11 fonctionnalités Gmail moins connues pour améliorer l'efficacité de votre mes…

La gestion de votre messagerie Gmail peut rapidement devenir un véritable défi, surtout si vous jonglez avec plusieurs comptes, professionnels et personnels. L'afflux constant de courriels peut donner l'impression de subir un déluge incessant.

Heureusement, Gmail offre une multitude de paramètres avancés pour organiser vos messages de manière efficace. Cependant, toutes ces options ne sont pas immédiatement accessibles ou activées par défaut. Certaines sont dissimulées dans des menus déroulants ou au sein de multiples onglets des paramètres de Gmail.

Aujourd'hui, je vais vous présenter des fonctionnalités moins connues de Gmail qui, je suis sûr, amélioreront votre efficacité en matière de gestion des courriels.

Programmer l'envoi différé de courriels

Si vous craignez d'oublier d'envoyer un courriel important ultérieurement, ou si vous préférez rédiger un message maintenant pour une diffusion future, la fonction de programmation d'envoi de Gmail vous sera d'une grande utilité. Vous pouvez choisir la date et l'heure précises auxquelles un message sera envoyé.

Après avoir rédigé votre courriel, au lieu de cliquer sur le bouton "Envoyer", appuyez sur la petite flèche à côté de ce bouton, puis sélectionnez "Programmer l'envoi".

Une fenêtre affichera des propositions de dates et d'heures prédéfinies, ainsi qu'une option pour personnaliser la date et l'heure d'envoi. Une fois l'heure souhaitée sélectionnée, le courriel sera programmé. Tous vos courriels programmés se trouvent dans un dossier distinct nommé "Programmé".

Traduire des courriels

Plus besoin de copier-coller votre message dans Google Traduction, car cette fonctionnalité est intégrée à Gmail. Vous pouvez traduire vos courriels en quelques clics, dans la langue de votre choix. Après avoir ouvert un courriel, cliquez sur le menu des trois points à droite et choisissez "Traduire le message".

Une barre s'affichera en haut du message, vous permettant de choisir les langues de traduction. Par défaut, Gmail proposera de traduire le message dans la langue par défaut de votre compte.

Activer l'avance automatique

Lorsque vous supprimez ou archivez un courriel, Gmail vous redirige vers votre boîte de réception pour que vous puissiez ouvrir un autre message. Cependant, si vous activez l'avance automatique, vous serez directement dirigé vers le courriel suivant de votre liste. Cette option vous permettra d'éviter de nombreux clics inutiles lors de la consultation de vos courriels (un clic par courriel, pour être précis).

Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée en haut à droite de Gmail et choisissez "Voir tous les paramètres".

Accédez ensuite à l'onglet "Avancé" et activez l'option "Avance automatique". Gmail se rechargera et la fonctionnalité sera activée.

Utiliser le mode confidentiel pour plus de sécurité

Si vous avez besoin de partager des informations sensibles, que vous ne souhaitez pas divulguer à une personne autre que le destinataire prévu, le mode confidentiel offre de nombreuses options pour sécuriser vos messages. Lors de la rédaction d'un courriel, cliquez sur l'icône de cadenas en bas de la fenêtre pour activer le mode confidentiel.

Vous pouvez définir une date d'expiration pour le message, de un jour à cinq ans. Passé ce délai, le courriel ne sera plus accessible. Vous pouvez également opter pour la configuration d'un mot de passe, qui sera envoyé au destinataire par SMS, ajoutant ainsi une sécurité supplémentaire. Le destinataire ne pourra pas non plus télécharger, transférer, copier ou imprimer le message.

Toutefois, sachez que le destinataire peut toujours faire une capture d'écran ou une photo du courriel pour en conserver le contenu.

Déléguer la gestion de votre compte

Si vous souhaitez confier la gestion de vos courriels à une tierce personne, vous n'avez pas besoin de partager vos identifiants Gmail. Vous pouvez désigner un délégué qui gérera votre compte. Il pourra envoyer, recevoir, supprimer des courriels, et même modifier les paramètres de Gmail.

Pour cela, rendez-vous dans les paramètres Gmail, via l'icône en forme de roue dentée, et cliquez sur l'onglet "Comptes et importation". À côté de l'option "Accorder l'accès à votre compte", cliquez sur le bouton "Ajouter un autre compte".

Une nouvelle fenêtre s'ouvrira. Indiquez l'adresse e-mail du délégué et confirmez l'invitation pour lui envoyer un courriel de confirmation.

Le délégué devra alors se connecter à son propre compte pour accepter la demande. Votre compte sera alors visible dans le menu de son compte Google, avec la mention "Délégué".

Vous pouvez révoquer ces droits en revenant à l'option "Accorder l'accès à votre compte" et en cliquant sur le bouton "Supprimer" à côté du délégué.

Consulter les courriels hors ligne

Vous pouvez configurer Gmail pour qu'il enregistre vos courriels récents sur votre ordinateur, vous permettant d'y accéder même sans connexion Internet. Vous pouvez rédiger et envoyer ou répondre à de nouveaux messages, et ils seront expédiés dès que vous serez de nouveau connecté à Internet.

Accédez aux paramètres Gmail et cliquez sur l'onglet "Hors ligne". Cochez la case "Activer le courrier hors ligne". Configurez ensuite les paramètres selon vos préférences et enregistrez vos modifications. Vous pouvez choisir de stocker jusqu'à 90 jours de courriels.

Google vous recommande également d'ajouter la page Gmail à vos favoris, pour y accéder plus facilement hors connexion.

