Smartsheet est un logiciel de gestion de projet moderne avec des fonctionnalités avancées que les équipes de toutes tailles et formes peuvent utiliser et gérer correctement leurs projets.
Aujourd’hui, les lieux de travail prospèrent grâce à la synergie et à la collaboration. Ils exigent également que différentes équipes soient sur la même page afin que le travail puisse être effectué plus rapidement avec de meilleurs taux de réussite.
Cela nécessite de puissantes capacités de collaboration et de flux de travail, que tout le monde recherche dans les logiciels de gestion de projet.
Table des matières
Introduction
Smartsheet est une puissante plateforme de gestion de projet dotée de fonctionnalités robustes. Comme de nombreux outils sont disponibles sur Internet, il devient difficile de choisir le meilleur pour votre équipe.
Compte tenu du potentiel de Smartsheet, cela devient une bonne option.
Et pour vous aider à déterminer si ce sera le meilleur choix pour votre équipe, voici notre revue Smartsheet avec une explication détaillée de toutes ses capacités, fonctionnalités et prix.
Comment Smartsheet peut-il vous aider ?
Reconnu par plus de 90 % des entreprises du Fortune 100, Smartsheet peut vous aider à automatiser les processus, à gérer des projets et à évoluer vers des portefeuilles et des programmes de niveau entreprise. Il offre des solutions personnalisées pour s’adapter à votre flux de travail à n’importe quelle échelle.
Smartsheet fournit des fonctionnalités puissantes qui permettent à tous les membres de votre équipe de créer rapidement des solutions à l’aise. Vous pouvez utiliser une riche suite de fonctionnalités telles que des vues, des rapports, des tableaux de bord et des flux de travail pour suivre et capturer vos plans, calendriers et ressources. Il peut s’adapter aux besoins des entreprises, qu’il s’agisse de projets ou d’initiatives à multiples facettes.
Les entreprises de différentes formes et tailles peuvent facilement évoluer en toute confiance tout en offrant de la valeur avec les exigences commerciales croissantes.
Il peut également s’intégrer à de nombreux outils et technologies pour vous faciliter la vie. Il prend également en charge la sécurité des données pour rendre l’environnement sûr pour votre entreprise. Vous pouvez tout contrôler et utiliser la plateforme comme vous le souhaitez.
Caractéristiques et capacités
Voici les fonctionnalités et capacités de Smartsheet :
La collaboration d’équipe
Smartsheet vous permettra de connecter tous les membres de votre équipe et de renforcer la collaboration. Que vous gériez de petits projets, des processus à grande échelle ou de gros portefeuilles, il vous aidera à les gérer avec plus de sécurité et de flexibilité.
Il permettra aux utilisateurs de votre équipe de planifier, d’automatiser, de générer des rapports et de suivre le travail. Vous pouvez facilement visualiser et suivre le travail comme vous le souhaitez en basculant entre les vues – Gantt, Calendrier, carte et grille. Cela permettra à votre équipe d’exécuter ses tâches avec responsabilité et rapidité.
Formulaires de collecte de données
Vous pouvez connecter et utiliser des données cohérentes et sans erreur provenant d’intervenants externes et internes à l’aide de formulaires personnalisés avec le logo, les images et les couleurs de votre marque.
Automatisation des tâches
Vous pouvez mettre en œuvre des flux de travail puissants et simples rapidement en quelques minutes avec des flux de travail automatisés. Cela vous fera économiser beaucoup de temps et d’efforts, et vous pourrez faire plus de travail en moins de temps.
Automatisez les processus répétitifs et fastidieux à l’aide d’alertes, verrouillez les lignes en fonction d’heures prédéfinies et de changements de feuilles, et demandez des approbations et des mises à jour.
Vous pouvez combiner différents chemins conditionnels et actions via un éditeur visuel. Vous pouvez également configurer des flux de travail récurrents tels que des rappels quotidiens et des demandes de statut hebdomadaires.
Gestion de contenu
Avec Smartsheet, vous pouvez facilement planifier, réviser, gérer la production de contenu et finaliser vos actifs plus rapidement. Vous pouvez également publier votre contenu sur Brandfolder, l’outil de gestion d’actifs numéro un.
Smartsheet vous aidera à visualiser votre processus de production de contenu à l’aide d’une fiche de projet concise. Vous pouvez utiliser des rappels et des alertes automatisés pour vous assurer que vos concepteurs travaillent conformément au calendrier. De plus, vous pouvez inclure des tâches dans des tableaux de bord et des rapports pour améliorer la visibilité.
Permettez à vos clients, fournisseurs et collègues de réviser vos éléments de contenu sans aucun accès aux feuilles. Il est également facile de fournir des commentaires détaillés via des annotations épinglées, des approbations et des conversations.
