Points Essentiels à Retenir
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OneDrive est un service d’hébergement de fichiers dans le nuage, conçu pour la sauvegarde de données personnelles, tandis que SharePoint vise à améliorer le travail collaboratif au sein des équipes.
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OneDrive offre une option de stockage gratuite, contrairement à SharePoint. L’offre de base de SharePoint propose 1 To de stockage pour 5 $ par utilisateur, tandis que l’offre de base de OneDrive met à disposition 100 Go pour 1,99 $ par mois.
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Privilégiez OneDrive si un stockage et une collaboration limités vous suffisent. Optez pour SharePoint pour un stockage plus important, une collaboration d’équipe et des fonctionnalités avancées.
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La protection de vos données, la capacité d’y accéder où que vous soyez et le partage aisé avec d’autres sont des éléments fondamentaux du travail moderne. Microsoft propose deux outils pour cela : OneDrive et SharePoint. Mais quelles sont leurs différences et lequel est le plus adapté à vos besoins ? Examinons leurs particularités.
1 Des Publics Cibles Différents
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Microsoft OneDrive est un service d’hébergement de fichiers basé sur le cloud destiné aux particuliers ou aux petites équipes. Il peut servir d’espace de stockage personnel pour les informations confidentielles que vous partagez avec un petit groupe. Son intégration harmonieuse avec les applications Office en fait un choix excellent pour les étudiants, les travailleurs indépendants ou les freelances.
Microsoft SharePoint est un système de gestion de contenu basé sur le cloud pour optimiser la collaboration d’équipe. Vous pouvez créer des sites SharePoint pour sauvegarder des fichiers et les rendre accessibles à des services spécifiques ou à toute une organisation. Les utilisateurs d’un site SharePoint peuvent consulter et, selon les autorisations, modifier le travail des autres.
Microsoft fait la promotion de ces produits de manière différente. Il présente OneDrive comme un service de stockage dans le nuage pour les individus et les petites entreprises. SharePoint, quant à lui, cible les entreprises et les grandes structures, en mettant l’accent sur l’amélioration du travail d’équipe plutôt que de se limiter à une simple solution de stockage.
2 Partage de Fichiers et Collaboration
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La collaboration et le partage de fichiers sont beaucoup plus fluides avec Microsoft SharePoint. Dans OneDrive, seul le propriétaire du fichier a le pouvoir de décider qui peut voir, modifier et partager un fichier. SharePoint donne à un administrateur central la possibilité d’attribuer différents niveaux d’autorisation d’accès à des utilisateurs individuels ou à des groupes.
SharePoint possède une interface conviviale et des fonctionnalités telles que les mises à jour d’état, les alertes de date limite et les notifications de suivi de projet. Ces éléments simplifient la gestion de projet d’une manière que OneDrive n’offre pas. Il est également possible d’intégrer Yammer, un réseau social d’entreprise, dans SharePoint. Cela permet aux membres de l’équipe de communiquer directement.
Bien que les deux plateformes permettent aux utilisateurs de créer des bibliothèques de fichiers pour organiser le contenu, il est plus simple de les gérer et de les parcourir dans SharePoint, surtout lorsque le volume de données augmente. Donc, si vous privilégiez une collaboration et un partage de fichiers aisés, SharePoint est la solution idéale.
OneDrive et SharePoint permettent d’accéder à vos données depuis n’importe quel appareil, peu importe où vous vous trouvez. Ils offrent tous deux la synchronisation avec les appareils, ce qui permet de transférer vos données pour une utilisation locale si nécessaire. De ce point de vue, les deux plateformes proposent des fonctions similaires.
3 Sécurité et Confidentialité
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Microsoft a mis en place des mesures de sécurité robustes pour les deux services. Grâce au cryptage des données en temps réel, vous pouvez sauvegarder vos informations sur SharePoint et OneDrive en toute sécurité. De plus, si vous supprimez un fichier par erreur, vous pouvez le restaurer depuis la corbeille sur les deux plateformes. Toutefois, sur SharePoint, vous ne pouvez récupérer que les fichiers que vous avez la permission de modifier.
