Ces incroyables logiciels de gestion de projets d’agence peuvent vous aider si vous trouvez la gestion de projets d’agence difficile.
Le marketing numérique est devenu la norme de référence en matière de marketing pour tout produit et service. La plupart des entreprises qui ont besoin de marketing numérique peuvent ne pas gérer fonctionnellement le marketing en ligne car elles manquent d’une équipe dédiée.
Pour combler le vide, de nombreuses agences de marketing numérique ont vu le jour. Par conséquent, les outils de gestion de projet d’agence sont devenus incontournables pour ces agences.
Cet article vous présentera certains logiciels de gestion d’agence leaders et abordables que votre équipe marketing peut utiliser.
Table des matières
Problèmes courants rencontrés par les agences de marketing
#1. La gestion des clients
La plupart des agences de marketing signalent que la gestion des clients en temps réel est le principal défi. Lorsque votre agence se développera, vous gérerez 5 à 10 clients à la fois. Cela est également nécessaire pour les revenus et la rentabilité. Mais superviser quotidiennement les projets de tous les clients et rendre compte des progrès est intimidant.
#2. Gestion de projet
Lorsque votre clientèle augmente, le nombre de projets actifs augmente également. Vous ne pouvez plus gérer ces projets sur une feuille de calcul. Sans oublier que les erreurs humaines, la suppression accidentelle de tâches, les tâches en attente depuis longtemps, l’absence de ressources pour les tâches, etc., font de la gestion de votre agence un cauchemar.
#3. Collaboration
Lorsque vous démarrez une agence de marketing numérique et acceptez des projets clients, vous verrez bientôt que l’équipe de projet travaille en silos.
Les propriétaires d’agence remarquent souvent que l’équipe est occupée par des tâches qu’ils aiment, principalement des tâches faciles. Et ils trouvent difficile de communiquer avec toute l’équipe sur l’achèvement des tâches, le développement de contenu, etc.
#4. Gestion des ressources marketing
La gestion de plusieurs clients signifie que vous finirez par mélanger le contenu d’un client avec l’autre. Sans oublier que tout stocker sur les PC de créateurs de contenu distincts rend difficile l’accès aux ressources multimédias lorsque l’équipe de gestion des médias sociaux ou du PPC doit publier du contenu.
#5. Livraison à temps des livrables du projet
Les membres de votre équipe de projet peuvent tergiverser dans la livraison des livrables du projet à temps, car vous manquez de supervision claire du projet.
Alternativement, votre ressource multimédia, votre contenu, vos publications sur les réseaux sociaux, vos publicités PPC, etc. sont prêts, mais l’équipe concernée n’avance pas dans ses tâches.
Sans oublier que vous constatez qu’un contenu demandé a été créé, mais que personne n’a pensé à l’envoyer par e-mail au client.
Quelle que soit la raison, vous êtes lié à des retards dans les projets clients lorsque vous maintenez une agence de marketing numérique.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet d’agence ?
Les outils de gestion de projet d’agence sont des applications de travail spéciales qui aident les agences de marketing numérique.
Un logiciel de gestion de projet d’agence est généralement livré avec les fonctionnalités suivantes :
- Un centre de commande ou un tableau de bord d’agence pour une vue globale de tous les projets sur un seul écran
- Saisie automatique des feuilles de temps pour les projets horaires
- Un référentiel de contenu sécurisé et centralisé pour tous les actifs créatifs
- Tableaux blancs numériques pour les séances de brainstorming
- Outil d’analyse de données pour créer des rapports de projet
- Accès aux outils basé sur les rôles pour une collaboration externe et interne transparente
- Accès aux applications professionnelles de n’importe où sur n’importe quel appareil sans compromettre la sécurité
- Outils de gestion de projet comme les diagrammes de Gantt, la gestion des dépendances, la matrice des priorités, etc.