Voici une fonctionnalité que j'ai découverte récemment. Contrairement à la plupart des applications Web qui ouvrent le menu par défaut du navigateur lorsque vous faites un clic droit, Gmail ouvre son propre menu proposant diverses options. Cela ne se produit que si vous faites un clic droit sur un courriel fermé, et non dans le corps du message.

Faites un clic droit sur n'importe quel courriel et un menu contextuel s'affichera. Il regroupe plusieurs options déjà disponibles dans la barre supérieure, ainsi que d'autres options intéressantes telles que "Transférer en pièce jointe", "Déplacer vers l'onglet", "Répondre à tous" et une option de recherche pour trouver les courriels associés.

Personnellement, je trouve ce menu très pratique pour gérer rapidement mes courriels, sans avoir à les sélectionner ni à les ouvrir.

Augmenter le délai d'annulation d'envoi

Vous savez sans doute que vous pouvez annuler l'envoi d'un courriel grâce à la notification d'annulation qui s'affiche une fois que vous avez envoyé un message. Vous pouvez également prolonger ce délai pour avoir plus de temps pour revenir sur votre décision et apporter des modifications.

Ouvrez les paramètres Gmail, et dans l'onglet "Général", cliquez sur le menu déroulant à côté de l'option "Annuler l'envoi". Vous pouvez augmenter ce délai jusqu'à 30 secondes. Cependant, n'oubliez pas que cela retardera également le moment où votre destinataire recevra le courriel, ce qui peut être problématique si la livraison du message doit être rapide.

Consulter les courriels de tous vos comptes en un seul endroit

Si vous possédez plusieurs comptes de messagerie, vous n'avez pas besoin de jongler entre eux pour consulter vos messages. À partir de votre compte principal, vous pouvez importer les messages de vos autres comptes.

Dans les paramètres Gmail, rendez-vous dans l'onglet "Comptes et importation" et cliquez sur "Ajouter un compte de messagerie" à côté de l'option "Consulter le courrier d'autres comptes".

Indiquez l'adresse du compte dont vous souhaitez importer les messages. Vous aurez ensuite le choix entre POP3 ou Gmailify. Si le compte que vous souhaitez importer est un compte Gmail, choisissez POP3. Sinon, choisissez Gmailify pour offrir au compte la même sécurité et les mêmes fonctionnalités que Gmail.

Saisissez le mot de passe du compte et cliquez sur le bouton "Ajouter un compte" pour l'ajouter.

Vous pouvez répéter cette procédure pour ajouter plusieurs comptes de messagerie. Tous les messages apparaitront dans votre boîte de réception principale. Attention, seuls les messages de la boîte de réception seront importés, et non les étiquettes.

Envoyer des courriels depuis un autre compte

De la même manière que vous pouvez recevoir les messages de plusieurs comptes dans une seule boîte de réception, vous pouvez également envoyer des courriels depuis différents comptes, à partir de votre compte Gmail principal. Pour cela, rendez-vous dans l'onglet "Comptes et importation" des paramètres Gmail, et cliquez sur "Ajouter une autre adresse e-mail" à côté de l'option "Envoyer un e-mail en tant que".

Ajoutez l'adresse e-mail de l'autre compte. Une vérification vous sera demandée. Un courriel de confirmation sera envoyé à l'autre compte. Vous devrez cliquer sur le lien de ce message pour autoriser le compte d'origine à envoyer des courriels en utilisant cette adresse.

Désormais, lorsque vous rédigez un nouveau courriel, vous pouvez cliquer sur le menu déroulant à côté de votre adresse e-mail pour choisir celle que vous souhaitez utiliser pour l'envoi. Pour les réponses, vous pouvez choisir d'utiliser le compte par défaut ou celui auquel le message a été envoyé.

Remettre à plus tard la consultation des courriels

Si vous ne souhaitez pas lire un courriel tout de suite, ou si vous souhaitez le consulter plus tard, la fonction de mise en veille (snooze) de Gmail vous sera utile. Elle vous permet de faire disparaître un courriel de votre boîte de réception, pour qu'il réapparaisse plus tard, comme un nouveau message.

Lorsque vous ouvrez un courriel, ou que vous en sélectionnez plusieurs, cliquez sur l'icône en forme d'horloge, en haut. Un menu s'ouvrira, vous proposant des dates et heures prédéfinies, allant d'un jour à plus d'une semaine. Vous pouvez également définir une date et une heure précises grâce à l'option "Choisir la date et l'heure".

Bonus 🎁

Voici une astuce plutôt qu'une fonctionnalité à proprement parler, mais qui peut s'avérer très utile si vous êtes abonné à de nombreuses newsletters. Vous pouvez ajouter un signe plus (+) suivi d'un mot à la fin de votre adresse e-mail, avant le signe @. Gmail considérera qu'il s'agit d'une adresse distincte, tout en redirigeant les messages vers votre boîte de réception principale.

Par exemple, si votre adresse e-mail est [email protected], vous pouvez vous inscrire à la newsletter toptips.fr en utilisant [email protected]. Vous pouvez ainsi facilement trier les courriels reçus à cette adresse spécifique, en la saisissant dans la barre de recherche.

Derniers mots

J'espère que toutes ces fonctionnalités vous seront utiles, notamment si vous gérez plusieurs comptes de messagerie. Personnellement, j'ai deux comptes et je les gère tous les deux depuis un seul compte, grâce à ces fonctionnalités intégrées à Gmail. Vous pouvez également utiliser des applications et extensions tierces pour optimiser votre gestion des courriels.

11 fonctionnalités Gmail moins connues pour améliorer l'efficacité de votre messagerie