Pour ceux qui sont souvent sur la route, que ce soit pour le travail ou pour des raisons personnelles, la gestion manuelle du kilométrage peut rapidement devenir une corvée. 📝
Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreuses applications de suivi du kilométrage qui automatisent ce processus, rendant ainsi vos déplacements plus sereins.
Que vous souhaitiez étudier vos habitudes de conduite, contrôler vos dépenses ou même améliorer votre consommation de carburant, ces outils sont là pour vous assister !
Nous verrons par la suite comment le suivi du kilométrage peut vous aider à analyser votre comportement au volant, avant de vous présenter une sélection des meilleures applications disponibles sur le marché.
Qu’est-ce que le suivi du kilométrage ?
Le suivi du kilométrage consiste à enregistrer les distances parcourues ainsi que les coûts associés lors de vos déplacements entre deux points.
Cette pratique est particulièrement répandue chez les chauffeurs de VTC ou dans des entreprises comme Uber, qui doivent régulièrement analyser les habitudes de conduite pour optimiser l’expérience utilisateur.
Auparavant, le suivi du kilométrage nécessitait de noter le relevé de l’odomètre au début et à la fin de chaque trajet. Fort heureusement, cette tâche fastidieuse est désormais révolue.
Grâce aux avancées technologiques, le suivi du kilométrage a évolué au point que des applications ont été spécialement développées pour automatiser l’ensemble du processus et offrir des fonctionnalités allant au-delà du simple calcul des distances.
Les avantages des applications de suivi du kilométrage
#1. Un suivi précis du kilométrage
La question se pose : pour suivre vos kilomètres avec exactitude, feriez-vous davantage confiance à une application dotée d’intelligence artificielle ou à des notes prises manuellement ?
Pour la plupart, le choix se porte naturellement sur les applications de suivi du kilométrage exploitant l’IA, et ce n’est pas sans raison.
Ces applications utilisent le GPS pour suivre votre itinéraire, éliminant ainsi les approximations. De plus, vous avez l’assurance que les données collectées sont exactes et peuvent être utilisées comme justificatifs pour vos déclarations fiscales, vos demandes de remboursement ou votre comptabilité.
Par ailleurs, les applications de suivi du kilométrage réduisent le risque d’erreurs humaines ou de saisie frauduleuse de données à des fins personnelles. (le monde n’est pas toujours rose 😪)
Compte tenu de ces aspects, une application de suivi du kilométrage est votre meilleur allié pour analyser vos habitudes de conduite à l’aide d’informations basées sur des données.
#2. Un gain de temps
La saisie manuelle du kilométrage peut s’avérer chronophage, surtout pour les entreprises qui dépendent fortement des véhicules pour leurs opérations quotidiennes.
À contrario, les applications de suivi du kilométrage modernes offrent des fonctionnalités avancées, telles que la comparaison des données passées et présentes, l’estimation des distances ou des coûts futurs, la génération de rapports prêts à l’emploi pour les impôts, et bien plus encore.
En vous déchargeant des tâches administratives et de reporting, vous pouvez vous consacrer pleinement à votre activité. Imaginez ce que vous pourriez accomplir si vous étiez moins freiné par les contraintes administratives.
#3. Des économies d’impôts
Si la conduite est indispensable à votre travail, sachez qu’il existe des possibilités de déduction fiscale. 🤑
Nous abordons à présent le sujet de la fiscalité !
L’administration fiscale autorise les contribuables à déduire certaines dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule, notamment les frais de déplacement, d’essence, de réparations, de péages ou d’entretien.
Cependant, bénéficier de ces avantages n’est pas si simple. Pour cela, vous devez enregistrer les relevés de l’odomètre au début et à la fin de chaque trajet éligible, ainsi que son motif et sa date.
Consigner toutes ces informations après chaque déplacement peut rapidement devenir fastidieux, notamment pour ceux qui conduisent fréquemment.
Pourquoi alors ne pas utiliser une application de suivi du kilométrage pour enregistrer les distances, créer des notes de frais et obtenir des rapports prêts pour les impôts, le tout en déplacement ?
De plus, certaines applications offrent des fonctions telles que le suivi de la consommation de carburant, ce qui vous permet de surveiller vos dépenses et d’identifier des pistes d’économies.
#4. L’intégration avec d’autres applications
La plupart des applications de suivi du kilométrage sont compatibles avec des outils de productivité tiers, tels que les calendriers, les gestionnaires de dépenses ou les logiciels de comptabilité, ce qui simplifie la gestion de vos tâches liées aux déplacements.