Lorsque vous déplacez les projets de votre agence sur une telle application et que vous implémentez son utilisation pour tous les projets clients dans toutes les équipes, vous éliminez la plupart des goulots d’étranglement dans la gestion d’un projet.
Comment le logiciel de gestion de projet d’agence aide-t-il ?
- Vous obtenez un contrôle complet sur tous les projets clients avec la vue du tableau de bord des projets en cours.
- Surveillez l’utilisation quotidienne des ressources du projet et attribuez les tâches de manière rationnelle.
- Créez un état des lieux des compétences, afin de ne pas vous engager sur un projet client pour lequel les compétences nécessaires ne sont pas disponibles.
- Donnez à l’équipe de projet un accès facile aux applications professionnelles, aux ressources multimédias, au contenu, etc. à partir d’un logiciel centralisé.
- Enregistrez les activités de toutes les ressources du projet pour l’audit et l’évaluation des performances.
- Ne manquez jamais les heures facturables ou le contenu d’un projet client.
- Offrez aux membres de votre équipe un espace de travail accessible pour collaborer facilement sur des idées, des actifs créatifs, du contenu, des codes, etc.
Jusqu’à présent, vous avez parcouru les bases d’un logiciel de gestion de projet d’agence. Découvrez ci-dessous quelques applications de gestion d’agence exceptionnelles que les agences de marketing numérique performantes utilisent dans le monde entier :
Lundi
Si vous êtes une agence créative, monday.com vous permet de tout gérer : projets, campagnes marketing, pipelines de ventes, calendriers d’événements, etc. Ici, les agences peuvent suivre les projets des clients, gérer l’historique des clients, planifier des tâches internes, collaborer sur des projets et gérer les factures et les paiements.
Sur monday.com, les entreprises peuvent facilement attribuer des tâches à leurs coéquipiers et les suivre. Lors de l’attribution d’une nouvelle tâche, la personne est avertie, ce qui augmente l’appropriation et la responsabilité. On peut voir tous les projets et tâches dans les vues de la chronologie et du calendrier.
monday.com vous aide à respecter les délais avec succès, en affichant l’état du projet et la date d’échéance en un coup d’œil. Ainsi, les équipes peuvent savoir quels projets sont en bonne voie et lesquels sont en retard. Un tableau partageable et divers modèles sont également disponibles ici.
Cette plate-forme dispose également d’une fonction de suivi du temps pour suivre le temps que vous passez sur chaque tâche et projet. De plus, si les clients vous paient à l’heure, vous pouvez utiliser ce même outil pour enregistrer le temps total investi dans un projet à des fins de facturation.
Wrike
Wrike est un logiciel efficace pour la gestion de projets d’agence qui vous permet de réaliser plus de projets en moins de temps. Il offre une vue à 360° de chaque tâche et projet que vous avez entre les mains pour un profit maximal.
Cette plateforme est un espace de travail unifié qui stocke toutes vos ressources pour booster votre efficacité et fluidifier la communication d’équipe. Comme les collègues peuvent collaborer de manière transparente, il n’y aura aucun obstacle et plus de productivité.
De plus, cet outil vous aide à offrir visibilité et transparence afin que vous puissiez rendre chaque partie prenante heureuse et attendre sa loyauté. Ses autres fonctionnalités mises en évidence incluent:
- Outil de balisage visuel en temps réel
- Vue de la charge de travail
- Calendriers d’équipe partagés
- Diagramme de Gantt en un clic
- Suivi du temps
- Personnalisation du flux de travail
Si vous utilisez ce logiciel, il n’est pas nécessaire de basculer entre les différentes autres applications que vous utilisez. Il prend en charge l’intégration avec Salesforce, Tableau, Google Drive, SharePoint, OneDrive, Jira, MS Excel, Slack, Dropbox et HubSpot.
