La Matrice Compétences-Motivation (Skill Will Matrix) constitue un instrument essentiel pour optimiser la gestion des performances d’équipe, le rendement individuel des collaborateurs et l’engagement global au sein de l’entreprise.
En tant que responsable d’une organisation ou d’un projet, votre action est déterminante pour la productivité, l’efficacité et l’implication des membres de votre équipe. Diverses méthodes de gestion et d’administration d’entreprise proposent une multitude d’outils et de techniques pour garantir la pérennité et la progression de l’entité d’année en année.
L’analyse Compétences-Motivation est l’un de ces outils précieux. Les responsables des ressources humaines, des opérations, des projets, et autres, l’utilisent pour personnaliser leur approche auprès des employés ou des membres d’équipe.
Nous allons explorer cet outil en détail, de façon à ce que vous puissiez développer votre propre compréhension du concept et l’appliquer de manière adéquate dans votre environnement professionnel. De surcroît, l’étude approfondie de la matrice Compétences-Motivation vous permettra d’acquérir une compétence supplémentaire, essentielle pour un leadership d’entreprise réussi.
Qu’est-ce que la Matrice Compétences-Motivation?
Les dirigeants ou managers d’entreprise ont recours à l’outil d’analyse Compétences-Motivation afin d’évaluer les performances de leurs collaborateurs en se basant sur deux aspects fondamentaux :
- Les compétences ou aptitudes des employés
- Leur motivation ou disposition au travail
La matrice, ou le diagramme, s’apparente à un tableau à quatre quadrants. Pour en faciliter la compréhension, imaginez cette matrice comme un graphique ou un tableau. Sur l’axe X, vous placerez les compétences, et sur l’axe Y, la motivation. La partie gauche de l’axe X représentera les compétences faibles, tandis que la partie droite concernera les personnes hautement qualifiées.
De même, la motivation sera positionnée sur l’axe vertical ou l’axe Y. La partie inférieure de l’axe Y correspondra à une faible motivation, tandis que la partie supérieure désignera les employés très motivés. En traçant un quadrant sur ce graphique, vous obtiendrez quatre espaces distincts. Chaque espace correspond à des niveaux variables de compétences et de motivation ; c’est ainsi que vous évaluez l’aptitude d’un individu pour une mission spécifique.
Les individus se trouvant dans les différents espaces de ces quatre blocs doivent être gérés de quatre façons différentes pour optimiser l’utilisation de votre personnel. Ou bien, vous devrez peut-être envisager de remplacer les employés actuels par du personnel hautement qualifié et motivé. Cependant, pour recruter une telle main-d’œuvre, cet outil d’analyse de la motivation et des compétences sera toujours nécessaire pour vérifier les aptitudes et l’engagement des nouveaux employés.
Comment la matrice Compétences-Motivation a-t-elle été créée ?
Ken Blanchard et Paul Hersey ont élaboré en 1970 un modèle de leadership situationnel, basé sur le niveau de développement des collaborateurs et le style de leadership. Ce modèle se matérialise par un tableau à quatre quadrants, définissant quatre types de leadership : directif, persuasif, participatif et délégatif.
Pour les collaborateurs, les quatre catégories sont : compétence élevée avec un engagement élevé, compétence élevée avec un engagement variable, compétence partielle avec un engagement faible et compétence faible avec un engagement élevé.
Le tableau des collaborateurs est l’ancêtre de la matrice actuelle Compétences-Motivation. Cependant, elle a acquis une reconnaissance importante en tant que méthode de gestion après la publication de l’ouvrage « Le Tao du coaching » par Max Landsberg en 1996.
Importance des compétences et de la motivation dans la Matrice Compétences-Motivation
Pour élaborer une matrice Compétences-Motivation pertinente, il est essentiel de comprendre la définition des termes « compétence » et « motivation » dans ce cadre. Voici ce que vous devez retenir :
Compétences
Les compétences représentent les aptitudes techniques et créatives que les employés apportent à l’entreprise. Des compétences telles que le calcul, la création de bases de données, la gestion de fichiers, le relevé, la collecte de données, le développement de sites Web, le développement d’applications, la vente, le marketing, etc., sont essentielles pour le bon fonctionnement d’une entreprise.
