Qu'est-ce qu'une carte des parties prenantes et comment en créer une [5 Tools]?

L'Importance des Cartes des Parties Prenantes

La réussite d'un projet dépend étroitement de la compréhension des acteurs impliqués, de leurs motivations et de leur capacité à influencer le déroulement des opérations. C'est pourquoi, aujourd'hui, les cartes des parties prenantes sont devenues un outil indispensable pour de nombreuses organisations.

Les entreprises sont parfois confrontées à des risques imprévus qui affectent leurs projets. Des difficultés peuvent surgir lors de la gestion des acteurs clés et de l'évaluation de leur impact sur le projet. De plus, les problèmes de communication peuvent nuire à la collaboration s'ils ne sont pas gérés de façon adéquate. Il est donc crucial d'identifier un moyen d'évaluer ces risques et ces impacts en utilisant des canaux de communication transparents.

Une carte des parties prenantes bien conçue vous permettra de gérer efficacement ces acteurs, d'évaluer leurs intérêts et leur influence, et de réduire les obstacles à la collaboration. Vous pourrez ainsi progresser vers la réalisation de vos objectifs.

Heureusement, vous n'êtes pas obligé de créer ces cartes manuellement. De nombreux outils logiciels sont disponibles pour vous aider dans cette tâche.

Dans cet article, nous allons explorer en détail ce que sont les cartes des parties prenantes, comment elles peuvent vous être utiles, et nous vous présenterons quelques outils de cartographie pour vous aider à créer des visualisations percutantes.

C'est parti !

Qu'est-ce qu'une Carte des Parties Prenantes ?

Une carte des parties prenantes est une représentation graphique qui illustre les relations entre les acteurs et un projet ou une organisation.

Cette carte peut également indiquer comment ces relations évoluent au fil du temps. En l'examinant, vous pouvez mieux comprendre l'impact des parties prenantes sur un projet et une organisation, ainsi que l'effet d'une organisation ou d'un projet sur ses parties prenantes. Il s'agit donc d'une approche bidirectionnelle.

Une carte des parties prenantes se présente généralement sous forme de graphique avec deux axes. L'axe horizontal (X) représente le niveau d'influence des parties prenantes, tandis que l'axe vertical (Y) indique leur niveau d'intérêt. La position d'une partie prenante sur ce graphique détermine la fréquence, l'intensité et la nature de l'engagement.

La carte met en évidence les personnes impliquées dans un projet et celles qui sont affectées par celui-ci, ce qui vous donne une vision claire des différents groupes d'acteurs, de leurs motivations et de leurs intérêts.

Lorsque vous créez une carte des parties prenantes, assurez-vous de respecter ces quelques principes :

• La carte doit être détaillée et présenter une vue d'ensemble complète de toutes les parties prenantes impliquées.
• Elle doit être facile à comprendre, afin que tout le monde puisse l'utiliser, même si les sujets sont complexes.
• Elle doit transmettre l'information de façon claire et concise, afin de permettre au personnel concerné de prendre rapidement les bonnes décisions.
• Organisez les parties prenantes en groupes en fonction de leur niveau d'influence, de leur nature et de leurs intérêts communs.

Pourquoi la Cartographie des Parties Prenantes est-elle Essentielle ?

Voici quelques-uns des avantages de la création de cartes des parties prenantes pour votre organisation et vos projets :

Identification facile des acteurs clés : Les cartes des parties prenantes vous aident à identifier rapidement les personnes les plus importantes pour votre projet, celles qui sont directement responsables de sa réussite.

Vous pouvez les identifier d'un coup d'œil et savoir qui informer, qui surveiller ou qui cibler à différents moments d'un projet. Cela vous permet de vous assurer que le projet se termine avec succès dans les délais impartis, en minimisant les perturbations.

Prise de décisions plus rapide et plus éclairée : En examinant une carte des parties prenantes, vous aurez toutes les informations essentielles à votre disposition. Vous pourrez ainsi prendre des décisions plus éclairées et tirer parti du potentiel de chaque acteur en l'engageant au bon moment et de la bonne manière.