Évitez les goulots d’étranglement dans vos processus grâce à des réviseurs simultanés. L’outil aidera également à éliminer la confusion dans les versions de contenu, car vous bénéficierez d’un verrouillage automatique et de mises à jour faciles.
Centre de contrôle Smartsheet
Avec Smartsheet Control Center, vous pouvez facilement automatiser vos projets et processus et livrer vos projets de manière cohérente à grande échelle. Il vous aidera à automatiser la création de projets, à accumuler des analyses de portefeuille et à gérer le changement.
Il rationalisera la gestion de votre équipe afin que vous puissiez exécuter votre portefeuille complet en tirant parti des bonnes expériences.
Vous pouvez également centraliser et contrôler le processus d’approbation de vos demandes de projets à venir. De plus, vous pouvez utiliser des plans pour assurer la cohérence des rapports et de l’exécution et répliquer automatiquement vos plans de projet et vos flux de travail.
Smartsheet propose une console centrale pour créer vos projets approuvés. Cela aidera à déployer automatiquement les modifications depuis la console centrale vers les projets existants et nouveaux. Vous pouvez également connecter vos plans de ressources et développer la bonne équipe pour terminer le travail et effectuer des prévisions d’embauche.
De plus, vous pouvez surveiller la santé de votre portefeuille grâce à l’analyse de portefeuille afin de maximiser les résultats. De plus, vous pouvez stocker, geler et signaler des projets historiques pour garantir la conformité et effectuer une analyse des tendances.
Visibilité exécutive
Centralisez toutes vos ressources et informations dont l’équipe aura besoin et offrez aux parties prenantes une vue en temps réel et robuste de l’état des projets à l’aide de visuels et d’indicateurs de performance clés.
Smartsheet propose Dynamic View pour aider les propriétaires d’entreprise à partager des données avec les bonnes personnes en cas de besoin pour l’édition et la visualisation. Vous pouvez également gérer vos processus critiques avec vos fournisseurs, vos équipes externes et internes et dans toutes les organisations.
Cela vous aidera à gérer vos processus en toute sécurité. Vous pouvez tirer parti d’un contrôle granulaire et améliorer la collaboration en fonction des besoins. Quelle que soit la complexité de la tâche, vous pouvez la simplifier avec Smartsheet tout en offrant une plus grande visibilité sur vos états d’exécution.
De plus, vous pouvez utiliser un formulaire prédéfini pour filtrer, collecter et afficher les demandes. Vous pouvez même automatiser le flux de données depuis son affectation jusqu’à la révision, l’approbation et la clôture.
Smartsheet vous permettra également de gérer la sécurité et la confidentialité des données de vos fournisseurs tiers et de gagner leur confiance.
Vous pouvez tirer parti du contrôle d’accès basé sur des conditions ou du contrôle d’identité pour la gouvernance de l’accès aux données. De plus, un guidage en contexte composé de différentes étapes avec des garde-corps et des conseils guidera les utilisateurs.
Applications simplifiées
Vous pouvez facilement parcourir toutes les options avec des formulaires, des feuilles, des rapports, des tableaux de bord, etc. Cela rationalisera le travail et facilitera tout, que vous soyez à la maison, au bureau, sur la route ou sur votre chantier en utilisant simplement une application dédiée où tout le travail est regroupé.
Avec WorkApps, il devient facile de créer des applications mobiles et Web intuitives sans compétences en codage. Vous pouvez le faire en quelques minutes via Smartsheet et du contenu externe tel que Google Docs ou des tableaux de bord Tableau.
Vous pouvez choisir n’importe quel modèle WorkApps ou partir de zéro et acheter les applications en fonction des besoins de votre entreprise.
WorkApp offre également une expérience personnalisée garantissant que les parties prenantes collaborent bien et se concentrent sur le contenu pertinent.
Vous pourrez également utiliser une image de marque personnalisée pour vous faire sentir que l’application est créée exclusivement pour et par votre entreprise. Dans la WorkApp unique, vous pouvez exécuter des projets complets avec une expérience sur mesure.
Gouvernance et contrôle
Smartsheet offre une gouvernance et un contrôle étendus à l’aide des fonctionnalités de base de Smartsheet, des solutions prédéfinies et des modules complémentaires premium. Il peut transformer votre façon de travailler avec des outils tels que les journaux d’activité, le centre d’administration, les outils d’administration, etc.
Centre d’administration : il vous permettra de configurer et de gérer facilement le compte Smartsheet à partir d’un emplacement unique. Vous pouvez facilement afficher et interagir avec les outils d’administration via une console de contrôle centrale pour profiter d’une navigation simplifiée entre les rapports d’utilisation, la gestion des groupes et des utilisateurs et les configurations d’entreprise.
