Un tableau Kanban est un instrument fréquemment utilisé pour la visualisation des tâches. Bien que son nom ne vous soit peut-être pas familier, il est fort probable que vous en ayez déjà employé un ou que vous l’ayez aperçu en action, que ce soit au travail ou à la télévision. Examinons de plus près son fonctionnement.
Le tableau Kanban est conçu pour illustrer le cheminement des tâches, du début à la fin. Dans sa forme la plus élémentaire, il comprend trois colonnes : « À faire », « En cours » et « Terminé ». Au commencement, vos tâches sont placées dans la colonne « À faire ». Ensuite, vous les transférez vers la colonne « En cours » lorsque vous y travaillez, puis finalement vers la colonne « Terminé » une fois la tâche accomplie.
Les tableaux Kanban offrent une représentation visuelle de la gestion des processus. Autrement dit, ils vous permettent de suivre l’avancement de vos tâches d’un seul coup d’œil.
Ils sont issus de la méthode Kanban, une approche de production allégée initialement employée dans l’industrie manufacturière japonaise durant plusieurs décennies. Sa popularité a réellement décollé en Amérique du Nord et en Europe grâce à son intégration dans des logiciels de gestion de tâches tels que Jira, Asana, Trello et Planificateur. Si vous avez déjà évolué dans le domaine du développement de logiciels, ce type de tableau vous sera sans doute familier.
À l’origine, les tableaux Kanban étaient matériels, mais avec le temps, de nombreux outils numériques Kanban ont vu le jour. Contrairement à d’autres méthodes qui ont migré du physique vers le numérique, comme l’enregistrement musical, la planification de projets ou la comptabilité, les tableaux Kanban physiques sont encore très répandus, souvent utilisés conjointement avec leur version numérique.
Si vous avez déjà visité un bureau et remarqué des tableaux blancs ou des murs couverts de post-it ordonnés en colonnes, vous avez probablement observé un tableau Kanban.
Parallèlement, une version numérique de ce même tableau Kanban, remplie de post-it virtuels, est généralement conservée sur un serveur. Cela peut sembler étrange : pourquoi conserver les mêmes informations à deux endroits, puisque cela ne fait que doubler le travail de maintenance ?
La raison est simple : un tableau Kanban se veut visuel et facile à utiliser. Un tableau physique permet à l’équipe de visualiser aisément les tâches et de les déplacer manuellement. Cependant, un tableau physique n’est pas adapté à l’analyse de données et à la création de rapports. C’est là que la version numérique devient indispensable.
La version numérique, qu’elle soit intégrée à Jira, Trello, Asana, Planner ou tout autre logiciel, est accessible depuis n’importe où, ce qui la rend plus pratique pour les équipes à distance ou pour les parties prenantes qui ne font pas partie de l’équipe et qui ne peuvent accéder au tableau physique.
L’utilisation d’un tableau Kanban est d’une simplicité enfantine. Vous ajoutez des tâches à la colonne « À faire », puis vous les déplacez (si c’est un tableau physique) ou les faites glisser-déposer (si c’est un tableau numérique) d’une colonne à l’autre. De temps en temps, vous supprimez les tâches de la dernière colonne « Terminé » et vous les placez où vous le souhaitez, que ce soit dans une archive des tâches achevées ou dans la corbeille.
Les tableaux Kanban peuvent comporter autant de colonnes que nécessaire. Il est fréquent, dans les équipes de développement logiciel, d’avoir des colonnes pour la conception, le développement, les tests et la documentation, par exemple. Des colonnes plus spécifiques, liées au processus en cours, peuvent être ajoutées, telles que « Fuzzing » (un processus de test utilisant des données intentionnellement mal formées pour évaluer la gestion des erreurs et la sécurité), « Pull » (une demande de fusion a été soumise pour intégrer le code à une branche GitHub) et « Pré-Prod » (une tâche a été transférée sur le serveur de pré-production). Cependant, vous pouvez utiliser les colonnes de votre choix dans un tableau Kanban, quel que soit le processus.
La réalisation d’un projet implique souvent la collaboration de plusieurs équipes et/ou de flux de travail distincts. Les tableaux Kanban gèrent cela grâce à ce que l’on appelle les « couloirs de nage ». Alors que les colonnes (À faire, En cours, Terminé, etc.) sont verticales, les couloirs de nage sont des sections horizontales où les tâches d’une seule équipe ou d’un seul flux de travail sont séparées.
Dans la plupart des applications Kanban, il est également possible d’attribuer des codes couleur aux tâches. Cela permet de structurer votre tableau avec des couloirs de nage pour les équipes et des couleurs pour les flux de travail, ou l’inverse. De nombreuses équipes harmonisent les couleurs de leurs post-it physiques avec celles utilisées dans leurs tableaux numériques, ce qui explique pourquoi de nombreux bureaux sont décorés de post-it multicolores plutôt que d’une seule couleur.
Le Kanban est un système très flexible qui offre une grande liberté de personnalisation pour s’adapter à tous les processus que vous gérez. Que vous organisiez un lancement spatial de plusieurs milliards de dollars au JPL ou que vous suiviez les tâches de vos enfants, le Kanban peut vous aider à visualiser vos tâches et à rester sur la bonne voie.