Même si un imprévu survient, vous serez en mesure de réagir rapidement pour protéger votre organisation contre les risques et les dommages potentiels.

Navigation efficace du projet : La carte vous aidera à analyser le pouvoir et l'intérêt de chaque acteur. Cela vous permettra d'établir des stratégies basées sur ces informations et de naviguer efficacement dans le plan du projet. Votre équipe pourra ainsi respecter les échéances et s'assurer que le projet est mené à bien dans les délais impartis.

Amélioration de la productivité : En identifiant et en évaluant les parties prenantes, vous pouvez mettre en place un plan d'engagement productif. Les efforts, le temps et les ressources de votre équipe seront alors alloués aux bons endroits, ce qui permettra de garantir une progression fluide du travail et de préserver la réputation de votre entreprise.

Communication optimisée : En classant les parties prenantes en fonction de leurs intérêts, de leur influence et d'autres facteurs, vous pouvez attribuer les rôles de manière appropriée. Cela permet de synchroniser tout le monde autour de la même stratégie et du même niveau de responsabilités.

Par conséquent, les parties prenantes peuvent communiquer efficacement entre elles et avec l'organisation, sans confusion ni désinformation.

Dans Quels Contextes Utiliser les Cartes des Parties Prenantes ?

Les cartes des parties prenantes peuvent être utilisées dans de nombreux contextes, notamment :

• Lors du lancement d'un nouveau produit ou service, pour identifier les parties prenantes et élaborer des stratégies solides.
• Lors de l'entrée sur un nouveau marché ou une nouvelle zone géographique, car une étude de marché approfondie est cruciale. Les cartes des parties prenantes peuvent vous aider dans ce processus.
• Lors de la mise en œuvre de stratégies marketing telles qu'une campagne publicitaire, un programme de fidélisation, etc.

Comment Créer une Carte des Parties Prenantes ?

La technologie moderne a grandement facilité la création de cartes des parties prenantes. De nombreux outils spécialisés sont disponibles pour vous aider à créer des cartes impressionnantes.

Mais par où commencer ?

Voici quelques stratégies à adopter avant de vous lancer dans la création de votre carte.

Voici comment créer une carte des parties prenantes en trois étapes simples :

#1. Identifier vos parties prenantes

La première étape consiste à identifier vos principales parties prenantes. Pour cela, vous pouvez commencer par les organiser en trois catégories : les leaders, les contributeurs et les parties prenantes indirectes.

• Leaders : Ce sont les décideurs qui ont une influence déterminante sur le cycle de vie de votre projet. Ils sont directement impliqués et ont un impact majeur sur l'organisation ou les aspects techniques.
• Contributeurs : Il s'agit des chefs de projet, des équipes de travail et des différents départements, ainsi que des parties prenantes externes telles que les clients, les autorités compétentes ou les fournisseurs.
• Parties prenantes indirectes : Ce sont les observateurs qui suivent l'évolution du projet de loin. Ils peuvent s'y intéresser ou non, ou s'y engager plus tard.

#2. Effectuer une analyse des parties prenantes

Évaluez le niveau d'engagement de chaque partie prenante dans le projet. Déterminez leurs intérêts, leur impact potentiel et leur influence. Réfléchissez à la manière dont ils pourraient être affectés par le projet et comment ils pourraient y contribuer. N'oubliez pas non plus d'analyser leurs motivations afin de créer des groupes et d'élaborer des stratégies efficaces.

#3. Passer à l'action

Enfin, choisissez l'approche la plus appropriée pour créer votre carte en fonction de l'intérêt et du pouvoir de vos parties prenantes. Élaborez également des plans de communication pertinents.

Une fois que vous maîtrisez le concept et les étapes de création d'une carte des parties prenantes, utilisez un outil de cartographie pour créer une visualisation qui présente les informations de manière optimale.

Voici quelques-uns des meilleurs outils que vous pouvez envisager :

Miro

Identifiez les personnes qui influencent vos projets et obtenez leur soutien grâce à l'outil de création de cartes des parties prenantes de Miro. Il vous permet de créer et de collaborer facilement sur vos cartes, tout en centralisant vos communications pour favoriser le travail d'équipe.