Le centre d’administration vous aidera à suivre les licences, les groupes et les intégrations auxquels les personnes peuvent accéder dans votre organisation.
Cela aidera également à améliorer la visibilité des paramètres de compte et de sécurité disponibles tout en utilisant les prochaines étapes recommandées pour optimiser la configuration du compte selon les meilleures pratiques de Smartsheet.
Flux de travail intelligents
Automatisez vos processus sur toutes vos plateformes à l’aide de Bridge. Il s’agit d’une interface sans code qui vous aidera à connecter vos données sur différents systèmes et à mettre à jour vos tâches de routine.
Cela augmentera l’efficacité et la précision et permettra à l’équipe de consacrer plus de temps à l’innovation sans perdre de temps sur des étapes manuelles ou en s’appuyant sur plusieurs systèmes pour stocker les données et effectuer le travail.
Cela signifie que vous pouvez éliminer de nombreuses entrées de données sur des systèmes tels que CRM et travailler sur des choses importantes sans copier ou coller des données entre les systèmes.
Vous pouvez également connecter les systèmes d’enregistrement aux bons processus et prendre des décisions éclairées basées sur les données. De plus, vous pouvez configurer de nouvelles configurations entre les systèmes et vous adapter à celles existantes pour répondre à vos besoins.
Ressources et gestion des actifs numériques
Vous pouvez libérer le véritable potentiel de vos employés et de vos équipes pour gérer, mesurer et distribuer les performances des actifs. Outre les actifs, il vous aidera également à gérer vos ressources.
Vous pouvez facilement mobiliser votre équipe pour exécuter une tâche, suivre les budgets et les horaires des tournées et prévoir vos besoins en matière d’embauche.
Planifiez et trouvez efficacement votre meilleure équipe de projet, prévoyez vos besoins en recrutement et résolvez les conflits de personnel pour simplifier l’allocation de vos ressources.
Examinez vos projets, suivez vos équipes et planifiez des projets en fonction de la capacité de l’équipe. Avec des feuilles de temps pré-remplies, vous pouvez permettre aux équipes de soumettre des heures tout en les gardant concentrées sur leur travail.
Vous pouvez utiliser des rapports dynamiques pour visualiser des données complexes, repérer les tendances des projets, planifier la croissance et comprendre les performances de votre organisation.
Smartsheet, avec la plate-forme leader de gestion des actifs numériques de Brandfolder, aidera votre équipe à gérer votre contenu, à travailler à un seul endroit et à offrir une expérience client améliorée. Cela aidera également à maximiser l’impact de votre contenu.
En conséquence, la distribution des actifs peut être améliorée 7 fois plus rapidement et étiquetée pour la recherche. Il offrira également des fonctionnalités telles que l’analyse et la mesure, des métadonnées de fichiers riches, l’épreuvage, le CDN intelligent, etc.
L’intégration
Smartsheet peut s’intégrer à plusieurs outils et systèmes utilisés par les entreprises modernes. Certains des outils auxquels il s’intègre incluent Slack, Gmail, AWS, Teams, Salesforce, Dropbox, Okta, DocuSign, Facebook Ads, Google Ads, etc.
Ainsi, en vous connectant à ces services, vous pouvez partager efficacement des informations, renforcer la collaboration et améliorer la prise de décision dans toute l’organisation.
Autres capacités :
- Outre ce qui précède, Smartsheet offre d’autres fonctionnalités, notamment :
- API
- Pièces jointes
- Lignes de base
- Calendrier et carte
- Liaison cellulaire et connecteurs
- Clés de chiffrement gérées par le client (CMEK)
- Collaboration de contenu
- Domaines de messagerie personnalisés
- Contrôles de conservation des données
- Génération de documents et signature électronique
- Applications mobiles et portails
Et plus
Modèles de tarification
Smartsheet propose de nombreux plans tarifaires pour vous aider à personnaliser et à faire évoluer les besoins de votre entreprise. Il convient à divers cas d’utilisation, que vous souhaitiez gérer efficacement vos projets ou faire évoluer et standardiser les meilleures pratiques dans votre organisation.
Voici les plans tarifaires :
- Gratuit : C’est gratuit et applicable pour 1 utilisateur et jusqu’à 2 éditeurs. Ce plan est destiné aux débutants en gestion de projets et de tâches. Il comprend des fonctionnalités telles que 2 feuilles, 100 automatisations par mois, 500 Mo de stockage de pièces jointes, etc.
- Avantage : Il en coûte 7 $/mois et s’applique à un maximum de 10 utilisateurs et à un nombre illimité de téléspectateurs. Il convient aux équipes et aux personnes qui souhaitent suivre, gérer et partager des projets avec un nombre illimité de téléspectateurs. Il comprend des fonctionnalités gratuites, des feuilles, des rapports, des formulaires et des tableaux de bord illimités, 250 automatisations par mois, 20 Go de stockage de pièces jointes, etc.