De plus, ces applications présentent les données collectées depuis des sources externes dans un tableau de bord unifié, vous donnant une vue d’ensemble de vos habitudes de conduite.
#5. Des rapports automatisés
L’application que vous utilisez pour suivre votre kilométrage peut également vous aider à créer et à partager des rapports en toute mobilité.
La plupart des applications proposent la génération de rapports en illimité et fournissent même des modèles prédéfinis, tels que des rapports prêts pour les impôts, vous épargnant ainsi les complexités du jargon financier.
Ceci étant dit, nous allons maintenant passer en revue les meilleures applications de suivi du kilométrage, qui vous permettront d’optimiser vos habitudes de conduite et d’améliorer votre productivité sans vous ruiner.
Solo
Solo est une application basée sur le cloud qui permet aux petites entreprises, aux chauffeurs de VTC et aux indépendants d’automatiser le suivi du kilométrage. Elle offre également la possibilité de créer des sources de revenus personnalisées et de les gérer depuis un tableau de bord unique.
Avantages
- Classez facilement vos dépenses en fonction de leur nature (professionnelle ou personnelle) ; suivez et enregistrez automatiquement votre kilométrage professionnel, ainsi que les dépenses associées telles que le carburant, les réparations ou l’entretien.
- Obtenez des prévisions fiscales en temps réel, basées sur vos revenus et dépenses passés.
- S’intègre avec des outils de comptabilité tels que QuickBooks et Xero, ce qui facilite l’importation des données de kilométrage et de dépenses dans votre logiciel de comptabilité.
- Profitez de prévisions de rémunération issues de la communauté pour estimer vos gains quotidiens (si vous ne gagnez pas ce qui est prévu, Solo garantit la différence !)
Les prévisions de salaire de Solo ont permis de garantir plus de 8 millions de dollars à ses clients. La plateforme est approuvée par des entreprises comme Amazon Flex, Uber ou Instacart.
Stride
L’application robuste de suivi du kilométrage et des taxes de Stride est conçue pour permettre aux chauffeurs de VTC d’enregistrer automatiquement leurs kilomètres, de calculer leurs bénéfices et de simplifier leurs déclarations fiscales à l’aide de rapports prêts à l’emploi. La plateforme offre des avantages aux meilleures entreprises comme Uber, Etsy, Fiverr et DoorDash.
Avantages
- Connectez vos comptes avec Stride pour suivre votre kilométrage, vos dépenses et vos bénéfices ; ajoutez des photos de vos reçus et autres frais pendant que vous roulez.
- Utilisez la fonction ImpôtRapide intégrée pour générer des rapports fiscaux prêts pour l’administration fiscale et profitez de conseils d’experts en matière de déductions fiscales.
- Estimez rapidement votre retenue d’impôt et élaborez des stratégies avec le service comptable pour optimiser vos avantages fiscaux.
- Bénéficiez de plus de 100 000 remises locales exclusives sur l’essence, les réparations automobiles et d’autres dépenses pour réaliser des économies importantes dans le cadre de votre activité.
Stride a aidé plus de 3 millions de personnes à économiser plus de 3,7 milliards de dollars. Elle est idéale pour les chauffeurs de VTC ou les livreurs, qui peuvent ainsi enregistrer tous les aspects de leurs déplacements professionnels, qu’il s’agisse de livraisons ou de transports de passagers.
Hurdlr
L’application intuitive Hurdlr vous permet de suivre automatiquement votre kilométrage, vos revenus et les dépenses effectuées dans le cadre de votre activité via différents flux de revenus, vous assurant ainsi de ne manquer aucune déduction potentielle. Facile à utiliser, cette application s’adresse à tous, des travailleurs indépendants aux entreprises.
Avantages
- S’intègre avec des milliers de grandes banques, ainsi qu’avec des applications tierces comme Uber, FreshBooks, Stripe et PayPal pour importer automatiquement vos revenus et vos dépenses.
- Obtenez des estimations fiscales en temps réel, basées sur vos déclarations précédentes, ce qui vous aide à garder le contrôle de vos finances tout au long de l’année.
- Créez et envoyez facilement des factures professionnelles à vos clients, ainsi que des rapports prêts pour les impôts à votre service comptable.
- Avec Hurdlr pro, bénéficiez d’un compte de résultat, d’un bilan, d’une balance de vérification et bien plus encore, le tout sans jargon comptable ni complexité.
