Stockez des documents et collaborez avec vos coéquipiers à l'aide de Sync

À la recherche d'une solution de stockage en nuage sécurisée pour le partage de fichiers et la collaboration ? Pensez à la synchronisation ! Cette application de partage de fichiers met à disposition des outils collaboratifs de pointe sans transiger sur la sécurité.

De nos jours, les entreprises, fortement axées sur les données, partagent plus de fichiers que jamais, tant avec des collaborateurs internes qu'externes. Le télétravail, le travail à distance et les environnements de travail hybrides ont accentué ce besoin de partage de données.

De nombreuses applications informatiques et mobiles ont vu le jour, proposant une collaboration sécurisée sur les données dans le nuage. Après avoir examiné ces outils, il s’avère que Sync offre une sécurité accrue des fichiers, une collaboration pratique et une interface intuitive.

Aperçu du stockage collaboratif de fichiers

Le stockage collaboratif de fichiers facilite grandement le partage de documents. Les membres d'une équipe peuvent accéder facilement aux fichiers depuis n'importe quel endroit, en fonction de leur rôle professionnel et des permissions d'accès au contenu.

Autrefois, les serveurs sur site étaient le principal outil de stockage collaboratif, mais il était fréquent de voir des employés se déplacer avec des clés USB pour le transfert de données, ces serveurs manquant d'efficacité.

L'essor du cloud computing a permis aux développeurs de concevoir des solutions de stockage de données réellement collaboratives, capables de :

• Gérer les versions de documents
• Accorder des accès basés sur les rôles
• Supprimer des données si nécessaire
• Effectuer des sauvegardes pour réduire les risques

Les avantages du stockage de fichiers pour la collaboration

• Favoriser le télétravail en permettant aux membres de l'équipe d'accéder au contenu sans être physiquement au bureau.
• Autoriser la collaboration sécurisée avec des clients et fournisseurs externes, sans risque de divulgation de secrets d'entreprise ou de propriété intellectuelle.
• Rendre le travail collaboratif simple, conforme et sans stress.
• Centraliser tous les fichiers et documents de l'entreprise au même endroit et effectuer des sauvegardes régulières pour se prémunir contre les rançongiciels.
• Améliorer la productivité de vos équipes et ainsi augmenter la rentabilité.

Présentation de Sync

Sync est une plateforme cloud dédiée à la collaboration, au stockage et au partage de fichiers. Plus qu’une alternative à Google Drive, Microsoft OneDrive ou Dropbox, elle apporte une nouvelle approche en matière de partage de fichiers et de collaboration, avec des fonctionnalités comme les flux de travail, les liens avancés et les liens activés pour le téléchargement.

De plus, ses politiques de sécurité et de confidentialité garantissent que vos informations confidentielles restent au sein de votre cercle de confiance.

Il met en place un nuage de données d'entreprise accessible à vous et vos collaborateurs. L'application est compatible avec tous vos appareils. Ainsi, une idée de conception notée sur votre mobile lors d'un déplacement peut être immédiatement récupérée par le designer depuis le dossier partagé.

De plus, vous pouvez conserver une multitude d'informations sensibles et personnelles sur vos appareils sans avoir à les partager avec vos équipes ou employés.

Collaboration sur documents avec Sync

Sync vous propose une application de collaboration de fichiers ultra-simple : Sync Pro. Elle est disponible sous forme d'application web, d'application mobile, de logiciel pour PC Windows et d'application macOS.

Après avoir créé un compte Sync.com, vous l'utiliserez pour vous connecter à l'application web, et il est recommandé d'installer les applications de bureau et mobiles.

Une fois la synchronisation active sur tous vos appareils, vous pouvez déposer un document ou fichier dans le dossier Sync depuis l'appareil de votre choix, comme un PC, une tablette ou un smartphone.

Le protocole FTP ultra-rapide de Sync télécharge le contenu dans le stockage cloud en quelques secondes, en fonction de la vitesse de votre connexion internet.

Une fois le téléchargement effectué, toute personne ayant accès au dossier partagé verra le contenu depuis son application Sync ou son interface web.

Un système de gestion de version avancé crée une copie à chaque modification d'un document partagé, ainsi qu'un historique des modifications. En cas de problème avec une nouvelle version, il est facile de revenir au fichier d'origine sans avoir à reprendre le projet à zéro.

Sync offre également des flux de travail professionnels, des intégrations, le partage avancé de liens, etc., pour vous permettre de rester productif et éviter de perdre du temps à transférer des fichiers d'un appareil à l'autre.

Fonctionnalités

#1. Restauration de fichiers supprimés

Si vous supprimez un fichier par inadvertance ou intentionnellement et souhaitez y accéder de nouveau, Sync le permet. L'option de lecteur de sauvegarde ou d'affichage des fichiers supprimés permet de restaurer le contenu.

#2. Gagner de l'espace gratuit

Vous pouvez gagner 1 Go d'espace gratuit pour chaque inscription parrainée en recommandant Sync à vos amis et connaissances.

Pour cela, rendez-vous dans les paramètres de votre compte et copiez le lien de parrainage qui figure à côté de l'option Sync Rewards.

