet en petites tâches et de les attribuer aux coéquipiers. Vous aurez également accès à l’avancement du projet et à son efficacité, grâce à des priorités et une portée claire, des jalons et des délais estimés.
De plus, ERPNext permet de partager et de télécharger des fichiers multimédias comme des images, des documents et des vidéos. La communication est fluide grâce aux réponses automatiques aux e-mails entrants.
Obtenez des informations précises et actualisées sur les dépenses et les budgets, afin de mieux planifier chaque projet et de voir comment le budget a été dépensé. Il permet également de créer des logiciels pour des projets open source.
Taskcafe
Taskcafe est un outil de gestion de projet open source qui permet de gérer différentes tâches via une interface de tableau Kanban, en définissant des dates d’échéance et en ajoutant des listes de contrôle et des étiquettes. Dans la vue « Mes tâches », vous retrouverez toutes les tâches qui vous sont assignées.
Des options telles que les projets personnels, les commentaires et les activités des tâches sont également disponibles. Si vous recherchez une alternative à NextCloud, Trello, etc., Taskcafe s’adapte à votre flux de travail et vous aide à gérer facilement chaque projet. Il est en phase de développement alpha et possède de nombreuses fonctionnalités utiles et uniques.
Orangescrum
Découvrez Orangescrum, un outil de gestion de projet open source évolutif et sécurisé pour gérer des projets agiles et simples avec votre équipe. Il vous aide à élaborer des stratégies, à planifier et à exécuter, pour que l’équipe puisse mener à bien le projet dans les délais.
Orangescrum vous aide à planifier de manière stratégique pour une meilleure efficacité et des résultats optimaux. Vous pouvez créer des plans de projet, les surveiller et les livrer de manière transparente. La collaboration en temps réel est facilitée et l’utilisation des ressources est optimisée grâce à l’attribution des rôles aux membres de l’équipe.
Orangescrum intègre votre flux de travail avec une planification visuelle pour améliorer les taux de réussite. Les tableaux de bord fournissent des informations en temps réel sur les performances. De plus, vous pouvez gérer les activités financières et les budgets en surveillant les dépenses et les coûts des ressources pour obtenir des marges bénéficiaires plus élevées.
Sécurisez vos données avec le contrôle d’accès basé sur les rôles (RBAC) et l’authentification unique. Vous pouvez également télécharger Orangescrum sur les appareils Android ou iOS pour gérer le même travail à l’extérieur. De plus, centralisez les informations de votre projet pour y accéder facilement, où que vous soyez.
Si vous êtes une startup, le plan de démarrage à 9 $/mois pour 10 utilisateurs offre de nombreux avantages tels que des tâches et des projets illimités, un diagramme de Gantt, des rappels de tâches, 5 Go de stockage et 5 utilisateurs invités.
Taïga
Réalisez votre projet dans les délais et le budget impartis avec Taïga. Cet outil de gestion de projet est riche en fonctionnalités et simple à utiliser grâce à son interface intuitive. Il permet de collaborer avec votre équipe pour définir les livrables et utiliser leurs compétences.
Alignez les tâches et hiérarchisez les livrables pour que chaque membre puisse les terminer dans les temps. La communication étant un aspect essentiel de la gestion, Taiga vous permet d’échanger rapidement avec les membres de l’équipe pour partager l’avancement des tâches et consulter les tâches terminées et en cours.
Taiga assure la transparence avec votre équipe sur l’état actuel et l’allocation des ressources. Vous aurez une meilleure compréhension de l’effort nécessaire pour mener à bien le projet. L’interface intuitive permet d’améliorer la façon de travailler et d’effectuer les tâches.
Vous pouvez modifier les flux de travail et ajouter des fonctionnalités sans aucune configuration complexe entre les projets. Taiga offre fiabilité, adaptabilité, flexibilité, sécurité, performance et stabilité pour vous aider à réaliser d’excellents projets.
L’inscription gratuite offre jusqu’à 5 projets privés, un nombre illimité de projets publics et jusqu’à 300 Mo de stockage. Pour bénéficier de plus d’avantages, optez pour le forfait à 5 $/utilisateur/mois.
Twake
Twake est un environnement de travail numérique ouvert qui améliore la productivité de votre organisation. Il permet de communiquer de manière transparente avec l’équipe, d’inviter des utilisateurs externes, de partager des fichiers, de collaborer sur des documents et de démarrer des réunions vidéo.
