Les plateformes logicielles de gestion d’associations de propriétaires (HOA) sont des outils astucieux pour administrer les groupements de propriétaires, les copropriétés et les ensembles résidentiels.
La gestion d’une communauté de propriétaires ou d’une association de résidents est une tâche ardue. Souvent, les responsables d’HOA, les propriétaires et les membres du conseil d’administration constatent que les tâches s’accumulent, les demandes de service restent en suspens et, en fin de compte, l’ensemble de la communauté en pâtit.
Un logiciel de gestion HOA permet de numériser toutes les données, les tâches et les demandes de service de l’association de propriétaires. L’opérateur peut gérer l’ensemble de la communauté depuis un ordinateur en quelques clics.
Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les logiciels de gestion HOA et découvrir quelques solutions populaires à considérer.
Qu’est-ce qu’un logiciel HOA ?
Un logiciel de gestion HOA, ou outil pour associations de propriétaires, est une suite applicative conçue pour assister le personnel de gestion HOA, les administrateurs de biens ou les membres du conseil d’administration. Ces outils permettent de digitaliser l’ensemble des opérations et de gérer des communautés de toutes tailles à partir d’une tablette ou d’un ordinateur portable.
La plupart des applications pour associations de propriétaires sont des solutions CRM tout-en-un. Un outil standard peut inclure les fonctionnalités suivantes :
- Base de données des contrats en ligne
- Créateur de sites web
- Générateur de tickets de demande de service
- Gestionnaire de demandes de service
- Système d’e-mail pour HOA
- Chat en direct
- Portails de paiement
- Planification d’événements
- Gestion des finances
- Notifications et rappels
Un logiciel HOA peut se concentrer sur les règlements, les opérations ou l’administration. Toutefois, les outils de gestion HOA tout-en-un prennent en charge pratiquement toutes les exigences. Ainsi, les solutions tout-en-un sont plus rentables que les logiciels HOA avec des fonctions individuelles.
Fonctionnalités clés d’un logiciel HOA
Il peut être difficile de se lancer dans une recherche Google pour trouver des applications de gestion HOA. Les outils varient considérablement en termes de caractéristiques, de fonctionnalités et de modules de service. Toutefois, il est essentiel de rechercher les fonctionnalités suivantes avant d’investir dans un logiciel HOA :
Système de paiement
Le module de paiement doit prendre en charge les paiements en ligne, par carte de débit, par carte de crédit, par chèque et par système vocal interactif (IVR). De plus, une fois qu’un membre a effectué un paiement, il doit y avoir un suivi, un enregistrement et une confirmation efficaces de ces transactions.
Base de données des résidents
La base de données des membres de la communauté est le cœur de toute application de gestion HOA. C’est ici que vous stockerez toutes les informations sur les membres, les résidents, les propriétaires, les administrateurs de biens, les locataires, le personnel de service, les gardiens, etc.
Elle doit également être facile à utiliser, sans nécessiter l’intervention d’un expert en base de données MySQL pour effectuer des requêtes ou modifier des enregistrements. L’interface utilisateur doit être graphique, avec des champs automatiques où saisir simplement les données. Pour la récupération des informations, une simple liste déroulante devrait être disponible.
Portail des résidents
Un portail où les membres de la communauté peuvent se connecter à leur profil est indispensable. Ils peuvent y mettre à jour leurs informations relatives aux règles et règlements de l’HOA.
Vous pouvez également héberger du contenu réservé aux membres sur le portail et permettre aux membres de communiquer entre eux par e-mail, chat et forums.
Suivi et rapports financiers
Le suivi des entrées et sorties d’argent est crucial pour toute communauté HOA. L’outil doit permettre de créer des champs distincts pour les revenus et les dépenses. De plus, un tableau de bord synthétique doit fournir une vue en temps réel du solde de trésorerie, de l’état des stocks, etc.
Il est également nécessaire de disposer d’un outil de création de rapports en un clic pour générer des rapports mensuels, trimestriels et annuels, et les publier en ligne sur le site Web de l’HOA pour plus de transparence. Ces rapports financiers aident également à obtenir le statut d’organisme à but non lucratif lors de l’association de l’outil HOA à un logiciel de comptabilité à but non lucratif.
