Ultimate Google Sheets FAQ Cheat Sheet à mettre en signet pour plus tard
Disposer d'un aide-mémoire pour Google Sheets est extrêmement utile, surtout si vous envisagez de délaisser le coûteux Microsoft Excel.
Malgré une certaine lenteur, la Suite Google gagne régulièrement de nouveaux adeptes. L'accès gratuit pour un usage personnel facilite grandement son adoption.
Et indéniablement, Google Sheets est l'un des outils les plus essentiels de Google Suite.
Nous avons donc pensé qu'il serait judicieux de créer cette ressource pour les utilisateurs de Google Sheets, afin de les aider à accomplir leurs tâches plus rapidement.
Cette compilation regroupe ainsi les instructions les plus fréquemment recherchées sur Google.
C'est parti !
Combiner des cellules dans Google Sheets
Vous avez la possibilité de fusionner des cellules verticalement ou horizontalement dans Google Sheets. De plus, une troisième option permet de tout combiner, en conservant la valeur de la cellule située en haut à gauche.
Le processus consiste à sélectionner les cellules concernées, puis à choisir l'option de fusion appropriée.
Horizontalement
Verticalement
Tout combiner
Trier par ordre alphabétique dans Google Sheets
Dans un premier temps, nous examinerons le tri vertical standard. Pour cela, vous pouvez établir un filtre afin de trier les valeurs comme vous le souhaitez.
Cependant, le tri horizontal devient un peu plus complexe.
Ici, il n'existe pas de filtre par défaut. Nous utiliserons donc le tri et la transposition conjointement pour obtenir le résultat souhaité.
Prenons l'exemple simple d'une colonne.
La formule à utiliser est la suivante :
=transposer(sort(TRANSPOSER(A4:H4),1,VRAI))
Décortiquons cette formule pour mieux comprendre.
Tout d'abord, nous transposons les cellules (TRANSPOSE(A4:H4)), ce qui donne une seule colonne non triée.
Ensuite, nous utilisons le chiffre 1 dans la formule pour l'appliquer à la première colonne. L'indication "VRAI" signifie que le tri doit être effectué par ordre croissant.
Enfin, nous effectuons une dernière transposition pour réorganiser les valeurs en ligne. Il est important de noter que les deux fonctions de transposition ne sont pas visibles et sont utilisées pour contourner l'impossibilité de trier directement horizontalement.
De la même manière, il est possible de trier deux colonnes ou plus. Dans ces cas, les données sélectionnées seront triées en fonction d'une seule colonne sur laquelle vous appliquerez le filtre.
Rechercher des données dans Google Sheets
La fonction de recherche devient essentielle lorsque vous manipulez une base de données volumineuse et que vous cherchez un mot spécifique. Effectuer cette recherche manuellement reviendrait à chercher une aiguille dans une botte de foin.
Cependant, la recherche vous donne rapidement les résultats en quelques secondes, sans aucune difficulté.
La méthode la plus simple consiste à appuyer sur ctrl+f (Windows) ou commande-f (Mac). Cela ouvrira une boîte de dialogue dans laquelle vous pourrez saisir le terme recherché et appuyer sur Entrée pour le localiser dans la feuille de calcul.
Mais il existe une version plus avancée qui permet de faire correspondre la casse, de rechercher dans différentes feuilles, etc.
Vous pouvez la trouver dans Édition > Rechercher et remplacer.
Vous pouvez l'utiliser pour remplacer ou simplement trouver les valeurs souhaitées.
Créer un graphique dans Google Sheets
Les graphiques sont d'excellents outils de représentation visuelle qui fournissent des informations de manière inégalée. Ils sont particulièrement utiles si vous êtes un ingénieur de données ou que vous devez réaliser une analyse approfondie.
Heureusement, la création de graphiques est très simple dans Google Sheets et ne nécessite que quelques clics.
Sélectionnez les données, allez dans Insertion > Graphique et choisissez parmi la grande variété de types proposés. Vous avez le choix entre un graphique circulaire, à barres, nuage de points, carte, chronologique, etc., pour afficher les données en fonction de vos besoins.
Adapter le texte dans Google Sheets
L'adaptation du texte est utile lorsqu'une cellule ne peut pas contenir toutes les informations de manière native. Vous pouvez ajuster le texte de trois manières différentes :
- Débordement : permet aux données qui dépassent de s'afficher dans les cellules vides adjacentes.
- Renvoi à la ligne : ajuste la hauteur de la cellule pour contenir l'intégralité du texte.
- Tronquer : la taille de la cellule reste identique, seule une partie du texte est affichée.