Bien que Hurdlr ne soit pas gratuite, elle propose des tarifs flexibles pour les consultants, les commerciaux, les acteurs de l’e-commerce, les détaillants, les indépendants et les chauffeurs.
Everlance
Everlance aide les entreprises de toutes tailles à suivre leur kilométrage, à déclarer leurs impôts et à obtenir un remboursement maximal. La plateforme a déjà permis à plus d’un million de clients de faire des économies. Elle est particulièrement adaptée aux secteurs de la fabrication, de la construction et de la distribution.
Avantages
- Un suivi précis du kilométrage grâce au GPS, permettant de rembourser vos équipes avec des taux de kilométrage standard et justifiés selon les normes de l’administration fiscale.
- Obtenez des remboursements fixes et variables en fonction du code postal et du type de véhicule ; téléchargez facilement des rapports prêts pour l’administration fiscale.
- Intégrez vos cartes de crédit, téléchargez vos reçus, partagez vos notes de frais et obtenez des approbations en un seul clic.
- Configurez un processus d’approbation à plusieurs niveaux avant d’approuver un rapport ou de déclencher une déduction ou un paiement d’impôts.
- Téléchargez de superbes rapports Excel ou PDF de votre kilométrage et de vos dépenses depuis votre téléphone ou votre tableau de bord en ligne.
Everlance propose des fonctionnalités telles que le suivi des heures de travail ou la mémorisation des trajets préférés. La plupart des équipes utilisant Everlance ont constaté une réduction de 30 % de leurs coûts de remboursement, notamment grâce au passage d’un suivi manuel à un suivi GPS.
MileIQ
L’interface intuitive de MileIQ permet aux chauffeurs de VTC ou aux indépendants de suivre leur kilométrage et de demander des remboursements en un seul clic. C’est l’application de suivi du kilométrage la plus populaire de notre liste.
Avantages
- MileIQ fonctionne en arrière-plan sur votre téléphone pendant que vous conduisez, vous n’avez donc plus à vous soucier de suivre votre kilométrage.
- Faites glisser l’écran pour classer un déplacement comme « Professionnel » ou « Personnel » ; consultez instantanément le kilométrage et les dépenses enregistrées grâce au tableau de bord clair de MileIQ.
- Créez des rapports dynamiques via l’application mobile ou utilisez le portail web pour des fonctionnalités plus avancées.
- Profitez d’une sécurité de niveau bancaire pour garantir la protection des données personnelles et transactionnelles collectées et partagées au sein de l’écosystème de l’application.
MileIQ a enregistré plus de 80 milliards de kilomètres et remboursé plus de 10 milliards de dollars. L’application est conçue pour gagner du temps et simplifier le suivi du kilométrage, ce qui en fait un outil précieux pour toute personne ayant besoin de suivre ses déplacements professionnels à des fins fiscales ou de remboursement.
SherpaShare
SherpaShare est une application très prisée par les chauffeurs de VTC. Son application dotée d’intelligence artificielle a permis d’économiser plus de 6 000 $ en impôts et d’augmenter le salaire horaire jusqu’à 30 %. En outre, SherpaShare propose des offres d’assurance maladie abordables à vos employés.
Avantages
- Des outils de conduite intégrés, tels que Hotspot et Compass, permettent d’analyser les tarifs passés et de recommander des itinéraires rentables pour les conducteurs.
- Suivez facilement votre kilométrage et vos dépenses, affichez vos données historiques et partagez des rapports avec vos clients en un seul clic.
- Bénéficiez d’offres exclusives sur toute une gamme de services liés à la conduite, tels que l’assurance, le carburant, les déductions fiscales, etc.
- Rejoignez la plus grande communauté de conducteurs au monde et apprenez des expériences de vos pairs.
SherpaShare est l’application de suivi du kilométrage qu’il vous faut si vous recherchez une analyse approfondie et des informations sur vos habitudes de conduite sans avoir à dépenser une fortune.
Rydoo
Rydoo est un outil de gestion des dépenses tout-en-un, qui optimise les opérations de votre entreprise sur le terrain. Du suivi du kilométrage et des dépenses à la numérisation des reçus et aux remboursements, il prend tout en charge.
La plateforme est utilisée par plus d’un million de clients, parmi lesquels Deloitte, Swiss ou WeTransfer.
Avantages
- La technologie de numérisation intelligente de Rydoo extrait toutes les informations pertinentes de vos reçus, vous épargnant ainsi la saisie manuelle des données.