Communications et échanges
Un module de communication spécifique doit inclure des fonctionnalités telles que les notifications push, les e-mails, les SMS, la gestion des contacts et le partage sécurisé des informations.
De plus, le module de communication doit enregistrer toutes les conversations à des fins d’audit futur.
Planification et gestion d’événements
La présence de fonctionnalités de gestion et de planification d’événements dans votre logiciel HOA est un avantage. Ces fonctionnalités aident à gérer les événements tels que les fêtes, les célébrations, etc., de manière organisée.
Les avantages d’un logiciel HOA
- Les applications de gestion HOA peuvent rationaliser l’ensemble de la documentation, les paiements, les demandes de service, le suivi des tickets de service, l’envoi de rappels de paiement, la gestion des registres financiers, etc.
- Les administrateurs de biens peuvent recruter du personnel à temps partiel comme opérateurs de logiciels et réduire l’équipe d’exploitation HOA pour économiser de l’argent.
- Vous pouvez numériser facilement toutes les données et tous les documents en un seul endroit. Ils sont disponibles pour audit à tout moment.
- Au lieu de sécuriser des documents physiques sous clé, stockez les données dans l’outil HOA, sur site ou dans le cloud, avec un cryptage rigoureux.
- Il améliore les rapports financiers, les accessoires et la sécurité pour toutes les opérations HOA.
- Le logiciel peut révolutionner la façon dont les résidents communiquent. Ainsi, tout le monde reste informé de ce qui se passe au sein de la communauté.
Découvrez ci-dessous quelques logiciels HOA populaires et fiables pour gérer facilement vos communautés résidentielles :
PayHOA
PayHOA propose des fonctionnalités tout-en-un et une gestion 100 % en ligne des HOA, où que vous soyez. Le logiciel convient à toutes les communautés résidentielles, des petites aux grandes sociétés et communautés résidentielles.
L’outil de gestion des associations de résidents comprend des modules spécifiques pour les finances, la gestion financière, la communication, les documents et les demandes. Il offre également les fonctionnalités supplémentaires suivantes :
- Création et hébergement de sites web personnalisés pour mettre votre HOA en ligne
- Boîte postale pour la numérisation des chèques et leur acheminement vers les centres de traitement
- Un registre électronique qui suit tous les chèques traités via la Lockbox
L’outil est disponible pour une période d’essai de 30 jours, sans carte de crédit requise. Si l’application vous convient, vous pouvez vous abonner en fonction du nombre d’unités que vous devez gérer. Il existe un programme d’abonnement flexible pour 0 à 50 unités, 51 à 150 unités et jusqu’à 301 à 500 unités.
ADDA
ADDA est un autre système complet de gestion de sociétés résidentielles offrant la facturation, la comptabilité, la communication, le service d’assistance et la sécurité. Vous avez besoin de trois modules différents d’ADDA pour concevoir un système de gestion HOA complet. Ces modules sont :
- ADDA ERP
- ADDA Gatekeeper
- ADDA Clubhouse
ADDA propose également une application mobile propriétaire, l’Appartement SuperApp, pour un accès pratique à l’HOA pour les administrateurs de biens, les résidents et le personnel de service.
ADDA ERP est principalement destiné au service d’assistance, à la communication communautaire, à la comptabilité, à la gestion des dépenses, aux paiements, à la facturation, aux rapports administratifs, aux actifs de l’HOA et à la gestion des stocks.
ADDA Gatekeeper est conçu pour la gestion des visiteurs, la gestion du personnel de service, les déménagements, les emménagements, la gestion des véhicules, l’intégration de la sécurité et les services d’urgence.
ADDA Clubhouse est votre allié pour la gestion des services de loisirs communautaires tels que la réservation de lieux en ligne, la gestion de l’accès aux événements et la comptabilité des comptes du club-house.