Twake offre la liberté de gérer l’ensemble du projet, de créer de nouvelles tâches, de les déplacer en fonction de leur avancement et de les attribuer aux membres de l’équipe. Le gestionnaire de fichiers par glisser-déposer facilite l’accès aux documents stockés et partagés.
La gestion des étiquettes et des versions est simple et vous pouvez modifier vos fichiers. Créez de nouveaux événements d’équipe, joignez des liens vidéo pour les conférences, configurez des notifications pour les membres, joignez des tâches et des fichiers et fixez des échéances.
De plus, installez facilement l’application dont vous avez besoin avec Twake. Chaque application est indépendante des fichiers, des calendriers et des discussions. Vous pouvez travailler avec le même document dans différents formats tels que Google Doc, Libre Office, MS Office, etc.
La base de données de Twake est cryptée, assurant la sécurité de vos fichiers. Vous décidez qui a accès aux fichiers. Toutes les données et tous les fichiers sont stockés en toute sécurité en France. Twake est conforme au RGPD et permet des transferts sécurisés via le cryptage HTTPS/SSL.
Démarrez gratuitement avec des fonctionnalités limitées ou choisissez un plan avancé pour profiter de plus d’avantages.
Wekan
Un autre logiciel de gestion de projet gratuit et open source est Wekan, avec un tableau Kanban. Le tableau Kanban est un outil précieux pour organiser le travail, gérer une liste de tâches, travailler en équipe, planifier les congés et visualiser l’état du projet.
Wekan améliore la productivité en libérant du temps pour se concentrer sur les éléments les plus importants. L’installation sur un ordinateur ou un serveur est très simple. Wekan est utilisé dans de nombreux pays et est disponible dans 63 langues.
Cet outil possède une interface utilisateur en temps réel qui permet de tout gérer. Il prend en charge de nombreuses plateformes. Pour utiliser Wekan sur votre ordinateur, une configuration de base est nécessaire.
Il est recommandé d’avoir Linux Snap ou Sandstorm/Windows/Mac 64 bits, des processeurs avec MongoDB et Node.js, 1 Go de RAM minimum pour Wekan, un serveur système avec 4 Go de RAM et suffisamment d’espace disque.
ProjectLibre
Si vous cherchez un outil pour gérer vos projets, ProjectLibre est une excellente option !
Il s’agit d’une alternative open source à Microsoft Project, compatible avec Mac, Windows et Linux, et capable d’ouvrir des fichiers MS Project. Il offre également des options de gestion multi-projets pour les équipes.
ProjectLibre est disponible en 29 langues, que vous pouvez sélectionner dans le menu déroulant. Il propose des fonctionnalités comme les diagrammes de Gantt, les diagrammes PERT, les diagrammes de réseau, les diagrammes RBS/WBS, les coûts de la valeur acquise et les histogrammes de ressources.
Leantime
Comme son nom l’indique, Leantime propose une gestion de projet « lean » qui ravira les innovateurs et les startups. Il est conçu pour fonctionner de l’idéation du projet jusqu’à la livraison finale. Cet outil open source est écrit en PHP et JavaScript et utilise la base de données MySQL.
La liste des fonctionnalités inclut des tableaux Kanban pour la gestion des tâches, des calendriers, des diagrammes de Gantt pour la gestion des jalons et Lean Canvas pour les tableaux de recherche. Il offre également une gestion des feuilles de temps, des tableaux de bord de projet, des rétrospectives, des rapports, une authentification à deux facteurs et plusieurs rôles d’utilisateur.
Vous pouvez intégrer Leantime à Slack, Zulip et Mattermost ; et exporter les tâches, les jalons et les feuilles de temps au format CSV. Il utilise un système de fichiers local ou AWS S3 pour le stockage des fichiers, et l’outil est disponible en anglais, russe, espagnol et néerlandais.
Conclusion 👩🏫
Un logiciel de gestion de projet permet d’accélérer le flux de travail, d’améliorer la communication et de réaliser des économies de temps et d’argent. J’espère que les outils de gestion de projet open source et gratuits mentionnés ci-dessus vous aideront à bénéficier de ces avantages pour mener à bien tous vos projets.
Si vous n’êtes pas encore prêt pour une implémentation auto-hébergée, vous pouvez essayer des solutions de gestion de projet gérées telles que Monday.