Découvrez une sélection de modèles Smartsheet de premier ordre, conçus pour optimiser la gestion de vos projets et de vos processus opérationnels, quel que soit votre secteur d’activité.
Smartsheet s’impose comme un acteur majeur dans le domaine de la gestion de projets, du travail collaboratif et de l’organisation, que ce soit pour les petites entreprises ou les grandes corporations. Un récent rapport de Datanyze révèle que Smartsheet détient une part de marché de 5,28 % dans le secteur des outils de gestion de projet et de collaboration.
Il est donc indéniable qu’un nombre significatif d’organisations s’appuient sur Smartsheet pour orchestrer leurs tâches et leurs projets. Si vous faites partie de ces utilisateurs et que vous souhaitez gagner du temps dans la gestion de votre activité, les modèles Smartsheet sont une ressource précieuse.
Continuez votre lecture pour explorer des modèles Smartsheet professionnels et performants qui vous permettront de vous lancer dans la gestion de projet ou de travail en quelques instants.
Qu’est-ce qu’un modèle Smartsheet ?
Les modèles sont des feuilles de calcul Smartsheet pré-configurées, destinées à la gestion de projets ou de tâches, que vous pouvez utiliser pour des situations professionnelles similaires. La bibliothèque de contenu de Smartsheet regorge de modèles. Vous n’aurez donc aucun mal à en trouver un qui corresponde à votre entreprise ou à votre secteur.
Ces modèles contiennent tous les champs indispensables à une feuille de gestion de projet. Par exemple, un modèle de plan d’événement et de budget inclut généralement :
- Des colonnes pour le nom de la tâche, le responsable, l’avancement, les risques, la date limite, la quantité, le budget, les notes, etc.
- Les tâches et les sous-tâches
- Différentes vues comme les diagrammes de Gantt, la vue en mode carte, la vue calendrier, etc.
Il vous suffit ensuite de modifier les champs des tâches et des sous-tâches pour lancer votre projet de gestion d’événements.
L’accès à l’ensemble des modèles Smartsheet est inclus dans votre abonnement payant. De plus, l’équipe de développement de Smartsheet enrichit régulièrement la bibliothèque avec de nouveaux modèles.
Pourquoi utiliser les modèles Smartsheet ?
La raison principale d’opter pour des modèles de gestion de projet ou de travail dans Smartsheet est de pouvoir démarrer vos projets sans délai. Voici d’autres avantages que vous pouvez considérer :
- Assurez la cohérence de vos projets et feuilles de gestion. Les clients peuvent changer, mais vos rapports, analyses et données resteront uniformes.
- Les modèles sont créés par des experts de Smartsheet, garantissant l’utilisation de terminologies commerciales standard et de formats de rapports appropriés.
- La création d’un modèle de projet à partir de zéro est chronophage. Vous pouvez vous concentrer sur la planification du projet et les réunions d’équipe, Smartsheet se chargeant de la création de votre projet.
- Les entrepreneurs et les chefs de projet novices peuvent lancer leurs projets Smartsheet sans nécessiter d’assistance professionnelle onéreuse, grâce aux modèles mis à disposition.
Comment accéder aux modèles Smartsheet ?
Vous êtes probablement impatient d’utiliser les modèles. Si vous rencontrez des difficultés pour trouver ceux qui vous conviennent, pas d’inquiétude ! Voici les étapes à suivre pour naviguer dans la bibliothèque de modèles Smartsheet :
S’inscrire à Smartsheet
Si vous n’avez pas encore de compte, voici la procédure à suivre pour en créer un. Smartsheet vous offre une période d’essai gratuite de 30 jours.
- Cliquez sur le bouton « Essayer Smartsheet gratuitement ».
- Dans la fenêtre « Vous n’avez pas de compte ? », cliquez sur « Créer un ».
- Saisissez votre adresse e-mail ou inscrivez-vous via votre compte Google/Microsoft.
Se connecter à Smartsheet
Si vous avez déjà un compte, voici les étapes à suivre :
- Rendez-vous sur le portail de connexion de l’application web Smartsheet.
- Saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe.
- Cliquez sur le bouton « Se connecter ».
- Si vous vous êtes déjà inscrit via Google, Apple ou Microsoft, sélectionnez l’option correspondante pour une connexion rapide.
Obtenir des modèles Smartsheet
- Une fois connecté, vous arrivez sur l’onglet « Accueil ».
- Pour explorer les modèles, rendez-vous dans l’onglet « Centre de solutions » ou cliquez sur le bouton « Créer » de l’onglet « Accueil ».
- Dans l’onglet « Accueil », cliquez sur « Créer » dans le coin supérieur droit de l’application web.
- Un menu contextuel s’ouvre avec des options telles que « Feuille », « Formulaire », « Rapport », « Parcourir les modèles », etc.
- Cliquez sur « Parcourir les modèles ».
- Vous êtes alors redirigé vers le « Centre de solutions » et l’écran « Parcourir toutes les solutions » devrait s’afficher.
- Cliquez sur « Voir plus de modèles » ou « Voir plus d’ensembles de modèles », selon votre choix. Les ensembles de modèles incluent des ressources de travail supplémentaires telles que des tableaux de bord, des rapports, des formulaires, etc.
- Vous obtenez alors la liste complète des modèles Smartsheet.
- Vous pouvez affiner la liste en utilisant les options de filtrage telles que « Clients et prospects », « Finance et comptabilité », « Ressources humaines », « Informatique », etc., dans le volet de navigation sous la colonne « Centre de solutions ».
Meilleurs modèles Smartsheet par secteur d’activité
Marketing numérique
Le modèle de plan marketing numérique intégré est idéal pour les équipes marketing qui gèrent diverses demandes d’assistance et créatives émanant d’autres services. Vous pouvez utiliser cette feuille Smartsheet pour lancer une campagne de marketing numérique complète.
Cette feuille inclut des formules de tableur avancées, des automatisations de flux de travail et des options de formatage de texte personnalisées. Elle intègre également une planification détaillée du projet, des informations précises sur les plans marketing et un récapitulatif pour les responsables.
Vous pouvez facilement basculer entre le mode Grille et le diagramme de Gantt, car le modèle contient les colonnes de fin et de durée nécessaires. Une colonne « Indicateur » permet de mettre en évidence une phase du projet. Enfin, une colonne « Budget/Dépenses » est dédiée au suivi de vos dépenses marketing.
Commerce de détail
Le secteur de la vente au détail est confronté à des défis liés à la gestion des stocks. C’est pourquoi Smartsheet propose un tableau automatisé de suivi des stocks qui simplifie les opérations commerciales suivantes :
- Optimisation de la productivité du service des stocks
- Équilibrer les ventes, les commandes et les stocks
- Identifier la date de réapprovisionnement idéale
- Réduire les coûts liés aux excédents de stock
- Accéder instantanément aux informations des fournisseurs
Le modèle de suivi des stocks comporte une zone de saisie de données à droite et des informations fixes à gauche. Il comprend des colonnes utiles par défaut telles que « Département », « Statut de réapprovisionnement », « Nom de l’article », « Valeur du stock », etc.
Vous pouvez automatiser votre gestion des stocks grâce au modèle de gestion des stocks avec codes-barres, qui possède une colonne dédiée aux codes-barres des produits. Vous pouvez scanner les codes-barres ou synchroniser la feuille avec un outil ERP pour suivre le nombre de marchandises en entrepôt.
Construction et ingénierie
Votre entreprise de construction peut tirer un avantage considérable de l’utilisation des modèles Smartsheet suivants :
- Modèle de suivi de la documentation de construction
- Modèle de planification des équipements
- Modèle de budget de construction
- Modèle de calendrier de construction avec diagramme de Gantt
Le modèle de planification de la construction est particulièrement adapté pour planifier, suivre et visualiser votre projet de construction. Vous pouvez copier et renommer le modèle pour l’utiliser dans plusieurs projets.