Rentec Direct
Rentec Direct est un logiciel de gestion immobilière avec des fonctionnalités intégrées pour la gestion HOA. Ses services de base sont destinés aux administrateurs de biens, aux propriétaires et à la sélection des locataires. Un abonnement standard à cette application HOA vous fournira les services suivants :
- Un site web professionnel pour la communauté de résidents ou les besoins locatifs
- Un système de comptabilité complet incluant les banques, les biens immobiliers et les locataires
- La vérification des antécédents des locataires avant la signature des accords
- Un portail de paiement en ligne pour les locataires
- La gestion des documents immobiliers basée sur le cloud
Son système d’abonnement propose deux produits : Rentec Pro et Rentec PM.
Rentec Pro convient à ceux qui gèrent leurs propres biens. Si vous êtes membre du conseil d’administration d’une HOA, vous pouvez obtenir cet outil et affecter un opérateur pour gérer toutes les tâches opérationnelles et administratives.
Rentec PM est plutôt destiné aux administrateurs de biens qui gèrent plusieurs propriétaires et leurs actifs. Il inclut toutes les fonctionnalités de Rentec Pro et fournit en outre l’application mobile du portail des propriétaires ainsi que des services de gestion et de rapport de comptes fiduciaires.
Buildium
Buildium est une plateforme de gestion immobilière unifiée et facile à utiliser. Ses principales fonctionnalités comprennent :
- Les opérations commerciales
- La location
- La comptabilité et les paiements
- Le marketing
- La performance de l’entreprise
Selon les options que vous choisissez, les fonctionnalités varieront légèrement. Cependant, en général, vous bénéficiez des fonctionnalités suivantes avec l’abonnement Essentiel, adapté à la gestion HOA :
- Un site de gestion immobilière
- Des demandes d’entretien
- Le dépôt électronique des 1099
- Un centre de résidents
- Des paiements en ligne
- Un portail pour les administrateurs de biens
- Le dépistage des locataires
Le logiciel HOA n’est pas seulement destiné aux sociétés résidentielles. Vous pouvez également utiliser cet outil si vous gérez des portefeuilles tels que des logements étudiants, des logements abordables, des biens commerciaux et des associations communautaires.
Smartwebs
Smartwebs est un autre fournisseur d’applications de gestion HOA en vogue, qui propose plusieurs solutions. Ainsi, selon les besoins de votre association de résidents, vous pouvez choisir entre un simple outil de gestion, un outil comptable ou un logiciel tout-en-un.
SmartBooks est le logiciel de comptabilité propriétaire HOA de Smartwebs. Il automatise les tâches chronophages de recouvrement des paiements en proposant des paiements récurrents en ligne, le traitement des recouvrements, des rappels de paiement, etc. Il inclut également un système de paiement des fournisseurs.
L’outil de gestion Smartwebs offre toutes les fonctions standard pour les opérations non financières pour les HOA de toutes tailles. Ses fonctionnalités incluent les violations, l’architecture, les ordres de travail, les communications et les SmartPortals.
Toutefois, si vous souhaitez une application tout-en-un pour tout gérer, vous pouvez opter pour la plateforme Smartwebs One avec l’abonnement All-In-One.
Yardi Breeze
Breeze est un outil de gestion HOA simple et moderne de Yardi Systems. Il offre différentes fonctionnalités pour différents types d’actifs immobiliers. Voici les catégories d’actifs prises en charge par Breeze :
- Les communautés résidentielles
- Les espaces commerciaux
- Les logements abordables
- Les installations de libre-entreposage
- Les associations résidentielles
- Les logements préfabriqués
- Les PHA
Vous pouvez utiliser l’outil Associations résidentielles pour toutes les opérations et les besoins administratifs d’une HOA. Ses principales caractéristiques sont :
- La gestion de la propriété
- Le suivi communautaire
- L’entretien
- La comptabilité
- La collecte des frais
- Les comptes à payer
- La configuration et l’assistance
- Les modules complémentaires
Le logiciel pour associations résidentielles est uniquement disponible avec l’abonnement Breeze Premier. Le tarif est calculé par unité et par mois, avec un engagement de paiement mensuel minimum.