Dans le cas où la cellule suivante est occupée, les options "Débordement" et "Tronquer" fonctionnent de manière identique.
Ajouter une liste déroulante dans Google Sheets
Les listes déroulantes sont créées à l'aide de la validation des données dans Google Sheets.
Elles servent principalement à assurer la cohérence des données et à s'assurer que les utilisateurs saisissent des entrées valides.
Prenons l'exemple où une personne saisit ses préférences (pizza ou burger) pour l'organisation d'une petite fête. Comment appliquer cette contrainte à une colonne Google Sheets et éviter un troisième choix ?
Cet exemple illustre l'utilisation de la validation des données, où nous avons limité les entrées à deux choix seulement (pizza et hamburger) et rejetons toute autre saisie (par exemple, un sandwich).
Verrouiller des cellules dans Google Sheets
Il s'agit d'une fonction essentielle pour empêcher votre équipe de modifier accidentellement des données importantes. Vous pouvez également afficher un avertissement avant qu'ils ne continuent malgré tout.
Reprenons l'exemple précédent, en supposant que les choix sont enregistrés. Désormais, vous souhaitez afficher un avertissement à toute personne qui tenterait de les modifier.
Figer des colonnes/lignes dans Google Sheets
Le terme "figer" peut être trompeur. En réalité, nous ancrons des lignes et des colonnes afin qu'elles restent visibles lors du défilement.
Ceci peut être utile pour une base de données volumineuse où vous souhaitez que les en-têtes restent toujours visibles par rapport aux valeurs.
Vous pouvez figer des lignes et/ou des colonnes en plaçant votre curseur dans une cellule et en allant dans Affichage > Figer.
Ensuite, vous pouvez choisir d'ancrer les lignes ou les colonnes jusqu'à cette cellule active.
Mettre en évidence les doublons dans Google Sheets
Les doublons peuvent compromettre l'intégrité de votre base de données Google Sheets. Il est néanmoins difficile de les éviter complètement dans un fichier volumineux.
Nous pouvons donc utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les doublons.
Tout d'abord, allez dans Format et sélectionnez Mise en forme conditionnelle.
Ensuite, choisissez la plage concernée et utilisez une formule (NB.SI) pour identifier les doublons.
La formule utilisée ici est =NB.SI(H:H,H1)>1.
Ceci s'appliquera donc à la colonne H et mettra en évidence tout élément apparaissant plus d'une fois.
Cependant, la mise en évidence des doublons ne se limite pas à ce cas. Examinons donc quelques autres exemples.
Voici un cas où vous avez plusieurs colonnes et où vous essayez de trouver des entrées en double dans toutes les colonnes en même temps :
Ici, vous devez changer la plage en A1:C21. Vous pouvez aussi mettre 1:1000 pour sélectionner presque toute la feuille de calcul.
La formule à utiliser sera alors =NB.SI($A$1:$C$21,A1)>1.
Voyons un dernier exemple. Comment modifier la formule si vous souhaitez mettre en évidence les lignes entières en double et non pas uniquement les cellules ?
Ici, nous ne mettons en évidence que la première occurrence du doublon, et non toutes. La formule sera : =NB.SI.ENS($A1:$A,$A1,$B1:$B,$B1,$C1:$C,$C1)>1
Notez l'utilisation de la fonction NB.SI.ENS (et non NB.SI) pour prendre en compte plusieurs critères.
Bien qu'il existe de nombreux autres cas, nous nous arrêterons ici et passerons à la suite.
Supprimer les doublons dans Google Sheets
C'est ici que vous pouvez supprimer tous les doublons en une seule fois.
Tout d'abord, sélectionnez les données, puis allez dans Données > Nettoyage des données > Supprimer les doublons.
Cependant, cette fonction s'applique aux lignes et non aux colonnes.
Par exemple, si vous avez un tableau 3x3 avec des doublons répartis de telle sorte que chaque ligne reste unique, la fonction ne supprimera rien. Dans ce cas, vous pouvez sélectionner des colonnes individuelles et appliquer le nettoyage.
Conclusion
Voilà donc un bref aide-mémoire pour vous familiariser avec Google Sheets.
Bien que la manipulation de formules puisse être amusante, ce n'est pas la tasse de thé de tout le monde. Ces utilisateurs peuvent rechercher des extensions (Extensions > Modules complémentaires > Obtenir des modules complémentaires) pour se faciliter la tâche.
PS : Bien que Google Sheets soit un outil exceptionnel, vous pouvez aussi essayer d'autres alternatives de tableurs en ligne.