10 logiciels de gestion de projet d'agence pour gérer vos clients de manière transparente toptips.fr

Si la gestion de projets au sein d'une agence vous semble ardue, ces solutions logicielles pourraient transformer votre quotidien.

Le marketing numérique est devenu l'approche incontournable pour promouvoir tout produit ou service. De nombreuses entreprises, bien qu'ayant besoin de cette expertise, peinent à gérer efficacement leurs efforts en ligne par manque d'une équipe dédiée.

C'est pour répondre à cette demande que de multiples agences de marketing numérique ont vu le jour. Ces outils de gestion de projet sont alors devenus indispensables pour le bon fonctionnement de ces structures.

Cet article vous présentera une sélection de logiciels de gestion d'agence, parmi les plus performants et abordables du marché, que votre équipe marketing pourra adopter.

Défis Fréquents Rencontrés par les Agences de Marketing

#1. La Relation Client

La gestion des clients en temps réel est le défi majeur, selon la majorité des agences de marketing. Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, vous devez gérer simultanément entre 5 et 10 clients. Cela est crucial pour assurer des revenus et une bonne rentabilité. Toutefois, le suivi quotidien des projets de chacun, ainsi que la production de rapports d'avancement, peuvent rapidement devenir accablants.

#2. La Gestion de Projet

Avec l'augmentation de votre base de clients, le nombre de projets actifs croît également. Les tableurs deviennent rapidement inadaptés à la gestion de ce volume. Les erreurs humaines, la suppression involontaire de tâches, les tâches en suspens depuis trop longtemps, le manque de ressources pour certaines missions : tous ces facteurs peuvent transformer la gestion de votre agence en un véritable cauchemar.

#3. La Collaboration

Dès les premiers projets, vous remarquerez que les équipes de projet travaillent souvent en silos, sans véritable coordination.

Il est courant que les responsables d'agence constatent que les membres de l'équipe se concentrent sur des tâches qu'ils apprécient, souvent les plus simples, et qu'il est difficile de communiquer efficacement sur l'avancement des missions ou la création de contenu.

#4. La Gestion des Ressources Marketing

La gestion de nombreux clients signifie que, tôt ou tard, vous risquez de mélanger le contenu d'un client avec celui d'un autre. De plus, si chaque créateur de contenu stocke ses fichiers sur son propre ordinateur, il devient difficile pour l'équipe en charge des médias sociaux ou du PPC d'accéder aux ressources multimédias lors de la publication de contenu.

#5. Le Respect des Délais de Livraison

Le manque d'une supervision claire des projets peut engendrer des retards dans la livraison des livrables.

Il arrive que les ressources (contenu, visuels, publications, campagnes PPC, etc.) soient prêtes, mais que l'équipe concernée ne parvienne pas à avancer.

Il arrive aussi que du contenu demandé ait été créé sans que personne ne pense à l'envoyer au client par email.

Quelles qu'en soient les causes, les retards sont monnaie courante pour les agences de marketing numérique qui ne sont pas bien organisées.

Qu'est-ce qu'un Logiciel de Gestion de Projet d'Agence ?

Les outils de gestion de projet d'agence sont des applications spécialement conçues pour répondre aux besoins des agences de marketing numérique.

Un logiciel de gestion de projet d'agence inclut généralement les fonctionnalités suivantes :

• Un centre de commande ou un tableau de bord offrant une vue d'ensemble de tous les projets sur un seul écran
• Une saisie automatique des feuilles de temps pour les projets facturés à l'heure
• Un espace de stockage centralisé et sécurisé pour toutes les ressources créatives
• Des tableaux blancs numériques pour les sessions de brainstorming
• Un outil d'analyse de données pour générer des rapports de projet
• Un accès aux outils basé sur les rôles pour une collaboration interne et externe fluide
• Un accès aux applications professionnelles depuis n'importe où et sur n'importe quel appareil, sans compromettre la sécurité
• Des outils de gestion de projet tels que les diagrammes de Gantt, la gestion des dépendances, la matrice de priorité, etc.

En centralisant la gestion de vos projets sur une telle application et en encourageant son utilisation par toutes les équipes et pour tous les clients, vous éliminerez une grande partie des obstacles qui entravent votre productivité.

Comment un Logiciel de Gestion de Projet d'Agence Vous Aide-t-il ?

• Vous obtenez un contrôle total sur tous les projets grâce à un tableau de bord synthétique.
• Vous surveillez l'utilisation quotidienne des ressources et répartissez les tâches de manière optimale.
• Vous évaluez les compétences disponibles afin d'éviter de vous engager sur des projets qui dépassent vos capacités.
• Vous facilitez l'accès de votre équipe aux applications professionnelles, aux ressources multimédias et au contenu depuis une plateforme unique.
• Vous enregistrez les activités de toutes les ressources pour l'audit et l'évaluation des performances.
• Vous ne manquez plus jamais les heures facturables et vous assurez le suivi du contenu pour chaque client.
• Vous offrez à vos collaborateurs un espace de travail accessible qui favorise la collaboration sur les idées, les ressources, le contenu ou le code.

