L’importance des ordres de travail dans le monde des affaires
Les entreprises, quelle que soit leur taille, considèrent les ordres de travail comme des documents essentiels, reflétant avec précision les engagements financiers et les tâches à réaliser.
La documentation est une pratique fondamentale pour toute entité commerciale, qu’elle opère en ligne ou hors ligne. Au cours de son existence, une entreprise manipule une multitude de documents, notamment des factures, des procédures opérationnelles normalisées (PON), des bons de commande, et bien d’autres.
Parmi ces documents, l’ordre de travail occupe une place privilégiée. Son émission marque le début d’un processus de réalisation, où l’entreprise met en œuvre des actions pour livrer des produits ou des services, générant ainsi des revenus à la conclusion de la tâche.
La gestion et la création d’ordres de travail, qu’ils soient internes ou externes, peuvent s’avérer complexes pour les néophytes. Cet article vise à vous fournir les connaissances nécessaires sur cet outil indispensable. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus.
Qu’est-ce qu’un ordre de travail ?
Un ordre de travail est une demande formelle émanant d’un client, pour une intervention de maintenance, une livraison de produit, une prestation de service ou toute autre action définie. Ces documents sont cruciaux dans le contexte des affaires, que l’opération soit de grande envergure comme la construction d’une centrale électrique, ou simple, telle que la livraison de fournitures informatiques.
Bien que leur contenu puisse varier selon les secteurs d’activité, les informations essentielles qu’ils contiennent demeurent constantes : les résultats attendus, les dates de début et de fin, l’identité du demandeur, de l’exécutant et du responsable de la commande.
Un ordre de travail est également le point de départ de toute traçabilité commerciale. À mesure que la tâche progresse et que le document circule entre les parties prenantes, il sert de support de communication formel.
Enfin, une fois le travail achevé, les services comptables se servent de ce document pour effectuer les règlements nécessaires, qu’il s’agisse de créances ou de dettes. De plus, lors des audits, qu’ils soient internes ou externes, les ordres de travail sont les premiers documents examinés.
Voici quelques termes alternatifs couramment utilisés pour désigner les ordres de travail:
- Billet de service
- Bon d’intervention
- Ordre de service
L’objectif d’un ordre de travail
L’objectif principal de ce document est de conserver une trace de toutes les autorisations de travail, en détaillant les informations du fournisseur de services, les coûts associés et le temps nécessaire à la réalisation de la tâche. Les ordres de travail peuvent être émis par des clients externes (consommateurs) ou internes (employés).
Une fois créé, le document est transmis à l’équipe compétente, selon qu’il s’agit d’une demande interne ou externe. Les entreprises utilisent souvent des logiciels dédiés pour générer et gérer ces ordres, qui peuvent transiter par plusieurs services, physiquement ou numériquement.
Voici, pour résumer, les différents objectifs d’un ordre de travail :
- Définir clairement la nature du problème, la réparation à effectuer ou l’installation/livraison de biens.
- Mettre à disposition les ressources et l’équipement nécessaires sur le chantier ou pour les travaux de maintenance.
- Fournir des instructions précises aux techniciens chargés de la tâche ou de la maintenance.
- Enregistrer officiellement les matériaux, la main-d’œuvre et les ressources consommées pour la réalisation des travaux.
- Suivre toutes les opérations de réparation et d’entretien effectuées, par autorisation.
- Consigner les informations financières telles que les coûts, les taxes, les prélèvements, etc.
Termes clés dans la gestion des ordres de travail
Approbateur de travail
L’approbateur est généralement un membre de l’administration ou de l’équipe responsable de la gestion des équipements, qui assigne et valide les demandes d’intervention. Le service client ou l’entrepôt peuvent également endosser ce rôle.
Demandeur de travail
Le demandeur est la personne ou l’équipe à l’origine de la demande de travail. Dans le secteur des biens et services, il s’agit souvent du client effectuant un achat en ligne ou en magasin.
Dans un contexte inter-entreprises, le demandeur peut être un client professionnel ou une équipe interne, comme un responsable des opérations sollicitant des réparations pour un poste de travail.