Monthli
Si vous recherchez une application HOA à croissance rapide dans le secteur, Monthli devrait être votre premier choix. Tout d’abord, le logiciel HOA est entièrement gratuit. Si vous souhaitez économiser de l’argent sur les coûts opérationnels et administratifs de vos sociétés résidentielles, vous pouvez utiliser cet outil.
Il est doté de fonctionnalités de gestion HOA uniques, à savoir :
- Un module Rosters pour l’intégration des membres de la communauté
- Des outils de communication avec modération et préférences
- Un système de gestion des documents et de distribution du courrier physique
- Un flux de travail de billetterie pour les demandes de service
- Des notifications et des rappels
- La planification et la gestion d’événements
Bien que l’outil soit gratuit, il propose des services payants optionnels tels que l’assurance, des fournisseurs de réparations tiers, etc., pour générer des revenus.
Condo Control
Condo Control est un autre logiciel HOA facile à utiliser que les membres du conseil d’administration, les administrateurs de biens et les résidents peuvent utiliser indépendamment. Ainsi, les HOA économisent beaucoup d’argent sur le personnel administratif. De plus, tout fonctionne numériquement sur Condo Control, ce qui permet de réduire les dépenses liées aux documents papier.
La solution Condo Control offre des fonctionnalités spécifiques pour diverses entités immobilières, telles que les copropriétés et les coopératives, les HOA et les communautés, les sociétés de gestion, la gestion de la sécurité et la gestion des installations.
Vous pouvez opter pour le plan Condo Control Core pour les HOA de taille modeste. Le plan Premium est quant à lui destiné aux HOA de grande envergure qui ont besoin d’une sécurité, d’un concierge, d’une tenue de registres et de communications supplémentaires.
AppFolio
AppFolio Property Management modernise votre HOA grâce à des solutions proptech robustes. Il permet aux résidents de gérer leur association sans avoir recours à du personnel externe de comptabilité ou de gestion immobilière. L’outil convient également aux grandes associations communautaires et aux agences de gestion immobilière commerciale.
Le logiciel AppFolio HOA intègre toutes les fonctionnalités nécessaires pour que vous n’ayez pas à acheter d’autres logiciels pour faciliter la gestion des HOA. L’outil peut gérer les communications, les tickets de service de réparation de logements, la comptabilité, les rapports, la location, le marketing et la gestion.
Concierge Plus
Concierge Plus facilite la vie des entreprises de sécurité et des administrateurs de biens. Ce logiciel HOA épuré offre de nouvelles façons de satisfaire les résidents et les conseils d’administration tout en augmentant la productivité des opérations quotidiennes des HOA.
L’outil est disponible pour diverses catégories d’actifs immobiliers, tels que les copropriétés, les communautés fermées, les HOA, les résidences multifamiliales et les sociétés de gestion immobilière.
L’application de gestion HOA est divisée en trois modules : Gérer, Communiquer et Intégrer. Bien que l’outil propose des centaines de fonctionnalités, le prix n’est pas public. Vous devez réserver un essai ou une démonstration pour obtenir un devis personnalisé.
Conclusion
Les raisons d’investir dans un logiciel HOA sont innombrables. Ces outils vous permettent de connecter efficacement les propriétaires, les résidents, les bailleurs et les administrateurs de biens. Bien que le logiciel vous aide à atteindre vos objectifs de gestion de communautés résidentielles, il vous permet également d’économiser de l’argent.
Cependant, avant d’acheter un logiciel HOA, il est conseillé de consulter les outils mentionnés ci-dessus. Il s’agit de quelques-unes des meilleures options sur le marché, qui offrent des fonctionnalités standard pour gérer facilement une association de propriétaires.
Les travaux de terrassement et les constructions sont deux domaines complexes que les associations de propriétaires doivent gérer fréquemment. Par conséquent, vous pouvez également consulter ces outils CRM de construction et ces logiciels d’estimation des travaux de terrassement pour les futurs projets de rénovation.