AgenceAnalytics
AgencyAnalytics est un outil fiable pour les agences de marketing. Il vous permet de faire évoluer votre entreprise avec des fonctionnalités telles que des rapports clients automatisés et des tableaux de bord personnalisables. Les agences obtiendront également les attributs suivants de cet outil :
- Modèles de rapport marketing personnalisables
- Générateur de rapports par glisser-déposer pour l’automatisation
- Tableau de bord personnalisé avec des mesures personnalisées, des objectifs, des widgets et du contenu intégrable
- Fonctionnalité pour suivre les progrès vers les objectifs
- Suite d’outils SEO pour les audits de sites, le classement des mots clés et la surveillance des backlinks
De plus, vous pouvez vous connecter à plus de 70 canaux marketing d’AgencyAnalytics, y compris Ahrefs, Amazon ads, BrightLocal, Campaign Monitor, Drip, Facebook Ads, Google Ads, Google Analytics, HubSpot, Instagram, LinkedIn, Mailchimp, Moz, Semrush, Shopify, Stripe , YouTube, Viméo, WooCommerce.
Productif
Productive est une destination unique pour toutes les agences à la recherche de rentabilité et d’une forte emprise sur leurs opérations. Cette plate-forme évolutive peut être utilisée pour la consolidation des données, la planification des ressources, la budgétisation complexe, etc.
De plus, les sociétés de marketing peuvent également l’utiliser pour stocker des données financières, gérer des prospects, créer des budgets et communiquer avec l’équipe. Si vous souhaitez livrer vos projets plus rapidement, utilisez cette plateforme pour garder tous vos coéquipiers concentrés sur leurs priorités et ainsi rationaliser votre travail de projet.
Productive peut également suivre le temps facturable pour gagner du temps en générant automatiquement des factures. De plus, la même plateforme peut surveiller votre budget et vos marges bénéficiaires en temps réel.
Whatagraphe
Chaque agence de marketing doit créer de nombreux rapports pour les équipes croisées et les clients. Whatagraph facilite cette tâche en automatisant les processus de création et de livraison des rapports. Cette plate-forme est non seulement conviviale et évolutive, mais également capable d’extraire des données de plus de 40 sources pour les présenter de manière transparente.
Les agences peuvent utiliser n’importe lequel de ses modèles prédéfinis ou créer un rapport à partir de zéro. Ses widgets glisser-déposer permettent une flexibilité pour les utilisateurs. En outre, vous pouvez fusionner des données sur Whatagraph à l’aide de formules personnalisées.
De plus, cette plate-forme prend en charge le partage de rapports en direct via des liens et des rapports de planification à envoyer automatiquement. Il vous donne également un aperçu de vos performances par équipes, comptes ou régions.
Ruche
Hive vous offre tous les outils dont une agence de marketing a besoin pour exceller dans la gestion de projet. Ici, vous pouvez planifier et organiser de nombreux projets et tâches complexes. Il convient également pour définir les lignes de base du projet et attribuer des tâches à différents membres de l’équipe.
Vous pouvez étiqueter et catégoriser les activités ici pour obtenir une visibilité complète de vos activités en temps réel. On peut utiliser la même plateforme pour enregistrer le temps et les heures facturables. Hive peut également centraliser les approbations, les commentaires et les demandes des clients.
Gainapp
Gainapp est particulièrement adapté aux agences de marketing numérique qui se concentrent en priorité sur les engagements sur les réseaux sociaux. Dans les campagnes sur les réseaux sociaux, votre agence doit collaborer avec l’équipe du client et du créateur de contenu en temps réel.
Les conceptions et les copies de texte doivent passer du créateur de contenu au client et inversement pour obtenir des commentaires sur la conception, des suggestions créatives et des approbations. Vous pouvez faire tout cela sur Gainapp sans effort.