Les employés acquièrent des compétences par le biais de l’apprentissage continu, de la formation, de l’exposition à de nouveaux concepts et, principalement, grâce aux fonctions qu’ils exercent au travail. En fonction de leurs compétences, on peut classer les employés en niveaux : expert, avancé, intermédiaire et débutant.
Motivation
La motivation d’un individu révèle son degré d’engagement. Cette motivation peut se traduire par :
- Le désir de mener à bien une tâche dans les délais impartis.
- L’envie d’apprendre un nouvel outil professionnel, un savoir-faire, une compétence créative, un concept d’entreprise, etc.
- L’ambition de développer sa carrière au-delà de son niveau actuel.
- La volonté de suivre un leadership de manière consciencieuse.
Le niveau d’éducation, l’expérience professionnelle et les compétences influencent considérablement la motivation de vos employés. Par conséquent, les managers doivent faire preuve de plus de délicatesse lorsqu’ils traitent des employés peu motivés que lorsqu’ils interagissent avec des employés très motivés.
Le rôle de la Matrice Compétences-Motivation
Après avoir identifié et classé les différents niveaux de compétences et de motivation des employés, l’étape suivante consiste à déterminer le style de gestion le plus approprié pour chaque catégorie d’employé. C’est là que la matrice Compétences-Motivation se révèle utile, en vous aidant à cerner ces styles de gestion.
#1. Diriger
Diriger implique de déterminer les facteurs qui stimulent la motivation des employés ayant une matrice de faible compétence et de faible motivation. Il est ensuite nécessaire d’appliquer ces éléments de manière efficace pour obtenir le résultat souhaité. Assurez-vous que le résultat final soit de qualité, utile pour l’entreprise, mesurable et atteint dans les délais impartis.
#2. Guider
La matrice indique que les collaborateurs ayant des compétences faibles, mais une grande motivation, ont besoin d’être guidés. Suivez les étapes suivantes :
- Définissez clairement le rôle et les tâches du guide avec la personne concernée.
- Documentez toutes les séances de coaching ou tous les projets.
- Expliquez et démontrez le déroulement du travail.
- Définissez un niveau de qualité attendu.
Lorsque vous guidez un employé, appliquez les modèles de coaching standards au sein de l’entreprise.
#3. Stimuler
Vous découvrirez également des membres d’équipe qui possèdent un niveau élevé de compétences, mais une faible motivation. Ces employés ont simplement besoin d’un encouragement et peuvent se révéler très productifs. Il vous suffit de montrer du respect pour leur tâche et d’apprécier leur contribution.
#4. Déléguer
Il existe toujours des personnes hautement qualifiées et très motivées au sein d’une entreprise. Repérez-les grâce à la matrice Compétences-Motivation et déléguez-leur des tâches importantes dans le cadre de vos projets. Déterminez les critères de qualité, les délais et les livrables attendus avant d’attribuer les missions.
Les quadrants de la matrice Compétences-Motivation
Quadrant 1 : Faible compétence et faible motivation
Le personnel de ce quadrant requiert une attention particulière. Il est nécessaire de les former avec soin afin de développer les compétences requises pour le projet. De plus, il faut les motiver à effectuer les tâches dans les délais impartis et à produire des résultats.
Quadrant 2 : Faible compétence et forte motivation
Les employés situés dans ce quadrant peuvent démontrer une productivité et une efficacité accrues si vous leur apportez des conseils et un soutien adaptés. Permettez-leur de suivre des formations pour acquérir les compétences et les méthodes nécessaires. Ensuite, intégrez-les au projet en assurant un suivi régulier. Diminuez le contrôle au fur et à mesure des progrès.
Quadrant 3 : Haute compétence et faible motivation
Le personnel de ce groupe a besoin d’une stimulation de sa motivation. Optez pour des entretiens individuels afin de déterminer la cause sous-jacente du manque d’engagement dans le projet. La meilleure approche pour les encadrer consiste à leur donner du feedback, à adapter votre style de gestion et à suivre leurs performances.