Techniciens de terrain
En matière d’ordres de travail de maintenance, les techniciens de terrain sont les ingénieurs, mécaniciens ou réparateurs qui possèdent les compétences nécessaires pour effectuer la tâche décrite dans le document.
Les composantes d’un ordre de travail
Un ordre de travail permet à une entreprise de consigner un grand nombre d’informations et de données. Voici quelques éléments essentiels à inclure :
Éléments obligatoires
#1. L’actif concerné est l’élément central de tout ordre de travail.
#2. Le nom du demandeur est également une information indispensable.
#3. La nature des travaux à réaliser est un autre élément essentiel, déterminant les compétences, les outils et la procédure à suivre.
#4. Le demandeur doit renseigner une description précise du problème, afin d’aider les techniciens à en comprendre rapidement la nature.
#5. Les besoins en pièces de rechange ou en outils spécifiques doivent être mentionnés dans le document.
#6. Tout risque pour la santé doit être indiqué dans l’ordre de travail.
#7. Les dates et heures sont également essentielles : date et heure de début, date et heure de fin prévues, date et heure de fin réelles, etc.
#8. Un ordre de travail doit également contenir les coordonnées du demandeur, du responsable, du technicien, etc., telles que les numéros de téléphone, les adresses électroniques et les adresses postales.
Composantes facultatives
#9. Un ordre de travail peut prévoir des zones de signature pour le client, le responsable, le technicien et le comptable.
#10. Le temps de travail doit également être mentionné pour une facturation et une comptabilisation précises.
#11. Une liste de tâches à accomplir est un ajout bénéfique, car elle permet au gestionnaire, au responsable et au client de rester alignés sur l’avancement du travail.
#12. Les ordres de travail modernes incluent un champ dédié au niveau de priorité, permettant aux responsables d’organiser les interventions.
#13. Une liste de contrôle des outils, des logiciels, des pièces de rechange et des consommables, est utile pour faciliter la gestion des stocks.
#14. Le coût estimé du travail peut être inclus pour les commandes à coût ouvert. Certaines entreprises indiquent le coût réel pour les commandes avec un prix prédéterminé.
#15. Enfin, un identifiant unique de commande et un intitulé de poste sont nécessaires pour documenter correctement l’ordre de travail.
Types d’ordres de travail
Maintenance préventive
Les unités de production émettent ces ordres de travail pour l’entretien des équipements, dans le but d’éviter les pannes et les pertes de production.
Usage général
Les entreprises émettent des ordres de travail lorsqu’elles ont besoin d’un prestataire externe pour une tâche ponctuelle, comme l’élimination d’équipements obsolètes ou l’installation d’antivirus sur des ordinateurs.
Inspection des machines
Les entreprises valident des ordres de travail spécifiques pour une inspection par un expert tiers, afin d’évaluer l’état de leurs équipements et outils.
Électrique
Les clients internes ou externes peuvent soumettre des demandes relatives à l’alimentation électrique, l’éclairage et le câblage au moyen de ces documents.
Urgence
Ces ordres de travail, souvent imprévus, sont émis pour gérer des situations d’urgence et protéger la vie du personnel ou éviter des dommages irréparables aux équipements.
Projets spéciaux
Lors de mises à niveau de l’unité de production sans remplacement des machines, des ordres de travail sont émis pour les améliorations de matériel ou de logiciel visant à accroître la productivité.
Les avantages de l’utilisation des ordres de travail
#1. La documentation exhaustive de tous les ordres de travail permet de répondre aux exigences des audits et de valider les performances de l’entreprise.
#2. La transparence des opérations est renforcée par l’utilisation systématique d’ordres de travail pour chaque prestation de service, ce qui renforce la confiance des clients.
#3. Le paiement rapide et précis des techniciens est facilité par la consultation des ordres de travail.
#4. L’équipe d’inventaire peut planifier à l’avance l’acquisition des pièces de rechange nécessaires, évitant ainsi les retards liés à la maintenance.
#5. L’analyse des ordres de travail permet d’identifier les problèmes récurrents et de prendre les mesures nécessaires pour prévenir de futures pannes.