Son éditeur intuitif de type "glisser-déposer" rend la conception facile et agréable. Offrez à votre équipe un espace de réflexion illimité grâce à un canevas infini, des modèles prédéfinis, des fonctionnalités puissantes et une gamme complète de widgets. Miro met à votre disposition tous les outils nécessaires pour les témoignages clients, les cartes de parcours, la planification de sprints ou les feuilles de route, les rétrospectives, le wireframing, et bien plus encore.

En plus des modèles prédéfinis, vous pouvez également créer vos propres cadres et modèles intelligents. Travaillez comme vous le souhaitez et laissez libre cours à votre créativité en utilisant un canevas infini. Utilisez des notes autocollantes, des formes, un stylo de dessin libre, des fonctions de dessin intelligent, des flèches, etc.

Favorisez l'interaction avec les équipes distantes grâce à des espaces de travail qui offrent une collaboration synchrone et asynchrone, comme si toute l'équipe était réunie. Affichez les curseurs de vos collaborateurs et suivez leur interaction avec les tableaux.

Vous pouvez partager facilement vos cartes et documents directement depuis le tableau de bord. Obtenez également des avis, des commentaires et des approbations à l'aide de plusieurs options de communication : chat, commentaires et vidéo intégrée. Créez un hub pour faciliter le travail interfonctionnel à l'aide de différents outils.

Standardisez les processus et développez-les à l'échelle de l'entreprise pour une transformation numérique efficace, que les membres de votre équipe soient répartis dans le monde entier ou non. Miro assure la sécurité grâce à un cryptage SSL, un journal d'audit, une authentification unique, un filtrage de domaine, une gestion avancée des utilisateurs, etc. Miro est conforme aux normes PCI, GDPR et SOC-2. Il s'intègre également à plus de 20 services tels que Slack, Teams et Dropbox.

Moqups

Moqups est un excellent choix pour créer des cartes des parties prenantes grâce à des modèles performants qui vous aident à prioriser, identifier et comprendre efficacement les acteurs clés de tous vos projets.

Analysez la carte pour vous assurer d'un démarrage parfait de vos projets et garantir l'implication des acteurs clés dès le début. L'utilisation de ces modèles permettra à votre équipe d'impliquer les acteurs importants dès les premières étapes du développement et de favoriser la réussite de votre projet.

Moqups fournit également une base solide pour votre stratégie d'engagement et de communication au niveau de l'équipe. Les cartes créées dans Moqups vous aident à prioriser les parties prenantes et à assurer que les ressources sont distribuées en fonction de leurs rôles.

Détectez et prévenez les risques qui pourraient être liés à certaines parties prenantes qui pourraient se sentir ignorées. De plus, vous pouvez lier vos cartes de parties prenantes à d'autres éléments visuels tels que des structures filaires, des diagrammes, des graphiques et des maquettes. Vous pouvez également optimiser votre flux de travail et supprimer les obstacles dans les applications à usage unique.

Smaply

Le logiciel de cartographie des parties prenantes de Smaply vous aide à mieux comprendre les perspectives de vos parties prenantes et à gérer facilement leurs attentes. Il vous permet également de visualiser l'écosystème de vos produits et de trouver des interconnexions.

Créez des cartes dans Smaply pour identifier les parties prenantes qui influencent votre travail et les liens entre elles. Découvrez comment vos principales parties prenantes sont connectées, analysez leur influence sur votre produit ou service, et utilisez ces informations pour améliorer vos offres.

Organisez vos parties prenantes en différentes catégories (par exemple, importantes, essentielles, intéressantes) et indiquez si elles sont internationales, nationales ou locales. Utilisez également des filtres pour afficher des relations spécifiques et mieux comprendre les rôles des acteurs. Ces informations vous seront utiles pour adapter votre communication aux intérêts de chaque partie prenante.

Les cartes haute résolution de Smaply sont idéales pour vos ateliers. Choisissez les parties prenantes sur lesquelles vous devez vous concentrer et créez différents types de cartes pour d'autres produits. Reliez les parties prenantes à une carte de parcours pour voir comment elles peuvent influencer les parcours utilisateurs.