Ce modèle est compatible avec les applications web et mobiles. Les ingénieurs et superviseurs peuvent donc mettre à jour les colonnes nécessaires, notamment celles dédiées à l’état d’avancement, la date de début, la date de fin, le responsable, le pourcentage d’achèvement, la durée et les notes.
La colonne « Nom de la tâche » contient la plupart des tâches et sous-tâches de construction, telles que la plomberie, l’isolation, l’installation d’armoires, etc. Si vous développez les tâches, vous trouverez des sous-tâches telles que les travaux de sol, le gros œuvre, l’isolation, la salle de bain principale, la cuisine, le sous-sol, etc.
Divertissement et hôtellerie
Le secteur de l’hôtellerie et du divertissement doit assurer le suivi précis des dépenses, de la responsabilité des tâches, de la présence des invités, de la billetterie, du rapprochement des ventes et des revenus, ainsi que de la consommation de repas en temps réel.
Pour répondre à ces besoins, voici les feuilles de calcul Smartsheet qui vous seront utiles :
- Modèle de lancement d’événement et de budget
- Modèle de gala de collecte de fonds
- Modèle d’hôtel et de laissez-passer pour le personnel d’événement
- Modèle de plan de tâches d’événement
Par exemple, le modèle « Event Staff Hotel & Passes » est idéal pour gérer l’hébergement hôtelier de votre personnel ou des participants à un événement.
Le tableau de bord du projet contient des colonnes importantes telles que le type de laissez-passer, le coût du laissez-passer, l’estimation du coût de l’hôtel, le nom de l’hôtel, l’enregistrement, le départ, la carte de crédit et le tarif.
Finance et services financiers
Vous aurez besoin de capacités de saisie de données précises et de processus d’audit simplifiés pour vos projets de services financiers. Les modèles Smartsheet suivants pourraient répondre à la plupart de vos besoins dans ce secteur :
- Modèle de liste de contrôle de projet d’introduction en bourse
- Modèle de calendrier d’amortissement des prêts
- Modèle de clôture financière de fin de mois
Supposons que vous envisagiez une introduction en bourse. C’est un projet majeur pour toute entreprise souhaitant lever des fonds sur le marché boursier. Utilisez la feuille de calcul Smartsheet pour planifier chaque étape du processus, même si vous n’êtes pas familier avec toutes les phases.
La colonne « Travaux préparatoires » décrit déjà toutes les tâches indispensables à mener à bien, telles que :
- États financiers
- Préparation à la vérification diligente
- Préparation de la double classe
- EIP et ESPP
- Préparation S-1
- Période d’examen de la SEC
- Finalisation et dépôt public du formulaire S-1
Les autres champs importants dont vous avez besoin sont la date de début, la date d’échéance, les semaines T-moins, les dépendances, la durée et le responsable.
Fabrication
Vos usines de fabrication ont besoin de diverses matières premières, d’équipements, de recettes de produits et de directives de développement de produits. Vous pouvez suivre efficacement tous ces éléments à l’aide des feuilles de gestion de projet disponibles dans Smartsheet. Vous aurez notamment besoin des éléments suivants :
- Journal de rapport d’incident avec modèle de formulaire
- Approbation de nouveau produit avec modèle de formulaire
- Modèle de calendrier de développement de nouveaux produits
- Modèle de calendrier de maintenance des machines
Le modèle de calendrier de maintenance des machines est une simple liste de contrôle que vous pouvez imprimer ou utiliser numériquement. Il comprend les champs essentiels tels que l’état de la machine, le nom de la machine, l’emplacement, la date de la dernière maintenance, la date de la prochaine maintenance, la fréquence de maintenance, le technicien affecté à la machine et des notes.
Ressources humaines
Smartsheet propose des modèles extrêmement utiles pour les agences de recrutement. Les entreprises qui gèrent leur propre équipe de recrutement peuvent également utiliser ces feuilles de calcul Smartsheet. Voici quelques exemples pertinents :
- Répertoire d’informations sur les employés
- Liste de vérification d’évaluation des employés
- Formulaire de candidature
- Suivi des candidatures
- Suivi des CV avec formulaire
- Documents de cessation d’emploi
- Processus d’entretien avec diagramme de Gantt
- Liste de vérification pour les nouveaux employés
- Feuille de présence avec approbation automatisée
Supposons que vous deviez embaucher 10 employés pour votre équipe marketing. Le modèle « Processus d’entretien avec diagramme de Gantt » est idéal dans ce cas.