Gainapp crée le flux de travail facile à utiliser suivant pour votre agence de marketing sur les réseaux sociaux :
- Créer, importer et télécharger du contenu créatif et des copies
- Mettez tout le contenu dans un stockage cloud sécurisé dans des compartiments
- Partagez le compartiment requis avec le client pour obtenir des commentaires et des suggestions
- Les gestionnaires de clients et d’agences peuvent approuver le contenu automatiquement
- Publier le contenu sur les poignées de médias sociaux
Vous pouvez commencer votre essai gratuit pour en savoir plus sur leur interface avant de passer par leurs forfaits payants.
Travail en équipe
Vous pouvez utiliser Teamwork pour décomposer des projets complexes en plusieurs tâches et sous-tâches. Ensuite, organisez-les dans un calendrier en fonction de leur temps d’exécution budgétisé, des délais et des dépendances.
Ce n’est pas juste pour un projet. Vous pouvez le faire pour autant de projets que possible, qu’ils soient récurrents, facturés à l’heure ou ponctuels.
Voici les principales caractéristiques de ce logiciel de gestion de projet d’agence :
- Gérer un nombre illimité de projets clients simples ou complexes
- Suivre et surveiller toutes les heures facturables
- Les clients peuvent également accéder à une version murale de l’application
- Augmenter et réduire à mesure que les projets des clients augmentent ou diminuent
Au moment de la rédaction de cet article, plus de 6 000 agences mondiales utilisent Teamwork pour une gestion de projet efficace et abordable pour les agences distantes, physiques et hybrides.
Accélo
Accelo est devenu l’un des principaux développeurs de logiciels d’automatisation d’entreprise d’une agence numérique. Par conséquent, il comprend les points faibles de la gestion des agences de marketing numérique.
Forte de son expérience dans le secteur, elle a créé l’outil de gestion d’agence Accelo qui vous profite sur les points suivants :
- Rassemble votre personnel, votre facturation et vos clients dans une seule application centrale
- Capturez toutes les heures facturables avec précision
- Synchronisez les horaires de tout le personnel de votre agence de marketing numérique pour utiliser efficacement la journée de travail du personnel
- Créez un support de communication client sans effort pour les garder heureux
- Respecter le budget des projets clients
- Gestion de projet en ligne pour les projets clients ponctuels, horaires et récurrents
- Rentabilisez votre agence dès le premier jour en réduisant le gaspillage d’heures facturables et les fuites
Improvisé
Improvado applique la technique d’extraction, de transformation et de chargement ou les outils ETL pour l’intégration de données. Avec l’aide d’ETL, l’outil regroupe les données marketing de l’agence de divers projets, équipes, employés individuels et applications professionnelles pour vous donner une vue claire du statut de l’agence.
L’outil vous permet de connecter des sources de données tierces à partir de diverses plates-formes de campagne telles que Google Ads, Instagram, Twitter, Shopify, Bing ads, LinkedIn, YouTube, Facebook Ads, etc.
Une fois que vous avez collecté des données de projet à partir des sources ci-dessus, vous pouvez créer des visualisations de données sur des plates-formes telles que Google Data Studio, Tableau, Power BI et Looker directement à partir de l’application Web Improvado.
Vous pouvez également stocker les données de votre agence de marketing numérique sur des plates-formes de base de données robustes telles que PostgreSQL, Google Big Query, ClickHouse, MariaDB, Snowflake, etc.
Derniers mots
Selon une récente enquête sur les activités mondiales de marketing numérique, Expert Market Research (EMR) a rapporté que le marketing numérique a créé une énorme entreprise d’environ 305 milliards de dollars en 2020.
Le rapport indique également que l’industrie devrait connaître un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 17,6 % de 2021 à 2026 et accumulera environ 807 milliards de dollars de revenus d’ici la fin de 2026.
En un mot, les agences de marketing numérique sont là pour rester. Cependant, ils doivent adopter un logiciel de gestion de projet d’agence pour faciliter la gestion des clients.
Ensuite, vous pouvez consulter les outils de marketing numérique pour augmenter les revenus et l’engagement.