- Entreprise : Il en coûte 25 $/mois et est applicable pour un minimum de 3 utilisateurs et un nombre illimité d’éditeurs. Il s’adresse aux entreprises qui souhaitent gérer leurs programmes et projets avec de nombreux éditeurs et qui ont besoin de plus de fonctionnalités. Il comprend toutes les fonctionnalités du plan Pro telles qu’une automatisation illimitée, un stockage de pièces jointes de 1 To et de nombreuses fonctionnalités avancées.
- Entreprise : Contactez leur équipe pour obtenir un devis personnalisé selon vos besoins. Il convient aux organisations exécutant des processus à grande échelle avec des contrôles au niveau de l’entreprise. Il comprend toutes les fonctionnalités du plan Business, un stockage illimité des pièces jointes, davantage d’intégrations, des domaines de messagerie personnalisés et des fonctionnalités plus avancées.
Smartsheet contre lundi
Smartsheet est souvent comparé à monday.com car ce sont deux logiciels de gestion de projet avec des capacités similaires. Ceux-ci fonctionnent comme des systèmes de gestion des ressources, de gestion des tâches et de gestion de portefeuille. Les deux sont accessibles via un navigateur Web ou une application mobile sur Android et iOS.
Cependant, les deux plates-formes ont des fonctionnalités qui les distinguent.
Où Smartsheet marque plus de points lundi
Smartsheet est facile à apprendre et à utiliser. Il bénéficie également d’un solide soutien communautaire et d’une formation permettant aux utilisateurs d’améliorer facilement leurs compétences Smartsheet et de passer de débutants à experts. Il est également flexible et vous aidera à passer de la liste des tâches aux vues et au calendrier des cartes.
Smartsheet propose différentes vues telles que Gantt, Calendrier et Tableau Kanban, ainsi que des rappels, des dépendances de tâches et une hiérarchie de tâches à plus de 4 niveaux. En revanche, monday.com ne propose qu’un tableau Kanban.
En ce qui concerne la gestion du travail, vous disposez de rapports, de formulaires, de graphiques avec des données en temps réel, de tableaux de bord, de champs personnalisés, d’un tri à plusieurs niveaux, de plus de 50 fonctions de formule, etc. Mais monday.com propose uniquement des champs personnalisés, des formulaires et une mise en forme conditionnelle, tandis que les autres fonctionnalités ne sont disponibles qu’avec des forfaits plus élevés.
Pour la collaboration, Smartsheet et monday.com sont bons, mais certaines fonctionnalités, telles que l’évolution de l’historique, les demandes de mise à jour automatisées, la vérification et les formulaires de branchement ne sont disponibles que dans Smartsheet.
Smartsheet est également plus solide en matière de sécurité avec des fonctionnalités telles que l’EPM, les clés de chiffrement gérées par le client (CMEK), l’authentification unique, les journaux d’activité et les rapports.
Smartsheet est ce qu’il y a de mieux pour les équipes de service professionnelles car il s’agit d’une plate-forme flexible avec des fonctionnalités avancées et des capacités de sécurité et de confidentialité.
Où monday.com brille Smartsheet
monday.com est facile à utiliser pour les débutants comme pour les experts. Son interface utilisateur est belle et conviviale. Il peut se synchroniser avec les e-mails des utilisateurs comme un rêve et s’assurer que toutes les mises à jour et les messages sont bien reçus.
Il dispose d’un bon ensemble de fonctionnalités de productivité permettant à plusieurs personnes de travailler et de collaborer simultanément sur le même projet. Il offre un meilleur suivi des dépendances, une gestion des tâches et une gestion améliorée du calendrier visuel. Il est également facile à intégrer à d’autres outils.
Il a également un plan gratuit pour que les gens puissent démarrer plus rapidement. monday.com est idéal pour les startups et les indépendants qui souhaitent utiliser un système de gestion des tâches pour améliorer leur productivité sans trop dépenser.
Derniers mots
Smartsheet est un outil robuste doté de nombreuses fonctionnalités et capacités pour faciliter la gestion de vos tâches ou de vos projets.
De la collaboration, la gestion des tâches et l’intégration à la sécurité et à la conformité, Smartsheet offre tout ce dont vous aurez besoin dans un logiciel de gestion de projet. Puisqu’il a un plan gratuit et un essai gratuit de 30 jours, vous pouvez l’utiliser pour déterminer s’il fonctionne pour votre équipe.
Ensuite, vous pouvez vérifier ce qu’est un bon de travail.