- Bénéficiez d’un tableau de bord complet qui regroupe toutes vos dépenses en un seul endroit, vous offrant ainsi une visibilité totale sur vos finances.
- Les flux de travail d’approbation automatisés vous permettent de configurer des règles d’approbation personnalisées, garantissant ainsi que toutes les dépenses sont examinées et validées rapidement.
- S’intègre avec des applications tierces et des logiciels de comptabilité comme QuickBooks et Xero, ce qui facilite la préparation de vos impôts.
De plus, l’intégration de Rydoo avec Slack est un atout majeur pour la collaboration en équipe. En un clic, vous pouvez également accéder aux informations de Rydoo afin de détecter les anomalies, identifier les opportunités et anticiper les dépenses.
Shoeboxed
Shoeboxed est une application tout-en-un de suivi et de gestion financière. Elle a aidé des millions d’entreprises à extraire des informations de reçus physiques et à les transformer en rapports structurés.
Avantages
- Capturez et numérisez facilement vos reçus et autres documents importants à l’aide de l’application mobile ou de l’outil de chargement web de Shoeboxed ; importez automatiquement vos reçus depuis Gmail.
- Utilisez la technologie GPS intégrée de Shoeboxed pour suivre et enregistrer votre kilométrage avec précision, à des fins de remboursement ou fiscales.
- Connectez Shoeboxed à des logiciels de comptabilité populaires tels que QuickBooks et Xero pour un suivi des dépenses et une tenue de livres simplifiés.
- Générez des rapports détaillés qui répondent à vos besoins spécifiques et exportez-les facilement afin de les partager avec votre équipe ou votre comptable.
Shoeboxed a été récompensée l’année dernière par Forbes comme la meilleure application de suivi des reçus. Les utilisateurs apprécient sa simplicité d’utilisation. Elle affiche une note de 4,5 sur les boutiques d’applications mobiles et figure parmi les meilleurs outils d’évaluation tels que Capterrs et G2Crowd.
FreshBooks
FreshBooks est un outil de choix pour les professionnels et les chauffeurs de VTC. Son application mobile intuitive vous permet de suivre votre kilométrage, d’enregistrer vos dépenses et de générer vos déclarations de revenus sans quitter l’écosystème de l’application.
Avantages
- Enregistrez automatiquement chaque kilomètre parcouru ou chaque dépense effectuée dans le cadre de votre activité.
- Téléchargez et partagez facilement des rapports de kilométrage, de dépenses et de taxes avec votre équipe par e-mail.
- Il vous suffit de faire glisser votre écran pour classer un déplacement comme professionnel ou personnel ; activez ou désactivez facilement le suivi du kilométrage.
- Vérifiez les taux d’allocation de kilométrage pour votre pays ou votre région dans l’application pour obtenir des offres exclusives.
Rejoignez la communauté de plus de 30 millions d’utilisateurs qui ont déjà gagné plus de 500 heures grâce à l’application de suivi du kilométrage de FreshBooks.
Zoho Expense
Zoho Expense vous aide à analyser vos habitudes de conduite en profondeur. Elle vous permet de suivre votre kilométrage de quatre manières différentes : via le GPS, en fonction de la distance parcourue, de l’emplacement de la carte point à point ou du relevé de l’odomètre. L’embarras du choix !
Avantages
- Calculez automatiquement vos frais de kilométrage avec une précision de 100 % en utilisant l’une des méthodes mentionnées précédemment.
- Configurez des tarifs kilométriques spécifiques pour différentes politiques, différents services ou différents centres de coûts.
- Générez des rapports de kilométrage analytiques pour chaque utilisateur et optimisez les rapports en fonction des politiques de l’entreprise pour faciliter vos déclarations de revenus.
- Utilisez Direct Feed Integration (DFI) pour connecter vos cartes d’entreprise à l’application Zoho Expense et accélérer le processus de rapprochement.
Zoho Expense propose des déclarations de revenus conformes au RGPD. En outre, si vous faites des erreurs, l’application envoie des notifications en temps réel concernant les violations de politique, les doublons ou les comportements frauduleux dans vos rapports fiscaux.
Mon avis personnel
Selon moi, les applications Everlance et Zoho Expense sont les meilleures de leur catégorie en matière de suivi du kilométrage. Cela ne signifie pas pour autant que les autres applications ne méritent pas d’être considérées. Chaque application mentionnée dans cet article a son propre cas d’usage. Il vous appartient de choisir celle qui correspond le mieux aux besoins de votre organisation.
Vous pouvez également consulter ces applications de suivi du temps par GPS.