Vous connaissez maintenant les bases des logiciels de gestion de projet d'agence. Découvrez ci-dessous quelques-unes des applications les plus performantes utilisées par les agences de marketing numérique du monde entier :

Monday

Si vous êtes une agence créative, monday.com vous permettra de gérer tous vos projets, campagnes marketing, pipelines de ventes ou encore calendriers d'événements. Vous pourrez y suivre les projets clients, gérer l'historique des interactions, planifier les tâches internes, collaborer et traiter les factures.

Sur monday.com, il est aisé d'assigner des tâches aux collaborateurs et d'en suivre l'avancement. La personne concernée est notifiée à chaque nouvelle tâche, ce qui favorise l'appropriation et la responsabilité. Toutes les tâches et tous les projets sont visibles dans une vue chronologique et un calendrier.

monday.com vous aide à respecter les délais en affichant l'état de chaque projet et leur échéance en un coup d'œil. Les équipes peuvent ainsi identifier les projets en bonne voie et ceux qui accusent du retard. La plateforme propose également des tableaux partagés et des modèles divers.

L'outil intègre aussi une fonctionnalité de suivi du temps, qui vous permet de connaître le temps passé sur chaque tâche ou projet. Si vos clients vous payent à l'heure, vous pourrez vous servir de cette fonctionnalité pour enregistrer le temps total investi dans un projet à des fins de facturation.

Wrike

Wrike est un logiciel performant pour la gestion de projets d'agence, qui vous permet d'optimiser votre productivité. Il offre une vue complète de chaque tâche et projet, maximisant ainsi votre potentiel de profit.

Cette plateforme constitue un espace de travail unifié où toutes vos ressources sont stockées. Vos équipes peuvent ainsi collaborer de manière fluide, sans obstacles, ce qui stimule la productivité.

Cet outil vous aide aussi à apporter une visibilité et une transparence qui favorisent la fidélité de vos clients. Les fonctionnalités phares de Wrike incluent :

• Un outil de balisage visuel en temps réel
• Une vue de la charge de travail
• Des calendriers d'équipe partagés
• La création de diagrammes de Gantt en un clic
• Le suivi du temps
• La personnalisation du flux de travail

Si vous utilisez ce logiciel, vous n'aurez plus besoin de passer d'une application à l'autre, grâce à son intégration avec Salesforce, Tableau, Google Drive, SharePoint, OneDrive, Jira, MS Excel, Slack, Dropbox et HubSpot.

AgencyAnalytics

AgencyAnalytics est un outil fiable pour les agences de marketing. Il vous permet de développer votre activité grâce à des fonctionnalités telles que la génération automatisée de rapports pour vos clients et des tableaux de bord personnalisables. Cet outil propose également les attributs suivants :

• Des modèles de rapports marketing personnalisables
• Un générateur de rapports par glisser-déposer pour l'automatisation
• Un tableau de bord personnalisé, avec des indicateurs sur mesure, des objectifs, des widgets et des contenus intégrables
• Une fonctionnalité de suivi de l'atteinte des objectifs
• Une suite d'outils SEO pour l'audit de site, le suivi du positionnement des mots clés et la surveillance des backlinks

Par ailleurs, vous pouvez connecter plus de 70 canaux marketing à AgencyAnalytics, notamment Ahrefs, Amazon Ads, BrightLocal, Campaign Monitor, Drip, Facebook Ads, Google Ads, Google Analytics, HubSpot, Instagram, LinkedIn, Mailchimp, Moz, Semrush, Shopify, Stripe, YouTube, Vimeo ou encore WooCommerce.

Productif

Productive est une solution complète pour les agences soucieuses de rentabilité et d'une parfaite maîtrise de leurs opérations. Cette plateforme évolutive permet la consolidation des données, la planification des ressources, la budgétisation complexe, etc.

Les agences de marketing peuvent également l'utiliser pour stocker des données financières, gérer les prospects, établir des budgets et communiquer avec les équipes. Pour accélérer la livraison de vos projets, Productive vous permet de maintenir vos collaborateurs concentrés sur leurs priorités et d'optimiser ainsi le déroulement de vos projets.

Productive permet aussi le suivi du temps facturable et la génération automatique des factures. La plateforme vous permet de surveiller votre budget et vos marges en temps réel.

Whatagraph

Toute agence de marketing doit générer de nombreux rapports, que ce soit pour les équipes internes ou les clients. Whatagraph simplifie cette tâche en automatisant la création et la diffusion de ces documents. Cette plateforme est non seulement facile à utiliser et évolutive, mais elle est aussi capable d'extraire des données de plus de 40 sources différentes pour les présenter de manière transparente.

Les agences peuvent utiliser les modèles prédéfinis ou créer des rapports personnalisés. Les widgets, basés sur le glisser-déposer, offrent une flexibilité accrue aux utilisateurs. Il est également possible de fusionner des données sur Whatagraph à l'aide de formules personnalisées.