Ajoutez des parties prenantes, reliez-les par glisser-déposer, et déplacez-les sur la carte. Imprimez votre carte et utilisez-la lors de votre prochain atelier.

Lucidchart

Découvrez Lucidchart, un outil de conception performant, pour créer vos cartes des parties prenantes. Lucidchart vous fournit de nombreux modèles pour identifier les acteurs et leurs relations, et pour mieux comprendre leur intérêt pour un projet spécifique.

Identifiez le niveau d'engagement requis pour chaque partie prenante dans un projet. Utilisez les modèles de cartes pour afficher une carte complète et personnalisable, adaptée à votre contexte. Lucidchart assure la sécurité et la confidentialité de vos données. Il utilise une connexion cryptée 256 bits via TLS 1.2, ainsi qu'un cryptage AES-256 au repos pour la protection de vos informations.

Les services de gestion de clés d'Amazon fournissent les clés cryptographiques qui sécurisent Lucidchart. En matière de conformité, Lucidchart est conforme aux normes GDPR, CCPA, PCI et SOC 2, et est certifié avec le bouclier de protection de la vie privée Suisse-États-Unis et UE-États-Unis. Lucidchart s'intègre également à de nombreux outils tels que Google, Atlassian, Microsoft, Salesforce, Slack, AWS, Azure, GCP, GitHub, Zapier, BabooHR, Quip, etc.

Mural

Accédez à des centaines de modèles de cartographie des parties prenantes prédéfinis sur Mural et commencez à analyser vos acteurs clés dans votre projet. Mural est un outil précieux pour les équipes et les parties prenantes côté client, car il permet de minimiser la confusion des responsabilités lorsque des personnes inconnues deviennent des collaborateurs actifs.

Mural facilite la collaboration visuelle dans un environnement dynamique et partagé. Avec une courbe d'apprentissage presque plate, vous pouvez commencer à utiliser l'outil en toute simplicité. Son interface utilisateur est intuitive et simple, tout en offrant des fonctionnalités puissantes faciles à utiliser, quel que soit le niveau de compétence des utilisateurs.

Utilisez des notes autocollantes et du texte pour ajouter des pensées, des commentaires et des idées sans effort. Vous pouvez également créer des diagrammes à l'aide d'un large éventail de connecteurs et de formes pour représenter les flux de travail complexes. Mural propose également une vaste galerie d'icônes que vous pouvez utiliser pour créer votre récit visuel.

Mural vous propose des cadres pour organiser vos idées et vos contenus de manière percutante, afin de révéler des informations clés. Glissez-déposez des éléments visuels tels que des images et des GIF pour dynamiser vos sessions de collaboration. Vous pouvez également écrire et dessiner à main levée pour libérer votre créativité.

Planifiez vos activités et restez concentré grâce à une minuterie, et assurez-vous que tout le monde regarde la même chose en même temps. Guidez les participants à travers les instructions et masquez ou affichez les étapes suivantes. Vous pouvez également utiliser la fonction de verrouillage pour vous assurer que les objets restent en place, ou les déplacer avec les animateurs.

Célébrez vos succès avec des confettis, mettez l'accent sur les moments positifs et utilisez le mode privé pour éviter le phénomène de pensée de groupe. Mural offre plusieurs façons de communiquer avec votre équipe et de partager des diagrammes à l'aide de simples liens hypertextes. Il prend également en charge les commentaires et le chat textuel pour faciliter la collaboration sur les diagrammes.

Créez des flux de travail performants en intégrant Mural à différents outils tels que Slack, MS Word, Dropbox, MS Excel, GitHub, Jira, etc. Mural adopte des pratiques de pointe en matière de sécurité, en respectant les meilleurs protocoles, les normes mondiales et des pratiques de sécurité efficaces.

Conclusion

Si vous envisagez de lancer un produit ou un service, ou de vous implanter sur un nouveau marché, connaître vos parties prenantes et les gérer efficacement vous aidera à atteindre vos objectifs avec succès.

Utilisez des outils de cartographie des parties prenantes pour représenter l'ensemble de vos parties prenantes et exploiter au mieux leurs ressources et leur potentiel.