#3. Synchronisation sélective

Si vous manquez d'espace de stockage dans le nuage sur Sync, vous pouvez sélectionner les documents et fichiers de votre PC à synchroniser.

Depuis l'application de bureau, accédez à Paramètres, puis sélectionnez Préférences dans le menu contextuel. Choisissez Avancé et décochez le contenu que vous ne souhaitez pas synchroniser.

#4. Liens de partage de fichiers avancés

Vous pouvez personnaliser de nombreux aspects d'un lien de partage. Par exemple, vous pouvez ajouter :

• Un mot de passe d'accès
• Un libellé au lien
• Une date d'expiration
• Une limite de téléchargement
• Des notifications par e-mail pour les activités du lien

#5. Liens activés pour le téléchargement

Vous pouvez créer un dossier pour un client et le transformer en lien de téléchargement. Votre client pourra accéder à ce lien à l'aide d'un mot de passe et y télécharger du contenu. Ce contenu apparaîtra dans votre dossier Sync. Il n'est pas nécessaire pour le client de posséder un compte Sync.

Les solutions Sync

Partage de fichiers sécurisé

Sync permet de partager des fichiers de taille illimitée en toute sécurité (avec un abonnement de stockage illimité). Les données téléchargées sont sauvegardées dans plusieurs centres de données certifiés SOC-2.

De plus, toutes les transmissions de données sont cryptées, personne ne sait ce que vous partagez. Seules les personnes concernées, vous et vos collaborateurs, peuvent accéder aux fichiers grâce aux identifiants d'accès.

Protection des fichiers clients

Cette solution vous permet de créer une interface de marque pour collaborer avec vos clients sur des fichiers et documents. Elle intègre aussi les notifications, les flux de validation, les commentaires, etc.

De plus, vos clients peuvent prévisualiser leur contenu comme ils le feraient sur Adobe PDF Reader, Microsoft Word, Google Slides, etc.

Si vous gérez plusieurs clients, il est possible de créer des dossiers Sync distincts pour chaque client. Vous pouvez ainsi gérer facilement le contenu sensible de plusieurs clients sans risque de confusion.

Collaboration d'équipe

Vous pouvez gérer efficacement la circulation des documents au sein des équipes grâce aux fonctionnalités suivantes de Sync :

• Un dossier partagé centralisé pour les équipes
• La visualisation en temps réel de toutes les activités de partage et de modification des documents
• L'accès aux données basé sur les rôles
• Des permissions de contenu variées (lecture seule, modification, copie, supervision, suppression, etc.)
• La suppression des données à distance
• La révocation et l'octroi d'accès à distance

Stockage sécurisé dans le cloud

La solution de stockage cloud de Sync repose sur une infrastructure de cloud privé et offre :

• Un chiffrement de bout en bout
• Un chiffrement côté client
• La conformité avec les réglementations européennes GDPR, canadiennes, américaines et britanniques en matière de confidentialité des données

De plus, Sync ne collecte pas vos données d'utilisation de l'application pour les revendre. Vos données vous appartiennent, vous êtes le seul propriétaire de votre contenu.

Travail à distance

Vous pouvez travailler hors ligne sur des documents collaboratifs ; l'application de bureau ou l'interface web mettra à jour le fichier parent dès que l'appareil sera de nouveau en ligne.

De plus, vous pouvez commencer à travailler sur un appareil et reprendre votre travail sur un autre, Sync mettant toujours à jour le document ou fichier en cours de modification.

Stockage illimité

Votre entreprise peut bénéficier d'un stockage cloud illimité sur Sync avec le bon abonnement. De plus, vos équipes peuvent partager un nombre illimité de fichiers sans aucune restriction de taille. Cette solution est particulièrement rentable pour les start-ups, PME et grandes entreprises.

Cas d'utilisation

De par son interface et ses fonctionnalités, Sync convient à toute entreprise qui doit collaborer de manière intensive sur des documents, fichiers et contenus multimédia.

Le site officiel souligne que les secteurs d'activité suivants peuvent particulièrement bénéficier de l'adoption de Sync :

Éducation

Les établissements d'enseignement, virtuels, hybrides et physiques, peuvent utiliser Sync pour créer un stockage cloud sécurisé, spécialement conçu et respectueux de la confidentialité pour le partage de documents.

Il permet d'héberger en toute sécurité des fichiers sensibles comme le matériel d'étude, les examens, les cours, les dossiers d'étudiants, etc., et de fournir un accès basé sur les rôles au personnel de l'établissement.

Les enseignants peuvent créer des dossiers de synchronisation pour les classes, les sections, les groupes de travail, etc.

Les étudiants peuvent facilement déposer des devoirs, des documents d'examen, des données de projet, etc., grâce aux liens activés pour le téléchargement sans abonnement à Sync.

Services financiers

Les institutions financières et les banques peuvent utiliser Sync pour collecter et partager les données de leurs clients, en interne et en externe, sans enfreindre les règles de confidentialité ou les lois sur les services financiers.