La plateforme permet de partager les rapports en direct via des liens, et de programmer leur envoi automatique. Vous aurez également un aperçu de vos performances par équipe, compte ou région.

Hive

Hive offre à votre agence tous les outils nécessaires pour exceller dans la gestion de projet. Vous pourrez y planifier et organiser de nombreux projets et tâches complexes. Il est également possible de définir les bases des projets et d'assigner des tâches aux différents membres de l'équipe.

Vous pouvez catégoriser les activités avec des étiquettes pour obtenir une visibilité totale de vos activités en temps réel. La plateforme vous permet également d'enregistrer le temps passé et les heures facturables. Hive centralise aussi les approbations, les commentaires et les requêtes des clients.

Gainapp

Gainapp est particulièrement adaptée aux agences de marketing numérique dont les efforts sont principalement axés sur l'engagement sur les médias sociaux. Les campagnes sur les réseaux sociaux nécessitent une collaboration en temps réel entre l'agence, l'équipe du client et le créateur de contenu.

La validation des maquettes et des textes doit se faire entre le créateur de contenu et le client, afin de recueillir les commentaires, les suggestions et les approbations. Tout cela peut être géré sur Gainapp sans difficulté.

Gainapp met en place le flux de travail simplifié suivant pour votre agence de marketing sur les médias sociaux :

• Créer, importer et télécharger des contenus visuels et des textes
• Stocker l'ensemble des ressources sur un cloud sécurisé
• Partager le compartiment nécessaire avec le client pour recueillir ses commentaires et suggestions
• Permettre aux gestionnaires de clients et d'agence d'approuver le contenu automatiquement
• Publier le contenu sur les différents médias sociaux

Vous pouvez tester leur interface grâce à un essai gratuit avant de souscrire à l'un de leurs forfaits payants.

Teamwork

Teamwork vous permet de diviser les projets complexes en une multitude de tâches et sous-tâches. Vous pouvez ensuite les organiser dans un calendrier en fonction des délais, des budgets et des dépendances.

Cette organisation peut être mise en place pour tous les types de projets : récurrents, facturés à l'heure ou ponctuels.

Voici les principales fonctionnalités de ce logiciel de gestion de projet d'agence :

• La gestion d'un nombre illimité de projets clients, simples ou complexes
• Le suivi de toutes les heures facturables
• L'accès des clients à une version allégée de l'application
• La flexibilité en cas d'augmentation ou de baisse des projets clients

Au moment de la rédaction de cet article, plus de 6 000 agences utilisent Teamwork dans le monde entier pour une gestion efficace et abordable de leurs projets, qu'il s'agisse d'agences travaillant à distance, en présentiel ou en mode hybride.

Accelo

Accelo est devenu l'un des principaux développeurs de logiciels d'automatisation d'entreprise pour les agences numériques. Leur expérience du secteur leur confère une excellente compréhension des enjeux liés à la gestion d'une agence de marketing numérique.

Grâce à cette connaissance, ils ont créé Accelo, un outil qui vous apporte les avantages suivants :

• Le regroupement de votre personnel, de la facturation et des clients sur une seule et même application
• La capture précise de toutes les heures facturables
• La synchronisation des calendriers de tout le personnel, pour optimiser l'utilisation du temps de travail
• La mise en place d'une communication client fluide pour une satisfaction accrue
• Le respect des budgets de projet
• La gestion de projet en ligne, que ce soit pour des projets ponctuels, récurrents ou facturés à l'heure
• L'amélioration de la rentabilité de votre agence, dès le premier jour, en limitant le gaspillage d'heures facturables et les pertes

Improvado

Improvado utilise des techniques ETL (Extraction, Transformation, Chargement) pour intégrer les données. Grâce à ces outils, l'application regroupe les données marketing de l'agence issues de divers projets, équipes, employés et applications, afin de vous donner une vision claire de la situation.

L'outil vous permet de connecter des sources de données externes provenant de différentes plateformes de campagne, telles que Google Ads, Instagram, Twitter, Shopify, Bing Ads, LinkedIn, YouTube ou Facebook Ads.

Une fois les données collectées, vous pouvez créer des visualisations sur des plateformes telles que Google Data Studio, Tableau, Power BI et Looker directement depuis l'application Improvado.

Vous pouvez aussi stocker les données de votre agence sur des bases de données robustes telles que PostgreSQL, Google Big Query, ClickHouse, MariaDB ou Snowflake.

Conclusion

Selon une étude récente sur le marché mondial du marketing numérique, Expert Market Research (EMR) a estimé que cette industrie représentait environ 305 milliards de dollars en 2020.

Le rapport indique également que le marché devrait connaître une croissance annuelle moyenne de 17,6 % entre 2021 et 2026, pour atteindre environ 807 milliards de dollars de revenus d'ici la fin de l'année 2026.

En résumé, les agences de marketing numérique sont là pour durer. Cependant, elles doivent adopter des logiciels de gestion de projet afin de simplifier leur gestion client.

Vous pouvez ensuite consulter d'autres outils de marketing numérique qui pourront vous aider à accroître vos revenus et l'engagement de vos clients.