Quadrant 4 : Haute compétence et forte motivation
Les membres de l’équipe de ce groupe sont d’excellents candidats pour la délégation de tâches. Laissez-les générer des résultats de manière autonome, tout en précisant les livrables, les délais et les critères de qualité. Interagissez fréquemment avec ces personnes pour les féliciter et célébrer leurs succès. Vous pouvez également les impliquer dans les réunions de prise de décision.
Matrice Compétences-Motivation vs. Matrice des compétences
La matrice des compétences est une base de données des compétences disponibles et des compétences requises, élaborée par les managers avant d’affecter ou de recruter des employés pour un nouveau projet. Elle comprend également des colonnes spécifiques pour évaluer l’intérêt et le niveau de maîtrise de ces compétences spécifiques au projet.
En revanche, la matrice Compétences-Motivation met en évidence les niveaux élevés et faibles de compétences par rapport à une forte ou faible motivation, dans un tableau 2 x 2. Vous pouvez ainsi identifier clairement quatre types de collaborateurs : Délégué, Stimulé, Guidé et Dirigé. L’objectif principal est de concevoir un plan d’apprentissage et de développement pour les employés des groupes Dirigé et Guidé.
Principales applications de la matrice Compétences-Motivation
#1. Projets Agiles/DevOps
Les projets Agile DevOps sont axés sur la productivité, l’efficacité, l’amélioration continue et la livraison rapide des produits ou services.
Les managers peuvent donc utiliser la matrice Compétences-Motivation pour identifier les meilleurs collaborateurs, ceux qui sont immédiatement opérationnels pour le projet. Une formation peut ensuite être mise en place pour permettre aux autres membres du personnel de gagner en compétences et en motivation.
#2. Intégration en tant que nouveau manager
Cette matrice est un outil excellent si vous prenez la direction d’une nouvelle équipe dans une autre entreprise. En effectuant l’analyse Compétences-Motivation, vous découvrirez instantanément la méthode la plus appropriée pour interagir avec votre nouvelle équipe.
#3. Retour au bureau après la pandémie
Alors que les entreprises reprennent leurs activités normales après la pandémie de COVID-19, la plupart des organisations devront réaliser une analyse à l’aide de la matrice Compétences-Motivation afin d’évaluer :
- Les perspectives professionnelles
- La gestion de la charge de travail
- Les compétences : acquises ou mises de côté
- Les objectifs de carrière
- Les attentes salariales
Ainsi, en tant que manager, vous pouvez rapidement réintégrer l’équipe dans le rythme de travail.
#4. Fusion et acquisition
Lorsque vous intégrez de nouveaux membres d’équipe provenant d’un secteur vertical différent au sein de la même entreprise, il est judicieux de réaliser une analyse Compétences-Motivation des nouveaux arrivants. Vous pourrez ainsi déterminer quelles personnes nécessitent une formation et celles qui sont aptes à commencer immédiatement des missions.
#5. Restructuration organisationnelle ou d’entreprise
Lorsqu’une entreprise subit une restructuration, les dirigeants doivent adapter le personnel en fonction des nouveaux modèles de revenus, des objectifs et des plans de croissance. Réalisez une analyse Compétences-Motivation afin de transférer les employés d’un département obsolète vers un secteur plus exigeant.
#6. Suivi des compétences
Avant de procéder à l’analyse Compétences-Motivation, il est nécessaire de collecter des données sur les compétences des employés. C’est l’occasion de créer une base de données des compétences afin de pouvoir facilement identifier un collaborateur possédant des aptitudes spécifiques pour l’avenir.
Comment élaborer une matrice Compétences-Motivation
Une équipe de direction ou un manager peut établir un tableau d’analyse des compétences et de la motivation. Ils ont besoin de données préliminaires sur les employés ou les membres de l’équipe.