#6. Les entreprises peuvent estimer leurs revenus annuels en se basant sur les ordres de travail complétés et facturés.
#7. Les ordres de travail servent de fil conducteur entre les différents départements, limitant ainsi les effets négatifs des opérations en silo.
Voici quelques plateformes où vous pouvez trouver des modèles d’ordres de travail prêts à l’emploi :
Modèles d’ordres de travail imprimables : TemplateLab
TemplateLab est une ressource fiable pour les documents commerciaux, proposant une variété de modèles, de formulaires et de formats de qualité pour les ordres de travail. Leur téléchargement est simple et ne nécessite pas de divulgation d’informations personnelles ou commerciales.
Il suffit de localiser le modèle adapté à votre activité et de cliquer sur le bouton de téléchargement. Les fichiers peuvent être facilement ouverts avec des applications de traitement de texte ou tableur comme Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs et Google Sheets.
Le site propose des exemples variés d’ordres de travail, tels que:
- Exemples pour les réparations automobiles
- Modèles pour les travaux de maintenance
- Formulaires pour les opérations informatiques
- Exemples pour l’externalisation de la conception graphique
De plus, les modèles proposent une mise en forme peu contraignante, facilitant la personnalisation des tableaux et des colonnes.
Modèles d’ordres de travail gratuits : Smartsheet
Smartsheet permet d’intégrer les ordres de travail dans un système de gestion de projet. En important les modèles gratuits dans Smartsheet, vous pouvez automatiser le processus de réception et de résolution des demandes de services.
Parmi les modèles proposés, on retrouve notamment :
- Ordres de travail de maintenance
- Ordres de travail de service
- Ordres de travail d’arrêt de production
- Ordres de travail pour les paysagistes
- Modèles pour le suivi des ordres de travail
Les modèles peuvent être téléchargés au format PDF, Excel ou Word, ou importés directement dans le tableau de bord Smartsheet. Cette seconde méthode est particulièrement pratique pour les environnements dynamiques où un grand nombre d’ordres de travail doivent être gérés.
Modèles d’ordres de travail : Jotform
Les travailleurs indépendants ou les petites entreprises peuvent utiliser les modèles de Jotform pour répondre aux exigences des grandes entreprises en matière de documentation. Vous éviterez ainsi de devoir faire appel à des professionnels ou d’investir dans des logiciels coûteux.
Les modèles sont faciles à personnaliser et peuvent être importés dans l’éditeur PDF en ligne de Jotform, qui est également gratuit pour un usage commercial.
Parmi les modèles disponibles, on trouve :
- Configuration de produit client
- Entretien de véhicule
- Réparation automobile
- Maintenance
- Conception de site web
- Production vidéo
- Toilettage d’animaux
- Développement web indépendant
L’éditeur de Jotform est intuitif et ne requiert aucune compétence technique spécifique.
Modèles d’ordres de travail : Template.net
Template.net est une autre ressource populaire pour les documents personnels et professionnels. Son interface de recherche permet de trouver facilement des exemples de qualité.
Sa section « Business » propose des modèles d’ordres de travail personnalisables directement sur l’éditeur du site ou à l’aide de logiciels de traitement de texte. L’utilisation gratuite est toutefois limitée.
Un compte (gratuit ou payant) est nécessaire pour télécharger les modèles (jusqu’à trois par jour avec un compte gratuit). L’éditeur en ligne est également disponible. Les modèles peuvent être téléchargés dans divers formats, tels que Apple Pages, Apple Numbers, Google Sheets, Google Docs, Microsoft Word et Excel.
Conclusion
L’ordre de travail est un document qui peut prendre la forme de papiers ou de fichiers numériques. Il détaille la nature du travail, le moment où il doit être réalisé, l’identité du responsable et le coût associé. L’exécution du travail commence dès la génération de l’ordre de travail, et se termine lorsque les revenus sont comptabilisés selon les normes comptables.
Grâce à cette présentation approfondie, vous devriez être en mesure de créer vos propres ordres de travail. Une entreprise performante nécessite plus qu’un simple ordre de travail. Il est essentiel de prendre des décisions éclairées en s’appuyant sur les conseils de réseaux d’experts.