Microsoft utilise un moteur de détection de virus pour scanner les fichiers téléchargés sur SharePoint et OneDrive. Cela contribue à protéger vos fichiers et votre espace de stockage en ligne. En cas de détection d’un fichier infecté, chaque service en avertit immédiatement les utilisateurs. Les administrateurs SharePoint peuvent bloquer l’accès des utilisateurs aux fichiers infectés de la base de données.
Malgré ces mesures de sécurité, il est important de rester vigilant quant aux risques potentiels liés au partage de fichiers sur l’une ou l’autre plateforme. Évitez les partages accidentels avec des personnes non autorisées et gérez attentivement les autorisations de modification afin de prévenir la perte et le vol de données. Il est également recommandé de ne pas partager excessivement afin de faciliter la gestion et la sécurité des informations.
4 Tarification et Espace de Stockage
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Dans sa version gratuite, OneDrive propose un espace de stockage de 15 Go, ce qui peut être suffisant pour une utilisation personnelle. Si vous avez besoin de plus d’espace, vous avez deux options : l’abonnement à Microsoft 365 Basic, qui offre 100 Go pour 1,99 $ par mois, ou l’abonnement à Microsoft 365 Personnel, qui propose 1 To de stockage pour 6,99 $ par mois.
Le plan autonome de OneDrive est appelé Microsoft 365 Basic, il est important de le savoir pour éviter toute confusion.
De son côté, SharePoint ne propose pas d’offre gratuite. Son abonnement autonome coûte 5 $ par utilisateur et par mois, avec un espace de stockage allant jusqu’à 1 To par utilisateur. Vous pouvez également acquérir SharePoint dans le cadre d’un forfait Microsoft 365 pour les entreprises. Cela offre aux administrateurs jusqu’à 25 To d’espace de stockage sur le site.
Les tarifs et l’espace de stockage de SharePoint le rendent plus approprié pour la collaboration en équipe, tandis que OneDrive, notamment avec son offre gratuite, est plus adapté aux besoins des particuliers.
5 Fonctionnalités Plus Avancées
SharePoint offre plusieurs fonctionnalités avancées que OneDrive ne propose pas. Sa fonction de publication Web vous permet de diffuser des documents importants directement sur le site Web externe de votre entreprise à l’aide du système de gestion de contenu intégré. Cela permet aux employés ou aux clients de télécharger ces documents à leur convenance.
SharePoint vous permet également d’intégrer des applications sur des pages internes ou des sites Web, de créer des portails pour les employés, de gérer des formulaires, et bien plus encore. Il permet également d’automatiser des tâches en fonction des actions de l’utilisateur, comme l’envoi par email de nouveaux fichiers à une équipe ou un chef de projet spécifique. OneDrive ne propose pas cette fonctionnalité.
Explorez d’autres possibilités offertes par Microsoft SharePoint qui pourraient ne pas être disponibles avec OneDrive.
6 Lequel Choisir ?
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Si vous êtes un particulier sans équipe ou un chef de petite entreprise qui n’a pas besoin d’une collaboration importante et d’un grand espace de stockage, OneDrive peut suffire. Toutefois, SharePoint sera préférable si vous gérez une équipe importante qui a besoin de collaborer fréquemment et de disposer d’un espace de stockage plus conséquent.
Il est également possible d’utiliser les deux services, car l’offre SharePoint inclut OneDrive. Vous pouvez utiliser OneDrive pour sauvegarder des documents confidentiels tels que des plans d’affaires ou des dossiers financiers et restreindre l’accès à quelques membres de l’équipe. Parallèlement, vous pouvez créer un site SharePoint pour collaborer sur des documents moins sensibles tels que des politiques, des calendriers et des données de formation.
De plus, vous pouvez synchroniser OneDrive avec SharePoint, ce qui facilite l’utilisation des outils et de Microsoft Teams pour améliorer la collaboration au sein de votre équipe.
En résumé, OneDrive est mieux adapté à un usage personnel, tandis que SharePoint convient davantage aux collaborations d’équipes plus importantes.