Ce secteur peut utiliser les liens de téléchargement pour collecter les documents KYC de leurs clients. Ensuite, il peut partager des parties expurgées de ces documents avec des tiers à des fins de vérification, en toute sécurité.

Les agents commerciaux, marketing et de développement commercial peuvent utiliser Sync pour partager des brochures et des devis sur les produits financiers avec des prospects.

Soins de santé

Le secteur de la santé doit gérer les informations de santé protégées (PHI) de ses patients. De plus, les hôpitaux et cliniques ont besoin d'un stockage en nuage conforme à la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) pour traiter les demandes d'assurance des patients de manière sécurisée. Sync répond à ces exigences.

Juridique

Les cabinets d'avocats peuvent également utiliser Sync pour collaborer sur des documents juridiques, avis, workflows juridiques basés sur le contenu, etc.

Votre équipe juridique peut ainsi partager des informations sensibles, telles que les échanges avec les clients, les vidéos de témoins, les preuves, en toute sécurité et en interne.

Gouvernement

Toutes les instances gouvernementales doivent interagir avec le public, et le partage de documents est incontournable dans ce type d'interaction.

Vous devez pouvoir offrir des services de qualité à vos électeurs, que vous soyez au niveau fédéral, régional ou municipal.

Par exemple, vous pouvez créer un portail de gouvernance numérique en utilisant Sync comme fournisseur de stockage cloud. Vous pouvez ainsi collecter les demandes, les documents, les témoignages en ligne, et envoyer des certificats ou licences directement aux demandeurs. Plus besoin de se déplacer.

Avantages

Lorsque vous commencez à utiliser Sync, vous bénéficiez des avantages suivants :

#1. Application de bureau

L'application de bureau pour Windows et macOS vous permet d'ajouter des documents, dossiers et fichiers au dossier partagé de Sync, en effectuant simplement un copier-coller.

Le logiciel ajoute un dossier dédié sur votre ordinateur. Vous pouvez glisser-déposer des fichiers dans ce dossier pour les rendre disponibles en ligne.

#2. Panneau Web

Grâce au panneau Web, vous pouvez facilement gérer votre compte Sync, vos utilisateurs, les règles de partage et le contenu.

Il permet également de diffuser des vidéos partagées en ligne. Si vous travaillez sur des projets de création de contenu vidéo ou de marketing vidéo, Sync est le partenaire de stockage cloud idéal.

#3. Application mobile

L'application mobile Sync est disponible pour les appareils Android et iOS. Elle est particulièrement pratique pour les agents de terrain qui collectent des données.

Vous pouvez également utiliser l'application mobile pour synchroniser des images, des vidéos et des documents avec votre PC.

#4. Assistance téléphonique

L'application Sync est très simple à utiliser. La plupart des composants de l'interface utilisateur sont explicites. Cependant, si vous rencontrez des problèmes de connectivité, des erreurs de contrôle de version, etc., une équipe d'assistance est disponible par téléphone.

Plans tarifaires

Sync propose trois plans d'abonnement simples :

#1. Gratuit

Le plan gratuit est conçu pour un essai et pour les personnes ayant besoin d'un partage de fichiers basique. Il offre 5 Go de stockage cloud.

#2. Sync Pro

Sync Pro est proposé à des tarifs avantageux et économiques. Vous avez le choix entre Solo Basic (8 $/mois/an), Solo Professional (24 $/mois), Teams Standard (6 $/utilisateur/mois/an) et Teams Unlimited (18 $/utilisateur/mois).

Vous bénéficiez de toutes les fonctionnalités de Sync Pro et le stockage cloud va de 1 To à illimité, selon votre forfait.

#3. Sync Entreprise

Si vous avez besoin de Sync pour l'ensemble de votre entreprise, avec plus de 100 utilisateurs, vous pouvez contacter Sync pour obtenir un devis.

Alternatives

pCloud

pCloud offre un chiffrement des données de niveau militaire pour le stockage cloud. Il propose différents plans tarifaires pour les particuliers, les familles et les entreprises. Ses principales fonctionnalités sont :

• La collaboration de fichiers et de documents via des liens et dossiers
• Le chiffrement pCloud Crypto, en plus du chiffrement standard
• La gestion des versions de fichiers
• La restauration de fichiers ou comptes supprimés
• Cinq sauvegardes sur différents serveurs cloud pour un même fichier

Internxt

Le service de stockage cloud d'Internxt se concentre sur un lecteur cloud, le stockage de photos et le partage de fichiers. Pour cela, il a créé trois modules distincts : Drive, Photos et Send.

Drive et Photos servent à stocker des documents, fichiers et images, personnels ou professionnels. Le module Send permet de générer des liens partageables pour le travail collaboratif ou le partage simple.

En résumé

Sync est une solution complète pour une collaboration sécurisée et le partage de fichiers grâce à la technologie du stockage cloud. Vous pouvez essayer ses fonctionnalités de base en vous inscrivant à un compte gratuit.

Si cet outil vous convient, vous pouvez ensuite choisir un abonnement adapté aux besoins de votre entreprise et à la taille de votre équipe.

Vous pouvez ensuite découvrir comment transférer des contacts d'un téléphone Android à un autre.