Utilisez la fonction de balayage intégrée dans Outlook Online pour effacer les e-mails indésirables

Pour optimiser la gestion de votre messagerie, Outlook propose des outils intégrés tels que le tri intelligent, la suppression des doublons de conversations et la boîte de réception Prioritaire. Outlook Online va plus loin avec la fonctionnalité "Balayage", un outil puissant pour filtrer et déplacer vos emails selon des règles personnalisables. Découvrons son fonctionnement.

L'outil "Balayage" permet de définir des règles de transfert pour les emails provenant d'expéditeurs spécifiques. Ces règles s'appliquent automatiquement une fois par jour, et vous pouvez les configurer pour n'importe quel dossier, pas uniquement la boîte de réception principale.

Accessible depuis la barre d'outils en haut d'Outlook en ligne, l'option "Balayage" devient visible lorsque vous sélectionnez un email (à l'exception des messages provenant de vous-même ou de Microsoft concernant les messages déplacés par le tri intelligent).

Le fonctionnement de "Balayage" repose sur le déplacement des messages. Vous pouvez choisir où envoyer les emails filtrés.

Par défaut, "Balayage" déplace tous les emails de l'expéditeur sélectionné vers le dossier "Éléments supprimés". Il peut ainsi servir à la fois de gestionnaire et de filtre anti-spam.

Vous pouvez personnaliser la destination des emails en choisissant n'importe quel dossier, y compris la boîte de réception. "Balayage" ne sert donc pas uniquement à vider votre boîte de réception, mais également à l'organiser.

Si vous souhaitez classer vos emails, "Balayage" vous permettra de transférer tous les emails d'un expéditeur particulier, par exemple de votre dossier "Archive" vers un dossier spécifique, et d'appliquer une catégorie à l'ensemble, le tout en un clin d'œil. Une méthode beaucoup plus rapide que de rechercher et traiter chaque email manuellement.

La seconde option – "Déplacer tous les messages du dossier et tous les messages futurs" – déplace tous les emails de l'expéditeur sélectionné, et configure également un filtre pour que tous les emails futurs de cet expéditeur soient automatiquement transférés.

Cette seconde option est encore plus puissante qu'il n'y paraît. Elle fonctionne dans n'importe quel dossier, et vous permet donc d'automatiser votre système de classement. Si vous avez l'habitude de classer manuellement chaque email après l'avoir traité, "Balayage" permet de rendre cette tâche automatique.

Par exemple, configurez une règle de balayage dans votre dossier "Archive" pour que tous les emails d'un expéditeur particulier soient transférés vers le dossier correspondant. Ainsi, lorsque vous traitez un email depuis votre boîte de réception, il vous suffit de l'archiver, et la règle "Balayage" le placera automatiquement au bon endroit.

La troisième option – "Toujours conserver le dernier message et déplacer le reste du dossier" – est une version dynamique de l'outil de nettoyage des conversations disponible dans le client Outlook. Cet outil s'exécute manuellement, mais la version "Balayage" automatise ce processus.

Cette option est particulièrement utile pour les emails automatisés, comme les rappels d'un système de gestion du temps ou les notifications régulières.

Enfin, la dernière option – "Toujours déplacer les messages datant de plus de 10 jours du dossier" – s'adresse à ceux qui sont submergés par les emails qui s'accumulent dans la boîte de réception.

En effet, bon nombre d'emails qui ne sont pas traités dans la semaine ne le seront probablement jamais. Cette option permet de les retirer automatiquement de votre boîte de réception.

Cette option est également idéale pour les emails qui contiennent des informations limitées dans le temps. Si vous recevez régulièrement des emails concernant les événements locaux de la semaine à venir, cette option est parfaite pour les traiter automatiquement. Si vous les lisez, tant mieux, vous pouvez les gérer manuellement. Sinon, laissez "Balayage" faire le travail pour vous.

Il n'est pas nécessaire de supprimer systématiquement ces emails, vous pouvez les envoyer dans n'importe quel dossier de votre choix. Les emails concernant des bons d'échange peuvent être supprimés, alors que les emails de votre association d'astronomie locale peuvent être archivés.

Pour consulter ou supprimer vos règles de balayage, accédez aux Paramètres > Afficher tous les paramètres Outlook.

Puis, ouvrez E-mail > Balayer.

Vous visualiserez alors toutes les règles de balayage que vous avez créées, et vous aurez la possibilité de les supprimer.

En résumé, "Balayage" est un outil de gestion très puissant pour optimiser la gestion de votre messagerie. Que ce soit pour désencombrer votre boîte de réception ou pour améliorer votre flux de travail en transférant automatiquement les emails vers différents dossiers, "Balayage" est un atout précieux pour maîtriser votre messagerie.