Ces informations vous aideront à déterminer les niveaux de motivation et de compétences. Pour recueillir ces données auprès des employés, envoyez un questionnaire en ligne avec les deux séries de questions suivantes :
Évaluation du niveau de compétence
- Diplômes obtenus
- Nombre d’années d’expérience professionnelle
- Forces et faiblesses
- Compétences commerciales démontrées
- Formations et certifications suivies
- Nombre de commentaires positifs et négatifs
Évaluation du niveau de motivation
- Objectifs personnels et professionnels
- Proactivité ou réactivité dans l’attribution des tâches
- Changements de poste et fréquence
- Interactions au sein de l’équipe
- Attitude générale
- Engagement au travail
Créez ensuite un tableau de 2 x 2 cases. Placez les noms dans les quadrants en fonction des résultats. Vous pouvez également consulter la section « Quadrants » de cet article pour savoir comment nommer chaque partie.
Cependant, la meilleure approche consiste à utiliser l’un des modèles mentionnés ci-dessous :
Modèles de matrice Compétences-Motivation
Creately
Bien qu’il soit nécessaire d’utiliser des applications telles que Microsoft Word, Microsoft Visio et Microsoft Excel pour élaborer une matrice Compétences-Motivation, avec Creately, une simple application Web suffit. C’est le seul espace de travail connecté nécessaire pour rassembler, analyser et planifier les compétences de vos employés en un minimum de temps.
De plus, le modèle Creately est utilisable gratuitement pendant la période d’essai d’un compte Creately. Cela vous permet de tester l’efficacité du modèle avant de souscrire à un abonnement payant. Voici quelques-unes des meilleures fonctionnalités de ce modèle :
- Collecte des données des employés en ligne
- Analyse collaborative des compétences des collaborateurs
- Bases de données personnalisées
- Intégration d’applications professionnelles de renom
- Formes modernes, emojis, pièces jointes, zones de commentaires, etc.
De plus, vous pouvez enregistrer votre travail hors ligne aux formats PNG, SVG, PDF, JPEG et CSV pour une consultation ou une impression ultérieure.
Scilife
Scilife est un fournisseur réputé de solutions de contrôle qualité, de gestion documentaire et de création de flux de travail pour le secteur de la santé. Dans le cadre de son projet d’outils et de guides gratuits, il propose un modèle de matrice des compétences à télécharger gratuitement. Cette matrice peut être utilisée pour collecter des données sur les compétences des employés avant de leur confier des missions.
Cette matrice des compétences, basée sur Microsoft Excel, présente les fonctionnalités suivantes :
- Identification aisée des lacunes en matière de compétences, susceptibles d’entraver la réussite de chaque projet d’entreprise.
- Collecte et visualisation des compétences de l’équipe, avec comparaison aux exigences des compétences pour les projets à venir.
- Élaboration de plans d’apprentissage et de développement pour les employés, en fonction de leurs compétences.
- Un outil impartial qui fournit une vision précise du niveau de compétence des employés.
Vous pouvez simplement télécharger et ouvrir le fichier avec votre application de bureau Excel. Bien que le modèle ne propose pas un tableau 2 x 2 pour la matrice générale des compétences, il est tout à fait adapté pour la collecte des données préliminaires.
Derniers mots
En résumé, la matrice Compétences-Motivation est un outil standard, reconnu par les entreprises du monde entier comme étant efficace pour évaluer les performances des employés, leur niveau de compétences, les opportunités d’apprentissage, etc. Il est recommandé d’utiliser cette méthode de gestion pour recruter de nouveaux membres d’équipe pour un projet à venir. De plus, elle peut servir à former la main-d’œuvre existante afin de dynamiser la productivité et la croissance.
Après avoir pris connaissance de ce guide complet, vous devriez être en mesure de développer votre équipe de travail. Enfin, des modèles prêts à l’emploi sont disponibles pour vous aider à créer rapidement une matrice Compétences-Motivation et à l’appliquer au sein de votre entreprise ou de votre projet.
Il est également conseillé de consulter ce guide sur les tableaux d’étapes pour assurer un suivi et une gestion appropriés de l’avancement de votre projet.