Cette feuille de calcul comprend toutes les phases d’un processus de recrutement, telles que la phase de pré-entretien, la phase d’entretien avec les candidats, la phase de sélection et la phase d’embauche.
Le tableau de bord du projet affiche automatiquement un diagramme de Gantt dans le volet de navigation de droite et une vue Calendrier dans les colonnes supérieures. Les responsables des RH peuvent ainsi suivre l’état d’avancement du projet en consultant le tableau de bord du diagramme de Gantt.
Organisations à but non lucratif
Les modèles Smartsheet suivants conviennent aux organisations à but non lucratif et aux ONG :
- Plan marketing d’événements à but non lucratif
- Soumissions de l’équipe de terrain avec formulaire
- Gestion des donateurs
- Liste des bénévoles
Le processus comptable des organisations à but non lucratif est crucial pour maintenir leur statut d’exonération fiscale. Vous devez donc suivre les données relatives aux donateurs, telles que le montant de leurs dons, leur nom, leur adresse et leur numéro d’identification fiscale.
Le modèle de gestion des donateurs de Smartsheet est une solution idéale, car il inclut tous les champs de données standards dont vous pourriez avoir besoin.
Les en-têtes de colonne par défaut sont par exemple l’année du don, le nom du donateur, l’e-mail, le numéro de téléphone, l’adresse, la région et le nom du fonds. Les feuilles de calcul Smartsheet étant compatibles, vous pouvez facilement exporter ces données vers d’autres logiciels de comptabilité pour organisations à but non lucratif.
Comptabilité
Smartsheet offre un large éventail de modèles pour les agences comptables et les entreprises. Voici quelques exemples notables à votre disposition :
- État des flux de trésorerie
- Bilan
- Compte de résultat
- Clôture financière de fin de mois
- Préparation annuelle des impôts
Les petites, moyennes et jeunes entreprises peuvent économiser des milliers d’euros en utilisant ces modèles. La gestion de ces modèles Smartsheet vous permet de respecter les réglementations comptables sans avoir recours à une agence externe.
Alternatives aux modèles Smartsheet
Vous avez exploré la vaste bibliothèque de modèles de Smartsheet. Voici maintenant d’autres applications de gestion de projet qui proposent également des modèles :
Modèles monday.com
monday.com dispose d’une riche bibliothèque de modèles pour différents secteurs d’activité. Vous y trouverez des modèles vedettes pour le marketing, la gestion de projet, la conception, les ventes et le CRM, les RH et le développement de logiciels. Vous pouvez également parcourir d’autres modèles en sélectionnant des catégories d’entreprise dans le panneau de navigation de gauche.
Modèles ClickUp
La bibliothèque de modèles de ClickUp met en avant les modèles les plus fréquemment utilisés directement sur la page d’accueil. Ces modèles sont issus de secteurs tels que la conception, la créativité, l’ingénierie, la finance, les produits et la comptabilité. Vous pouvez affiner votre recherche en utilisant les filtres de niveaux et de cas d’utilisation présents dans la barre latérale gauche.
Conclusion
Les modèles sont des outils formidables pour lancer de nouveaux projets sans tâtonnements ni erreurs humaines. C’est pourquoi la plupart des applications de gestion de projet proposent des modèles pré-configurés. Smartsheet ne fait pas exception et propose des modèles gratuits pour une utilisation personnelle ou professionnelle sans licence nécessaire.
Cet article a présenté une sélection de modèles Smartsheet exceptionnels pour la gestion de projets et d’entreprises. Vous devriez facilement trouver un modèle Smartsheet adapté à votre activité. Commencez à utiliser ces modèles dès maintenant ou personnalisez-les selon vos besoins.
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